Nr 9/2005 (70), Fundusze UE w bibliotekach – przegląd projektów. Artykuł
| | Nr 9/2005 (70), Fundusze UE w bibliotekach – przegląd projektów. Artykuł |
|
 | | | |
Przemysław Jastrząb
| |||
| | ||
| W sierpniu zakończono prace nad rocznym (1.09.2004-31.08.2005 r.) projektem "Bibliotheca Sonans" dofinansowanym przez Unię Europejską w ramach programu Kultura 2000, którego jednym z priorytetów jest ochrona i popularyzacja wspólnego europejskiego dziedzictwa kulturowego. Koordynatorem projektu byli Wrocławscy Kameraliści Cantores Minores Wratislavienses, współorganizatorami Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu, Karl-Franzers-Universität w Grazu (Austria) i Národní Knihovna w Pradze (Czechy), zaś partnerem zagranicznym Slovenské Národné Múzeum - Hudobné Múzeum w Bratysławie. Projekt adresowany był do szerokiej publiczności - chcieliśmy pokazać wyjątkowe zabytki kultury, które na co dzień zamknięte są w magazynach, jak również na nowo wykonać zapomniane utwory muzyczne. Pragnęliśmy zainteresować melomanów, czytelników, internautów czy hobbystów europejską historią, sztuką i muzyką, jednocześnie promując Śląsk jako jedno z wielokulturowych miejsc rozwoju cywilizacji. Chociaż katalogi, wystawy i wykłady miały charakter popularnonaukowy, to jednak znalazły się tam również informacje dla naukowców i badaczy. Celem projektu było wspieranie wspólnego dziedzictwa kulturowego wielu narodów poprzez ochronę i popularyzację bibliotecznych zabytków muzycznych, propagowanie umiejętności i dobrych praktyk w zakresie konserwacji i digitalizacji zbiorów oraz łączenie przeszłości z przyszłością przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii. Działania obejmowały konserwację i digitalizację zbiorów, dźwiękową archiwizację wybranych obiektów oraz promocję zabytków poprzez wędrujące wystawy i koncerty. Projekt "Bibliotheca Sonans" skupił się na ochronie cennych, muzycznych materiałów bibliotecznych. Ochrona zbiorów dokonana została m.in. poprzez działania konserwatorskie w Pracowni Konserwacji Zbiorów Specjalnych Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu, gdzie zabiegom poddano m.in. 163 rękopisy muzyczne z dawnej biblioteki kościoła św. Elżbiety (w tym: 129 partytur oraz 34 dzieła liczące 671 głosów), trzy dzieła z dawnej biblioteki Księcia Jerzego Rudolfa w Legnicy (tzw. Rudolphina) oraz inkunabuły, tj. dziewięć kodeksów oraz osiem zachowanych fragmentarycznie obiektów. Do konserwacji zakwalifikował się jeszcze rękopiśmienny sztambuch, XIX-wieczny program koncertu oraz cenne druki z tego okresu. Przez cały rok konserwacji poddano 208 zabytków. Równocześnie z rozpoczęciem projektu Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu zakupiła nowoczesny skaner. W Pracowni Reprograficznej Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu od października 2004 r. trwała systematyczna digitalizacja wybranych obiektów. Przygotowano do wystaw ok. 400 plików, z których zaprezentowano 300 reprodukcji. Oprócz tego digitalizacji poddano wybrane obiekty z dwóch cennych muzycznych kolekcji: dawnej biblioteki kościoła św. Elżbiety we Wrocławiu oraz Rudolphiny w Legnicy. Zdigitalizowano 184 obiekty, z których wykonano ok. 11 600 skanów. Digitalizacja prowadzona była również w bibliotece w Pradze. W czasie trwania projektu specjaliści z Uniwersytetu w Grazu przekazali swym kolegom z dwóch pozostałych bibliotek szeroką wiedzę opartą na wieloletnich doświadczeniach zdobytych przy digitalizacji własnych zbiorów. W ramach projektu przygotowano dziesięć wystaw, do których trzy biblioteki (Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu, Karl-Franzers-Universitätsbibliothek w Grazu i Národní Knihovna z Pragi) dostarczyły kopie cennych i unikatowych obiektów ze swoich zbiorów. Koncepcja wystaw opierała się na siedmiu muzycznych tematach (trzy tematy pomyślane zostały jako dwuczęściowe), do których Wrocławscy Kameraliści wytypowali utwory