EBIB 
Nr 6/2001 (24).  Zabezpieczenie i ochrona zbiorów. Artykuł
Poprzedni artykuł Następny artykuł     

 


 
Rozmiar: 45 bajtów

Wiesława Bober,
Elżbieta Kałuża
Biblioteka Główna
Politechniki Rzeszowskiej

Nietechniczne środki zabezpieczenia zbiorów

Rozmiar: 45 bajtów

Dewastacje księgozbiorów towarzyszą bibliotekom od zarania ich istnienia. Zarówno kradzieże jak i niszczenie, do unicestwienia włącznie zdarzały się zawsze. Przykłady można przytaczać w nieskończoność: od Biblioteki Aleksandryjskiej, po współczesne działania afgańskich Talibów. Równie długa jest historia przeciwdziałania wandalizmowi i zawłaszczeniom. Generalnie ochrona zasobów bibliotecznych może być realizowana poprzez zabezpieczenia techniczne oraz regulacje organizacyjno-prawne. Do pierwszej grupy zaliczamy urządzenia chroniące przed kradzieżą: od łańcuchów łączących pulpit z oprawą księgi do współczesnych systemów elektronicznych oraz wszelkie środki i metody służące zapobieganiu zużywania się książki. Są to oprawy introligatorskie, magazyny wyposażone w regulatory temperatury, wilgotności, oświetlenia i czujniki przeciwpożarowe. Do zabezpieczeń organizacyjno-prawnych należą akty prawne ustanowione przez urzędy centralne, przepisy i zarządzenia jednostek zwierzchnich biblioteki oraz regulaminy i inne ustalenia opracowane przez same biblioteki i obowiązujące na ich terenie.

Sposób zabezpieczania księgozbioru dyktują przede wszystkim warunki lokalowe biblioteki i wynikające z nich formy udostępniania księgozbioru. Innych zabezpieczeń wymagać będzie wolny dostęp do półek, innych natomiast udostępnianie tradycyjne. Biblioteka Politechniki Rzeszowskiej mieści się w budynku wyjątkowo nie przystosowanym do działalności bibliotecznej. Jesteśmy jednym z użytkowników 8 kondygnacyjnego biurowca. Magazyny biblioteczne rozmieszczone są na 7 piętrach. Są to pomieszczenia o różnej wielkości i z różnym pierwotnym przeznaczeniem (sale wykładowe, laboratoria, gabinety pracowników naukowych). Jedynym środkiem transportu wewnętrznego jest ogólnodostępna winda osobowa, na którą ze względu na odbywające się w budynku zajęcia dydaktyczne czeka się bardzo długo. Taka sytuacja lokalowa uniemożliwia wprowadzenie wolnego dostępu do półek na większą skalę, toteż udostępnianie odbywa się w sposób tradycyjny. Dlatego też, poza czujnikami p/poż znajdującymi się we wszystkich pomieszczeniach, tak naprawdę z zabezpieczeń technicznych stosujemy jedynie oprawę introligatorską zbiorów.

Przystępując do komputeryzacji biblioteki na początku lat 90-tych stanęliśmy wobec konieczności zabezpieczenia sprzętu. W momencie udostępnienia pierwszego komputera czytelnikom byliśmy jedyną jednostką uczelni wystawiającą sprzęt w ogólnie dostępnym miejscu - sali katalogowej czynnej cały dzień bez dozoru bibliotekarza. Należało to w owych czasach do rzadkości, dlatego też zdecydowaliśmy się na zabudowanie komputera tak, aby dostęp był tylko do klawiatury i monitora. W ten sposób udostępniliśmy czytelnikom pierwsze cztery komputery. Aktualnie komputery stały się tak powszechne, że nie stosujemy już specjalnych zabezpieczeń, a stare obudowy wykorzystujemy do ochrony sprzętu najnowszego.

