Nr 7/2010 (116), Ewidencja i opracowanie zbiorów. Artykuł
| | Nr 7/2010 (116), Ewidencja i opracowanie zbiorów. Artykuł |
|
 | | | |
Ewa Bogusz
| |||
| | ||
| Pierwsze dokumenty elektroniczne zgromadzone w Bibliotece Narodowej to publikacje niesamoistne wydawniczo, czyli dodatki do wydawnictw ciągłych i zwartych, stanowiące uzupełnienie treści zawartych w dokumencie podstawowym. Dokumenty elektroniczne były materiałem nowym, Biblioteka Narodowa musiała wypracować dogodne metody ich opracowywania, inwentaryzowania, przechowywania i udostępniania. Do realizacji ww. zadań została powołana w czerwcu 1998 r., w ramach Działu Katalogów Centralnych i Dokumentów Elektronicznych, Pracownia Dokumentów Elektronicznych, która pod koniec 2007 r. została przekształcona w Zakład Dokumentów Elektronicznych. Zadaniem Zakładu jest prowadzenie działalności badawczej, informacyjnej i organizacyjnej w zakresie dokumentów elektronicznych gromadzonych w Bibliotece Narodowej. Do szczegółowych zadań Zakładu Dokumentów Elektronicznych należy: gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie i udostępnianie zbiorów elektronicznych, obsługa informacyjna użytkowników w zakresie dokumentów elektronicznych, udzielanie konsultacji w zakresie problematyki dokumentów elektronicznych, współpraca z innymi Zakładami BN oraz instytucjami krajowymi i zagranicznymi. Opis bibliograficzny dokumentów elektronicznychDokumenty elektroniczne gromadzone w Bibliotece Narodowej są opracowywane z autopsji zgodnie z postanowieniami Polskiej Normy PN-N-01152-13 Opis bibliograficzny. Dokumenty elektroniczne. Norma powstała przy współpracy merytorycznej z Ośrodkiem Normalizacji Biblioteki Narodowej. Podstawą opracowania normy jest zalecenie Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń i Instytucji Bibliotekarskich ISBD(ER): International Standard Bibliographic Description for Electronic Resources. Polska Norma PN-N-01152-13 Opis bibliograficzny. Dokumenty elektroniczne zawiera zasady sporządzania opisu bibliograficznego dokumentów elektronicznych wspólne dla wszystkich rodzajów dokumentów wydawanych na nośnikach elektronicznych. W związku z tym, przy opracowywaniu dokumentów elektronicznych należy korzystać dodatkowo z następujących arkuszy:
Opis bibliograficzny dokumentu elektronicznego musi uwzględniać cechy innego typu dokumentu, gdyż zmienia się nośnik dokumentu z papierowego na elektroniczny. Z wyżej wymienionych arkuszy norm należy korzystać w zależności od tego, jaki dokument elektroniczny jest opisywany. Dokumenty elektroniczne mają najczęściej postać wydawnictwa zwartego – publikacji zaplanowanej i wydanej od razu jako logiczna całość; do grupy tej zalicza się także publikacje o przewidzianym zakończeniu, np. sukcesywnie wydawane kolejne tomy encyklopedii[1] lub postać wydawnictwa ciągłego – publikacji o nieplanowanym z góry zakończeniu (czasopismo, gazeta, periodyk, kolejny zeszyt lub tom stanowiące kontynuację rozpoczętej wcześniej problematyki); poszczególne elementy wydawnictwa ciągłego mają zawsze ten sam tytuł, a odróżnia je od siebie numeracja (najczęściej narastająca kolejno) lub co najmniej datacja[2]. Opis bibliograficzny dokumentów elektronicznych opracowywanych w Bibliotece Narodowej sporządzany jest z autopsji w trzecim stopniu szczegółowości, w formacie MARC 21 w systemie INNOPAC. Opis bibliograficzny w drugim stopniu szczegółowości zalecany jest dla katalogów bibliotecznych i bibliografii specjalnych. Podstawą opisu jest odtworzony na komputerze dokument elektroniczny, a dane do opisu należy pobierać z dostępnych źródeł w następującej kolejności:
Przy tworzeniu opisu bibliograficznego dokumentu elektronicznego uwzględniamy elementy zgrupowane w ośmiu strefach:
Między opracowaniem tradycyjnych dokumentów drukowanych a opisem bibliograficznym dokumentów elektronicznych zauważamy różnice w następujących strefach i polach:
Dane:
Program:
Dane i program:
Pola:
W polach 500 podawane są wszystkie uwagi odnoszące się do poszczególnych stref opisu: Uwagi dotyczące strefy tytułu i oznaczenia odpowiedzialności. Dokumenty elektroniczne mają często kilka form tytułu w różnych wersjach językowych np. tytuł właściwy: Max i duch zamku, tytuł z dodatkowego ekranu tytułowego: Max and the haunted Castle, tytuł z dodatkowego ekranu tytułowego: Max und das Schlossgespenst; tytuł właściwy: Max i Maria na zakupach, tytuł z dodatkowego ekranu tytułowego: Max und Marie gehen einkaufen, tytuł z dodatkowego ekranu tytułowego: Max and Marie go shopping.
