Anna SADOCH
Biblioteka Sejmowa

Elektroniczne materiały biblioteczne w procesie kształtowania zasobów Biblioteki Sejmowej

Proces kształtowania zasobów Biblioteki Sejmowej (BS) opiera się na wypracowanych przez lata regułach, zebranych w postaci wytycznych zatytułowanych "Zasady gromadzenia materiałów bibliotecznych w Bibliotece Sejmowej", ostatnio aktualizowanych w 1999 roku. W dokumencie tym poszczególne grupy materiałów wydzielono przy użyciu dwóch podstawowych kryteriów: kryterium wytwórcy (autora, instytucji sprawczej) oraz kryterium treści. Praktyka ostatnich lat wskazuje, że należy rozważyć włączenie do polityki kształtowania zasobów kolejnego kryterium - postaci fizycznej dokumentu, wskazując, jakie materiały muszą być gromadzone w formie tradycyjnej, a jakie - również lub wyłącznie - w formie elektronicznej. Próba objęcia tym kryterium materiałów gromadzonych przez BS stanowi przedmiot mojego referatu.

Czynniki decydujące o wyborze nośnika dokumentu

Przed podjęciem decyzji dotyczących wyboru nośnika gromadzonych materiałów należało rozważyć zagadnienia takie, jak:

• dostępność dokumentów w postaci tradycyjnej/ elektronicznej,
• cele i zadania biblioteki,
• potrzeby i preferencje użytkowników,
• stan wyposażenia biblioteki w sprzęt komputerowy,
• stan zaplecza magazynowego.

Dostępność dokumentów w postaci elektronicznej ciągle jeszcze jest czynnikiem istotnie zawężającym pole potencjalnego wyboru: nie można gromadzić czegoś, czego nie ma, nie ma zaś przede wszystkim cyfrowych wersji wszystkich ani nawet znaczącej części bieżąco wydawanych książek. Z konieczności trzeba więc ograniczyć przestrzeń analizy do tych obszarów produkcji wydawniczej, w których proporcje tradycji i nowoczesności są lepsze (aczkolwiek również tu nie można mówić o pełnej zamienności): czasopism, wydawnictw organów państwowych i samorządowych, dokumentów publikowanych przez różne organizacje (w tym międzynarodowe). Materiały należące do tych grup stanowią bardzo ważną część zasobów BS, kluczową z punktu widzenia realizacji podstawowych zadań biblioteki: wspierania i dokumentowania procesu legislacyjnego.

Wspieranie procesu legislacyjnego - w rzeczywistości temat na oddzielny artykuł - realizuje się przez różnorakie działania wszystkich jednostek organizacyjnych biblioteki. Stanowi również nadrzędny cel bieżącej pracy Działu Kształtowania Zasobów, podczas której wybór materiałów często bywa rzeczywiście sztuką, opartą na wiedzy i popartą intuicją - szczególnie wówczas, gdy dotyczy literatury zagranicznej^[1] lub polskiej z dziedzin takich, jak: historia, ekonomia, socjologia, psychologia, pedagogika i in. (polską produkcję wydawniczą z zakresu prawa i nauk politycznych staramy się włączać do zbiorów BS w całości). Jeśli pojawia się alternatywa: dokument tradycyjny albo elektroniczny, z reguły wygrywa ten drugi. Często jednak takiego wyboru nie ma (książki) albo być nie może (bazy danych, serwisy internetowe itp.^[2]).

W ramach zadań związanych z dokumentowaniem procesu legislacyjnego BS gromadzi, przechowuje i udostępnia materiały dotyczące prac Sejmu i Senatu (w tym druki i sprawozdania stenograficzne) oraz dokumenty stanowiące źródła prawa na terenie RP i UE (dzienniki urzędowe). Większość wymienionych dokumentów jest dostępna zarówno w postaci tradycyjnej, jak i elektronicznej.

Potrzeby użytkowników, dające się najkrócej podsumować jako chęć dostępu do trafnych i aktualnych informacji w łatwy i szybki sposób, a także preferencje bibliotekarzy, starających się zapewnić możliwie wysoki komfort obsługi, zdają się potwierdzać celowość gromadzenia w BS dokumentów w postaci elektronicznej. Choć jak w każdej bibliotece zdarzają się czytelnicy, którzy wolą formy tradycyjne, to komputery już nikogo nie "straszą", umiejętność ich obsługi jest powszechna, programy użytkowe stają się coraz bardziej przyjazne, korzystanie z nich najczęściej jest czysto intuicyjne i nie wymaga żadnych specjalnych umiejętności, a w przypadku kłopotów zawsze można poprosić o pomoc bibliotekarza.

