Nr 7/2010 (116), Ewidencja i opracowanie zbiorów. Artykuł
| | Nr 7/2010 (116), Ewidencja i opracowanie zbiorów. Artykuł |
|
 | | | |
Bożena Krężel
| |||
| | ||
| Wymiana jest w każdej bibliotece jednym z trzech, poza kupnem i darami, źródeł pozyskiwania materiałów. Artykuł przedstawia doświadczenia autorki dotyczące przede wszystkim wymiany między bibliotekami uczelnianymi. Pierwotnym założeniem nawiązania wymiany pomiędzy Biblioteką SGH a innymi bibliotekami krajowymi było uzyskanie wydawnictw ciągłych, w głównej mierze od bibliotek wyższych szkół niepublicznych o profilu ekonomicznym. Kompletność posiadanych przez biblioteki wydawnictw ciągłych, publikowanych przez małe oficyny uczelniane jest niezwykle niska. Wydawnictwa te są niedostępne w handlu księgarskim. Dodatkowym utrudnieniem jest ich nieregularność. Pierwsze kontakty wymienne nawiązane zostały w 1998 r. W poniższym artykule scharakteryzowano wymianę w latach 1998–2010, co jest okresem dostatecznie długim, aby móc opisać doświadczenia z pracy nad organizacją wymiany i jej efektami oraz sformułować konkretne wnioski na przyszłość. Początki wymiany w latach 1998–1999Wyboru bibliotek, z którymi ostatecznie podjęto wymianę dokonano na podstawie wszelkich dostępnych źródeł informacji, m.in. Internetu, katalogów wydawniczych, kontaktów zawodowych. Warunkiem podstawowym było posiadanie przez bibliotekę wydawnictw ciągłych przeznaczonych do wymiany. Na początek nawiązano kontakty z bibliotekami wyższych szkół niepublicznych o profilu ekonomicznym. W roku 1998 do współpracy z Biblioteką SGH przystąpiły pierwsze biblioteki: Biblioteka Wyższej Szkoły Humanistyczno-Ekonomicznej w Łodzi oraz dwie biblioteki z Warszawy – Biblioteka Wyższej Szkoły Ekonomiczno-Informatycznej oraz Biblioteka Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa. Początki nie były obiecujące. W 1998 r. udało się pozyskać jedynie dziesięć jednostek bibliotecznych, ale cel został osiągnięty, gdyż wśród pozyskanych tytułów były zeszyty naukowe tych uczelni. W roku 1999 nastąpił przełom. Liczba instytucji uczestniczących w wymianie wzrosła ogółem do 22. Swój akces do współpracy zgłosiło 16 bibliotek wyższych szkół niepublicznych z różnych rejonów Polski, m.in. Krakowa, Leszna, Ostrowca Świętokrzyskiego, Płocka, Poznania, Radomia, Rzeszowa, Warszawy, Włocławka i Zamościa. Ponadto wśród instytucji współpracujących znalazły się trzy biblioteki uczelni publicznych (Biblioteka Uniwersytecka w Łodzi, Biblioteka Wydziału Ekonomicznego Uniwersytetu Gdańskiego, Biblioteka Wydziału Nauk Ekonomicznych UW) oraz trzy biblioteki pozauczelniane (Centralna Biblioteka Statystyczna, Główna Biblioteka Pracy i Zabezpieczenia Społecznego, a także Centralna Biblioteka Geografii i Ochrony Środowiska). Do listy czasopism z wymiany dołączyły kolejne wydawnictwa ciągłe: Acta Universitatis Lodziensis (seria Folia Oeconomica), Prace i Materiały Instytutu Handlu Zagranicznego UG oraz Economic Discussion Papers. Dużą część stanowiły oczywiście wydawnictwa ciągłe, ale biblioteki przesyłały również wydawnictwa zwarte, które zakwalifikowano do wymiany, mimo pierwotnych założeń. Ta zasada dotyczyła też materiałów nadsyłanych przez biblioteki wyższych szkół publicznych. Ogółem w ciągu dwóch pierwszych lat prowadzenia wymiany udało się pozyskać 209 jednostek bibliotecznych z 28 bibliotek, w tym 145 jednostek bibliotecznych z bibliotek wyższych szkół niepublicznych, 46 jednostek z bibliotek wyższych szkół publicznych i 18 jednostek z instytucji pozauczelnianych. Wykres 1. przedstawia wymianę wydawnictw w latach 1998–1999 z podziałem na trzy typy bibliotek i odpowiednio liczbę jednostek bibliotecznych wysłanych i otrzymanych w tym okresie. Baza instytucji wymiennychRosnąca