muzyczne. Zadaniem bibliotek było wybranie ilustracji, które uzupełnią muzykę odpowiednimi rękopiśmiennymi przykładami, drukowanymi edycjami lub graficznymi reprodukcjami. Układ obrazów na pięciu, dwustronnych tablicach dla każdego tematu był logicznie przemyślany: obok kopii kart tytułowych dzieł muzycznych - na uwagę zasługuje warsztat typograficzny i kunszt edytorski wydawców - inne obiekty ilustrują sytuację polityczną krajów, klimat epok, miejsca, budowle, ludzi. Do każdej reprodukcji opracowano notę katalogową: opis bibliograficzny oraz hasło w czterech wersjach językowych. W tej formie przygotowana ekspozycja przez 10 miesięcy obecna była jednocześnie we Wrocławiu, Grazu i Pradze. Ponadto odbyło się 14 koncertów otwierających wystawy: 10 we Wrocławiu i po dwie w Grazu i Pradze. W Bratysławie natomiast zaprezentowane zostały trzy tematy. Podczas miesięcznych ekspozycji w każdym z trzech ośrodków pokazano w sumie 312 kopii cennych obiektów i trzy współczesne fotografie. Podczas zwiedzania wystaw istniała możliwość wysłuchania, na dołączonym do pierwszego stojaka wystawowego zestawie odtwarzającym, nagranych wcześniej przez zespoły muzyczne Kameralistów fragmentów 100 utworów muzycznych. Fot. Jedna z wystaw i koncerty we Wrocławiu
Dodatkowym rezultatem prac nad wystawami jest drukowany katalog, który został pomyślany jako seria jedenastu zeszytów. W dziesięciu z nich opublikowano tematycznie opisy oraz kopie wybranych obiektów ze zbiorów bibliotek we Wrocławiu, Pradze i Grazu. Podsumowanie działań zrealizowanych w ramach projektu znalazło się w zeszycie jedenastym. Zeszyt ten zawiera m.in. kalendarium wystaw i koncertów, streszczenia prelekcji, które wygłoszono podczas wernisaży we Wrocławiu, noty katalogowe - w języku słowackim - trzech wystaw zaprezentowanych w Bratysławie. Oprócz tego opracowano Indeks nazw osobowych występujących w hasłach i opisach bibliograficznych oraz informację Opisy reprodukcji wraz z wykazem skrótów łacińskich i oznaczeń muzycznych. Indeks i wykazy są dopełnieniem not katalogowych zawartych w wydanych wcześniej 10 zeszytach. Wydawnictwo uzupełniają cztery płyty CD z nagraną muzyką oraz pudełko stanowiące opakowanie dla całości. Komplet został rozesłany w ramach wymiany bibliotecznej Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu do 104 bibliotek w całej Europie. Ponadto pozostali współorganizatorzy i partnerzy projektu włączą to wydawnictwo do swych zbiorów oraz przekażą do wielu kolejnych bibliotek w swych krajach.
Fot. Komplet katalogu "Bibliotheca Sonans".
Informacje o projekcie, wszystkich instytucjach w niego zaangażowanych, dokumentacja fotograficzna z wystaw oraz efekty prac, zarówno graficzne, tekstowe, jak i muzyczne, znajdują się na czterojęzycznej stronie internetowej projektu http://www.bibliothecasonans.info. Autorzy projektu zamierzali chronić, promować i popularyzować wspaniałe zabytki ważne dla europejskiego dziedzictwa kulturowego. Plany te zostały urzeczywistnione - poprzez druk, obrazy oraz dźwięki pokazano szerokiej publiczności cenne biblioteczne i muzyczne zabytki. "Bibliotheca Sonans" była pierwszym unijnym projektem Wrocławskich Kameralistów i Biblioteki Uniwersyteckiej. Przy jego tworzeniu kierowano się chęcią pozyskania funduszy unijnych w celu rozwoju naszych instytucji i popularyzacji zbiorów. Pomysłodawcą projektu był Przemysław Jastrząb, menadżer Kameralistów Wrocławskich, który uczestniczył w szkoleniach: Punktu Kontaktowego Programu Kultura 2000 przy Ministerstwie Kultury, zorganizowanym we wrześniu 2003 r. oraz szkoleniu dot. pozyskiwania środków i projektowania w kulturze, zorganizowanym przez Narodowe Centrum Kultury wiosną 2004 r. Jesienią 2003 r. rozpoczęły się intensywne rozmowy z dyrekcją Biblioteki Uniwersyteckiej, ustalanie celu i naszych możliwości, poszukiwanie partnerów oraz kalkulacje finansowe. Program Kultura 2000 jest dosyć popularny, tak więc nie wiedzieliśmy, jakie mamy