Krystyna Szczur
Gabinet Plakatów Biblioteki Głównej ASP w Krakowie

Monika Walczak-Prystaj
Gabinet Rycin Biblioteki Głównej ASP w Krakowie

Komputerowy katalog zbiorów specjalnych Biblioteki Głównej Akademii Sztuk Pięknych w Krakowie

Komputerowy katalog zbiorów specjalnych Biblioteki Głównej Akademii Sztuk Pięknych w Krakowie^[1]

I.

Zbiory specjalne Biblioteki Głównej Akademii Sztuk Pięknych w Krakowie tworzą m.in. kolekcje zgromadzone w Gabinecie Rycin i Gabinecie Plakatów. Pierwszy z nich zawiera w dużej części zbiory przejęte po dawnym Gabinecie Rycin, Klisz i Fotografii Biblioteki Muzeum Techniczno-Przemysłowego. Trzon zbioru graficznego stanowi kolekcja dawnej grafiki szkół europejskich zebrana przez lwowską kolekcjonerkę Helenę Dąbczańską-Budzynowską, która przed I wojną światową ofiarowała swoje zbiory Krakowowi. Grafiki z jej kolekcji, wraz z inwentarzami znalazły się w 1920 r. w krakowskim Muzeum Techniczno-Przemysłowym, a po jego rozwiązaniu przeszły na własność Akademii Sztuk Pięknych. Kolekcje grafik H. Dąbczańskiej-Budzynowskiej uzupełnia zbiór grafiki warsztatowej autorstwa pedagogów i studentów ASP. Zbiór ten jest systematycznie powiększany, głównie dzięki darom artystów związanych z uczelnią. Osobne miejsce w Gabinecie Rycin zajmuje kolekcja okładek czasopism i książek polskich, projektowanych przez Jana Bukowskiego, Tadeusza Gronowskiego, Kazimierza Sichulskiego, Władysława Strzemińskiego, Henryka Uziembłę, Stanisława Wyspiańskiego i innych znanych artystów pierwszej połowy ubiegłego wieku. Licząca prawie 2500 pozycji, uważana jest za największy tego typu zbiór w Polsce^[2]. Gabinet gromadzi również druki akcydensowe, ekslibrisy, introligatorskie wyklejki artystyczne i fotografie autorstwa Ignacego Kriegera, Stanisława Kolowcy oraz Stanisława Muchy. Te ostatnie tematycznie związane są głównie z Krakowem. Zbiór fotografii uzupełnia depozyt Towarzystwa Polska Sztuka Stosowana, działającego w Krakowie w latach 1901–1913, które swą aktywnością stworzyło podstawy kolekcji narodowo-dekoracyjnej o charakterze polskiej sztuki stosowanej.

Kolekcja Gabinetu Plakatów jest jedną z najstarszych w Polsce i największym tego typu zbiorem należącym do uczelni artystycznej. Jej początków trzeba szukać w zbiorze plakatów gromadzonym systematycznie przez krakowskie Muzeum Techniczno-Przemysłowe, założone w 1868 r. przez dra Adriana Baranieckiego. Jego współpracownik i następca na stanowisku dyrektora (1891–1904), architekt Jan Kacper Wdowiszewski, jako jeden z pierwszych dostrzegł znaczenie tej formy komunikacji wizualnej i wypromował plakat jako ważną dziedzinę sztuki użytkowej. Po rozwiązaniu muzeum, w roku 1950 jego zbiory zostały podzielone pomiędzy krakowskie muzea, trafiły przede wszystkim do Muzeum Narodowego. Część bogatego zbioru plakatów znalazła się w posiadaniu Akademii Sztuk Pięknych wraz z całością zbiorów biblioteki. Kolekcja została połączona ze zbiorami własnymi i jest systematycznie uzupełniana, głównie drogą darów. Dominują w niej – co jest zrozumiałe – prace artystów związanych z macierzystą uczelnią. Biblioteka stara się jednak w miarę możliwości gromadzić twórczość z zakresu sztuki plakatu nie tylko artystów krakowskich.

