Aleksandra Mikołajska
Piotr Marcinkowski
Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu

Od tradycyjnego zasobu czasopism do e-zasobu

W ostatnim okresie dużo mówi się o zmianach, jakie następują w bibliotekach. Biblioteki funkcjonują na innych zasadach niż pięć czy dziesięć lat temu. Wpływ na zmiany ma komputeryzacja, uczenie się nowych technik pracy, wzrost wymagań użytkowników czy konieczność szkoleń. Niektóre z nich są bardziej dostrzegalne, inne nie do zauważenia dla użytkowników, jakby odpowiadały jedynie na znak czasu. Takim elementem powolnej ewolucji jest zasób biblioteczny. Słowo to w terminologii bibliotekarskiej pojawiło się wraz z komputerowym opracowaniem zbiorów. Jeszcze kilka lat temu dla wielu z nas takie pojęcie nie istniało. Gdyby pojawiło się przy tradycyjnym opracowaniu zbiorów, prawdopodobnie byłoby również niezrozumiałe.

Spróbujmy przyjrzeć się słownikowej definicji zasobu. Nowy Słownik języka polskiego rozwija to hasło w następujący sposób: zasób to: znaczna ilość, znaczne nagromadzenie czegoś; w liczbie mnogiej to: rzeczy zgromadzone na zapas, uskładane; pieniądze, bogactwo...^[1].

Natomiast w Nowej Encyklopedii Powszechnej znajdujemy rozwinięcie tego hasła tylko w liczbie mnogiej: zasoby ekonomiczne – są to składniki wzrostu gospodarczego... i zasoby naturalne stanowią... rośliny, zwierzęta, ekosystemy^[2].

Szukając odpowiednikĂłw zasobu w innych językach, znajdujemy: Bestand w języku niemieckim, resource w angielskim i ressources we francuskim. Znajomość znaczenia tego terminu jest istotna, mylony jest bowiem często wśrĂłd bibliotekarzy z angielskim słowem holding. Tymczasem to hold oznacza posiadać, trzymać, a słowo to dotyczy zbiorĂłw w ogĂłlnym znaczeniu. Być moĹźe pomyłka ta bierze się stąd, Ĺźe czasopiśmiennicy podwieszają kolejne roczniki do poszczegĂłlnych egzemplarzy i potocznie na zasoby mĂłwią „holdingi”. Jest to przykład artefaktĂłw językowych, o ktĂłrych wspomina E. Zybert w swojej książce Kultura organizacyjna w bibliotekach. Bibliotekarze często uĹźywają specyficznej terminologii na określenie wykonywanej czynności wynikającej z podstawowych procedur bibliotecznych^[3].

Wracając do definicji zasobu, można stwierdzić jednoznacznie, że biblioteczne źródła encyklopedyczne nie przekładają pojęcia zasób na grunt biblioteczny. Zatem nie pozostaje nam nic innego, jak spróbować je zdefiniować.

W dzisiejszym rozumieniu bibliotekarzy elementem zasadniczym zasobu będą po prostu tomy, roczniki, woluminy. To one stanowią zbiory bibliotek i świadczą o ich wielkości. Przyjęte jest, że gdy mówimy o zasobie, to myślimy o trzech typach dokumentów:

• wydawnictwie zwartym jednoczęściowym,
• wydawnictwie zwartym wieloczęściowym,
• wydawnictwie ciągłym.

Warto tu przypomnieć, Ĺźe zarĂłwno dla rekordu bibliograficznego, jak rĂłwnieĹź dla rekordu zasobu stosujemy ten sam format MARC 21. NaleĹźy rĂłwnieĹź pamiętać, Ĺźe rekord zasobu według E. Chrzan i A. Padzińskiego powinien zawierać następujące elementy:

• dane charakteryzujące egzemplarz,
• dane właściwe dla miejsca przechowywania zasobu,
• dane niezbędne dla prawidłowego opracowania, przechowywania i udostępniania zasobu,
• informacje o wersji^[4].

W zależności od systemu informacja o zasobie jest wpisywana do rekordu bibliograficznego (np. w systemie Horizon) lub do odrębnego rekordu zasobu (np. w systemie Virtua).