Poniżej zamieszczam przykłady zawierające opisy dokumentów elektronicznych wydawnictwa zwartego i ciągłego. W większości dokumentów elektronicznych są to opisy bardzo rozbudowane. Na uwagę zasługuje strefa uwag (pola 5XX) opisu wydawnictwa zwartego. Przykład: Opis dokumentu elektronicznego wydawnictwa zwartego w formacie
MARC 21. Stosunkowo duży procent zgromadzonych w Bibliotece Narodowej dokumentów elektronicznych stanowią wydawnictwa ciągłe. Są to publikacje m.in. z dziedziny prawa i statystyki, w tym także publikacje Głównego Urzędu Statystycznego wydawane przez Zakład Wydawnictw Statystycznych. Publikacje GUS kierowane są przede wszystkim do pracowników administracji państwowej, samorządowej, inwestorów, pracowników banków, placówek dyplomatycznych, naukowców, studentów, a także do osób, dla których znajomość wyników badań GUS jest niezbędna do prawidłowego wykonywania zawodu. Są to publikacje obejmujące dane statystyczne dotyczące całego kraju, np. Ceny w Gospodarce Narodowej, Efektywność Wykorzystania Energii w Latach…, Rocznik Demograficzny. Nakładem rejonowych Urzędów Statystycznych są wydawane publikacje prezentujące dane statystyczne danego regionu np. Bezrobocie w Województwie Śląskim w… Roku, Budownictwo Mieszkaniowe w Województwie Wielkopolskim w Latach…, Działalność Gospodarcza Podmiotów z Udziałem Kapitału Zagranicznego w Województwie Kujawsko-Pomorskim w Latach…, Rocznik Statystyczny Województwa Łódzkiego. Większość publikacji wydawanych na płytach CD jest dostępna także drukiem lub on-line ze strony Głównego Urzędu Statystycznego. Przykład: Opis dokumentu elektronicznego wydawnictwa ciągłego w formacie MARC 21.
Aby nadążyć za rozwijającą się technologią, Biblioteka Narodowa od końca 2008 r. pracuje nad tworzeniem Repozytorium Dokumentów Elektronicznych, w którym będą przechowywane i udostępniane publikacje wydane w wersji elektronicznej, zapisywane na dowolnym nośniku. Poniższy przykład przedstawia opis bibliograficzny dokumentu dostępnego poprzez link z Repozytorium Dokumentów Elektronicznych BN. Przykład: Opis dokumentu elektronicznego przechowywanego w Repozytorium Dokumentów Elektronicznych BN.
Opracowanie rzeczowe dokumentów elektronicznychPrzy opracowaniu rzeczowym zbiorów Biblioteka Narodowa korzysta z dwóch popularnych w polskim bibliotekarstwie języków informacyjno-wyszukiwawczych: języka haseł przedmiotowych Biblioteki Narodowej i Uniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej.
