Jolanta Sobielga Biblioteka Główna Politechniki Świętokrzyskiej Użytkownicy Biblioteki Głównej Politechniki Świętokrzyskiej w nowej przestrzeni i technologii

Wprowadzenie

Wiosną 2002 r. oddano do użytku nowy gmach Biblioteki Politechniki Świętokrzyskiej. Było to nie tylko znaczące wydarzenie dla uczelni, ale także w skali miasta, które zyskało nowoczesny obiekt o charakterze kulturalnym, dostępny dla wszystkich mieszkańców. Oficjalnego otwarcia biblioteki dokonali: Premier RP Leszek Miller, Minister Edukacji Krystyna Łybacka oraz przedstawiciele władz wojewódzkich i miejskich. Dzięki determinacji władz uczelni i całego środowiska naukowego budowę biblioteki ukończono ciągu pięciu lat.

Z sześciu projektów budynku bibliotecznego, przedstawionych do oceny i wyboru sześćdziesięcioosobowej komisji, ostatecznie wybrano projekt opracowany przez inż. arch. Władysława Markulisa, który wykorzystał w swej pracy nie tylko najnowsze tendencje panujące w tego typu budownictwie, ale również liczne uwagi, sugestie i spostrzeżenia bibliotekarzy.

Fot. 1. Widok ogólny biblioteki.

Fot. 2. Widok ogólny biblioteki.

Cechami charakterystycznymi architektury nowego budynku bibliotecznego są: forma oparta na planie koła, świetlik dachowy w kształcie kopuły i portal wejścia głównego w formie kwadratu. Wizualnie biblioteka stanowi jeden dość nieregularny, wieloboczny budynek, ale w rzeczywistości można wyodrębnić w całym kompleksie trzy obiekty:

• Dwukondygnacyjny budynek administracyjny, będący w części parterowej siedzibą administracji uczelni. Na pierwszym piętrze mieszczą się pokoje pracy bibliotekarzy i dyrekcji, pomieszczenie socjalne i mała sala seminaryjna.
• Dwukondygnacyjny budynek seminaryjny, zawierający na parterze dwie sale konferencyjne, natomiast piętro stanowi jedno bardzo duże pomieszczenie przeznaczone na magazyn otwarty.
• Czterokondygnacyjny budynek główny (jedna kondygnacja podziemna i trzy nadziemne) - na parterze znajdują się: hol główny, szatnia, recepcja i kawiarnia. Piętro stanowiące otwartą przestrzeń, pozbawione jakichkolwiek ścianek działowych, w pełni przeznaczone jest na zbiory z wolnym dostępem do półek oraz miejsca dla użytkowników do pracy indywidualnej i zespołowej. Antresola mieszcząca zbiory ciągłe została podzielona na segmenty i w rezultacie tworzy cztery części łączące się ze sobą przejściami. W poszczególnych segmentach rozmieszczone są czasopisma zagraniczne i polskie oraz dodatkowo zeszyty naukowe. Podziemia budynku głównego zajmują biblioteczne magazyny zamknięte, pomieszczenia obsługi budynku oraz pomieszczenia techniczne.

Kubatura nowej biblioteki wynosi ponad 30 tys. metrów sześciennych. Układ funkcjonalny biblioteki budowanej od podstaw w dużej mierze wynika z ogólnie przyjętych standardów przewidzianych dla tego typu obiektów i zapewnia jej rozwój na wiele lat. Tym niemniej w latach poprzedzających oddanie do użytku nowego obiektu podjęliśmy w bibliotece działania mające na celu rozpoznanie zachowań naszych użytkowników, ich oczekiwań, potrzeb i zebranie opinii dotyczących usług bibliotecznych i informacyjnych. Celem tych przedsięwzięć było wykorzystanie zdobytej tą drogą informacji w projektowanym układzie funkcjonalnym nowej biblioteki.

Potrzeby użytkowników

W 1997 r. prowadziliśmy badania mające na celu identyfikację przeszkód, które napotykają nasi klienci w procesie użytkowania informacji. Za największą przeszkodę w wykorzystaniu zbiorów bibliotecznych uznano niedostateczną ilość potrzebnych źródeł informacji oraz niedokładne dane o literaturze zalecanej przez wykładowców. W latach 1999-2000, w ramach projektu TEMPUS prowadziliśmy badania potrzeb użytkowników biblioteki, w wyniku których ustalono następującą hierarchię potrzeb:

• zakup większej ilości książek, szczególnie podręczników,
• zakup większej ilości czasopism, zapewnienie lepszego dostępu do Internetu,
• zwiększenie ilości komputerów dla użytkowników,
• zwiększenie pomocy pracowników w wyszukiwaniu informacji,
• zwiększenie liczby miejsc w czytelniach,
• zwiększenie limitu wypożyczeń,
• wprowadzenie automatycznego zamawiania książek.