Z tego względu prawie wszystkie działania mające na celu ochronę zbiorów dotyczą sfery organizacyjno-prawnej naszej działalności. Podstawą prawną w relacji biblioteka - czytelnik jest regulamin udostępniania zbiorów. W naszej bibliotece obowiązują dwie podstawowe grupy tych przepisów. Są to regulaminy czytelń i regulamin wypożyczalni. W regulaminach oprócz podstawowych, stabilnych zasad znajdują odbicie sukcesywnie wprowadzane w bibliotece zmiany. Stąd konieczność częstych aktualizacji, odnoszących się do nowej rzeczywistości.

Pierwszym większym przedsięwzięciem mającym na celu ochronę zbiorów było usunięcie zapisu regulaminowego dopuszczającego istnienie tzw. "czytelnika zbiorowego". Punkt ten stwarzał możliwości wypożyczania książek "na zakład/katedrę", de facto bez możliwości egzekwowania zwrotu. Gdy w połowie lat osiemdziesiątych zajęliśmy się tą sprawą, okazało się, iż tak naprawdę nikt nie odpowiadał za wypożyczone książki, które traktowane były na zasadzie wyposażenia jednostek. W ciągu 20 lat istnienia uczelni nastąpiło wiele zmian osobowych i organizacyjnych. Nie pozostało to bez wpływu na rozproszenie wypożyczonych książek lub ich zaginięcie. Uznaliśmy, że dalsza akceptacja tego stanu rzeczy nie ma sensu. Oczywiście nie poprzestaliśmy na zmianie zapisu, przeprowadziliśmy całą akcję rewindykacyjną z wizytami w zakładach włącznie. Niestety zdołaliśmy odzyskać tylko niecałe 70% wypożyczeń. Braki zostały ubytkowane. Od tej pory istnieje w naszej bibliotece wyłącznie konto osobowe.

10 lat temu zmuszeni byliśmy zlikwidować kolejną kategorię użytkowników wypożyczalni, figurującą w regulaminie pod nazwą "inni". Była to przeważnie kadra inżynieryjno-techniczna rzeszowskich przedsiębiorstw, korzystająca z naszego księgozbioru za poręczeniem macierzystego zakładu pracy. Okazało się niestety, że poręczenia były fikcją. Działy kadr w obliczu masowo występujących w owym czasie zwolnień pracowniczych nie umieszczały naszej biblioteki na kartach obiegowych. Cały wysiłek egzekucji zwrotu wypożyczonych książek spadł na zespół wypożyczalni. Efekty naszej działalności na tym polu były mizerne. Właściwie do dyspozycji mieliśmy jedynie kolejne edycje upomnień, z których ostatnie podpisywane przez radcę prawnego uczelni informowało dłużnika o możliwości skierowania sprawy do sądu. Sprawy nigdy nikomu nie wytoczono, bowiem koszty sądowe wielokrotnie przekraczały cenę przetrzymywanej przez czytelnika książki. W tej sytuacji zdecydowaliśmy się na zlikwidowanie zapisów czytelników za poręczeniem zakładów pracy. Żeby jednak nie pozbawiać całkowicie możliwości korzystania ze zbiorów, zwłaszcza osób spoza Rzeszowa, stosujemy wypożyczenia pod zastaw dowodu osobistego. Zdajemy sobie sprawę, że nie jest to poprawne rozwiązanie, dlatego nie znajduje ono odbicia w regulaminie.

Jak w każdej bibliotece akademickiej najliczniejszą kategorią czytelników są studenci własnej uczelni. Jest to grupa, od której najprościej wyegzekwować zaległości. Narzędzi istnieje kilka. Najważniejszym jest wizowanie indeksów (tj. stwierdzenie braku zaległości) niezbędne do zaliczenia każdego semestru. Przynajmniej teoretycznie. Wszystko bowiem zależy od rzetelności pań pracujących w dziekanatach. Generalnie rzecz biorąc jest to dobry sposób, mimo iż dość uciążliwy, a czasem stresujący. Nagminnie spotykamy się z prośbami lub wręcz żądaniami o pieczątkę w zamian za obietnicę uregulowania zaległości dnia następnego. Przekonaliśmy się również, że treść stempli przybijanych w indeksach musi być jednoznaczna. Przez wiele lat zarówno karty obiegowe, jak i indeksy stemplowaliśmy wspólną pieczątką "książki zwrócono". Nie przypuszczaliśmy, że podstemplowany tą pieczątką indeks będzie zdaniem czytelniczki dowodem na zwrot książek. Studentka po otrzymaniu upomnienia zgłosiła się do biblioteki z indeksem i okazując pieczątkę stwierdziła, że zgodnie z treścią stempla książki zwróciła. Ten jednostkowy przypadek zmusił nas do stosowania przy wizowaniach semestralnych nowej pieczątki z napisem "brak zaległości".

