EBIB 
Nr 4/2005 (65), Bibliotekarze na językach. Badania, teorie, wizje
 Poprzedni artykuł Następny artykuł   

 


Paweł Domino
Biblioteka Uniwersytetu Wrocławskiego

Baza rejestracyjna oddziału gromadzenia BUWr


System Virtua został stworzony przez amerykańską firmę VTLS i jest systemem zintegrowanym, obejmującym wszystkie etapy pracy w bibliotece. Jest on wdrażany w BUWr od 1994 roku. Początkowo wdrożono głównie moduł Cataloging - opracowania - formalnego i rzeczowego. Po jego wdrożeniu stopniowo rezygnowano z uzupełniania nowymi nabytkami katalogu tradycyjnego, by od 2002 roku ostatecznie ograniczyć się do odnotowywania publikacji sprzed roku 1994. Ostatecznym etapem tego procesu są trwające właśnie przygotowania do skanowania całości i retrokonwersji katalogu alfabetycznego. Ważnym etapem było również rozpoczęcie rejestracji wypożyczeń oraz organizacja zamówień do czytelni.

W ten sposób jedyną znaczącą jednostką niewłączoną jeszcze do systemu zautomatyzowanego stało się gromadzenie.

Próby skomputeryzowania pracy Oddziału Gromadzenia Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu podejmowane są już od 2002 roku. Początkowo polegały one na testowaniu możliwości odpowiedniego modułu systemu Virtua. W sytuacji, kiedy został on uznany za niedostosowany do krajowych realiów, podjęte zostały starania utworzenia bazy danych przystosowanej do naszych potrzeb.

Konieczność zastosowania takiej bazy wiąże się z jednej strony z licznymi niedogodnościami związanymi z dokumentacją tradycyjną i jej rozproszeniem, jako że każda komórka oddziału prowadzi własne rejestry i kartoteki, a z drugiej strony z większymi możliwościami informacyjnymi bazy zintegrowanej dla całego Oddziału. Informacja taka ułatwia lepszy przepływ informacji o publikacjach wewnątrz samego Oddziału Gromadzenia, a także pełniejsze dane na potrzeby użytkowników biblioteki.

Już wstępne rozpoznanie modułu Gromadzenie systemu Virtua wykazało znaczące rozbieżności pomiędzy podstawowymi założeniami tego podsystemu z realiami, z jakimi mamy do czynienia w naszym kraju.

Gromadzenie Virtui jako wstępny warunek rozpoczęcia rejestracji zakłada:

  1. Stworzenie struktury funduszy odzwierciedlającej przepływ dokumentów i płatności w obrębie biblioteki lub sieci bibliotek.
  2. Stworzenie bazy dostawców. Początkowo do tworzenia rekordów dla dostawców przewidywano dostosowanie formatu MARC, jednak począwszy od wersji 43 baza ta rezygnuje z tego formatu.
  3. Importowanie lub tworzenie na bieżąco rekordów bibliograficznych.
  4. Przygotowanie spersonalizowanych wydruków dla wszystkich formularzy stosowanych w systemie.

Etapy pracy w module Gromadzenia Virtui

Pierwszym etapem pracy w module Gromadzenie jest stworzenie ZAMÓWIENIA [il. A]. Dla twórców systemu formularz ten służy faktycznie do zestawiania listy do zamówienia u określonego dostawcy. Natomiast dla biblioteki, której głównym źródłem wpływu jest w chwili obecnej egzemplarz obowiązkowy, wpływający najczęściej zanim pojawi się jakakolwiek informacja księgarska o danej publikacji, ten formularz równoznaczny jest z faktycznym wpływem dokumentu do biblioteki, czyli już z jego rejestracją.

zamowienie

Il. A. Formularz zamówienia - sposób importowania rekordów.

