Zofia Biskupska-Lisiecka
Miejska Biblioteka Publiczna w Lęborku

Projekt „Sobótkowe Spotkanie” wsparty przez Fundusz PHARE

Miejska Biblioteka Publiczna w Lęborku jest niewielką placówką obsługującą czytelników w 35-tysięcznym mieście. Jak większość bibliotek w kraju, nie zawsze znajdujemy pieniądze w budżecie na realizację naszych pomysłów. Od końca lat dziewięćdziesiątych poszukujemy jednak środków pozabudżetowych, by realizować nowe zadania:

L.p.	Nazwa projektu	Podmiot przyznający dotację	Okres realizacji projektu	Kwota przyznanej dotacji
1.	Remont pomieszczeń w celu zorganizowania działu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Lęborku z dostępem do międzynarodowych źródeł informacji	Fundacja Współpracy Polsko-Niemieckiej w Warszawie	21 października 2000 r. - 1 stycznia 2001 r.	152 600 PLN
2.	Centrum Informacji Turystycznej	Open Society Instytut w Budapeszcie	maj 2001 r. - wrzesień 2001 r.	3428 USD
3.	Internet u nas	Open Society Instytut w Budapeszcie	1 grudnia 2000 r. - 1 grudnia 2001 r.	10 081 USD
4.	Szkolenie przygotowujące do prowadzenia Punktu Informacji Europejskiej	Fundacja Edukacji Ekonomicznej w Warszawie	20 maja 2002 r. - 23 maja 2002 r.	nieodpłatnie
5.	Organizacja nowego stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej - specjalista ds. komputeryzacji	Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lęborku - ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych	1 lipca 2002 r - 31 grudnia 2006 r.	26 000 PLN
6.	NBB czyli Nie Bójmy się Banku	Narodowy Bank Polski w Warszawie	1 października 2002 r. - 31 października 2002 r.	4250 PLN
7.	"Znam i akceptuję" - spotkania mniejszości narodowych i grup etnicznych	Fundacja im. Stefana Batorego w Warszawie	1 grudnia 2002 r. - 30 czerwca 2003 r.	5000 PLN
8.	Zakup biblioteczki tematycznej z zakresu ochrony środowiska	Powiatowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Powiatu Lęborskiego	28 kwietnia 2003 r. - 30 czerwca 2003 r.	6000 PLN
9.	Wydanie publikacji Spotkanie z przyrodą. Środowisko przyrodnicze Lęborka	Powiatowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Powiatu Lęborskiego	luty 2004 r. - grudzień 2004	7100 PLN
10.	Wydanie publikacji Spotkanie z przyrodą. Środowisko przyrodnicze Lęborka	Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lęborku	luty 2004 r. - grudzień 2004	5500 PLN

Z istotnym wsparciem merytorycznym w tym zakresie pospieszyli nam pracownicy Regionalnego Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych w Gdańsku. Poza tym na bieżąco śledziliśmy strony internetowe, na których ogłaszano wszelkiego rodzaju konkursy "grantowe".

Pierwszym sukcesem bibliotekarzy było otrzymanie w 2000 r. dużego grantu z Fundacji Współpracy Polsko-Niemieckiej na remont piwnic biblioteki i zaadaptowanie ich na salę do prowadzenia zajęć kulturalnych. Do bieżącego roku lista zrealizowanych przez nas projektów bardzo się wydłużyła, m.in. nasze zamierzenia zrealizowaliśmy ze środków: Open Society Institute w Budapeszcie, Fundacji Edukacji Ekonomicznej w Warszawie, Narodowego Banku Polskiego, Fundacji im. Stefana Batorego, Fundacji Pro Bono Poloniae.

W związku z wejściem Polski do UE i poszerzeniem możliwości otrzymywania grantów zaczęliśmy starać się także o fundusze europejskie. Obecnie jesteśmy w trakcie realizowania projektu z programu Młodzież, a w lipcu zakończyliśmy realizację projektu Sobótkowe Spotkanie sfinansowanego przez instytucje wdrażające Program Współpracy Przygranicznej Phare, Program dla Polskiej Granicy Wschodniej, Euroregion Bałtyk.

Fot. 1. Taniec przy ognisku

Pomysł Sobótkowego Spotkania zrodził się z chęci prezentacji dorobku kulturalnego biblioteki oraz wymiany doświadczeń pomiędzy bibliotekarzami i działaczami kultury naszego regionu i zaprzyjaźnionych miast partnerskich Lęborka: Kretingi na Litwie i Lauenburga w Niemczech. W ramach projektu zorganizowaliśmy dwudniowe seminarium Działalność kulturalna bibliotek na rzecz społeczności lokalnych oraz otwartą imprezę plenerową Noc Świętojańska, podczas której zespoły artystyczne zaprezentowały sobótkowe zwyczaje polskie, litewskie, ukraińskie, niemieckie i kaszubskie. Szczegółowy opis można znaleźć na stronach internetowych Biblioteki Miejskiej w Lęborku http://www.biblioteka.lebork.pl/ oraz w serwisie EBIB http://ebib.oss.wroc.pl/.