liczba instytucji współpracujących stworzyła potrzebę ewidencji wysyłanych i otrzymywanych materiałów. W tym celu stworzono elektroniczną bazę instytucji, która umożliwiła łatwą orientację wśród napływających publikacji. Podziału dokonano wg miast, a następnie wg nazw instytucji. Poszczególne pliki zawierają dane o instytucji, tj. nazwę i adres, dane osoby zajmującej się wymianą, w tym dane kontaktowe, uwagi o zmianach uzgodnień dotyczących wymiany. W okresie rocznym rejestrowana jest liczba otrzymanych i wysyłanych wydawnictw. Baza umożliwia w bardzo prosty sposób dotarcie do poszczególnych instytucji i szybką ocenę bilansu wymiany. Szczególnie ważne jest to w dłuższych odcinkach czasowych. Wymiana jest procesem długofalowym i okresowa nierównowaga może zostać zrekompensowana w następnych latach. Wymiana w latach 2000–2009Kolejne lata przyniosły dalszy wzrost wszystkich wskaźników dotyczących wymiany. W okresie 2000–2009 liczba bibliotek współpracujących w ramach wymiany zwiększyła się ogółem z 22 do 104 instytucji. Dynamikę wzrostu liczby bibliotek współpracujących przedstawia wykres 2. W grupie bibliotek wyższych szkół niepublicznych nastąpił największy progres: z 16 bibliotek w roku 1999 do 57 bibliotek w roku 2009. Wśród bibliotek wyższych szkół publicznych nastąpił również istotny wzrost. Liczba bibliotek zwiększyła się z 3 do 36. W grupie bibliotek instytucji pozauczelnianych dane wzrosły odpowiednio z 3 do 11 bibliotek. Odnotowano jedynie dwa przypadki zawieszenia wymiany z powodu likwidacji bibliotek.
Ogółem w latach 2000–2009 wysłano do wszystkich bibliotek 7120 publikacji. W zamian otrzymano 6778 jednostek bibliotecznych. Do bibliotek wyższych szkół niepublicznych w latach 2000–2009 wysłano ogółem 3054 jednostki biblioteczne, podczas gdy w tym samym okresie otrzymano 2647 jednostek. W grupie bibliotek wyższych szkół publicznych proporcje kształtują się odpowiednio: 3194 jednostek wysłanych do 3003 otrzymanych. Natomiast dane dotyczące bibliotek pozauczelnianych przedstawiają się następująco: 872 publikacje wysłane, 1128 otrzymanych. Struktura wymiany w latach 2000–2009 przedstawiona została na wykresie 3.
Wymiana w grupie bibliotek wyższych szkół niepublicznychW latach 2000–2002 wysłano znacznie więcej publikacji niż otrzymano. Wymiana prowadzona była z dużą liczbą bibliotek wyższych szkół niepublicznych, które wydawały rocznie niewiele publikacji. Współpraca w tym zakresie była bardzo rozdrobniona. Podtrzymywano ją z uwagi na potrzebę kontynuacji wydawnictw ciągłych, mimo nierównowagi wymiennej. Jak wcześniej wspomniano, z uwagi na długofalowy charakter współpracy nie należy jej zrywać, nawet jeśli w danym okresie nie rokuje poprawy. W kolejnych latach sytuacja w wielu szkołach niepublicznych ustabilizowała się, oficyny zaczęły wydawać więcej publikacji, w tym wydawnictw ciągłych. Początkowy wzrost bilansu wymiennego był spowodowany uzupełnianiem starszych roczników wydawnictw ciągłych, które Biblioteka SGH przekazywała nowo powstałym książnicom. Innym powodem początkowej nierównowagi była wysyłka publikacji, które nasza biblioteka posiadała w nadmiarze i które pochodziły z darów. Dla wyrównania bilansu wymiany biblioteki zaczęły przesyłać, oprócz wydawnictw ciągłych, również wydawnictwa zwarte. Po roku 2003 wymiana zrównoważyła się, wykazując jednocześnie tendencję wzrostową w odniesieniu do liczby bibliotek, jak i liczby publikacji będących przedmiotem wymiany. W przypadku niektórych bibliotek wymiana nadal nie jest w pełni zrównoważona, lecz jest kontynuowana ze względu na przesyłane regularnie wydawnictwa ciągłe. Sposób, w jaki kształtowała się wymiana w ciągu dziesięciu lat w grupie bibliotek wyższych szkół niepublicznych przedstawia wykres 4.