W chwili edycji formularza zamówienia niezbędne jest określenie kilku, dotyczących całej listy, parametrów:

TYP ZAMÓWIENIA

  • monografie,
  • prenumerata czasopism,
  • grupa zamówień kontynuowanych (wydawnictwa seryjne, wielotomowe oraz tzw. zamówienie planowane, oznaczające umowę z dostawcą na dostarczanie określonych typów wydawnictw - w ten sposób można zinterpretować np. egzemplarz obowiązkowy).

Wybór typu zamówienia jest szczególnie istotny ze względu na fakt, że w obrębie jednej listy NIE JEST MOŻLIWE łączenie wydawnictw zwartych i periodyków. Wynika to z odmiennego sposobu pracy z różnymi typami dokumentów: wydawnictwa zwarte otrzymują zakładkę z rekordami egzemplarzy, ciągłe - z zasobem.

TYP PŁATNOŚCI

  • standardowa,
  • przedpłata,
  • depozyt / darowizna.

Niezależnie jednak od wybranego typu obciążają one konto biblioteki w sytuacji, gdy dary i egzemplarz obowiązkowy stanowią materiałowy zysk biblioteki. Zmusiło to testujących do stworzenia podwójnego drzewa funduszy - jednego dla jednostek dokonujących zakupów i obracających realnymi środkami finansowymi oraz drugiego - dla jednostek zajmujących się wpływami stanowiącymi zysk. Połączenie obu jednostek spowodowałoby nie tylko całkowite zafałszowanie przepływu finansów, ale i kuriozalną sytuację, w której wpływ egzemplarza obowiązkowego wyczerpywałby zasób realnego konta gotówkowego.

DOSTAWCA

Rekord dla dostawcy przewiduje możliwość umieszczenia danych adresowych, w tym także adresu internetowego i e-mailowego, z informacją o osobie odpowiedzialnej za kontakt oraz inne niezbędne dane (np. informacja o języku korespondencji). Możliwe jest również nadanie własnego numeru zamówienia. Jeśli tego nie uczynimy, system nadaje zamówieniu kolejny numer automatycznie.

Jak widać już na tym etapie niezbędne jest skorzystanie z tworzonej lub importowanej bazy danych - w tym przypadku - dostawców. Natomiast po otwarciu blankietu zamówienia niezbędne jest skorzystanie z bazy bibliograficznej, jako że umieszczanie kolejnych pozycji w zamówieniu odbywa się nie na zasadzie wpisywania, a przerzucania już istniejących, choćby i przed chwilą stworzonych lub importowanych rekordów bibliograficznych.

Okazało się przy tym, że praktyka tworzenia opisów bibliograficznych w pierwszym stopniu szczegółowości, w zupełności odpowiadającym potrzebom Gromadzenia, jest nie do przyjęcia dla Opracowania. Problem już nie tylko w stopniu szczegółowości opisów, ale także w tym, że pracownicy Gromadzenia poprzestawaliby wyłącznie na samym opisie bibliograficznym, nie kopiując, ani tym bardziej nie tworząc haseł wzorcowych dla autorów, tytułów, serii. Oczywiście, aby nie tworzyć bytów bez potrzeby, konieczna byłaby praktyka rozbudowywania i ewentualnie modyfikacji tak stworzonych opisów przez osoby katalogujące.

Takiej rozbudowie ulegałyby tylko opisy związane z dokumentami wchodzącymi na stan inwentarza Biblioteki Głównej oraz tych bibliotek instytutowych, które korzystają z opracowywania centralnego. Oznacza to, że wydawnictwa uznane za zbędne bądź przekazywane do swobodnego dysponowania przez biblioteki instytutowe, nie podlegałyby ewidencji szczegółowej i wiążącej się z tym rozbudowie opisów. Nieznane byłoby również zachowanie się takich rekordów przy konwersjach do kolejnych, wyższych wersji bazy.

Dopiero tak przeniesiony opis podlega dalszej obróbce, w trakcie której podać należy lokalizację przewidzianą dla danego dokumentu, określić fundusz, który zostaje obciążony przez ten nabytek, oraz podać jego cenę lub wartość. Przy czym ważne jest, że umieszczenie jakiegoś rekordu w choćby jednym zamówieniu skutkuje pojawieniem się w nim stosownej zakładki z listą wszystkich zamówień, w których się dana publikacja znajduje, z możliwością podglądu etapu realizacji.