W zdyscyplinowaniu studentów bardzo nam pomógł wprowadzony 4 lata temu komputerowy moduł obsługi wypożyczalni. Żelazną zasadą jest nie dopuścić do precedensu, a więc:

  • żadnych wypożyczeń bez karty bibliotecznej
  • prolongaty tylko z autopsji
  • tylko 1 egz. każdego tytułu na koncie
  • bezwzględne przestrzeganie blokad

Znacznie więcej problemów przysparzają nam studenci innych uczelni. Na podstawie podpisanego przez dyrektorów bibliotek rzeszowskich państwowych szkół wyższych porozumienia mogą oni korzystać z naszej wypożyczalni. Aby wykluczyć wysyłanie z kartą obiegową wszystkich studentów zdecydowano się na rozwiązanie prostsze. Osoby zapisujące się do biblioteki każdej uczelni otrzymują pieczątkę w indeksie informującą o fakcie korzystania z danej biblioteki. Problem tkwi w tym, że porozumienie podpisały biblioteki, a rozliczają studentów dziekanaty. Tak więc jedne dziekanaty przysyłają całe roczniki bez względu na pieczątki, a inne nie przysyłają nikogo. Mimo wielu interwencji sytuacja nadal pozostaje bez zmian.

Inny problem stanowi nasilające się ostatnio zjawisko gubienia książek. Przeciwdziałamy mu najskuteczniejszą metodą - wysokimi karami pieniężnymi. Wśród pozycji zgłaszanych jako zaginione jest wiele tytułów nie wznawianych od dawna a dalej bardzo chodliwych. Tylko bardzo wysokie rekompensaty finansowe odwodzą przedsiębiorczych czytelników od mistyfikacji. Do rzadkości nie należą przypadki, gdy na żądanie uiszczenia kary przewyższającej wielokrotnie cenę, książka rzekomo zaginiona cudownie się odnajduje. Alternatywą kary jest zwrot identycznej książki lub jej nowszej edycji. Ten fragment regulaminu z kolei bardzo mobilizuje czytelników, którym książki rzeczywiście zaginęły do intensywnych poszukiwań antykwarycznych.

Osobnym rozdziałem naszej pracy są wypożyczenia dla pracowników. I tutaj, o ironio, nie jesteśmy w stanie niczego chronić. Przez cały czas trwania wypożyczeń na tradycyjne rewersy, mimo ustaleń regulaminu, w przekonaniu większości obowiązkiem biblioteki było książki pracownikowi wypożyczyć. Obowiązek zwrotu już taki oczywisty nie był. Są wśród czytelników tacy, którzy przez przeszło 30 lat nie zareagowali na żadne z działań biblioteki mające na celu doprowadzenie do zwrotu wypożyczonych pozycji. Dowodem tej niesubordynacji są rewersy z początku lat sześćdziesiątych. Większość z pracowników ignoruje monity biblioteki, niektórzy się obrażają. Mieliśmy też przypadek odesłania przez znanego profesora upomnienia przekreślonego na czerwono z adnotacją: "Proszę mi nie przysyłać więcej tego typu pism".