Często bardzo istotne ograniczenie może stanowić liczba stanowisk komputerowych udostępnianych użytkownikom. Oczywiste jest, że jeśli liczba dokumentów elektronicznych włączanych do zasobów biblioteki będzie się istotnie zwiększać, to sprzęt dotychczas umożliwiający sprawne ("bezkolejkowe") korzystanie z katalogu i nielicznych baz danych nie wystarczy, gdy komputer będzie godzinami wykorzystywany przez jednego użytkownika. Co prawda ceny sprzętu komputerowego stale maleją, ale w wielu bibliotekach, w sytuacji stałych niedoborów budżetowych, wizja czytelni, w której na każdym stoliku stoi komputer, jest ciągle jeszcze bardzo odległa.

Wspólnym dla większości bibliotek problemem jest również brak wolnego miejsca w magazynach - w dalszej lub bliższej perspektywie. Ta bliższa, a czasem nawet bardzo bliska perspektywa w istotny sposób zmusza do intensyfikacji procesu zastępowania dokumentów tradycyjnych ich odpowiednikami elektronicznymi. Biblioteka Sejmowa nie stanowi tu wyjątku.

Grupy dokumentów gromadzonych w BS w postaci tradycyjnej^[3]

• Źródła prawa, takie jak: Dziennik Ustaw wraz z załącznikami, Monitor Polski, Monitor Polski B, dzienniki urzędowe ministrów, urzędów centralnych oraz wojewódzkie dzienniki urzędowe,
• Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej,
• polskie wydawnictwa parlamentarne.

Dzienniki urzędowe organów administracji państwowej wpływają do BS jako egzemplarze obowiązkowe. Zgodnie z Ustawą z dnia 20 lipca 2000 roku o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych^[4] tylko ich oficjalne wydania są uznawane za źródła prawa na terenie RP. Dotychczas wydania te miały postać wyłącznie tradycyjną, a wszystkie (choć często liczne - jak w przypadku Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego) witryny internetowe oferujące cyfrowe wersje dzienników urzędowych można było traktować jedynie jako serwisy wspomagające. Taki stan rzeczy został zmieniony Ustawą z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne^[5], w której na instytucje wydające dzienniki urzędowe nałożono obowiązek prowadzenia ich edycji również w wersji elektronicznej. Trudno w tej chwili ocenić, czy i jak wpłynie to na zasady odnoszące się do bibliotecznych egzemplarzy obowiązkowych, ale jednego można być już pewnym: oficjalne edycje elektroniczne dzienników urzędowych umożliwią wielu bibliotekom i instytucjom ograniczenie ich często wieloegzemplarzowej (i nietaniej!) prenumeraty.

Biblioteka Sejmowa z oczywistych powodów zawsze będzie miejscem, w którym będą dostępne wszystkie polskie wydawnictwa parlamentarne (w tym druki, sprawozdania stenograficzne, regulaminy parlamentarne i spisy posłów, materiały informacyjne, ekspertyzy itd.). W tym wypadku nie ma mowy o programowym ograniczaniu się do gromadzenia wersji elektronicznych (choć, jak już wspomniano, większość wymienionych materiałów wersje takie posiada), chyba że edycje tradycyjne przestaną istnieć w wyniku decyzji ciał odpowiadających za ich wydawanie. Możliwe jest natomiast - jak w przypadku dzienników urzędowych - zmniejszenie liczby egzemplarzy gromadzonych materiałów parlamentarnych.

Grupy dokumentów tradycyjnych zastępowanych w miarę możliwości kopiami elektronicznymi

• Zagraniczne wydawnictwa parlamentarne i urzędowe

Decyzja o zaprzestaniu gromadzenia zagranicznych wydawnictw parlamentarnych i urzędowych w wersji papierowej nie została w BS podjęta. W bliskiej perspektywie wydaje się ona jednak prawdopodobna w odniesieniu do dokumentów wydawanych w wybranych krajach. Obecnie badamy zawartość sieciowych serwisów parlamentarnych (i innych) oraz wprowadzamy do odpowiednich rekordów komputerowego katalogu biblioteki odnośniki (linki) do elektronicznych kopii dokumentów posiadanych przez nas w postaci tradycyjnej. Podstawowym źródłem gromadzenia tej grupy materiałów jest wymiana z instytucjami zagranicznymi. Często nasi partnerzy stawiają nas przed faktem dokonanym, informując o zaprzestaniu dystrybucji dokumentów w wersji tradycyjnej, co jest uzasadniane możliwością internetowego dostępu do ich elektronicznych odpowiedników.