Tak się przyjęło, że wśród katalogerów słowo zasób najczęściej przypisywane jest czasopismom. Najbardziej widoczny jest on bowiem w wydawnictwie ciągłym, z uwagi na liczbę egzemplarzy w obrębie tytułu i podwieszanych do egzemplarzy poszczególnych lat. Tak więc pozostańmy przy zasobach czasopism.

Zanim przejdziemy do nowoczesnych form informowania o zasobach, proponujemy małą wędrówkę po tradycyjnym katalogu kartkowym Biblioteki Uniwersyteckiej w Poznaniu. Przeglądając katalog kartkowy, widzimy, jaką metamorfozę przeszedł ów zasób. Na stare, pisane gotykiem karty katalogowe patrzymy z rozrzewnieniem.

Fot. 1. Stara karta katalogowa

W późniejszym okresie karty katalogowe były wypisywane maszynowo, a dopiski robiono ręcznie: piórem, długopisem, ołówkiem. Trudno byłoby nam, bibliotekarzom, nazwać dopisywane w taki sposób roczniki, zasobem. Słowo to po prostu nie istniało. Roczniki dopisywane różnym charakterem pisma liczyły czasami od kilku do kilkunastu kart katalogowych. Po zapisaniu takiej karty często wyjmowano ją z kapsułki i przepisywano na maszynie, by czytelnik mógł ją odczytać. Z tak zapisanych zasobów czytelnik korzysta do dzisiaj, jeśli tytułu czasopisma nie ma w bazie komputerowej.

Fot. 2. Karta katalogowa przepisana na maszynie

W 1999 roku zamknięto tradycyjny katalog kartkowy i rozpoczęto komputerowe opracowywanie czasopism. Od tego momentu pojawił się nowy termin w odniesieniu do tychże roczników czy woluminów – zasób. Wśród bibliotekarzy przyjął się tak szybko, jak szybko komputer zastąpił tradycyjną maszynę do pisania.

Słowo zasób, jako desygnat wyrażający określoną treść, tj. zbiory, stało się w pewnym momencie tak ważne, że w 2002 roku w miejsce Oddziału Katalogów i Melioracji powstał w BU Oddział Kontroli Zasobu, którego celem stała się systematyczna kontrola zasobu wydawnictw zwartych. Kontrola zasobu retrospektywnego czasopism pozostała w rękach osób katalogujących czasopisma, z uwagi na liczne zmiany bibliograficzne występujące w czasopismach – zmiany, które katalogujący od ręki nanoszą w rekordzie bibliograficznym.

Jednak zanim czytelnik mógł otrzymać internetową informację o tytule czasopisma i jego zasobie w Oddziale Opracowania Czasopism w BU w Poznaniu, musiało dojść do uporządkowania egzemplarzy czasopism. Ten etap był niezwykle ważny, trudny, czasochłonny, ale pozwolił na przejście do nowych form informowania o zasobach, np. mikrofilmowania i digitalizacji zbiorów. Wiadomo, że niektóre tytuły czasopism – w zależności od polityki gromadzenia w danej bibliotece – posiadają kilka egzemplarzy. Zdarzało się tak, że gromadzono wiele egzemplarzy tego samego tytułu z różnych źródeł (z egzemplarza obowiązkowego, prenumeraty, darów czy z wymiany). Zakładano sygnaturę dla kolejnego egzemplarza, dla zaledwie kilku woluminów. Komputerowe opracowanie pozwoliło scalić takie egzemplarze.

Poza świadomością użytkownika pozostaje praca bibliotekarzy, jaką włożyli, i cały czas wkładają, w retrokonwersję zbiorów. Mimo oczywistej przydatności takich działań, nie było proste zorganizowanie płynności retrokonwersji przy jednoczesnym wykonywaniu czynności bieżących i współpracy z NUKAT-em (od 2004), gdzie widoczne są uporządkowane zasoby czasopism z BU.