szanse na uznanie naszego projektu przy dużej konkurencji, podjęliśmy jednak ryzyko poświęcenia czasu i finansów na przygotowanie wniosku. Kierowaliśmy się również myślą, że uczymy się, że poznajemy nowe możliwości i że nasz wysiłek może przydać się do przygotowania innego wniosku w innym programie. Założono, że treści zawarte we wniosku będą napisane bardzo precyzyjnym i jasnym językiem oraz zgodne z oczekiwaniami i wymaganiami programu. Jednocześnie pomysł, cel i kalkulacje finansowe były dostosowane do naszych możliwości. Starano się również projekt umieścić w szerszym kontekście, wykazać chęć współpracy z zagranicznymi instytucjami oraz mocno podkreślić nasze osiągnięcia, aby dowieść, że jesteśmy wiarogodnymi aplikantami. Kierowaliśmy się również myślą, aby pozyskane fundusze były przeznaczone przede wszystkim na konkretne prace i wynagrodzenie dla pracowników, a nie na działania, których efekty nie byłyby realnie widoczne. Przy wypełnianiu wniosku korzystano z pomocy krajowego biura programu oraz biura w Brukseli. Niestety, w owym czasie (i sytuacja ta znacząco nie uległa zmianie) brakowało jednoznacznej wykładni i precyzyjnych przepisów, co wyszło przy opracowaniu szczegółów. Nieodzowna przy aplikowaniu do programów europejskich okazuje się znajomość języka angielskiego, terminologii finansowej i prawnej. Nie zawsze jednak w ten sposób można rozwikłać wszelkie niejasności i wówczas korzystać trzeba z pomocy fachowców, co przeważnie może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Proces przygotowania wniosku jest zawsze bardzo żmudny, należy wykazać się zdolnością przewidywania czynników mających wpływ na realizację projektu oraz tak kalkulować fundusze, aby pomyślnie zamknąć budżet projektu. Prawidłowe budżetowanie projektu jest najtrudniejszą częścią wniosku. Wszystkie kalkulacje muszą być sporządzane w walucie euro, rozliczenia natomiast prowadzone są w walutach narodowych. Trzeba pamiętać, że kurs złotówki, jak i innych walut spoza strefy euro, zmienia się nie tylko w czasie oczekiwania na rozstrzygnięcie konkursu, ale również w czasie trwania rocznego lub wieloletniego projektu. Finansowanie projektów z Programu Kultura 2000 zakłada, że lider otrzymuje w przypadku projektów rocznych 70% funduszy na początku projektu i 30% po jego zakończeniu i rozliczeniu. W przypadku projektów wieloletnich występują trzy transze: początkowa 50%, środkowa 30% i końcowa 20%. Ta sytuacja powoduje, że należy bardzo rozsądnie rozporządzać pieniędzmi, a na dodatek pozyskać z dodatkowego źródła fundusze pozwalające na dokończenie projektu (100% planowanych wydatków musi być uregulowane w zaplanowanym czasie trwania projektu). Dodatkowo ważne jest, by instytucja aplikująca posiadała konto bankowe nominowane w euro już w momencie składania wniosku, gdyż poświadczenie posiadania konta jest integralną częścią wniosku. Należy również pamiętać, że jakiekolwiek późniejsze zmiany konta mogą powodować - poza komplikacjami - kilkumiesięczne opóźnienia w przekazywaniu środków przez Komisję Europejską. Aby uzyskać unijne fundusze, należy włożyć w projekt wkład własny. Nie musi to być wkład finansowy, gdyż Program Kultura 2000 pozwala, by ów wkład w całości lub części stanowiła praca w godzinach etatowych pracowników zaangażowanych na rzecz projektu. Wkład własny wypracowywany w tej formie musi być bardzo szczegółowo ewidencjonowany. Dla Biblioteki Uniwersyteckiej, jako instytucji non-profit, było to bardzo wygodne rozwiązanie, należało tylko tak zorganizować pracę, aby działania w ramach projektu nie powodowały zaniedbań w statutowej pracy. Oczywiście im większy wkład własny, tym większe korzyści dla instytucji. Należy jednak pamiętać, że działania na rzecz projektu trwają przez cały rok (lub dłużej), w tym czasie pracownicy mogą chorować i wykorzystywać swoje prawo do urlopu wypoczynkowego, tak więc szacując możliwy do wypracowania przez instytucję wkład własny należy