Bezsilność wobec wieloletnich zadłużeń skłoniła nas do wystąpienia do władz uczelni z prośbą o pomoc. Efektem było pismo okólne Rektora w sprawie zwrotu zaległych wypożyczeń. W ramach prac przygotowawczych do retrokonwersji, książki były niezbędne do oklejenia nalepkami z kodem paskowym. Mimo obietnicy ponownego wypożyczenia po oklejeniu, sprawę poważnie potraktowało jedynie kilka osób. Następna akcja rewindykacyjna została zorganizowana w 1996 r. przed planowanym wprowadzeniem automatyzacji wypożyczalni. Rektor, po zapoznaniu się z wagą problemu, stworzył pracownikom możliwość zawnioskowania o ubytkowanie książek zdezaktualizowanych, zniszczonych i zagubionych. Reakcja była żadna - nikt nie skorzystał z możliwości uporządkowania swojego konta. Przystępowaliśmy więc do przenoszenia kartoteki rewersowej do bazy komputerowej ze świadomością, iż wiele wprowadzanych książek już od dawna nie istnieje lub nie przedstawia sobą żadnej wartości. Proces tworzenia bazy komplikował dodatkowo fakt, że jednocześnie z retrokonwersją rozpoczęliśmy zakrojoną na wielką skalę selekcję. Byliśmy przekonani, że wprowadzanie do bazy komputerowej egzemplarza tytułu przeznaczonego w całości do ubytkowania jest posunięciem niewłaściwym. Usuwaliśmy więc ze zbiorów egzemplarze zarówno znajdujące się na półce, jak i te, które pozostawały na kontach czytelników od wielu lat. Szybko okazało się, że było to błędem: zaczęto przynosić do prolongaty książki już ubytkowane. Przykładowo: w wyjątkowo niezręcznej sytuacji znaleźliśmy się w przypadku książki "Algol 60" usuniętej w całości ze zbiorów, a - zdaniem pracownika dydaktycznego - niezbędnej do jego dalszej pracy. Od tego momentu przestaliśmy ubytkować książki wypożyczone. Nie wprowadzaliśmy ich jednak na konto komputerowe czytelnika, pozostawiając jedynie rewers papierowy. Było to również założenie niewłaściwe, albowiem program pokazywał te pozycje jako dostępne. Nie było innego wyjścia, jak przeniesienie do bazy komputerowej całego konta rewersowego czytelnika mimo świadomości, że książka jest nieaktualna lub nie istnieje fizycznie.

Tak jak i w przypadku studentów, postanowiliśmy założenia programu wykorzystać maksymalnie do zdyscyplinowania pracowników. Oczywiście cały regulamin był wcześniej dyskutowany na Radzie Bibliotecznej i przegłosowany jednomyślnie. Niemniej, gdy w pół roku po uruchomieniu systemu zablokowane zostały prawie wszystkie konta, pracownicy wypożyczalni narażeni byli na wysłuchiwanie impertynencji obrażonych dłużników. Szczególnie kontrowersyjnym punktem regulaminu był wymóg prolongaty z autopsji. Najbardziej protestowała grupa samodzielnych pracowników naukowych. Naciski były tak silne, że zmuszeni zostaliśmy do wprowadzenia odrębnej kategorii czytelniczej "profesor", wobec której stosuje się regulamin w bardzo złagodzonej formie. Tak więc dalej nie jesteśmy w stanie rozliczyć wypożyczeń sprzed 20 - 30 lat. Na szczęście znacznie bardziej subordynowanymi czytelnikami są młodsi pracownicy naukowi, zwłaszcza ci, którzy zaczęli korzystać już z biblioteki skomputeryzowanej.

Paradoksalnie, "Kodeks pracy" czyli dokument, który powinien wykluczać wszelkie nieprawidłowości w relacji pracownik - zakład pracy, umożliwia odejście pracownika z firmy bez konieczności rozliczenia się z jej agendami. Jeżeli nawet interpretacja naszego Działu ds. Osobowych jest błędna, taka zasada w Politechnice Rzeszowskiej istnieje i musimy się do niej zastosować. Odnosimy wrażenie, iż karta obiegowa stała się dokumentem towarzyskim, a zbierający stemple poszczególnych jednostek pracownik czyni to grzecznościowo. Bez względu bowiem na okoliczności zakład pracy odchodzącemu pracownikowi świadectwo pracy wydać musi. Z przykrością stwierdzamy, że ostatnimi czasy odeszło wiele osób nie rozliczając się z biblioteką. Nasze środki zaradcze są dość mizerne: upomnienia do osób, które zignorowały bibliotekę odchodząc z pracy. Nie zmienia to faktu, że jeżeli czytelnik książek zwrócić nie zechce, to nie zwróci, a świadectwo pracy i tak otrzyma. Jak wspominałyśmy jeszcze nigdy sprawa nie została skierowana do sądu. Nie możemy oprzeć się refleksji, że bardzo trudno jest chronić zasoby, jeżeli przepis nadrzędny stanowi inaczej.

