Dagmara Smentek
Max Elektronik SA

„Jak dobrze, że jesteś”, czyli bibliotekarz systemowy oczami producenta oprogramowania

Funkcja bibliotekarza systemowego pojawiła się w polskich bibliotekach na początku lat 90., wraz z rozpoczęciem ich komputeryzacji. Podczas rozmów z dostawcą systemu niezbędna okazywała się osoba potrafiąca określić z jednej strony wymagania biblioteki, a z drugiej potrafiąca przekonać resztę zespołu do nowego sposobu pracy, wymagającego niejednokrotnie zmiany starych przyzwyczajeń, zdobywania dodatkowej wiedzy i kształtowania w sobie nowych umiejętności. W dużym uogólnieniu ten obraz pracy bibliotekarza systemowego pozostał aktualny do dziś. Poniższy artykuł jest próbą analizy, z punktu widzenia producenta oprogramowania, kilkuletnich doświadczeń z zakresu kontaktów lub ich braku z bibliotekarzami systemowymi.

Jedną z najbardziej znanych definicji bibliotekarza systemowego przedstawiła Ewa Krysiak. Został w niej on określony jako osoba odpowiedzialna za całość spraw związanych z automatyzacją biblioteki, potrafiąca przedstawiać wymagania względem systemu, analizująca jego funkcjonowanie i projektujące dalszy rozwój^[1]. Definicja ta bardzo trafnie przedstawia zakres odpowiedzialności bibliotekarza systemowego za udane wdrożenie oprogramowania. Kilka lat później Artur Jazdon poszerzył tę definicję o charakterystykę predyspozycji i zdolności osoby piastującej to stanowisko. Położył nacisk na posiadanie przez nią takich cech, jak: komunikatywność, otwartość na przyswajanie nowej wiedzy, zdolności negocjacyjne i menedżerskie oraz interpersonalne i pedagogiczne. Zwrócił również uwagę na praktykę pełnienia tej roli przez kilka osób w bibliotece^[2]. Poszerzenie wcześniejszej definicji jednoznacznie wskazuje na wzrost znaczenia tej funkcji w bibliotece i na stawianie coraz wyższych wymagań osobom, które ją pełnią. W tym kontekście ciekawe jest porównanie zakresu obowiązków, jakie swoim pracownikom na tych stanowiskach stawiają biblioteki. Biblioteka Główna Politechniki Krakowskiej określa zadania bibliotekarza systemowego w trzech punktach. Pierwszy jest w zasadzie powtórzeniem definicji Ewy Krysiak, trzeci – Artura Jazdona. Tylko punkt drugi może wzbudzać pewne wątpliwości: Bibliotekarz systemowy odpowiada za zgodność wszystkich operacji w bibliotecznym systemie komputerowym z obowiązującymi normami i przepisami oraz przygotowuje decyzje w sprawach dotyczących dostosowania funkcjonowania Biblioteki do wymogów systemu komputerowego^[3]. Trudno obarczać odpowiedzialnością pracownika biblioteki za zmiany w systemie, które wielokrotnie nie są możliwe bez ingerencji producentów systemu. Ostatnie zdanie jest marzeniem niejednego dostawcy oprogramowania, ale w praktyce w tej kwestii obowiązuje wypracowany przez dwie strony kompromis. Częściej to system ulega zmianie, dostosowując się do potrzeb użytkowników, i to zarówno bibliotekarzy, jak i ich klientów. W taki właśnie sposób widzi obowiązki swojego pracownika Biblioteka Główna Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Do jego zadań należy:

• kontrola prawidłowej pracy systemu,
• informowanie pracownikĂłw o wszystkich zmianach w systemie,
• ocena konieczności przeprowadzania dodatkowych szkoleń z jego obsługi,
• analiza uwag oraz propozycji nowych funkcjonalności zgłaszanych przez poszczegĂłlne jednostki, i w rezultacie decyzja o przesyłaniu ich do twĂłrcy oprogramowania.

W takim układzie bibliotekarz systemowy jest bardziej szefem i koordynatorem całego wdrożenia, a nie tylko osobą ponoszącą ewentualne konsekwencje.

