EBIB 3/2000 (11) - I. Skrzypińska : Biblioteka firmy prawniczej Baker & McKenzie
ebib 
Nr 3/2000 (11), Biblioteki fachowe. Artykuł
 poprzedni artykuł następny artykuł   

 


Izabella Skrzypińska
Biblioteka firmy prawniczej "Baker & McKenzie"

Biblioteka firmy prawniczej Baker & McKenzie




We wrześniu 1996 roku, dwie firmy prawnicze - "Baker & McKenzie" oraz "Dickinson, Right, Moon ...." - połączyły się w jedną - Baker and McKenzie Sp. z o.o. Zarówno w jednej, jak i w drugiej kancelarii istniały księgozbiory podręczne, nad którymi pieczę sprawowały sekretarki. Rdzenny księgozbiór Baker'a stanowiły w dużej części podręczniki oddane przez prawników, którzy założyli firmę. Książki miały nadaną sygnaturę, swoje miejsce na półkach i swoich czytelników. Księgozbiór Dickinson`a był zasadniczo inny - przede wszystkim anglojęzyczny i znacznie mniejszy. Ogółem szacuję, iż cały ówczesny zbiór stanowił około siedmiuset woluminów (tylko wydawnictwa z Baker & McKenzie były wpisane do księgi inwentarzowej, a nie wiadomo, ile zostało wypożyczonych książek drugiej firmy - stąd ta niedokładność).

Księgozbiór obu firm stał się podstawą stworzenia profesjonalnej biblioteki fachowej, gromadzącej literaturę z zakresu prawa, niezbędną do funkcjonowania kancelarii. Podstawowym jednak zadaniem zatrudnionego bibliotekarza była zmiana w przyzwyczajeniach prawników. Odtąd każdy wypożyczający musiał zgłosić dokonanie wypożyczenia książki, czy czasopisma, co właściwie nie było praktykowane. Do podstawowych zadań należało: zlokalizowanie wypożyczonych książek, uporządkowanie prenumeraty czasopism oraz doprowadzenie do aktualnego stanu wydawnictw wymiennokartkowych. Z uwagi na fakt, że księgozbiór zaczął przyrastać lawinowo, istotnym stało się również znalezienie optymalnego - dla takiego typu biblioteki - systemu komputerowego. Wspólnie z prawnikami został wybrany, najbardziej przyjazny dla użytkownika, system komputerowy Co-Liber.

Biblioteka czynna jest obecnie od 9.00 do 21.00. Zatrudnione są trzy osoby: dwie w pełnym wymiarze godzin i jedna na pół etatu. Są to absolwenci Instytutu Bibliotekoznawstwa Uniwersytetu Warszawskiego. Mają oni pieczę nad księgozbiorem liczącym aktualnie ponad trzy tysiące woluminów samych tylko wydawnictw zwartych. Prenumerowanych jest 90 tytułów czasopism. Na bieżąco aktualizowane są 43 wymiennokartkowe wydawnictwa ciągłe. Rośnie też kolekcja baz danych na CD-ROM-ach. Zbiory gromadzone są w specjalnie zaprojektowanych pomieszczeniach bibliotecznych: czytelni i podręcznym magazynie. W tym ostatnim gromadzone są zbiory archiwalne: książki wydane do początku lat 90-tych obejmujące nieaktualne już akty prawne i komentarze do nich, dublety czasopism, a także materiały z konferencji zorganizowanych przez firmę. W czytelni przygotowane jest - oprócz kilku innych miejsc - specjalne stanowisko do pracy dla czytelnika. Składa się na nie dodatkowe biurko z komputerem z wprowadzonymi wszystkimi bazami znajdującymi się w sieci komputerowej oraz z zainstalowanymi wszystkimi bazami na CD-ROM-ach.

Pracownicy biblioteki doskonale orientują się zarówno w tematyce zgromadzonej literatury, jaki i nowościach wydawniczych pojawiających się na rynku księgarskim. Zakupy do biblioteki dokonywane są najczęściej w księgarniach internetowych. Wszystkie książki i artykuły z czasopism prawniczych są szczegółowo opracowywane w komputerowej bazie bibliotecznej, dostosowanej do potrzeb prawników. Dostęp do niej ma każdy pracownik kancelarii z własnego komputera. Oczywiście w naszej codziennej pracy korzystamy również z innych zakupionych baz prawniczych oraz informacji dostępnych w Internecie. Baker & McKenzie ma również wewnętrzną, rozbudowaną bazę informacyjną dostępną tylko dla swoich pracowników, zawierająca informacje o wydawnictwach zgromadzonych w siedzibie londyńskiej - największym centrum informacyjnym naszej firmy.