Nominalnie korzystanie z księgozbioru czytelni winno być ograniczone do udostępniania prezencyjnego. W praktyce niewystarczająca dla wszystkich chętnych liczba egzemplarzy, zwłaszcza podręczników, jest powodem praktykowania tzw. wypożyczeń jednonocnych. Funkcjonowały one w naszych czytelniach od początku ich istnienia uzupełniając niedobory literaturowe. Obie strony podporządkowane były określonemu trybowi postępowania: bibliotekarze nie wypożyczali książek przed godziną ustaloną w regulaminie, czytelnicy zwracali je natychmiast po otwarciu czytelni. Niechlubne wyjątki zdarzały się na tyle rzadko, by nie dezorganizować pracy czytelni. Sytuacja zaczęła się zmieniać na niekorzyść w pierwszej połowie ubiegłego dziesięciolecia, kiedy to gwałtownie zwiększono nabór studentów. Dysproporcja między potrzebami czytelników a możliwościami ich zabezpieczenia przez bibliotekę z roku na rok zwiększała się, powodując gwałtowny wzrost frekwencji w czytelniach. To z kolei odbiło się negatywnie na subordynacji czytelniczej: książki nie były zwracane w terminie, często przetrzymywane przez kilka dni. Narastały pretensje użytkowników, którzy chcieli skorzystać na sali z nie zwróconych w terminie pozycji. W tej sytuacji zdecydowaliśmy się zlikwidować wypożyczenia jednonocne. Niestety nie zdołaliśmy całkowicie wyeliminować udostępniania poza teren czytelni. Wiąże się to ściśle z nagminnym kopiowaniem zbiorów. Powszechność usług kserograficznych stała się przyczyną co najmniej trzech negatywnych zjawisk: po pierwsze - dość duża grupa czytelników przychodzi do czytelni nie po to, aby w niej pracować, ale aby wypożyczyć potrzebny dokument na ksero, po drugie - sam proces wykonywania odbitki oddziaływuje szkodliwie na grzbiet książki, po trzecie - mamy tu do czynienia z łamaniem prawa autorskiego, do czego ewidentnie przykładamy rękę. W sferze ochrony księgozbioru zjawisko zaczyna być niebezpieczne ze względu na swoją masowość. Zarówno mechaniczne jak i termiczne oddziaływanie na papier gwałtownie przyśpiesza proces degradacji. Zdarzają się też przypadki niszczenia opraw introligatorskich utrudniających wykonanie odbitki. Z kolei reżimowy zakaz wykonywania odbitek może doprowadzić do zniszczeń w tradycyjnej formie: poprzez wydzieranie kart lub wycinanie żyletką tablic. Właściwie jedyna forma przeciwdziałania to niechętna zgoda, czyli zapis w regulaminach czytelni ściśle określający liczbę pozycji, które mogą być udostępniane jednorazowo na ksero oraz godziny tych udostępnień.

Mimo, iż regulaminy udostępniania nie eliminują wszystkich problemów, konieczność przestrzegania ich w wątpliwość podają tylko nieliczni. Już 40 lat temu Kazimierz Ewicz, jeden z autorów poradnika "Organizacja i administracja biblioteki" zwrócił uwagę, że "regulamin obowiązuje w równym stopniu czytelnika i bibliotekarza. Sumienne przestrzegania przepisów regulaminu przez bibliotekarza w każdym wypadku i wobec każdego czytelnika wzbudza zaufanie i przyczynia się do wzrostu autorytetu bibliotekarza, niezmiernie ułatwiającego mu pracę". Wyrażając ten nieco idealistyczny pogląd miał autor niewątpliwą słuszność w jednym: jeżeli nie chcemy mieć bałaganu w bibliotece, regulamin musi obowiązywać obie strony.