Następnym etapem po zamówieniu jest formularz REJESTRACJI (przyjęcia) zamówionego dokumentu [il. B]. I tu okazuje się, że większość danych umieszczonych we wcześniejszym formularzu nie podlega już edycji. W przypadku biblioteki o rozbudowanej strukturze, dysponującej egzemplarzem obowiązkowym, a więc otrzymującej wiele materiałów, które nie wejdą na jej stan, ostateczna decyzja dotycząca przekazania danej publikacji wymaga czasem oglądu wielu osób, a co się z tym wiąże, zajmuje wiele czasu. Zatem wspomniana nieedytowalność danych powoduje, że zmiana jakiejkolwiek decyzji jest później w obrębie bazy niemożliwa.

rejestracja

Il. B. Formularz rejestracji.

Jedynym sposobem na obejście tego problemu jest skorzystanie z opcji zamówień kontynuowanych, w którym to trybie możliwe jest teoretycznie nieograniczone rozbudowywanie zamówienia - można np. stworzyć jedno zamówienie dla danego dostawcy w obrębie roku finansowego i dodawać kolejne publikacje na bieżąco - w miarę ich otrzymywania. Ponieważ poszczególne jednostki zostaną dodane w różnym czasie, siłą rzeczy muszą znajdować się na różnym etapie procesu decyzyjnego.

Takie rozwiązanie było nieco zaskakujące dla przedstawiciela firmy VTLS, z którym testujący korespondowali, próbując rozwiązać kolejne problemy. Propozycją tegoż była rejestracja wpływów niebędących zakupami nie w module Gromadzenia, ale Katalogowania. Jednakże, już choćby ze względu na oczywistą niemożność wprowadzenia druków uznanych za zbędne do inwentarza, akceptacja tego rozwiązania była nie do przyjęcia. Poza tym co najmniej niewygodne byłoby rozbicie danych ewidencyjnych na dwa moduły bazy Virtua.

Dopiero po przyjęciu materiałów na stan biblioteki możliwe jest stworzenie FAKTURY i w jej obrębie nadanie numeru akcesji [il. C]. Ponieważ znaczna część, przynajmniej ilościowo, naszego wpływu pochodzi z egzemplarza obowiązkowego, wymiany i darów, tworzenie w tym przypadku faktury jest czynnością nie tylko zbędną, ale i absurdalną, a byłoby to konieczne. Podobnie zbędne byłoby w tym przypadku tworzenie POTWIERDZENIA ZAPŁATY.

faktura

Il. C. Formularz faktury + wpisywanie podatków.

System księgowania finansów, nawet tych realnych, okazał się przy tym mocno niewydolny. Rozbijanie kwoty na poszczególne fundusze (np. budżet i dotację instytutu) odbywał się na zasadzie procentowej, nie kwotowej, i uzyskanie w tej sytuacji 100% zgodności ze stanem faktycznym byłoby trudne, o ile nie niemożliwe do uzyskania.

Podobnym brakiem okazały się noty uznaniowe. Nota uznaniowa nie jest powiązana z konkretnym dostawcą czy wręcz konkretnym zamówieniem lub jego częścią, ale z kontem, na którym fundusze pojawiały się jak deus ex machina, niewidoczne w strukturze przepływu funduszy.

Część wymienionych niedogodności udało się ominąć. Wymagało to jednak - czego dobrym przykładem jest podwójne drzewo funduszy - (przez testujących bez eufemizmów nazywane funduszami realnymi i fikcyjnymi) stosowania różnego rodzaju rozwiązań prowizorycznych, mało ekonomicznych i nieeleganckich.