Szczególnie cenny jest zbiór prac „klasyków” plakatu polskiego: Karola Frycza, Kazimierza Sichulskiego, Henryka Uziembły, Tadeusza Lucjana Gronowskiego i Stefana Norblina. W kolekcji znajduje się również duży i reprezentatywny dorobek twórców tzw. polskiej szkoły plakatu. Na bieżąco gromadzone są plakaty kolejnego pokolenia artystów. Charakteryzując zbiory, trzeba wspomnieć o plakatach artystów zagranicznych. W gabinecie przechowywane są pojedyncze plakaty autorstwa Henriego Toulouse-Lautreca, Alfonsa Muchy, Charla Lucasa, Tomasza Teodora Heinego i wielu innych znanych twórców plakatu europejskiego. Na uwagę zasługuje również unikatowy zbiór szwedzkich plakatów o tematyce społecznej (walka z alkoholizmem) oraz turystyczne plakaty francuskie i hiszpańskie z okresu dwudziestolecia międzywojennego.

Zbiory Gabinetu Rycin i Plakatów do 2005 r. katalogowane były w sposób tradycyjny. Wykorzystywano z jednej strony karty muzealne, a z drugiej karty biblioteczne. Stwarzało to określone trudności już na etapie kwerend, nie mówiąc o udostępnianiu zbiorów.

II.

Prace nad katalogiem elektronicznym rozpoczęto dzięki dofinansowaniu otrzymanemu przez Bibliotekę Główną z Programu Operacyjnego Ministra Kultury „Obserwatorium Kultury” w 2005 r. W ramach tego programu opracowano ok. dwóch tysięcy plakatów i grafik polskich z lat 1899–1939, sporządzając opisy bibliograficzne oraz fotografie cyfrowe. Zrezygnowano, ze względu na specyfikę zbiorów, z zakupu licencji na gotowe tego typu oprogramowanie przeznaczone do katalogowania, decydując się – przy współpracy z informatykiem – na stworzenie w miarę prostego w użyciu i przyjaznego dla czytelnika programu, umożliwiającego katalogowanie i korzystanie ze zbiorów. Już na wstępie założono, że katalog zostanie udostępniony w sieci pod adresem Biblioteki Głównej, a dostęp do niego będzie nieograniczony. Oznacza to, że może skorzystać z niego każdy użytkownik z dowolnego komputera, bez konieczności logowania się do systemu.

Zbiory Gabinetów Rycin i Plakatów Biblioteki Głównej ASP mają charakter zbiorów ikonograficznych. Sprawiało to poważne trudności w ich udostępnianiu użytkownikom, zwłaszcza w sytuacjach, gdy chcieli zapoznawać się z większą liczbą obiektów, nie mając przy tym jasno sprecyzowanego celu kwerendy. Problemy te mógł rozwiązać katalog komputerowy. Z góry przyjęto założenie, że poszczególne pozycje wprowadzane do niego będą digitalizowane, co pozwoliłoby użytkownikowi zobaczyć interesujący go obiekt w postaci fotografii i dokonać wstępnej selekcji poszukiwanego materiału. Prace nad digitalizacją są prowadzone systematycznie, a poszczególne fotografie cyfrowe dołączane są do opisów katalogowych. W latach 2006–2008 katalog powiększył się o ponad siedem tysięcy opisów bibliograficznych plakatów powstałych po roku 1945 oraz ponad dwa i pół tysiąca opisów różnorodnych obiektów z zasobów Gabinetu Rycin. Praca ta będzie kontynuowana aż do skatalogowania całości zbiorów.

Podstawowym problemem przy budowie katalogu było opracowanie odpowiedniego formularza, który pozwoliłby użytkownikowi bardzo szybko uzyskać odpowiedź na zadane pytanie wyszukiwawcze. Starano się przy tym pogodzić interes czytelnika i katalogera, stawiając interes użytkownika na pierwszym miejscu.
Użytkownik może skorzystać z katalogu, wybierając dwa sposoby wyszukiwania: a) prosty, b) zaawansowany. Wyszukiwanie proste (zob. rys. niżej) sprowadza się do wypełnienia przynajmniej dwóch pól i komendy „szukaj”, co już pozwala zorientować się, czy poszukiwany dokument znajduje się w zbiorach specjalnych.

