Agnieszka Kotecka:
Kancelaria prawnicza Hunton & Williams Poland Sp. z o.o.

Biblioteka prawnicza kancelarii Hunton & Williams

Biblioteka prawnicza kancelarii Hunton & Williams

Praca prawnika tak jak żadna inna opiera się na źródłach prawa oraz jego interpretacjach. Są to komentarze do ustaw, rozporządzeń, przepisów, orzeczenia sądów i związane z nimi glosy. Książka jest nieodłącznym elementem pracy w tym zawodzie. Biblioteka Prawnicza Hunton & Williams stara się tworzyć jak najlepsze zaplecze naukowo-informacyjne w zakresie będącym przedmiotem działalności kancelarii.

W czerwcu 1992 roku firma Hunton & Williams rozpoczęła swoją działalność w Warszawie i wtedy też zaczęto kupować pierwsze książki. Jednak dopiero w 1994 roku zatrudniono osobę z wykształceniem bibliotekarskim, która objęła fachową opiekę nad pokaźnym księgozbiorem. Powstała pierwsza komputerowa baza danych zawierająca katalog alfabetyczny, rzeczowy, wydawnictw zwartych i ciągłych. W miarę przyrostu księgozbioru okazało się, że potrzebujemy systemu komputerowego do obsługi biblioteki o wiele bardziej złożonego, o większym stopniu szczegółowości. Na przeciw naszym oczekiwaniom wyszła firma TRIGER, która napisała na zamówienie program do obsługi biblioteki EXLIBRIS. Po roku używania, testowania i uzupełniania mamy to, na czym nam zależało. (Wersję demonstracyjną programu można obejrzeć na stronie firmy TRIGER)

Program EXLIBRIS wyróżnia:
1. Możliwość łatwego wpisywania nowych pozycji, dopisywania kolejnych egzemplarzy książek. Przy wpisywaniu książki zostaje jej automatycznie nadany numer inwentarzowy, a po określeniu działu numer kolejny z danego działu.
2. Rozpisywanie czasopism i wydawnictw zbiorowych na artykuły.
3. Do każdej pozycji dobierane są słowa kluczowe. Katalog słów kluczowych powstaje w oparciu o słownik haseł przedmiotowych "Polskiej bibliografii prawniczej", wzbogacony o hasła własne o większym stopniu szczegółowości, np. hasło "akcje" jest zbyt ogólne, więc obok niego występują: "akcje nieme", "akcje nieodpłatne", "akcje własne".
4. Również do każdej pozycji dobierane są akty prawne. Katalog aktów prawnych stanowią artykuły poszczególnych kodeksów i ustaw.
5. Poza artykułami wpisywane są orzeczenia, glosy, interpretacje ministerstw, wyjaśnienia urzędów skarbowych, regulaminy banków - wszystko to, co jest niezbędne do pracy prawnika.
6. Możliwość wyszukiwania złożonego z kilku kryteriów np. zawierającego słowo kluczowe, tytuł czasopisma i autora itp.
7. Szybkość wyszukiwania i możliwość drukowania odpowiedzi na kwerendy.
8. Akcesja czasopism połączona z bazą danych na temat wydawców i dostawców wydawnictw.
9. Szybkość wypożyczania - jedna z funkcji programu pozwala na projektowanie i drukowanie naklejek z kodami paskowymi na pozycje i karty pracowników. Dzięki zastosowaniu czytnika kodów paskowych czas potrzebny na wypożyczenia i zwroty jest skrócony do minimum.
10. Robienie i drukowanie raportów:
    a. Nowości wydawniczych zakupionych do biblioteki.
    b. Pozycji wypożyczonych.
    c. Książek z danego działu wg ustawienia na półce z zaznaczeniem które książki są wypożyczone - co sprawdza się przy robieniu skontrum.
    
11. Czytelny i łatwy w obsłudze interfejs programu.
12. Pełna kontrola nad bazą poprzez nadawanie uprawnień: zarządca biblioteki, pracownik biblioteki i użytkownik. Ci ostatni mogą jedynie przeglądać katalogi i własne konta czytelnicze.