pamiętać, by nie ustalać go na maksymalnym poziomie. Wniosek, po podpisaniu przez partnerów, został złożony w końcu października 2003 r. W maju 2004 r. otrzymaliśmy pierwsze sygnały, że nasz projekt ma szansę na akceptację, a na początku lipca oficjalnie potwierdzono przyznanie nam funduszy. Podczas oczekiwania na wyniki okazało się, że zmianie mają ulec unijne przepisy dotyczące wnoszenia wkładu własnego w formie pracy pracowników, które uniemożliwiłyby wywiązanie się z naszych zobowiązań i spowodowałyby rezygnację z projektu. Po wielu rozmowach telefonicznych i korespondencji e-mailowej udało się uzyskać pisemne zapewnienie, że prawo nie będzie działało wstecz. Nasz projekt był jednym z setek złożonych aplikacji, z których zaakceptowano jedynie osiem polskich projektów, z czego nasz był jedynym z Dolnego Śląska. Od września 2004 r. oficjalnie rozpoczęto bardzo intensywną pracę. Z perspektywy czasu wydaje się, że najprzyjemniejsze były merytoryczne działania, a najtrudniejszym było pozyskanie od jednostek nadrzędnych dokumentów wymaganych przez unijny program. Od zrozumienia, życzliwości i chęci pomocy urzędników zależało, czy byliśmy w stanie wypełnić konieczne formalności. Musieliśmy przecierać ścieżki, a potem systematycznie, co miesiąc, wypełniać karty pracy i sporządzać zestawienia pensji pracowników, pilnować kursu walut i obliczać, czy udaje nam się wypracować wkład własny. W pracach bibliotecznych chyba najtrudniejszym zadaniem było ujednolicenie opisów bardzo różnorodnych materiałów. Owszem, mieliśmy założenia wstępne i opracowane wytyczne, ale w praktyce szczegóły i szczególiki spowodowały, że nie mogliśmy trzymać się tych reguł, ale je modyfikować i dostosowywać do potrzeb, oczywiście z kompromisów nie zawsze byli zadowoleni profesjonaliści. Przygotowanie dziesięciu wystaw i katalogów było naprawdę wielkim wyczynem i choć zadanie zostało wykonane, to jednak myślimy, że następnym razem należy przeznaczyć więcej czasu na realizację takiej pracy. Kolejna sprawa, to korekty opisów sporządzonych w czterech językach - każdy materiał był przeglądany, co najmniej trzy razy, a jednak znajdowaliśmy na tablicach wydrukowane, nieliczne błędy i pewnie gdyby było więcej czasu na kolejną korektę, to udałoby się je wcześniej wyłowić. Realizacja projektu "Bibliotheca Sonans" była możliwa dzięki zaangażowaniu dużego zespołu pracowników naukowych i artystycznych z wielu europejskich instytucji: koordynatorów, bibliotekarzy, śpiewaków, muzykologów, tłumaczy, grafików, techników i pracowników administracyjnych. W projekcie brało udział ponad 100 osób, w tym Kameraliści Wrocławscy (biuro i dwa zespoły muzyczne) - 45 osób, Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu - 28 osób, Karl-Franzers-Universität w Grazu - 6 osób, Národní Knihovna w Pradze - 6 osób oraz Slovenské Národné Múzeum - Hudobné Múzeum w Bratysławie - 5 osób. Pozostali to dodatkowo zatrudnieni graficy, technicy i tłumacze. Na rzecz każdego projektu pracuje cały zespół i ważne jest, aby był on zgrany i przygotowany na ciężką pracę. Niestety, nie udaje się podczas aplikowania przewidzieć wszystkich sytuacji i tylko zaangażowany zespół potrafi wybrnąć z nieprzewidzianych problemów. Duże znaczenie ma również dobra współpraca koordynatorów, wspieranie się i traktowanie problemów jako dodatkowych zadań, które są źródłem nowych doświadczeń i przeważnie można je pomyślnie pokonać. Projekt zakończyliśmy w sierpniu 2005 r., sprawozdanie finansowe zostało przesłane do Brukseli w październiku, obecnie czekamy na akceptację komisji. Uczestnictwo w projekcie, oprócz założonych celów, pozwoliło nam na zdobycie nowych doświadczeń i zwiększenie swojej wiedzy. Mieliśmy okazję na poznanie wyjątkowych ludzi oraz specyfiki pracy ich instytucji. Przez cały rok wspólnie działaliśmy oraz zbudowaliśmy zespół zdolny do podejmowania pracy przy kolejnych projektach.  | | ||||||||||||||||||
| | | |
| |||
| | ||