Po wpisaniu nazwiska i imienia autora poszukiwanego dokumentu wyświetli się zasób żądanych informacji. Pojawią się wszystkie dzieła poszukiwanego autora przechowywane w zbiorach specjalnych, np. po wpisaniu nazwiska „Czajkowski” i imienia „Józef” uzyskujemy informacje o wszystkich pracach artysty przechowywanych w zbiorach specjalnych, niezależnie od rodzaju dzieła. Poszukiwanie można zawęzić wypełniając pole „dział”. System udziela w tym wypadku podpowiedzi, rozwijając odpowiednią listę. W przypadku takiego doprecyzowania uzyskuje się informację na temat wszystkich dzieł szukanego artysty, zakwalifikowanych do wybranego działu. Jeżeli przy nazwisku „Czajkowski” wybierzemy dział „plakat”, uzyskamy informacje na temat wszystkich jego plakatów przechowywanych w zbiorach. Wybierając dział „rysunek”, system pokaże nam wszystkie rysunki artysty przechowywane w zbiorach. Lista dzieł poszukiwanego artysty będzie zawierać jedynie podstawowe informacje: tytuł dzieła, rok wykonania i fotografię. Jej zadaniem jest wstępne zorientowanie czytelnika, czy powinien dalej prowadzić poszukiwania.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje o interesującym obiekcie, należy go wybrać z listy i podświetlić, wówczas w nowym oknie pojawi się szczegółowy opis katalogowy zawierający nazwisko i imię autora, pełny tytuł dzieła, sygnaturę, pod którą jest przechowywany i listę słów kluczowych, pod jakimi został wprowadzony do systemu (zob. przykład poniżej). Po zamknięciu okna system powraca do listy głównej i czytelnik może wybrać z niej kolejne dzieło.

Więcej informacji uzyskuje użytkownik korzystając z pola „wyszukiwanie zaawansowane”. Po wybraniu tej opcji, pojawia się odpowiednie okno dialogowe umożliwiające samodzielne prowadzenie kwerendy (zob. poniżej). Zbiory można przeszukiwać według nazwisku autora, tytułu dzieła, technik graficznych, drukarni, wydawcy lub słów kluczowych. W tym ostatnim przypadku system udziela podpowiedzi, poprzez rozwinięcie listy słów kluczowych. Można również korzystać z opcji ograniczenia czasowego „od” – „do”. Funkcja ta jest bardzo przydatna w przypadku wyszukiwania dzieł artysty z określonego okresu twórczości, np. jeżeli użytkownika interesuje twórczość z ostatnich pięciu lat działalności artysty, to opcja ta pozwala zawęzić poszukiwania do zadanych lat.

Jeszcze większe możliwości poszukiwania dają słowa kluczowe. Słownik słów kluczowych został stworzony na podstawie katalogu rzeczowego książek Biblioteki Głównej Akademii Sztuk Pięknych w Krakowie. Przygotowując program, założono z góry, że lista słów kluczowych nie zostanie ograniczona. Oznacza to, że w miarę postępów katalogowania tworzą one swego rodzaju indeks rzeczowy. Jest on systematycznie powiększany o nowe terminy pojawiające się w trakcie katalogowania. Lista słów kluczowych jest na tyle pojemna, że pozwala prowadzić użytkownikowi poszukiwania bez specjalnego przygotowania merytorycznego. Jeżeli jest on zainteresowany plakatem teatralnym, to po wpisaniu w pole „tytuł” tytułu sztuki, lub/i autora/kompozytora, bądź wybraniu ze słów kluczowych nazwy teatru lub słowa „muzyka – opera”, uzyska informację o wszystkich plakatach odpowiadających przyjętym kryteriom. Nazwisko może być wykorzystane również jako słowo kluczowe. Jeżeli np. w polu „słowa kluczowe” wpiszemy jako termin wyszukiwawczy „Wajda Andrzej”, to system pokaże wszystkie obiekty związane w jakikolwiek sposób z tym nazwiskiem. Użytkownik uzyska dokumentację twórczości artystycznej reżysera przechowywaną w zbiorach specjalnych biblioteki. Słowa kluczowe dają duże możliwości prowadzenia różnego rodzaju kwerend w zbiorach. Jeżeli z listy słów kluczowych wybierzemy jakiś termin, np. „Kraków – kościół Mariacki”, to system wyświetli wszystkie obiekty związane w jakikolwiek sposób z tym terminem, niezależnie od tego, czy będzie to fotografia, grafika, czy też plakat.

III.

Konstruując program do katalogowania zbiorów specjalnych, starano się uwzględnić ich niejednorodny charakter oraz stworzyć system, który pozwoliłby umieścić taki zasób informacji, jaki jest wymagany w przypadku dawnych kart muzealnych. Oznaczało to już na wstępie zróżnicowanie poziomu szczegółowości opisu poszczególnych grup obiektów. Poziom szczegółowości został uzależniony od zawartości katalogowanego dokumentu. Aparat informacyjno-wyszukiwawczy pozostał obiektywnym narzędziem nienarzucającym interpretacji. Podczas katalogowania dokonuje się zakwalifikowania obiektu do określonego działu. Działy są na tyle jasno zdefiniowane, że nie ma możliwości błędnego przypisania obiektu. Następnie dokonuje się identyfikacji obiektu, określając autora, tytuł i rok powstania dzieła. Gdy element chronologiczny jest niemożliwy do ustalenia, wprowadza się daty „od – do”.