Przedstawione postulaty użytkowników posłużyły jako przesłanki do zaprojektowania nowego układu funkcjonalnego biblioteki. Zdawaliśmy sobie sprawę z istnienia jeszcze innych nieuświadomionych potrzeb, wpływających na funkcjonowanie biblioteki, które wynikały z szybkiego rozwoju technologii informatycznych. Dlatego w wielu przypadkach korzystaliśmy z własnych doświadczeń i obserwacji uzyskanych w czasie licznych wyjazdów do bibliotek krajowych i zagranicznych, odbytych w ramach praktyk zawodowych i stażów.

W rezultacie nowa biblioteka tworzy zintegrowaną całość funkcjonalną. W jednym miejscu i w pewnej logicznej kolejności zlokalizowano wszystkie usługi biblioteczne i informacyjne. Fizycznie trudno wyodrębnić którąś z tradycyjnych agend bibliotecznych. Użytkownicy przywykli do starej struktury, mają kłopoty z oswojeniem się z nową przestrzenią biblioteczną. Stąd niekiedy pojawiają się jeszcze pytania np. o wypożyczalnię, czytelnię czy oddział informacji naukowej. Realizacja koncepcji jednej zintegrowanej biblioteki głównej, która koncentruje wszystkie procesy i usługi, była możliwa także dzięki temu, że Politechnika Świętokrzyska tworzy zwarty kompleks przestrzenny.

Nowe elementy w przestrzeni bibliotecznej podnoszące jakość usług

Wyrazem nowego zarządzania przestrzenią biblioteczną jest wyprowadzenie poza bibliotekę punktu zapisu użytkowników. Dzięki temu praca w samej bibliotece nie jest dezorganizowana przez tłumy zapisujących się użytkowników, zwłaszcza na początku roku akademickiego. Osoby, które nie mają magnetycznej karty bibliotecznej, nie mogą przejść przez bramkę kontrolną i dostać się na teren biblioteki. Dzięki systemowi personalizacji kart czytelniczych, zapewniających identyfikację użytkownika w systemie bibliotecznym, możliwe jest wejście do biblioteki, wypożyczenie, a po finansowym zasileniu karty także korzystanie z kserografów i drukarek. Cała procedura: zapis, zrobienie zdjęcia, wydrukowanie karty, trwa kilka minut i nie jest uciążliwa dla użytkowników.

Fot. 3. Bramki kontrolne.

Kolejnym nowym elementem, który pojawił się w przestrzeni bibliotecznej, widocznym już od bramki wejściowej jest informatorium typu helpdesk, obsługiwane przez pracowników udostępniania. Odbywają się tu regularnie lub doraźnie dyżury, w zależności od natężenia ruchu w bibliotece i potrzeb użytkowników. W informatorium można uzyskać podstawowe informacje o funkcjonowaniu biblioteki, jak również pomoc przy wyszukiwaniu informacji w katalogu lub dokumentów usytuowanych w tzw. wolnym dostępie. Tu można zaopatrzyć się również we wszelkie materiały informacyjne o bibliotece.

Fot. 4. Informatorium.

Dziewięćdziesiąt pięć komputerów, które, dzięki łączom światłowodowym z głównym węzłem uczelni, zapewniają szybki dostęp do Internetu, w pełni zaspokajają potrzeby w tym zakresie. Stanowiska komputerowe rozmieszczone są w całej bibliotece, a ich szczególna koncentracja widoczna jest przy informatorium. Zgodnie z sugestiami użytkowników, kilkanaście końcówek sieci bibliotecznej, zlokalizowanych przy informatorium, nie ma dostępu do Internetu, aby korzystający z nich internauci nie blokowali wyszukiwania informacji w lokalnym katalogu bibliotecznym, tym bardziej, że czas pracy na stanowiskach komputerowych nie jest limitowany. Z każdego stanowiska możliwe jest wykonywanie wydruków na drukarkach znajdujących się w informatorium.

Fot. 5. Stanowiska komputerowe.

Znacznie usprawnione zostały usługi kserograficzne dzięki uruchomieniu pięciu samoobsługowych stanowisk do kopiowania, dostępnych w różnych miejscach biblioteki.