Praca w bibliotece to przede wszystkim prowadzenie działalności informacyjnej. Tworzony jest odrębny zbiór teczek, zawierających szczegółowe opracowania tematów zamówionych przez prawników - obecnie zbiór liczy 200 teczek tematycznych. Skrzętnie gromadzone informacje wykorzystywane są przez prawników do przygotowania materiałów na spotkania z klientami i pisania prac naukowych oraz przez studentów zatrudnionych w kancelarii. W ostatnim czasie oprócz prawników polskich, kancelaria zatrudnia wielu prawników z zagranicy. Coraz większy nacisk kładziony jest zatem na uzupełnianie zbiorów bibliotecznych o materiały obcojęzyczne. Stąd bogaty zbiór tłumaczeń ustawodawstwa polskiego na język angielski oraz duży procent budżetu przeznaczanego na zakup fachowej literatury anglojęzycznej.

Poza komputerowym, w bibliotece znajdują się tradycyjne katalogi kartkowe: autorski, tematyczny oraz topograficzny stanowiący dodatkowe źródło szybkiej informacji o miejscu przechowywania danej książki. Do zbiorów znajdujących się w czytelni jest wolny dostęp. Wiele pozycji jest jednak stale wypożyczanych, dlatego stan biblioteki lepiej obrazuje katalog komputerowy.
Z zasobów biblioteki mogą korzystać wszyscy pracownicy firmy prawniczej Baker & McKenzie. Zasadą - wynikającą z metody pracy prawników - jest, aby wypożyczone książki mogły być szybko odzyskane i przekazane dalej, zgodnie z zapotrzebowaniem na dany tytuł. Są zatem takie tytuły, które są wypożyczane na jeden lub dwa dni. Część zbiorów - te bardzo specjalistyczne - stoi na półkach w gabinetach, tworząc podręczne biblioteczki. Jednak zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku, informacja o lokalizacji zbiorów jest przekazywana na bieżąco do biblioteki. Po prawie czterech latach pracy nad przyzwyczajeniami prawników uważających często książkę za dobro należące do nich poprzez przynależność do firmy, można powiedzieć, że sytuacja została opanowana, a pracownicy Kancelarii nauczyli się informować pracowników biblioteki o wypożyczonych materiałach, dokonywanych poza biblioteką.

Posiadamy bogate źródła z zakresu bibliografii prawa. Bolączką naszej biblioteki jest brak współpracy z innymi biblioteki w zakresie wypożyczeń międzybibliotecznych. Do materiałów bibliotecznych, nie znajdujących się w naszych zbiorach, docieramy przez studentów Wydziału Prawa (tylko oni mogą korzystać z biblioteki wydziałowej). Czynimy jednak starania, by nasza biblioteka mogła uczestniczyć w wypożyczeniach międzybibliotecznych, mimo iż zgodnie z Ustawą o bibliotekach[1] nasza placówka nie należy do ogólnokrajowej sieci bibliotek i jako taka nie może korzystać ze wzajemnej wymiany materiałów bibliotecznych. Nie jest to - jak sądzę - problem tylko naszej biblioteki, ale wszystkich bibliotek firm prywatnych posiadających materiały nie rzadko bogatsze i nowsze od bibliotek publicznych, chociażby z powodu dużego budżetu i możliwości pozyskiwania nowości wydawniczych na rynku zagranicznym bez względu na koszty - jedynym kryterium jest tu zapotrzebowanie na daną publikację. Są różne powody takiej sytuacji. Jednym z nich - moim zdaniem - jest usztywnienie się środowiska bibliotekarskiego państwowych bibliotek publicznych, które nie dostrzega dynamicznie rozwijającego się rynku bibliotek prywatnych, szczególnie w dużych ośrodkach miejskich. Środowisko to nie mogąc wyjść z zapaści, jaka sięgnęła te biblioteki w dobie postpeerelowskiej[2] jest bardzo negatywnie ustosunkowane do borykających się w osamotnieniu kolegów po fachu, z tworzeniem profesjonalnego zaplecza naukowego dla pracowników swoich firm. Innym - niestety smutnym zjawiskiem - jest brak porozumienia między samymi bibliotekami prywatnymi, nawet o tym samym profilu gromadzenia. Taka tendencja - wydaje się - jest wynikiem nadmiernej ochrony przed konkurencją pracodawców takich bibliotek. Pracownikom konkurujących ze sobą firm udziela się podobna atmosfera. Może ten artykuł będzie przyczynkiem do zmiany takiego stanowiska.