W 2004 roku BS przeprowadziła analogiczną akcję: w warunkach dostępności znacznej liczby polskich materiałów parlamentarnych i urzędowych w Internecie postanowiono ograniczyć rozsyłanie ich w wersji papierowej. Wybrane spośród partnerów współpracujących z BS w zakresie wymiany i darów instytucje poinformowano o możliwości korzystania z dokumentów elektronicznych oraz poproszono je o weryfikację listy materiałów otrzymywanych w postaci tradycyjnej. Prawie jedna trzecia naszych partnerów poprosiła jednak o dalsze dostarczanie im wszystkich lub części dokumentów w wersji papierowej (w tym jednostki z krajów takich, jak Niemcy, Wielka Brytania i USA!). Niemniej, dystrybucję materiałów udało się ograniczyć o ok. 40% egzemplarzy drukowanych i 70% mikrofisz.

• Wydawnictwa organizacji międzynarodowych

Coraz większa część produkcji wydawniczej organizacji międzynarodowych (takich, jak np. Organizacja Narodów Zjednoczonych, Rada Europy, Unia Europejska) jest dostępna w Internecie. Niektóre z tych organizacji (w szczególności ONZ) prowadzą również planową akcję digitalizacji swoich wydawnictw publikowanych w ubiegłych latach. Instytucjom, które posiadając status bibliotek depozytowych tych organizacji, przez lata gromadziły ich publikacje, daje to możliwość przeprowadzenia selekcji posiadanych materiałów.

Po uzyskaniu przez BS statusu elektronicznej biblioteki depozytowej ONZ (wrzesień 2003 roku) zostaliśmy oficjalnie poinformowani o możliwości wyłączenia z naszych zbiorów materiałów, które mają swoje cyfrowe odpowiedniki w udostępnionej nam bazie oficjalnych dokumentów ONZ (Official Documents System). Skorzystaliśmy z tego prawa, usuwając znaczną część gromadzonego od 1946 roku zbioru powielanych materiałów ONZ (tzw. masthead documents) i odzyskując dzięki temu znaczne powierzchnie magazynowe. Okresowo badamy zasięg chronologiczny digitalizacji różnych grup dokumentów ONZ, planując pod tym kątem selekcję zgromadzonego w BS depozytu tej organizacji. Z informacji uzyskanych z ONZ wynika, że w 2006 roku przekazywanie bibliotekom depozytowym materiałów w postaci drukowanej zostanie wstrzymane.

• Czasopisma

W 2004 roku po raz pierwszy udostępniono w wersji elektronicznej wybrane czasopisma prenumerowane przez BS. Zwykle zadanie to biblioteki realizują, przystępując do wybranych konsorcjów i korzystając ze specjalistycznych serwisów sieciowych oferujących setki tytułów, co wiąże się oczywiście ze znacznymi kosztami i jest szczególnie odpowiednie dla dużych jednostek o wielodziedzinowym profilu gromadzenia zbiorów. W BS zastosowano inną metodę: samodzielnie zarejestrowano się w serwisach oferujących poszczególne czasopisma w wersji on-line, uzyskano dostęp do pełnych tekstów artykułów (często przysługujący w ramach opłaty za prenumeratę tradycyjną), ustalono linki do odpowiednich tytułów, wprowadzono je do komputerowego katalogu BS, a także opracowano ich wykaz i umieszczono go na stronach internetowych biblioteki, umożliwiając tym samym dostęp do 49 czasopism elektronicznych (w tym 44 dostępnych z sieci wewnętrznej Kancelarii Sejmu i pięciu wymagających logowania w Informatorium BS).

Większość serwisów udostępniających czasopisma elektroniczne oferuje statystyki ich wykorzystania. Statystyki takie udało się uzyskać dla 40 tytułów. Wynika z nich, że w okresie od maja do końca 2004 roku z pełnych tekstów artykułów, streszczeń i spisów treści korzystano za pośrednictwem komputerów sieci lokalnej BS ok. 1700 razy. Z danych dotyczących 2005 roku wynika, że popularność tej formy udostępniania czasopism w BS stale wzrasta.

Zakładamy, że analiza statystyk wykorzystywania czasopism elektronicznych w dłuższym przedziale czasu pozwoli na wyodrębnienie tytułów, które będą prenumerowane wyłącznie w postaci elektronicznej. Zestaw czasopism elektronicznych dostępnych w BS będzie się stale powiększał, szczególnie jeśli pojawi się możliwość dostępu w ramach organizowanych konsorcjów do mniejszych, dziedzinowo wyodrębnianych grup czasopism. Niewątpliwie jednak w najbliższych latach BS będzie kontynuowała prenumeratę czasopism również w wersji tradycyjnej.