Nowym elementem w przestrzeni, dotychczas nieznanym naszym użytkownikom, są kabiny do pracy indywidualnej i zespołowej (16), które zostały rozmieszczone na obrzeżach rotundy (głównego budynku bibliotecznego). Każda z kabin wyposażona jest w stanowisko komputerowe z dostępem do katalogu, Internetu i licencjonowanych baz danych. Część kabin zamyka się, co umożliwia wielodniową pracę użytkowników bez konieczności każdorazowego zabierania materiałów do domu. Czas zajmowania kabin zarezerwowanych na wyłączne użytkowanie nie jest ograniczony. W najbliższym czasie planujemy wyposażenie stacji komputerowych w kabinach w edytory tekstu i arkusze kalkulacyjne.

Fot. 6. Self-checks.

Fot. 7. Miejsca do odpoczynku.

Organizacja zbiorów bibliotecznych

Decydującym czynnikiem, który zmienił organizację zbiorów bibliotecznych, jest wprowadzenie tzw. wolnego dostępu do półek. Choć forma takiego korzystania z księgozbioru nie jest obca naszym klientom, to jednak skala tego przedsięwzięcia, szczególnie w pierwszych tygodniach funkcjonowania nowego systemu, nieco ich deprymowała. Wyrażało się to najczęściej w stwierdzeniach lub pytaniach typu: "to teraz samemu trzeba brać książki z magazynu?"

Dotychczas w wolnym dostępie znajdowało się ok. 10% księgozbioru Czytelni Ogólnej, były to głównie skrypty oraz podręczniki. Obecnie liczba ta wzrosła i stanowi ok. 65% całości zasobu. Oprócz pojedynczych egzemplarzy podręczników, księgozbiór obejmuje większość zbiorów wydanych po 1985 r. oraz książki wcześniejsze, które są w ciągłym obiegu. Publikacje wydane przed 1985 rokiem znajdują się w magazynie zamkniętym, a realizacja rewersów odbywa się co godzinę. Z wolnego dostępu wyłączony został również księgozbiór dydaktyczny. Ta decyzja podyktowana została względami praktycznymi.

Na podstawie badań i obserwacji pracowników Działu Udostępniania stwierdza się, że wielu studentów nie posiada dokładnych danych bibliograficznych na temat poszukiwanych materiałów. Dane ich najczęściej nie wystarczają do identyfikacji poszukiwanej pozycji, co znacznie obniża efektywność jej wyszukiwania. Mamy nadzieję, ze problem ten rozwiąże nowo tworzona baza o roboczej nazwie "Lektury", zawierająca dane o obowiązujących podręcznikach i obligująca wykładowców do jej aktualizacji w trybie rocznym. Dzięki temu, że magazyn znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie punktu wypożyczeń, realizacja zamówień podręczników odbywa się natychmiast. W każdej chwili istnieje możliwość otworzenia tej części biblioteki, ponieważ ma ona bezpośrednie połączenie z magazynami otwartymi.

Fot. 8. Zbiory biblioteczne.

Zbiory w wolnym dostępie podzielono tematycznie według UKD. Każdy regał jest dokładnie opisany symbolami UKD i ich odpowiednikami słownymi. Dodatkowo działy oznaczone są odrębnymi kolorami i rozgraniczone rozdzielaczami. Kluczem ułatwiającym identyfikację działów są schematy układu księgozbioru w formie drukowanej, dostępne w informatorium i na stanowiskach czytelniczych. Choć każda książka posiada etykietę z informacją o lokalizacji, to jednak użytkownicy po skorzystaniu z wybranych dokumentów nie odkładają ich na półkę. Książki pozostają w miejscach pracy użytkowników i są włączane do księgozbioru tylko przez pracowników. Wolny dostęp do książek wymusił lepsze zabezpieczenie zbiorów. W tym celu zastosowano:

• paski magnetyczne,
• urządzenia do aktywacji i dezaktywacji,
• bramki kontrolne.

Mówiąc o zbiorach, nie można pominąć problemu związanego z ilością i jakością księgozbioru. Kilkuletnia budowa miała negatywny wpływ na zakup książek z powodu znacznego ograniczenia funduszy na ten cel, co bardzo niekorzystnie wpłynęło na jakość naszych usług. Ten stan rzeczy uległ zdecydowanej poprawie w 2002 r., w którym to dotychczasowe zakupy wzrosły prawie ośmiokrotnie. Zestaw zakupionych materiałów został wytypowany dzięki ścisłej współpracy z wykładowcami. W związku z tym zostały uzupełnione pewne luki tematyczne, zwłaszcza w zakresie informatyki, ochrony środowiska, organizacji i zarządzania oraz języków obcych.