Po kilkuletnim okresie pracy przy automatyzacji różnego typu bibliotek można pokusić się o własną próbę zdefiniowania zakresu obowiązków i umiejętności związanych z tym stanowiskiem. Najważniejszym elementem, szczególnie w początkowym okresie komputeryzacji, jest bardzo dobra znajomość pracy poszczególnych działów biblioteki i zdolność szybkiego uczenia się obsługi systemu. Dodatkowo potrzebna staje się umiejętność spojrzenia na wdrożenie "z lotu ptaka" nie tylko w sensie przestrzennym (przystępowanie do pracy kolejnych agend), ale również czasowym (najlepsze terminy na jego rozpoczęcie w wybranych działach). Następnie należy zmodyfikować i poszerzyć wartości domyślne zaproponowane przez producenta oprogramowania, na przykład odpowiednio ustawić parametry, utworzyć słowniki symboli ksiąg inwentarzowych, akcesji, znaków miejsca, lokalizacji i statusów czytelników. Po prostu dopasować system do potrzeb biblioteki. Na dalszym etapie pozostaje ogólna kontrola poprawności jego działania, poprzez analizę pracy poszczególnych stanowisk, znajomość wszystkich zmian w działaniu oprogramowania i kontakt z jego twórcami. Oczywiście tego rodzaju kooperacja, głównie z kierownikami działów, wymaga posiadania określonych cech osobowościowych, takich jak: kreatywność, pracowitość, komunikatywność, umiejętności negocjacyjne, asertywność, odpowiedzialność, zdolności dydaktyczne i potrzeba ustawicznego samodoskonalenia. To długa lista, ale bez tych umiejętności trudno liczyć na efektywną pracę. Bibliotekarz systemowy często pracuje na „pierwszej linii frontu”. Negocjuje z producentem zmiany w oprogramowaniu, z drugiej strony tłumaczy swoim współpracownikom (nierzadko i dyrektorom) konieczność przystosowania się do nowego sposobu pracy i zmiany starych przyzwyczajeń. Krótko mówiąc, trzeba mieć charyzmę, aby bezproblemowo na tym polu odnosić sukcesy, częściej realizacja zadań okupiona jest dużym stresem i nieuniknionymi konfliktami.

W tym miejscu można zadać pytanie o miejsce bibliotekarza systemowego w ogólnej hierarchii. Zdecydowanie powinno być to samodzielne stanowisko podlegające bezpośrednio dyrektorowi biblioteki. Powierzenie tej funkcji pracownikowi jednego działu i pozostawienie go w podległości do kierownika może zaowocować reprezentowaniem interesów tylko tego jednego zespołu i zaniedbywaniem potrzeb innych agend. Nie jest to dobre dla całości wdrożenia. Jednak często dyrektorzy zadają pytania: czy zadania stawiane przed bibliotekarzem systemowym są tak pracochłonne, że wymagają oddzielnego etatu? Czy zubożenie konkretnego działu o jednego, często kluczowego pracownika będzie dobrym posunięciem? Można odpowiedzieć na te pytania, patrząc z perspektywy całego procesu automatyzacji. Z pewnością na jego początku praca bibliotekarza systemowego jest bardzo czasochłonna, późniejsze etapy wymagają już mniejszego zaangażowania. Wtedy ma on czas na wykonywanie innych zadań, niekoniecznie związanych z komputeryzacją. Rekordziści potrafią oprócz czuwania nad systemem zajmować się równocześnie melioracją katalogów, ubytkowaniem dokumentów, retrokonwersją, szkoleniem innych pracowników oraz zamawianiem materiałów eksploatacyjnych (tonery, folie, papier). To oczywiście wyjątki, które niekoniecznie muszą potwierdzać regułę. Nie chodzi bowiem o to, aby jednego pracownika obarczyć nadmiarem obowiązków, których nie będzie w stanie wykonać, tylko aby w racjonalny sposób wykorzystać jego potencjał. Osiągnięcie złotego środka należy już do dyrektora i jego umiejętności oceny pracownika, jak i ogólnej sytuacji biblioteki.

Kolejną praktyką, z jaką można się spotkać, jest dzielenie odpowiedzialności na kilka osób, o czym również wspomniał w swoim wystąpieniu Artur Jazdon^[4]. Taki sposób podziału obowiązków prowadzi głównie do sytuacji, w której „każdy sobie rzepkę skrobie”, czyli pilnuje poprawności działania systemu tylko w zakresie swojej pracy. Przy założeniu, że funkcję tę pełnią kierownicy poszczególnych działów, ma to swoją dobrą stronę. Uwagi przez nich zgłaszane wynikają z ich codziennej praktyki, a kontakty z nimi przy wdrożeniu nowych funkcji są łatwiejsze ze względu na ich doświadczenie i wysoki poziom merytoryczny. Jednak powierzanie kilku pracownikom nadzoru nad działaniem systemu, przy słabym przepływie informacji, może skutkować brakiem spójnej wizji wdrożenia i jego dalszego rozwoju.

Kolejną kwestią będącą pewnego rodzaju pokusą dla dyrektorów jest możliwość powierzenia obowiązków bibliotekarza systemowego informatykowi. Za cenę jednego wynagrodzenia można uzyskać wszechstronnego koordynatora procesu automatyzacji, który połączy zarówno funkcje administratora, jak i opiekuna merytorycznego. Cóż, podobno jest to możliwe, ale w praktyce bardzo rzadkie. Dobry informatyk odznacza się bowiem ścisłym i bardzo logicznym sposobem myślenia, dlatego też nie jest mu łatwo zrozumieć problemy wynikające z codziennej pracy bibliotekarza. Obarczenie go takim zakresem obowiązków często wywołuje trzy postawy:

1. unikanie biblioteki i zbywanie uwag jej pracownikĂłw,
2. wprowadzenie swoistego terroru, w którym o wszystkim decyduje informatyk, nawet jeśli miałoby to być wydrukowanie karty katalogowej,
3. samodzielne dokształcanie się w nowych obszarach swojej działalności.