Podstawą naszej pracy jest własny księgozbiór biblioteki. Jest to zbiór złożony z około 4 tys. książek, 76 tytułów czasopism (polskich i anglojęzycznych) rozpisanych na ponad 10 tys. artykułów (w tym glos i orzeczeń), oraz zbiór aktów prawnych opublikowanych w Dziennikach Ustaw, Monitorach Polskich i Dziennikach Urzędowych poszczególnych Ministerstw.
Księgozbiór dzieli się na:

1. Zbiór podręczny, z którego można korzystać na miejscu w bibliotece lub wypożyczać tylko na 1 dzień.
2. Księgozbiory depozytowe - każdy z prawników może wybrać do swego gabinetu książki, z których najczęściej korzysta - oczywiście, jeżeli nie są to pojedyncze egzemplarze.
3. Księgozbiór ogólny, z którego można wypożyczać książki na okres jednego miesiąca z możliwością przedłużenia.

Książki są podzielone na 39 działów wg dziedzin prawa, np. prawo cywilne, handlowe, administracyjne, nieruchomości, papiery wartościowe, ochrona środowiska itd. Oprócz tego wszystko, co dotyczy zagadnień podatkowych, zostało rozpisane na 13 poddziałów np. podatek PIT, podatek CIT, prawo celne.

Jako że nasza biblioteka jest dosyć nowa i katalog zawartości czasopism mamy jedynie od 1990 roku, bardzo często przy poszukiwaniach bibliografii sięgamy do innych dostępnych źródeł. Przede wszystkim jest to elektroniczna wersja "Polskiej bibliografii prawniczej" oraz inne programy komputerowe takie jak: LEX oraz CD-Romy z orzecznictwem Sądów Polskich. Dostęp do Internetu umożliwia nam kontakt z innymi bibliotekami posiadającymi katalogi online.

W biurze korzystamy z system elektronicznej informacji, przez który prawnicy dowiadują się na bieżąco o nowościach wpływających do biblioteki. Ponadto rozsyłane są raz w miesiącu kserokopie spisów treści wybranych czasopism. Systematycznie wysyłane są informacje dotyczące zmian w polskim prawie, wiadomości o pracach Sejmu, Senatu, dacie wejścia w życie nowych ustaw i rozporządzeń.

Każdy nowy prawnik w naszej firmie przechodzi szkolenie biblioteczne, w czasie którego zapoznaje się z regulaminem biblioteki, obsługą bazy EXLIBRIS, innymi dostępnymi bazami i naszym księgozbiorem. Baza biblioteczna jest ogólnodostępna, przeszukiwać katalogi może każdy, kto ma nadane uprawnienia.

Dużym atutem biblioteki jest możliwość dysponowania własnym budżetem. Jest w nim miejsce na zakup nowych książek, prenumeratę czasopism, usługi introligatorskie, zakup CD-Romów czy zbiorów wymiennokartkowych. Książki kupowane są dosyć systematycznie 2-3 razy w miesiącu. Bardzo cenne są tu kontakty z wydawnictwami prawniczymi, które przesyłają swe katalogi wydawnicze, a nawet przedstawicieli prezentujących nowości wydawnicze. Pojawiły się pierwsze księgarnie Internetowe, w których można zapoznać się z książkami istniejącymi na rynku oraz przejrzeć katalog pod kątem uzupełnienia ewentualnych braków w naszej bibliotece.

W obecnej sytuacji jedynymi problemami biblioteki są:

1. Brak miejsca - księgozbiór rozrasta się bardzo szybko i potrzebuje coraz więcej przestrzeni.
2. Problemy ze zwrotami pozycji wypożyczonych od osób które trzymają je zbyt długo.

Mamy jednak nadzieję, że problemy te uda się nam rozwiązać w przyszłości i biblioteka Hunton & Williams pozostanie jedną z najlepszych bibliotek prawniczych.

Kotecka A., Biblioteka prawnicza kancelarii Hunton & Williams
EBIB, 2000:03 [marzec] (11)
Adres w archiwum: ebib.oss.wroc.pl/arc/e011-03.html

Biblioteka prawnicza kancelarii Hunton & Williams / Agnieszka Kotecka: // W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. Bożena Bednarek-Michalska - Nr 3/2000 (11) marzec. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich. KWE, 2001. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2001/11/kotecka.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187