Przyjazne środowisko biblioteki

W związku ze zmianami, zadajemy sobie pytania: czy idea stworzenia zintegrowanego układu, rozciągającego się na powierzchni ponad 6 tys. metrów kw., podzielonego na różne strefy usługowe, w których dyżurują bibliotekarze, z centralnie położonym punktem informacyjnym, zostanie oceniona przez użytkowników pozytywnie? Czy układ biblioteki, którego elementy przedstawiono powyżej, będzie uznany za sprawny i przyjazny? Na te pytania odpowiedź przyniosą wyniki badań zaplanowanych na następny rok. Roczne funkcjonowanie biblioteki zdaje się to potwierdzać. Wyjąwszy początkowy okres adaptacji użytkowników do nowego systemu, dziś dominują pozytywne opinie.

Przyjazną przestrzeń biblioteki doceniają z pewnością użytkownicy niepełnosprawni ruchowo. Budynek posiada na zewnątrz dwie pochylnie dla wózków inwalidzkich, szerokie przejścia, sanitariaty na każdym poziomie i windę, wszystko to sprawia, że biblioteka jest przygotowana na przyjęcie tej kategorii użytkowników. Również wysokość i szerokość stolików oraz innych miejsc do pracy została dostosowana dla ich potrzeb.

Klienci często oceniają bibliotekę według kategorii dostępności, atrybutami której są lokalizacja budynku i godziny otwarcia. Wspomniano już powyżej o zwartym rozplanowaniu przestrzennym całej uczelni i utworzeniu jednej, zintegrowanej biblioteki, przechowującej cały zasób w jednym miejscu. Wcześniej był on rozproszony po różnych miejscach uczelni, a nawet poza nią. Dogodne położenie biblioteki w centrum miasteczka akademickiego, przy głównym wjeździe do niego oraz niemonotonna architektura, sprawiły, że przestrzeń dookoła biblioteki stała się miejscem charakterystycznym, wyraźnie identyfikowanym w mieście. Jeśli chodzi o czas otwarcia biblioteki (9.00-20.00), to jest on podyktowany nie tylko potrzebami użytkowników, ale także możliwościami osiągniętymi dzięki zintegrowanej przestrzeni.

Wydaje się również, że atmosfera do pracy i nauki jest dobra, tworzy ją otaczająca zieleń, klimat wynikający z zastosowania pastelowych barw wewnątrz budynku, naturalne światło, wpadające przez świetlik i liczne okna. Duży komfort daje możliwość wybierania indywidualnego miejsca pracy. Ci, którzy lubią ciszę i izolację, mają do dyspozycji kabiny, inni, preferujący pracę w grupie, mogą wybrać większe stoły i przestrzeń otwartą.

Nie bez znaczenia pozostaje również opinia bibliotekarzy na temat funkcjonalności, przyjaznych przestrzeni biblioteki czy zmienionych stanowisk pracy. Oczywiście radykalnie poprawiły się warunki pracy, ale jednocześnie, jak w każdej nowoczesnej organizacji, doszły nowe obowiązki, które wymagają większego zaangażowania, a przede wszystkim elastyczności. Nowoczesna biblioteka burzy dotychczasowy styl pracy, a stereotypowy bibliotekarz musi w zmiennym otoczeniu inaczej funkcjonować. To, co wyraźnie wynika z obecnych rozmów z klientami, świadczy o tym, że jesteśmy inaczej postrzegani, nowocześniej, jako specjaliści informacji, którzy sprawnie poruszają w zmodernizowanej przestrzeni i technologii.

Charakterystyczne jest to, że odkąd funkcjonuje nowa biblioteka, zgłasza się do nas bardzo dużo zorganizowanych grup, szczególnie młodzieży, z prośbą o oprowadzenie po gmachu i przedstawienie zasad funkcjonowania instytucji. Pojawił się nawet żart, że stanowimy "trochę taką krzemową wyspę na mapie miasta". Trudno się więc dziwić, że dotychczasowe stereotypy o naszej pracy ulegają zmianom.

Podsumowanie

Jak już wspomniałam, ostateczna ocena nowej przestrzeni bibliotecznej należy do użytkowników. W przyszłym roku planujemy powtórzenie badań prowadzonych w latach 1999-2000, dotyczących satysfakcji użytkowników z usług bibliotecznych. Analiza porównawcza tych badań pozwoli na korektę struktury funkcjonalnej biblioteki. Mamy nadzieję, że zjawisko znane w literaturze fachowej jako "library anxiety" (wyobcowanie w świecie biblioteki) nie będzie miało zastosowania u nas.