Baza alternatywna

Dlatego też koniecznym wydało się stworzenie rozwiązania alternatywnego. Zakup już istniejących baz nie wchodził w rachubę z finansowych powodów, postanowiono więc stworzyć bazę ewidencyjną własnymi siłami. Jej twórcami są Marcin Jaworski (Oddział Informacji naukowej - strona informatyczna) oraz pracownicy Oddziału Gromadzenia - Paweł Korobczak i Paweł Domino (strona bibliotekarska). Niestety, podstawową wadą takiego rozwiązania jest fakt, że baza w ten sposób stworzona nie jest częścią systemu zintegrowanego, którym jest Virtua i w tej sytuacji stanowi odrębną całość.

Zaletę stanowi za to fakt integracji danych całego Działu Gromadzenia, w chwili obecnej dysponującego co najmniej czterema kartotekami monografii oraz kilkoma kartotekami czasopism, odrębnymi dla każdej sekcji. Ponadto wartość zaplanowanej bazy nie ograniczała się tylko do udoskonalenia kartotek, ale też do scalenia innej dokumentacji ważnej dla procesu ewidencji: rejestrów przybytków, dowodów wpływów, dowodów dystrybucji otrzymanych materiałów.

Przy tworzeniu bazy wykorzystano programy MySQL, PHP oraz arkusze stylów CSS. Praca w jej obrębie odbywa się na internetowych formularzach HTML - a adres strony głównej został tak zaprojektowany, aby nie był możliwy do wyszukania za pomocą wyszukiwarki internetowej.

Wejście do bazy wymaga logowania się przez hasła nadawane przez administratora systemu. W zależności od hasła możliwe są cztery tryby dostępu:

  • administratora, tworzącego hasła i mającego możliwość usuwania rekordów;
  • pracownika Gromadzenia - z pełnymi uprawnieniami do tworzenia i modyfikacji danych oraz pracy z modułem Przekazywania i Udostępniania (poszczególne moduły bardziej szczegółowo zostaną omówione w dalszej części);
  • pracownika Opracowania, mogącego dokonać potwierdzenia przyjęcia dokumentów z Gromadzenia;
  • gościa, mającego prawo korzystania z indeksów i wyszukiwarki.

W przypadku trybu 2 i 3 hasła zostały spersonalizowane, zaś w trybie 4 hasło jest wspólne dla wszystkich korzystających w tym trybie użytkowników.

Moduły bazy

Podstawowym składnikiem Bazy Gromadzenia jest formularz wpisywania i modyfikacji danych [il. 1].

wpisywanie

Il. 1. Wpisywanie.

Jego głównym założeniem jest możliwość rejestracji dowolnego typu dokumentu (dla typów, których twórcy nie przewidzieli lub pojawiają się zbyt rzadko, by je wyróżniać, przygotowano opcję "inne") oraz nadmiarowość danych. Jedynym polem obowiązkowym jest tytuł, w kilku innych zastosowano konieczność dokonania wyboru z listy (np.: typ dokumentu, proweniencja, lokalizacja). Pozostałe (3 autorów, numer wydania, miejsce wydania, wydawca, data wydania, nazwa serii i numer w jej obrębie, ISBN, ISSN, sygnatura, zasób czasopisma, dostawca, numer faktury, uwagi) są opcjonalne - wypełniane w chwili wystąpienia danej wartości - jeśli istnieje taka potrzeba.

Dla wydawców i dostawców przewidziano dodatkowe wyszukiwarki z opcją automatycznego przerzucania wyszukanej nazwy do stosownego pola. Dzięki tej opcji indeks wydawców i dostawców został znacznie ograniczony poprzez mechanizm ujednolicenia stosowanych nazw. Dla wygody pracujących w bazie przewidziano też opcję wyszukiwania przez numer ID rekordu (stanowiący część numeru akcesji) [il. 1A].

wyszukiwanie ID

Il. 1A. Wyszukiwanie przez ID.

Na wprowadzonych w ten sposób danych opiera się sześć modułów dodatkowych:

  • przeglądanie (indeksy - autorski, tytułowy, serii, wydawców, dostawców) [il. 2];
  • indeksy

    Il. 2. Indeksy.