Retrokonwersję rozpoczęto, wykonując następujące czynności:

• zamĂłwiono z magazynu wszystkie egzemplarze i przeprowadzono kontrolę zasobu z autopsji, poprzez katalog i inwentarz;
• scalono egzemplarze i pozostawiono w zbiorach egzemplarze najlepiej zachowane;
• przekazano do przeklejenia sygnatur egzemplarze stanowiące uzupełnienie innych;
• scalono ciągi seryjne i zmeliorowano je;
• wyznaczono tytuły do Narodowego Zasobu Bibliotecznego lub ewentualnych zbiorĂłw specjalnych i do innych kolekcji w BU;
• przygotowano stare gazety o duĹźych formatach do zmikrofilmowania;
• wyznaczono określone tytuły czasopism i przekazano je do bibliotek sieci lub bibliotek szkół wyĹźszych w Poznaniu;
• wpisano braki rocznikĂłw poszczegĂłlnych tytułów na listę brakĂłw (stare tytuły czasopism i regionalia);
• wyznaczono tytuły lub egzemplarze do selekcji lub dubletĂłw;
• przekazano roczniki do korekty opraw (błędy tytułów na grzbietach czasopism i błędy w oznaczeniu numeracji);
• wykonano prace techniczne w starym katalogu kartkowym (wyjmowanie kart czasopism wprowadzanych w całości do bazy komputerowej).

Nie sposób wymienić wszystkich czynności. Te wymienione wydają się być najważniejsze przy komputerowym opracowaniu czasopism i ze względu na użytkownika nie powinny być pomijane. Do tak uporządkowanych zasobów użytkownik z pewnością dotrze szybciej. Warto więc ponieść ten trud, bowiem z rezultatów działań skorzysta nie tylko czytelnik, ale i cała biblioteka, dzięki odzyskaniu części powierzchni magazynowej. Zasoby w PAC-u okazały się bardziej czytelne, spójne.

Mimo to opracowanie czasopism nadal stanowi łańcuch wielu czynności, w którym uczestniczą pracownicy z różnych oddziałów: Oddziału Magazynu, Oddziału Opracowania Wydawnictw Zwartych, Oddziału Udostępniania, Sekcji Mikrofilmowania, Opraw itd.

Ogląd zasobów tradycyjnych w bazach komputerowych jest niezwykle ważny. Stanowi etap prowadzący do mikrofilmowania zbiorów i digitalizacji. Zasoby czasopism powinny podlegać uporządkowaniu zarówno pod względem ilościowym, jak i merytorycznym.

Wiadomo, że rola czasopisma w rozwoju nauki wydaje się być bezdyskusyjna. Dla potrzeb dyskursu naukowego, toczonego przede wszystkim pomiędzy ośrodkami akademickimi, głównym medium jest czasopismo jako najszybszy nośnik informacji. Fakt ten wynika m.in. z o wiele krótszego procesu wydawniczego czasopisma, w porównaniu z książką, co z kolei wiąże się z niższymi kosztami. W dobie błyskawicznego postępu nauki, zwłaszcza w dziedzinie nauk przyrodniczych i technicznych, czynnik czasu ma często znaczenie decydujące. Informacje opublikowane dziś mogą okazać się bowiem za kilka miesięcy zupełnie nieaktualne, i co za tym idzie, nieprzydatne. Atutem czasopisma specjalistycznego jest także stosunkowo stabilny krąg czytelników. To z kolei daje możliwość uporządkowanego dyskursu naukowego na jego łamach. W tym miejscu należy zaznaczyć wartość nie tylko dużego zasobu czasopism, rozumianego jako liczba tytułów, lecz także wagę jego kompletności. Zasób periodyku ilustruje, w dłuższym czasie, pewien postęp nauki wynikający z publikacji efektów badań oraz polemik z nimi związanych. Jeżeli zasób ten jest niekompletny, wiedza wynikająca z jego lektury może być nie tylko niepełna, ale także w pewnych przypadkach prowadząca do niewłaściwych wniosków.

Obok atutów założonej regularności i ciągłości periodyków, ich istotną zaletą jest również duża liczba tytułów obejmujących często nawet bardzo wąskie dziedziny nauki. Dla biblioteki naukowej stanowi to problem spełnienia kryterium pełności zasobu czasopism. W obliczu wysokich kosztów prenumeraty w politykach gromadzenia czasopism zaobserwować można postępującą specjalizację zasobów. Połączenie tych dwóch czynników stwarza model optymalny – zasób czasopism grupujący możliwie jak największą liczbę tytułów, polskich i zagranicznych, ale reprezentujący możliwie maksymalną celowość w oparciu o potrzeby swoich czytelników. W praktyce zasób czasopism jest ustalany według potrzeb pracowników naukowych lokalnego środowiska akademickiego. Często wiąże się to także z częściową partycypacją w kosztach prenumeraty przez poszczególne zakłady i wydziały uczelni macierzystych.