Głównym zadaniem biblioteki Baker & McKenzie jest realizacja zapytań czytelniczych skierowanych przez prawników. Niestety biblioteka nie prowadzi specjalnej statystyki realizowanych kwerend - jak na razie nie ma takiej technicznej możliwości. Zlecane tematy realizowane są natychmiast przez pracowników biblioteki (bez względu na zajmowane stanowisko); wszystkie inne prace są odkładane na plan dalszy. Po otrzymaniu zlecenia następuje wstępny podział sposobów realizacji wyszukiwania materiałów i podział pracy. Odpowiedzi na zapytania zawsze są jednakowo starannie przygotowywane i realizowane tak szybko, jak jest to tylko możliwe. Pracownicy kancelarii są przyzwyczajeni do takiej właśnie szybkiej obsługi czytelnika. Staramy się ponadto być zawsze przygotowani na zapytanie poprzez intensywne prace nad jakością doboru materiałów gromadzonych w bibliotece. Dlatego też prowadzimy szczegółowe archiwum artykułów z zakresu prawa publikowanych w prasie fachowej, a szczególnie tych, które nie są osiągalne poprzez Internet. Nie należy też do rzadkości przygotowywanie materiałów dla kilku prawników z różnych dziedzin jednocześnie.
Zasadą jest, iż to my - pracownicy biblioteki - znamy biegle wszystkie języki wyszukiwawcze baz danych ogólnie dostępnych w kancelarii, posiadamy umiejętność łatwego pozyskiwania informacji z Internetu. Pracownicy biblioteki oprócz wykształcenia w zakresie informacji naukowej mają również bogate doświadczenie w przeszukiwaniu najrozmaitszych źródeł informacji. Jakość naszej pracy cieszy się dużym zaufaniem, jedynie więc pracownicy biblioteki dokonują poszukiwań w bazach danych. Dzięki temu wyeliminowany został problem nieumiejętności korzystania przez naszych czytelników z języków informacyjno-wyszukiwawczych stosowanych w bazach danych, dostępnych w sieci[3]. Znany jest natomiast ogólnie ze swojej nieprzystępności język prawniczy, niezrozumiały dla przeciętnego słuchacza. Język ten należało dogłębnie poznać i wykorzystać w tworzeniu wewnętrznego języka stosowanego w naszym komputerowym systemie bibliotecznym. Trzeba bowiem pamiętać, iż kwerendy zadawane są na ogół przez specjalistów z wąskich dziedzin prawa.

Prowadzimy też - pięknie nazwaną w literaturze bibliotecznej[4] - działalność marketingową. O wszystkich nowościach pojawiających się w bibliotece, czy to książkowych, czy też o nowych numerach prawniczych wydawnictw ciągłych, informujemy w wewnętrznych biuletynach publikowanych co miesiąc. W sieci intranetowej Kancelarii opracowujemy swoją stronę zachęcając do korzystania z nowinek w naszej komputerowej bazie bibliotecznej, nowych adresów internetowych, itp.

Zawsze zastanawiam się, czy to już wszystko, czego może oczekiwać od bibliotekarza czytelnik. Odpowiedź na to pytanie daje nam coraz większe zapotrzebowanie na nasze usługi. My - bibliotekarze z prywatnej biblioteki fachowej - możemy powiedzieć, że praca nasza przebiega w komfortowych warunkach (w przeciwieństwie do kolegów po fachu w bibliotekach publicznych), nie ma właściwie granicy finansowej, którą moglibyśmy przekroczyć łożąc na unowocześnienie swojego warsztatu pracy, a tym samym na poszerzenie pozyskiwanej informacji przekazywanej swojemu pracodawcy. Wszystkie uzasadnione wydatki są akceptowane. Druga kwestia, to wykorzystanie potencjału drzemiącego w bibliotekarzu i odczucie dobrze wykonanej pracy: prawidłowo gromadzonego księgozbioru, dobrego przygotowania do współpracy z wybitnymi specjalistami - w moim przypadku - z dziedziny prawa, i wreszcie rzetelnie udzielonej informacji. To właśnie nazywałabym satysfakcją zawodową


Przypisy

[1] Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. nr 85 poz. 539 z późniejszymi zmianami.

[2] St. Czajka: Szanse i perspektywy bibliotek po reformie administracyjnej kraju. Bibliotekarz 1999 nr 9 s. 3-7;

[3] W. Wojtkowska: Jak łączyć wiedzę o potrzebach czytelników z wiedzą o zawartości księgozbioru? Bibliotekarz 1998 nr10 s.19-21;

[4]  M. Rydz: W stronę marketingu. Cz. 1 i 2. Bibliotekarz 2000 nr 1 s. 6-11; nr 2 s. 18-22.



Pierwotny adres: http://www.oss.wroc.pl/biuletyn/ebib11/i_skrzypinska.html
Adres w archiwum: ebib.oss.wroc.pl/arc/e011-04.html

 Początek strony



Biblioteka firmy prawniczej Baker & McKenzie / Izabella Skrzypińska // W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. Bożena Bednarek-Michalska - Nr 3/2000 (11) marzec. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich. KWE, 2001. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2001/11/skrzypinska.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187