  • wyszukiwarka, której możliwości obejmują większość pól znaczących (w tym np.: akcesji, daty wydania, typu dokumentu) i ich kombinacje (np.: wszystkie rękopisy pochodzące z darów); wyszukuje ona wprowadzony zestaw znaków w obrębie całego wybranego pola [il. 3];
  • wyszukiwarka

    Il. 3. Wyszukiwarka.


  • przekazywanie - wyszukanie poszczególnych numerów akcesji (lub ich grup) oraz potwierdzenie ich przyjęcia przez pracownika Działu Opracowania skutkuje umieszczeniem w historii rekordu potwierdzenia faktu przekazania, któremu towarzyszy siglum osoby przyjmującej oraz data [il. 4A]; de facto system ten stanowi pewien ekwiwalent podpisu elektronicznego i umożliwia rezygnację z kolejnej partii dokumentacji tradycyjnej [il. 4];
  • e-podpis

    Il. 4A. "Podpis elektroniczny".


    przekazywanie

    Il. 4. Przekazywanie.


  • udostępnianie - moduł zapewnia możliwość udokumentowania udostępnienia dowolnej liczby jednostek (poprzez wpisanie ich numerów ID oraz nazwiska osoby wypożyczającej). Informacja o fakcie udostępnienia uwidacznia się w historii rekordu i jest tam obecna aż do chwili zwrotu. Tę procedurę przewidziano dla przypadków, kiedy zarejestrowana publikacja okaże się potrzebna użytkownikowi lub pracownikowi biblioteki jeszcze zanim zostanie przekazana do dalszej obróbki, czyli do opracowania formalnego i rzeczowego. Ponieważ baza czyni dane o nowych nabytkach znacznie łatwiej dostępnymi, prawdopodobnie ilość tego typu udostępnień - w chwili obecnej sporadycznych - wyraźnie się zwiększy [il. 5];
  • udostępnianie

    Il. 5. Udostępnianie.


  • raporty / statystyki - pozwalają uzyskać informacje o ilości i wartości zarejestrowanych w dowolnym przedziale czasowym dokumentów, zarówno łącznie, jak i w rozbiciu na poszczególne typu, źródła wpływu oraz ostateczne ich skierowanie [il. 6]; przewidziano także opcję statystyk dla dostawców przekazujących dary lub materiały w ramach wymiany;
  • statystyki

    Il. 6. Statystyki.


  • kartoteka czasopism - możliwości wyszukiwania ograniczają się do tytułu czasopisma i jego sygnatury, ale wynik wyszukiwania stanowi połączenie tradycyjnej kartoteki rejestracyjnej ze zbiorczym zasobem stosowanym w Virtui. Po wprowadzeniu pytania otrzymujemy jako rezultat wszystkie rekordy, w których tytule dana wartość się znajduje, uszeregowane w kolejności ich wpisywania do bazy (według kolejności numeru ID), przy czym wyświetlany zapis obejmuje oprócz tytułu także: akcesję, informację o częstotliwości, cenę, a przede wszystkim sygnaturę i zasób dla danego rocznika, ewentualnie informację o numerach zeszytów w jego obrębie [il. 7]. Dane o zasobie (a także cenie) ulegają też dodatkowo skumulowaniu i tu poszczególne roczniki układają się w porządku alfanumerycznym, a nie według kolejności wpisywania, dając informację o realnym, uporządkowanym zasobie dla danego tytułu lub sygnatury [il. 7A].
  • wyszukiwanie

    Il. 7. Kartoteka czasopism - wyszukiwanie


    zasób

    Il. 7A. Kartoteka czasopism - zasób.

Uproszczenie pracy przy czasopismach stanowi największy bodaj atut tej bazy. Wprowadzenie jakiegoś tytułu i zapisanie możliwie pełnych danych procentuje już przy jego kolejnym pojawieniu się, niezależnie od tego, czy będzie to kolejny rocznik, czy też tylko zeszyt do zarejestrowania w obrębie już wpisanego rocznika.