Poza księgozbiorem i sprzętem, podobnie jak wszystkie biblioteki, szczególną troską otaczamy bazę danych, tym bardziej, że od kilku lat nie prowadzimy jej wersji papierowej. Po wdrożeniu wszystkich modułów automatyzacji drogi książki zamknęliśmy katalogi kartkowe. Nigdy też nie stosowaliśmy jednocześnie rewersów i wypożyczenia komputerowego.

Do ochrony bazy danych stosujemy zabezpieczenia:

  • 2 dyski w serwerze pracujące w mirroringu
  • kopie dzienne - dyskietki przechowywane w pomieszczeniu innym niż serwer
  • kopie tygodniowe - dyskietki przechowywane poza budynkiem biblioteki
  • kopie cogodzinne wykonywane na dysku lokalnym w wypożyczalni
  • kontrola dostępu do danych na poziomie użytkowników i stanowisk komputerowych
  • drukowanie na nośniku papierowym każdej operacji dokonanej w wypożyczalni

Szczęśliwie nie doświadczyliśmy nigdy włamania do systemu bibliotecznego. Stosujemy wiele organizacyjnych form zabezpieczenia. Wszystkie komputery przeznaczone dla czytelników mają zablokowaną klawiaturę tak, aby uniemożliwić ingerencję w system. Dyżurny bibliotekarz w momencie wyjścia do magazynu ma obowiązek wsunąć klawiaturę pod ladę, aby oczekujący na książkę (i często nudzący się) student nie miał do niej dostępu. Kolejne rozwiązanie organizacyjne spowodowane było przekłamaniami czytników kodów kreskowych. Przystępując do automatyzacji pracy wypożyczalni uznaliśmy, że nie ma potrzeby sprawdzania każdej operacji po czytniku - tak jak nie sprawdzamy poprawności kalkulatora. Okazało się, że nie mamy racji. Zorientowaliśmy się, że sporadycznie ale takie sytuacje się zdarzały. Dobrze, jeżeli czytnik przeczytał kod książki, której nie ma w bibliotece lub jest wypożyczona - to o tym fakcie informował. Natomiast jeżeli przypadkowo odczytał kod książki aktualnie dostępnej - to ją pożyczył. Efekt był taki, że czytelnik dostał do ręki inną książkę - bez jakiegokolwiek śladu pożyczenia - a inną na konto. W tej sytuacji wysłaliśmy czytniki do naprawy. Otrzymaliśmy odpowiedź, że każdy czytnik ma pewną tolerancję błędów i należy sprawdzać każdą operację, gdyż za błędy odpowiada nie sprzęt lecz człowiek. Zastosowaliśmy się do tego zalecenia, jakkolwiek bez przekonania, ale dla dobra naszego księgozbioru.

Nie sądzimy, aby nasze doświadczenia różniły się diametralnie od doświadczeń innych bibliotek akademickich. Od zawsze stoimy wobec dylematu: chronić czy udostępniać? Zdajemy sobie sprawę, że całkowita ochrona zasobu jest niemożliwa. Żaden bowiem regulamin, żadne rozwiązanie organizacyjne ani żadne zastosowanie najnowszych technologii nie wyeliminuje całkowicie dewastacji zbiorów. Ale wiemy również, że gdyby nie postawa bibliotekarzy i zaangażowane środki techniczne jej skutki byłyby znacznie bardziej dotkliwe.

Rozmiar: 45 bajtów
Rozmiar: 45 bajtów   Rozmiar: 45 bajtów

EBIB 6/2001 (24), Zabezpieczenie i ochrona zbiorów.
    W. Bober, E. Kałuża, Nietechniczne środki zabezpieczenia zbiorów:   www.ebib.pl/2001/24/artykul.html