W tej grupie bibliotek największą wymianę odnotowano z Biblioteką Naukową Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Warszawie. Niewiele mniejszą – z bibliotekami: Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie oraz Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Białymstoku. Wśród dziesięciu najważniejszych bibliotek współpracujących, sześć to biblioteki z Warszawy, dwie z Białegostoku i po jednej z Poznania i Torunia. W przypadku pięciu bibliotek istnieje przewaga wydawnictw otrzymanych nad wysłanymi przez naszą instytucję; w jednym – wymiana jest równoważna. Do czterech bibliotek wysłano więcej wydawnictw niż otrzymano. Wykres 5. prezentuje proporcje między publikacjami wysłanymi i otrzymanymi w ramach współpracy z dziesięcioma największymi bibliotekami wyższych szkół niepublicznych.
Wymiana w grupie bibliotek wyższych szkół publicznychW latach 2000–2009 największą wymianę odnotowano z bibliotekami wyższych szkół publicznych. Charakteryzuje się ona, jak pokazuje wykres 6., dużą równowagą bilansu pomiędzy materiałami wysłanymi i otrzymanymi.
Początkowa lekka nierównowaga związana była z faktem, iż w pierwszej fazie współpracy nie doprecyzowano, która jednostka uczelni powinna wysyłać egzemplarz obowiązkowy do bibliotek. Ze względu na otrzymywaną przez naszą bibliotekę pulę wydawnictw przeznaczonych do wymiany, miała ona jednocześnie wysyłać wszystkie publikacje. Zaprzeczało to jednak idei wymiany, która polega na wzajemnych relacjach. Niektóre biblioteki otrzymujące egzemplarz obowiązkowy uznały jednak, iż warto skorzystać z możliwości pozyskania materiałów bibliotecznych tą drogą i przystąpiły do współpracy, przesyłając w zamian swoje publikacje. Są to m.in. Biblioteka Główna Uniwersytetu Gdańskiego, Biblioteka Uniwersytetu M. Curie-Skłodowskiej w Lublinie, Biblioteka Uniwersytecka KUL, Biblioteka Główna Uniwersytetu Opolskiego, Biblioteka Główna UMK w Toruniu. W następstwie uzgodnień w 2002 r. wysyłkę egzemplarza obowiązkowego przejęła Oficyna Wydawnicza. W roku 2003 do wymiany przystąpiły największe biblioteki ekonomiczne, stąd można zauważyć wzrost liczbowy w stosunku do poprzedniego roku o ponad 150 jednostek bibliotecznych. Wykres 7. przedstawia dziesięć najważniejszych pod względem liczby wymienianych materiałów bibliotek z grupy wyższych szkół publicznych. Jak nietrudno zauważyć, największa wymiana dotyczy uniwersytetów ekonomicznych w Katowicach, Krakowie, Poznaniu i Wrocławiu. W roku 2008 nastąpiła duża dysproporcja w wymianie, która została wyrównana już w następnym roku. Pokazują to wykresy 6. oraz 7. Różnica w wymianie wynikała z faktu, iż najbardziej liczące się biblioteki uniwersytetów ekonomicznych przesyłały nam więcej monografii, o które prosiliśmy w drodze wymiany. Od 2009 r. Oficyna Wydawnicza SGH przekazuje na potrzeby naszej biblioteki więcej skryptów niż dotychczas i z tej puli przeznaczono cztery egzemplarze na wymianę dla największych bibliotek ekonomicznych współpracujących z naszą biblioteką. Gwarantuje to otrzymywanie pełnej produkcji wydawniczej uczelni o tym samym, co nasza profilu. Niekorzystny dla tych bibliotek bilans wymienny zostanie w ten sposób w najbliższym okresie zniwelowany.
Wymiana w grupie bibliotek pozauczelnianychW tej grupie bibliotek dynamika wymiany jest największa, co pokazuje wykres 8.
Wymiana ta rozwijała się samorzutnie. Część bibliotek zaczęła przysyłać swoje publikacje nie wymagając nic w zamian. Z czasem, dysponując dodatkowymi publikacjami na wymianę, będącymi ściśle w profilu zainteresowania tych bibliotek, przystąpiono do wysyłania ich w ramach rewanżu. Grupa ta liczy jedenaście bibliotek (wykres 9.).