Korzystając z opcji nadpisywania na bazie już istniejącego rekordu, jedyną czynnością do wykonania jest modyfikacja danych, np. zasobu czy ceny. Natomiast informacje niezmienne (np. nazwa dostawcy z jego danymi adresowymi) przejąć możemy w już zapisanej formie. Oczywiście praca w takim trybie wymaga równie dużej czujności, jak wpisywanie od zera, ze względu na możliwość wystąpienia błędu.

Podobny mechanizm uproszczenia pracy wykorzystać można również przy ewidencji kolejnych tomów wydawnictwa wielotomowego, serii czy przy następnych egzemplarzach tego samego wydawnictwa.

Oczywiście podobnie, jak przy tworzeniu każdej bazy danych, pierwszy etap działalności szczególnie tworzenia bazy czasopism znacznie spowalnia dotychczasowe tempo pracy, jednakże późniejsze ułatwienia wynagradzają ten wysiłek.

Istotną korzyścią jest także możliwość rejestracji gospodarki drukami zbędnymi. W chwili obecnej dla tej kategorii przewidziano tylko zbiorczo lokalizację "Zbędne". Teoretycznie jest jednak możliwe wprowadzenie listy wszystkich instytucji przyjmujących materiały od Biblioteki Uniwersyteckiej i co za tym idzie dokładne statystyki dla każdej instytucji przyjmującej z osobna.

Ponadto w ten sposób skonstruowana baza przyspiesza przepływ informacji nie tylko w obrębie samego Oddziału Gromadzenia, ale także - dzięki umieszczeniu jej na stronach internetowych - stanowić może informację dla pozostałych działów Biblioteki, w szczególności informacji naukowej, informacji katalogowej, czytelni i wypożyczalni.

Jak już wspomniano, baza została tak zaprojektowana, że nie jest ona możliwa do znalezienia za pomocą wyszukiwarek internetowych, ponieważ intencją twórców nie było jej bezpośrednie, publiczne udostępnianie. Przyczyna takiego postępowania leży chociażby w tym, że pewna część danych, np. dane adresowe dostawców (w przypadku darów często osób fizycznych) czy całą zawartość księgowo-finansową - bez szczególnej przesady - można określić jako tajemnicę handlową biblioteki.

Moduł Gromadzenia systemu Virtua, już na etapie podstawowych założeń, w sposób tak znaczący odbiegał od realiów, z którymi mamy do czynienia tu i teraz, że koniecznym było zarzucenie jego wdrażania w Bibliotece Uniwersyteckiej i stworzenie rozwiązania alternatywnego.

Powstała w ten sposób Baza Gromadzenia nie jest, co stanowi prawdopodobnie jej największą wadę, sprzężona z obowiązującym w bibliotece systemem zintegrowanym Virtua. Niemniej jednak jej zalety, polegające choćby na wyeliminowaniu większości wewnątrzoddziałowej dokumentacji papierowej, co nie byłoby możliwe przy stosowaniu Virtui, pozwalają zapomnieć o tej niedogodności.

Mimo że początkowo miała to być stosunkowo prosta baza ewidencyjna, niektóre jej funkcje stopniem zaawansowania przewyższyły już bazę Virtua, unikając przy tym jej głównych niedogodności. Nie do przecenienia jest również szybki, praktycznie dostępny na e-mail lub telefon "serwis" czy możliwość wprowadzenia niemal natychmiastowych zmian.

Twórcy bazy planują jej rozbudowę o moduł kartoteki dostawców, jako że obecnie przyjęte rozwiązanie polegające na wpisywaniu danych w polu uwag wydaje się mało efektywne. Pewne zmiany byłyby również pożądane w module przekazywania. Rodzaj planowanych zmian dowodzi, że baza jako taka przyjęła się w Oddziale i dalsze jej udoskonalenia mają za zadanie głównie poprawę ergonomii pracy.

 Początek strony



Baza rejestracyjna oddziału gromadzenia BUWr / Paweł Domino// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 4/2005 (65) kwiecień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2005. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2005/65/domino.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187