Wspomniany wyżej model budowania zasobu czasopism naukowych uległ zmianie w momencie pojawienia się na rynku czasopism elektronicznych (e-czasopism). Ich powstanie, a następnie dystrybucja, są związane z powstaniem i upowszechnieniem się globalnej sieci Internet. I właśnie globalny zasięg zasobu czasopism elektronicznych jest ich główną cechą. Kolejną jest szybkość dostępu. O ile więc globalny przekaz wiedzy za pośrednictwem książki trwa wiele miesięcy, a nawet lat, za pośrednictwem tradycyjnego czasopisma naukowego – kilka tygodni, o tyle za pośrednictwem e-czasopisma możliwe jest to w ciągu kilku sekund. Polityka wydawców, zainteresowanych sprzedażą zarówno wersji papierowej, jak i później elektronicznej, powoduje, że mechanizm ten nie zawsze działa w taki sposób. Niemniej istnieją takie możliwości i taką też można zaobserwować tendencję.

Wraz ze stworzeniem e-czasopism pojawiły się powiązane z nimi bazy danych. Grupują one zasoby nie tyle samych e-czasopism (co jest oczywiście prawdą), ale przede wszystkim publikowanych w nich artykułów. Powoduje to pewną zmianę, którą najogólniej można opisać jako zmierzch zasobu czasopism i pojawienie się nowego pojęcia, a mianowicie zasobu artykułów (czy e-artykułów) naukowych. Bazy danych zawierają często prócz tekstu artykułu (w formie plików PDF, jak i HTML czy DOC), także indeksy cytowań oraz hiperłącza do innych tego typu dokumentów. Daje to czytelnikowi ogromne możliwości, już nie tylko zapoznania się z treścią pojedynczego tekstu, ale ułatwia dalsze studia.

Zmiana formy czasopisma z papierowej na elektroniczną doprowadziła także do ewolucji w gromadzeniu zasobów. Miejsce fizycznego posiadania czasopism zajął elektroniczny dostęp do nich. Powstanie konsorcjów czasopism elektronicznych umożliwiło wspólny dostęp do wszystkich tytułów prenumerowanych do tej pory przez poszczególne biblioteki. Mechanizm ten spowodował zsumowanie się zasobów tych bibliotek w jeden e-zasób. Dało to czytelnikom szansę zapoznania się z treścią nieporównanie większej liczby artykułów. Wadą dostępów konsorcyjnych do e-zasobów czasopism elektronicznych jest ich problematyczna celowość. Wynika to z dwóch czynników. Po pierwsze dostawcami tego typu produktów są przede wszystkim firmy zachodnie oferujące ogromny zasób tytułów, ale – niestety – z ogromną przewagą czasopism amerykańskich czy kanadyjskich. Po drugie, członkami konsorcjów są zarówno biblioteki medyczne, jak i uniwersyteckie czy politechniczne. Powstały w ten sposób zasób, mimo że pomnożony statystycznie w sposób imponujący, jest względnie atrakcyjny dla czytelnika. Dla przykładu dostęp do wersji elektronicznej takich tytułów, jak American Indian Quarterly czy Woodworker nie jest najniezbędniejszy polskim naukowcom. Być może w kontaktach z zachodnimi dostawcami polskie biblioteki nie nauczyły się jeszcze odpowiednio negocjować. W przyszłości warto byłoby przed zakupem pewnego pakietu e-czasopism określić, jako warunek, dołączenie do niego większego zasobu czasopism polskich czy w ogóle europejskich. Można by również postawić pytanie, czy ilość nie powinna przechodzić w jakość.