Istotnym elementem opisu katalogowego jest fizyczny opis katalogowanego dzieła. W odpowiednich polach podawane są jego faktyczne wymiary, treść sygnatury autora (jeżeli obiekt jest sygnowany) lub informacja o jej braku. Ze względu na fakt, że większość zbiorów pochodzi z darów, wprowadzono osobne pole, w którym umieszcza się informację o darczyńcy – osobie fizycznej lub instytucji. Komputerowy katalog został tak skonstruowany, by pełnił funkcję bazy danych o przechowywanych obiektach. Stąd wprowadzono osobne pole, w którym wpisywane są informacje bibliograficzne o katalogowanym obiekcie. Są to dane np. o reprodukcjach katalogowanego obiektu czy pracach analitycznych, w których jest on omawiany. Bibliografia ta – daleka jeszcze od kompletności – jest systematycznie uzupełniana w trakcie prac katalogowych. Zasób informacji, które wykraczają poza zaplanowane pola, umieszcza się w uwagach. Mogą one dotyczyć nakładu obiektu (istotne w przypadku plakatu) lub zawierać uwagi inwentarzowe.

W elektronicznej karcie katalogowej umieszcza się również informacje na temat wykonanych fotografii cyfrowych katalogowanych obiektów. Jeżeli obiekt został sfotografowany, to wpisuje się numer płyty CD, na której jest zapisany i numer fotografii. Informacje te są niezwykle przydatne w przypadku konieczności szybkiego odszukania zdjęcia obiektu do dalszego powielania.

Elektroniczny katalog zbiorów uzupełniono w 2009 r. o funkcję ich ewidencjonowania. Oznacza to, że stworzono możliwość równoczesnego tworzenia elektronicznego inwentarza. Stąd wprowadzono nowe pola wypełniane przez katalogera, np. „miesiąc i rok inwentarzowy”, „numer inwentarza”. Tworzony w ten sposób elektroniczny inwentarz jest automatycznie zapisywany w formacie PDF, co pozwala na uzyskanie w dowolnym momencie jego wersji papierowej w postaci wydruku. Ze względu na obowiązujące przepisy dotyczące inwentarzy bibliotecznych, funkcja ta jest niezwykle istotna. Wydruk inwentarzy zbiorów specjalnych w Bibliotece Głównej ASP w Krakowie przeprowadzany jest raz w roku. Po wydrukowaniu inwentarza, w przypadku uzyskania nowej informacji o obiekcie, w bazie można wprowadzać poprawki, co jest bardzo pomocne przy dokładnym opracowywaniu zbiorów, np. jeżeli autor grafiki był nieznany, a w trakcie kataloger uzyskał o nim informacje, może je bez przeszkód wpisać do bazy, a w wydrukowanym inwentarzu poprawić ręcznie, przy zachowaniu odpowiednich procedur.

Elektroniczny inwentarz umożliwia bieżące tworzenie różnego rodzaju statystyk. Pozwala śledzić proces narastania zbiorów, odpowiada na pytanie o ich proweniencję oraz podaje ich szacunkową wartość. Na obecnym etapie prac całkowicie wypełniany przez katalogera formularz przyjął następującą postać:

System katalogowania pozostaje otwarty. Oznacza to, że jeżeli pojawią się nowe potrzeby związane z procesem opracowywania zbiorów specjalnych może on zostać uzupełniony i zmodyfikowany.

Przypisy

[1] Komputerowy katalog zbiorów specjalnych Biblioteki Głównej Akademii Sztuk Pięknych w Krakowie [on-line]. Dostęp 16.09.2010]. Dostępny w World Wide Web: http://bg.asp.krakow.pl/katalog/index.php.

[2] DUNIN, J. Okładka i obwoluta jako komunikat. Wprowadzenie do problematyki. W: KOMZA M. (red.). Sztuka książki. Historia – teoria – praktyka. Wrocław: Wydaw. Uniw. Wroc., 2003, s. 84.

Komputerowy katalog zbiorów specjalnych Biblioteki Głównej Akademii Sztuk Pięknych w Krakowie / Krystyna Szczur , Monika Walczak-Prystaj // W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska - Nr 7/2010 (116) październik. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2010. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2010/116/a.php?szczur_walczak. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187