W grupie tej znajdują się Centralna Biblioteka Narodowego Banku Polskiego, Centralna Biblioteka Statystyczna oraz biblioteki instytutów naukowych. W latach 2000–2009 najwięcej publikacji otrzymaliśmy z Biblioteki Instytutu Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej oraz Centralnej Biblioteki NBP. W obu wypadkach bilans wymiany jest niezrównoważony. Biblioteka SGH nie dysponuje wydawnictwami z tej tematyki w tak szerokim zakresie. Oprócz bibliotek warszawskich w grupie tej są trzy biblioteki instytutów naukowych z Opola, Poznania i Torunia o profilu uniwersalnym, do których przesyłane są tylko publikacje o zbliżonym zakresie bądź dotyczące danego regionu. Wymiana z tymi bibliotekami w zasadniczy sposób wzbogaca naszą bibliotekę o wartościowe wydawnictwa w szerokim kontekście. Wymiana w roku 2010Do chwili obecnej wymiana we wszystkich grupach bibliotek pozostaje na nieco niższym poziomie w stosunku do roku ubiegłego. Tendencję tę zaobserwować można na wykresie 10.
Najbardziej zrównoważona pozostaje wymiana w grupie bibliotek wyższych szkół niepublicznych. Liczba jednostek bibliotecznych, które wysłano wynosi 135, zaś publikacji, które otrzymano – 120. Spadek wymiany w grupie bibliotek publicznych, proporcjonalnie dla wysyłki (412 jednostek bibliotecznych) i publikacji otrzymanych (251 jednostek bibliotecznych), wynika z faktu, iż w poprzednich kilku latach zanotowano tendencję odwrotną, a obecny rok jest konsekwencją wyrównywania bilansu wymiennego – większa wysyłka ze strony Biblioteki SGH, mniejsza wysyłka od bibliotek współpracujących z nami. Jak przedstawia się udział poszczególnych grup bibliotek w przeliczeniu na jednostki biblioteczne w całym omawianym w artykule okresie, tj. w latach 1998–2010, można prześledzić na podstawie dwóch wykresów (wykres 11. i 12.), które zestawione obok siebie dają odpowiedź na pytanie o sens gromadzenia zbiorów w oparciu o wymianę. Parametry wyrażone w procentach, dla tych samych grup bibliotek w przypadku publikacji wysłanych i otrzymanych, różnią się od siebie nieznacznie. Bilans wymiany, zarówno w samych grupach bibliotek, jak i w ich procentowym udziale w całej wymianie w okresie 1998–2010, jest praktycznie zrównoważony.
WnioskiMożna zaryzykować stwierdzenie, iż wymiana uległa polaryzacji. Liczba bibliotek współpracujących pozostała niezmieniona w stosunku do roku 2009. Są to 104 instytucje. Grupa bibliotek wyższych szkół niepublicznych jest najliczniejsza. Faza ich doboru została wstępnie zakończona. Duża liczba bibliotek, które wydają rocznie niewiele publikacji powoduje, iż wymiana z nimi wymaga stałej obserwacji i korekt. Biblioteki te mają często zmienną obsadę, ich oficyny nie zawsze wywiązują się z zobowiązań. Istnieje stała potrzeba monitowania otrzymywanych wydawnictw ciągłych. W tej grupie najczęściej dokonuje się przesunięć w wysyłce. Biblioteki, które nie przesyłają swoich materiałów przez dłuższy czas, przesuwane są do pliku, który nazwano „nieaktywne” w bazie instytucji wymiennych, a współpracę z nimi traktuje się jako chwilowo zawieszoną, bez podejmowania decyzji o całkowitej rezygnacji z niej. Wymiana publikacji to przede wszystkim relacje oparte na rzetelności zawodowej, kontaktach międzyludzkich, wzajemnym zaufaniu oraz traktowaniu wymiany, jako procesu kształtującego się latami. Wszystkie prace dotyczące wymiany wykonywane są samodzielnie przez autorkę niniejszego artykułu, począwszy od koncepcji, poprzez organizację i ewidencję materiałów, korespondencję, reklamacje i potwierdzenia, na przygotowaniu paczek kończąc. Autorka zaprasza biblioteki, które dysponują wydawnictwami ciągłymi o treści ekonomicznej do współpracy (adres elektroniczny: bkreze@sgh.waw.pl).  | |
| | | |
| |||
| | ||
| |||