Pierwsza postawa nie wymaga tłumaczenia. Stosowana jest głównie przez osoby, dla których biblioteka jest tylko krokiem (często krótkotrwałym) w dalszej karierze. Praca w niej jest traktowana jako etap przejściowy. Druga postawa jest już ciekawsza, prezentują ją osoby, które nie zawsze mają dość ochoty i cierpliwości, aby odpowiadać na wiele pytań bibliotekarzy i kształtować ich współodpowiedzialność za prawidłowe użytkowanie oprogramowania. Zdecydowanie prostsze wydaje im się nadanie operatorom jak najmniejszych uprawnień i przez to ścisłe kontrolowanie ich pracy. Często wtedy pada stwierdzenie „im mniej mogą zrobić, tym mniej napsują”. Nie trzeba chyba tłumaczyć, jak wygląda sytuacja, gdy tak kluczowa postać jest z jakichś powodów nieobecna w pracy. Praca praktycznie zamiera. No i trzecia postawa, najbardziej upragniona i chyba najrzadziej spotykana. Prezentują ją osoby o dużej odpowiedzialności, które zarazem mocno identyfikują się ze swoją instytucją. Potrafią analizować każdą zgłoszoną uwagę, a gdy jej nie rozumieją - nie wstydzą się pytać. Po jakimś czasie stanowią ogromne wsparcie zarówno dla dyrekcji, jak i pracowników. W takich bibliotekach sprzęt działa bez zarzutu, nikt nie zapomina o zrobieniu kopii bezpieczeństwa, a i kwestia wielkości czcionek na wydrukach jest rozwiązywana od ręki. Podsumowując, informatyk może być dobrym bibliotekarzem systemowym, ale nie jest to sytuacja stanowiąca regułę. Zdecydowanie lepiej jest powierzać tę funkcję osobie będącej doświadczonym bibliotekarzem. Nie ma wtedy bariery w sposobie myślenia, a jej zawodowe doświadczenie sprzyja określaniu potrzeb biblioteki w zakresie automatyzacji.

Do omówienia pozostaje jeszcze jedno pytanie, które nadal pada w rozmowach z dyrektorami bibliotek: po co mi tak naprawdę bibliotekarz systemowy? Można na to odpowiedzieć tylko w jeden sposób, jego brak przypomina sytuację, w której dobrej klasy samochód kupuje człowiek bez prawa jazdy. Wydaje sporą kwotę tylko po to, aby oglądać swoją własność w garażu. Podobnie jest z zakupem systemu. Bez bibliotekarza systemowego biblioteka może się poszczycić wyłącznie posiadaniem oprogramowania, nie ma jednak mowy o pełnym wykorzystaniu jego możliwości i, co z czasem zaczyna mieć coraz większe znaczenie, wpływie na kierunek jego dalszego rozwoju. Brak takiej osoby jest również utrudnieniem dla producenta systemu. Zarzucany jest uwagami z poszczególnych działów, które nie rzadko mogą się dublować albo nawet wykluczać, a przy instalacji nowej wersji nie ma komu zaprezentować wszystkich zmian i nowych możliwości. To chyba jedyny przypadek, w którym trudno doszukiwać się dobrych stron.

Jakie zatem korzyści wiążą się z powołaniem tego stanowiska? Pracownicy otrzymują pomoc przy szkoleniach i dalszym użytkowaniu oprogramowania, dyrektorzy – wsparcie przy planowaniu dalszych etapów automatyzacji, a producenci – merytoryczną pomoc w trakcie projektowania nowych funkcjonalności. W dzisiejszych czasach bibliotekarz systemowy zaczyna odgrywać również coraz większą rolę w uzyskiwaniu dodatkowych funduszy poprzez zaangażowanie przy opracowywaniu projektów unijnych. Zatem, chciałoby się rzec „jak dobrze, że jesteś!”

Przypisy

[1] KRYSIAK, E. Kto to jest bibliotekarz systemowy? Bibliotekarz 1996, nr 10, s.19.

[2] JAZDON, A. O nowych stanowiskach, specjalnościach i zawodach. In Wielkopolskie forum bibliotekarzy. ZawĂłd bibliotekarza i współpraca róşnych sieci, Leszno, 6 listopada 2003 [on-line]. [dostęp 4 stycznia 2006]. Dostępny w World Wide Web: http://www.mbpleszno.leszczynskie.net/STRONA204.HTM.

[3] Regulamin Organizacyjny Biblioteki Głównej Politechniki Krakowskiej [on-line]. [dostęp 4 stycznia 2006]. Dostępny w World Wide Web: http://www.biblos.pk.edu.pl/english/regulamin_bg_pk_regulamin_organizacyjny.php3#r44

[4] JAZDON, A. O nowych stanowiskach…, tamĹźe.

„Jak dobrze, Ĺźe jesteś”, czyli bibliotekarz systemowy oczami producenta oprogramowania / Dagmara Smentek// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 2/2006 (72) luty. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2006. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2006/72/smentek.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187