Dokumenty elektroniczne opracowywane są także według Uniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej (UKD), języka do notacji cyfrowej, obecnego u nas od 1907 r., najpierw w Bibliotece Publicznej m.st. Warszawy[6]. Powszechną akceptację Uniwersalna Klasyfikacja Dziesiętna zyskała w okresie powojennym, stając się najszerzej wykorzystywanym systemem opracowania rzeczowego i prowadzenia katalogów. Przyczynił się do tego fakt, iż w 1949 r. zaczęto podawać symbole UKD w bieżącej bibliografii narodowej – Przewodniku Bibliograficznym.
Jednak należy zauważyć, iż języki haseł przedmiotowych łatwiej od UKD podążają za tekstami i bardziej płynnie im towarzyszą[7]. Oprócz Biblioteki Narodowej wiele innych bibliotek w Polsce stosuje podwójne opracowanie rzeczowe publikacji, nadając im symbole UKD oraz hasła przedmiotowe. Polscy bibliotekarze przy opracowaniu formalnym i rzeczowym dokumentów wzorują się na bieżącej bibliografii narodowej. Bibliografia Dokumentów ElektronicznychOd 2001 r. w cyklu półrocznym ukazuje się Bibliografia Dokumentów Elektronicznych. Pierwszy numer bibliografii ukazał się w formie wkładki do 27. numeru Przewodnika Bibliograficznego, rejestrował 150 dokumentów o charakterze wydawnictwa zwartego. Bibliografia Dokumentów Elektronicznych w latach 2001–2008 była wydawana w formie papierowej, od 2009 r. jest przygotowywana w wersji elektronicznej zapisanej w pliku PDF, dostępnej ze strony Biblioteki Narodowej. Bibliografia nadal jest przygotowywana w cyklu półrocznym, a opisy dokumentów elektronicznych znajdują się w aktualizowanej bazie danych pod adresem http://mak.bn.org.pl/w16.htm[8]. Baza w systemie MAK zawiera zarówno opisy bibliograficzne dokumentów elektronicznych o charakterze wydawnictwa zwartego, jak i wydawnictwa ciągłego. Bibliografia Dokumentów Elektronicznych rejestruje publikacje gromadzone przez BN na podstawie egzemplarza obowiązkowego, jest bibliografią selekcyjną. Rejestruje publikacje, których wydawca lub współwydawca ma siedzibę w Polsce oraz wydawnictwa ogłoszone poza terenem państwa, jeżeli wydawcą lub współwydawcą są instytucje krajowe lub ich agendy zagraniczne. Od 2001 r. zauważamy ciągły wzrost publikacji elektronicznych zapisanych na dyskach optycznych. Bibliografia Dokumentów Elektronicznych zarejestrowała w 2009 r. 539 opisów bibliograficznych. Są one wzorcowymi opisami, z których mogą korzystać bibliotekarze z innych bibliotek w Polsce. Ważnym krokiem w przyszłość jest rozpowszechnianie bibliografii w postaci elektronicznej pobieranej ze strony WWW Biblioteki Narodowej. Ewidencja zbiorów elektronicznychDokumenty elektroniczne są przechowywane w odrębnym magazynie (ze względu na inną postać fizyczną oraz warunki przechowywania), ale zanim trafią do magazynu nadawana jest im sygnatura. Ewidencja zbiorów jest prowadzona w systemie komputerowym, rekordy zasobu dla dokumentów elektronicznych o charakterze wydawnictw zwartych i ciągłych dołączane są do odpowiednich rekordów bibliograficznych. Przed utworzeniem rekordu egzemplarza każdy dokument jest sprawdzany pod kontem cech indywidualnych i uszkodzeń. Zakładane są oddzielne rekordy egzemplarza dla dokumentów głównych i towarzyszących im dodatków. Dokument główny otrzymuje oznaczenie “dzieło podstawowe”, natomiast dokumenty towarzyszące informację charakteryzującą dodatki np. instrukcja, mapa, album. Sygnatura