Fot 2. Zespół z Ukrainy

Z uwagi na ważność problemu i niedostatek doświadczeń bibliotekarzy chciałabym się skupić w tej części artykułu na sprawach technicznych związanych z napisaniem i rozliczaniem projektu. Pomimo wcześniejszych doświadczeń projekt ten, finansowany jeszcze z funduszy przedakcesyjnych, okazał się dla nas prawdziwą szkołą życia. Na okres prawie miesiąca naszą biblią stały się Wytyczne dla wnioskodawców Phare 2002, zgodnie z którymi należało wypełnić formularz wniosku, trzymając się ściśle zapisów, wytycznych oraz uwag ujętych w formularzu. Chwilami mieliśmy wrażenie, że strona formalna jest istotniejsza niż zawartość merytoryczna projektu. I w istocie pierwszy wniosek został odrzucony, ponieważ pieczątka była nie w tym miejscu, w którym należy. Podobne problemy napotkaliśmy potem podczas rozliczania projektów, wypełniając ściśle formularze sprawozdań.

Fot. 3. Seminarium

Dużo czasu zajęło nam zgromadzenie załączników, łącznie z umowami partnerskimi, dlatego do pisania projektu należy przystępować z przynajmniej trzymiesięcznym wyprzedzeniem. Ważne jest także, aby zwrócić uwagę na kryteria oceny i wyboru tak, aby dopasować zawartość wniosku do oczekiwań oceniających. W krótkim tekście artykułu niemożliwym jest, aby opisać wszystkie problemy związane z pisaniem wniosku. Można jedynie wypunktować najważniejsze elementy, na które należy zwrócić uwagę:

• cele projektu muszą być zgodne z celami i priorytetami funduszu;
• kwota wnioskowana z funduszu musi mieścić się w progu dofinansowania (kwotowo i procentowo);
• wnioskodawca musi spełniać warunki formalne określone przez fundusz;
• należy zwrócić szczególną uwagę na katalog działań, których fundusz nie finansuje, oraz na rodzaje wydatków, które kwalifikują się w ramach projektu, i tylko takie ująć w budżecie;
• być w ścisłym kontakcie z jednostką zarządzającą środkami i wszelkie wątpliwości natychmiast wyjaśniać;
• wniosek należy złożyć w terminie;
• działania i wydatki realizować zgodnie z harmonogramem określonym w umowie grantowej.

Pierwsze zadowolenie po zaakceptowaniu wniosku i podpisaniu umowy minęło, gdy otrzymaliśmy szczegółowe wytyczne realizacji projektu ze Stowarzyszenia Gmin RP Euroregion Bałtyk, będącego jednostką zarządzającą funduszem. Okazało się, że podatek VAT, który nie był kosztem kwalifikowanym, nie może być także zaliczony jako udział własny. W praktyce oznaczało to, że każdej pozycji budżetowej dokładamy z własnych środków nie tylko 25% udziału własnego, ale także zwykle 22% VAT.

Jednak sama merytoryczna realizacja działań zamierzonych w ramach projektu była dużą przyjemnością. Wiedzieliśmy, czego chcemy i jak należy to zrobić oraz mieliśmy na to wcale niemałe środki - ponad 13 tys. EURO.

Zasadniczym efektem Sobótkowego Spotkania było nawiązanie bezpośrednich kontaktów z bibliotekarzami z Kretingi i Lauenburga. Możliwość poznania form pracy kulturalnej innych bibliotek i zwykłe, proste poznanie się i zaprzyjaźnienie. Z przygotowaną przez naszą grupę teatralną Esprit prezentacją zwyczajów sobótkowych wyjechaliśmy do zaprzyjaźnionej biblioteki w Mezoszilas na Węgrzech na festiwal folklorystyczny, co było nagrodą po czterech miesiącach ciężkiej pracy. Imprezy Sobótkowego Spotkania zostały zauważone przez władze miasta, co znalazło wyraz w dofinansowaniu projektu, oraz przez Lęborczan, którzy brali udział w zabawach nocy świętojańskiej.

Fot. 4. Esprit

Do dziś uczymy się, jak pisać projekty. Jest to żmudne i niełatwe zajęcie. Warto jednak próbować i to nie tylko ze względów finansowych, ale również dlatego, iż dowodzi to nam i innym, że nasze pomysły są dobre i warto je realizować.

Fot. 5. Raskila

Projekt „Sobótkowe Spotkanie” wsparty przez Fundusz PHARE / Zofia Biskupska-Lisiecka// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 9/2005 (70) listopad. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2005. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2005/70/biskupska-lisiecka.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187