Grupy dokumentów gromadzonych wyłącznie w postaci elektronicznej

Jak wynika z treści zawartych w poprzednich punktach, w planach BS leży ustalenie procedur gromadzenia wyłącznie w postaci elektronicznej publikacji wybranych organizacji międzynarodowych i pozarządowych oraz znacznej części zagranicznych wydawnictw urzędowych i parlamentarnych. Materiały elektroniczne oferowane odpłatnie (w tym licencje) będą oczywiście kupowane, natomiast metoda włączania do zbiorów publicznie i nieodpłatnie udostępnianych dokumentów cyfrowych wymaga zastanowienia. Rysują się tu dwa sposoby postępowania z coraz większą grupą dokumentów o dostępie otwartym (open access). Po pierwsze, materiały takie można opisywać w katalogu bibliotecznym jako dokumenty elektroniczne o dostępie zdalnym, udostępniając użytkownikom linki do ich zawartości. Niebezpieczeństwa związane z takim rozwiązaniem są oczywiste: nie ma gwarancji, że określony dokument zawsze będzie dostępny w sieci oraz że zawsze będzie miał taki sam adres. Okresowe (możliwie częste) sprawdzanie aktualności linków wprowadzanych do katalogów, konieczne, by zmniejszyć prawdopodobieństwo nieprzyjemnych niespodzianek sprawianych użytkownikom, z czasem stanie się zadaniem bardzo pracochłonnym (choć pewnie można mieć nadzieję na upowszechnienie rozwiązań programowych pozwalających na automatyczną kontrolę powiązań). Na razie jednak optymalne z punktu widzenia bibliotek wydawałoby się kopiowanie odpowiednich plików i ich przechowywanie na własnych dyskach sieciowych lub optycznych. W tym wypadku również wiele problemów pozostaje nierozstrzygniętych (m.in. sposoby ewidencjonowania oraz ewentualne ograniczenia wynikające z praw autorskich), a biblioteki - w możliwie krótkim czasie - będą musiały sobie z nimi poradzić.

W wystąpieniu dotyczącym elektronicznych materiałów bibliotecznych w procesie kształtowania zasobów BS nie można pominąć jeszcze jednego obszaru działań biblioteki - digitalizacji zbiorów. Ponieważ jak dotąd nie istnieje ogólnopolski program koordynacji prac w tym zakresie, w BS została podjęta - wydaje się najbardziej racjonalna w obecnych warunkach - decyzja o objęciu digitalizacją w dużej części unikatowego i kluczowego dla wielu użytkowników fragmentu naszej kolekcji: zbioru przedwojennych parlamentariów i dokumentów urzędowych. Praca ta została już w części wykonana - udostępniamy cyfrowe kopie wybranych interpelacji poselskich z okresu II RP, kończymy prace nad drukami sejmowymi, a w najbliższym czasie planujemy digitalizację sprawozdań stenograficznych. W kolejce czekają też stare druki ze zbiorów głównych biblioteki i z kolekcji Wydziału Muzealiów BS.

* * *

W proces kształtowania zasobów bibliotecznych wpisana jest sztuka wyboru. Wybieramy publikacje, które są zgodne z profilem gromadzenia i najlepiej, w naszym przekonaniu, będą zaspokajały potrzeby użytkowników, wybieramy dostawców, którzy oferują najkorzystniejsze ceny i warunki dystrybucji, wybieramy także dokumenty, które można wyłączyć ze zbioru, nie zmniejszając jego wartości informacyjnej. Staramy się przy tym opracować i wdrożyć optymalne procedury działania. Wycinek takich działań został zaprezentowany w moim wystąpieniu.

Przypisy

[1] Proces wyboru literatury zagranicznej wspiera i zatwierdza Komisja ds. Nabytków Zagranicznych Biblioteki Sejmowej. W pracach Komisji, oprócz dyrektora i wybranych pracowników BS, uczestniczą również zaproszeni eksperci - dwaj profesorowie, wybitni specjaliści z zakresu prawa.

[2] W wypadku dokumentów elektronicznych może pojawić się inna alternatywa: abonament na okresowy dostęp do serwisu internetowego albo (aktualizowane bądź nie) wydania na dyskach optycznych, o porównywalnych kosztach nabycia. Tylko pozornie przewaga serwisu internetowego jest bezdyskusyjna. Jeśli wiadomo, że częstotliwość aktualizowania informacji nie jest duża, a materiały nie będą należały do grupy najczęściej wykorzystywanych zasobów bibliotecznych, optymalny może być wybór dokumentu na CD.

[3] W dalszej części opisane są wyłącznie grupy tych dokumentów, które występują w obu postaciach: tradycyjnej i elektronicznej.

[4] Dz.U. 2000 Nr 62, poz. 718.

[5] Dz.U. 2005 Nr 64, poz. 565.