dokumentu elektronicznego o charakterze wydawnictwa zwartego ma następującą postać: dwuliterowy kod EE (oznaczający dokumenty elektroniczne samoistne zwarte), oznaczenie formatu określone cyfrą rzymską (I – do 20 cm, II – od 20 do 30 cm, III – powyżej 30 cm), kolejny numer, dla dokumentów archiwalnych duża litera A, np. EE II 4.001 A. Oznaczenie formatu określone cyfrą rzymską pomaga wykorzystać maksymalnie powierzchnię magazynową (dopasowanie wysokości szaf i odstępu między półkami). Dla dokumentów elektronicznych o charakterze wydawnictwa ciągłego sygnatura ma następującą postać: dwuliterowy kod EC (oznaczający dokumenty elektroniczne samoistne ciągłe), kolejny numer, dla dokumentów archiwalnych duża litera A, np. EC 10 A. Zarówno dokumenty elektroniczne samoistne wydawniczo zwarte, jak i ciągłe otrzymują numery akcesji i numery inwentarzowe. Wycena publikacji elektronicznych następuje według rzeczywistych kosztów nabycia, a materiałów otrzymanych bezpłatnie, według bieżącej szacunkowej wartości zatwierdzonej przez dyrektora Biblioteki Narodowej. Raz w roku drukowane są księgi inwentarzowe i akcesyjne opracowanych dokumentów. Tak przygotowane dokumenty elektroniczne są przenoszone do pomieszczenia magazynowego. PodsumowanieW momencie pojawienia się dokumentów elektronicznych, w wielu bibliotekach w kraju nie było wypracowanych zasad postępowania z tego typu nowymi dokumentami, jednak z upływem lat sytuacja się zmieniła. Dokumenty elektroniczne spowodowały poważne zmiany w obowiązujących dotychczas opisach bibliograficznych. Powstało wiele zupełnie nowych terminów, a niektóre pojęcia i definicje wymagały ponownego określenia i dostosowania do nowej rzeczywistości XXI w. Współpraca Biblioteki Narodowej z wieloma bibliotekami w Polsce, m.in. z Biblioteką Jagiellońską przy katalogowaniu dokumentów elektronicznych, doprowadziła do powstania norm i instrukcji, które pomagają w opracowywaniu zbiorów elektronicznych i są niezbędne do sporządzenia rekordu bibliograficznego dla dokumentu zawierającego: oprogramowanie, dane liczbowe, multimedia interakcyjne, systemy oraz usługi on-line. Przypisy[1] NAROJCZYK, K. Dokument elektroniczny i jego opis bibliograficzny w publikacjach humanistycznych. Olsztyn : Wydawnictwo UWM, 2005, s. 29. [2] Tamże, s. 29. [3] SANETRA, K. Format Marc 21 rekordu bibliograficznego dla dokumentu elektronicznego. Warszawa: Wydaw. SBP, 2003, s. 107. [4] STOPA, A. Opracowanie rzeczowe literatury pięknej. Warszawa: Wydaw. Centrum Edukacji Bibliotekarskiej, Informacyjnej i Dokumentacyjnej, 2008, s. 13. [5] Od 1 stycznia 2010 r. Biblioteka Narodowa stopniowo rezygnuje ze stosowania określników formalnych w hasłach przedmiotowych. Typ, gatunek lub forma dokumentu jest dostępna w wyszukiwaniu przez słowo z opisu dzięki dodatkowym punktom dostępu zapisanym w polach 655 rekordu bibliograficznego. Celem zmian w słownictwie i metodyce JHP BN jest uproszczenie opisu przedmiotowego i usprawnienie opracowania. Kierunki zmian były prezentowane na Warsztatach JHP BN, 9-10 czerwca 2010 r. [6] STOPA, A. dz. cyt. s. 31. [7] Tamże, s. 32. [8] Bibliografia Dokumentów Elektronicznych (2001-). W: Bazy Biblioteki Narodowej w systemie MAC [on-line]. Warszawa: Wydaw. Bibl. Nar., [2001-] [Dostęp 29 września 2010]. Dostępny w World Wide Web: http://mak.bn.org.pl/w16.htm. Bibliografia:
 | |
| | | |
| |||
| | ||
| |||