Niezależnie od zasobu czasopism tradycyjnych oraz elektronicznych, gromadzonego metodą: zakupu, prenumeraty i dostępów w sieci, istnieje także bogaty zasób e-czasopism w systemie open access. Są to czasopisma, których bieżące numery bądź pełne czy częściowe archiwa są dostępne w Internecie bez ograniczeń dla wszystkich czytelników. Określenie choćby w przybliżeniu wielkości tego typu zasobu wydaje się być niemożliwe z powodu dynamiki zachodzących w nim zmian. Rolą biblioteki jest w tym przypadku zapewnienie odpowiednich narzędzi, takich jak portale czy wyszukiwarki, które umożliwią czytelnikom skuteczne przeszukiwanie tego typu zasobów.

Ostatnim elementem zasobu czasopism, który wykształcił się w minionych latach, jest zasób zdigitalizowanych czasopism własnych. Problem archiwizacji czasopism, a w szczególności gazet, znany jest bibliotekom od wielu lat. Wprowadzano wiele lepszych i gorszych rozwiązań. Mikrofilmy okazały się nośnikiem trwałym, lecz niewygodnym w przeglądaniu. Nie dają one komfortu pracy czytelnikowi – przeglądarki są trudne w obsłudze, natomiast – koszty kserokopii – wysokie. Kolejnym nośnikiem były dyskietki, a następnie płyty CD. Zaletą CD-ROM-u jest duża pojemność i możliwość łatwego przeglądania oraz ewentualnego wydruku za pomocą ogólnie dostępnego komputera i drukarki. Wadę stanowi wrażliwość na uszkodzenia mechaniczne oraz postęp technologiczny, który prawdopodobnie spowoduje, że za 10 czy 20 lat trudno będzie znaleźć komputer zdolny odczytać obecnie powszechny CD-ROM. Można więc przyjąć, że przenoszenie tradycyjnego zasobu czasopism na te nośniki jest biblioteczną „ślepą uliczką”. Wyjątkiem jest założenie, że formy takie są drogą do umieszczenia tego zasobu w formie plików dostępnych w Internecie. Kwestia szerokiego dostępu do zasobu polskich czasopism naukowych w sieci wymaga opracowania kompleksowej polityki. Palącymi problemami są zarówno prawa autorskie, jak i częściowo związana z nimi niechęć wielu autorów i wydawców do takiej formy udostępniania publikacji. Być może dlatego łatwiej znaleźć w naszych zbiorach e-czasopism tytuły amerykańskie czy australijskie zamiast tych wydawanych przez własne uczelnie.

Kwestią, która nierozerwalnie wiąże się z wszelkiego rodzaju zasobami czasopism, jest sposób ich przeszukiwania. W wielu bibliotekach nadal dużym problemem jest współobecność e-czasopism i czasopism tradycyjnych nawet w katalogach elektronicznych. Nadal nie upowszechniła się technologia alternatywnego przeglądania e-zasobów, dostępnych na platformach różnych wydawców. Bibliotekarze, którzy narzekają na czytelników zadowalających się przeszukiwarką Google, nie potrafią jeszcze brać przykładu z jej prostoty. Należy zatem stworzyć i upowszechnić metawyszukiwarki, które udostępnią czytelnikowi możliwość przeglądania maksymalnie pełnego zasobu zawierającego wszystkie formy czasopism. Jest to wyzwanie, które umożliwi bibliotekom odegranie znaczącej roli w budowaniu społeczeństwa informacyjnego w Polsce.

Przypisy:

[1] SOBOL, E. (red.) Nowy Słownik Języka Polskiego. Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN, 2002, s. 1245.

[2] KALISIEWICZ, D. (red.) Nowa Encyklopedia Powszechna PWN. T. 6: S-Z. Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN, 1995, s. 99.

[3] ZYBERT, E. Kultura organizacyjna w bibliotekach: nowe i stare idee w zarządzaniu biblioteką. Warszawa: Wydawnictwo SBP, 2004, s. 84.

[4] CHRZAN, E., PADZIŃSKI, A. Format MARC 21 rekordu zasobu. Warszawa: Wydawnictwo SBP, 2001, s. 9.

Od tradycyjnego zasobu czasopism do e-zasobu / Aleksandra Mikołajska, Piotr Marcinkowski// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 4/2006 (74) kwiecień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2006. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2006/74/mikolajska_marcinkowski.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187