Grażyna Stoma
Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. KEN w Lublinie

Pierwsza biblioteka pedagogiczna z certyfikatem jakości

Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. KEN w Lublinie (PBW) http://ken.pbw.lublin.pl/^[1] jest jedną z najstarszych bibliotek pedagogicznych w Polsce. Powstała 6 kwietnia 1927 r. jako Centralna Biblioteka Pedagogiczna Kuratorium Okręgu Szkolnego Lubelskiego. Od ponad osiemdziesięciu lat służy nauczycielom, pomaga im w kształceniu i doskonaleniu zawodowym, inspiruje twórcze działania dydaktyczno-wychowawcze. Zbiory biblioteki liczą 347 241 książek, 22 385 roczników czasopism i 25 117 jednostek ewidencyjnych zbiorów audiowizualnych. W 2002 r. jako pierwsza wśród bibliotek w Polsce, ustanowiła i wdrożyła system zarządzania jakością według normy ISO 9001:2000. Zdobycie certyfikatu Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) stanowi odpowiedź tej instytucji na wymagania reformy szkolnictwa, nakładające na wszystkie placówki oświatowe obowiązek badania jakości swojej pracy.

Proces ubiegania się biblioteki o certyfikat SZJ rozpoczął się w 2000 r., kiedy podjęto decyzję o wdrożeniu systemu jakości. Pierwszym krokiem było zapoznanie pracowników z normą. Odbywało się to podczas szkoleń prowadzonych przez przedstawicieli firmy doradczej. Dokonano przeglądu działalności naszej placówki. Określono zgodnie z normą procesy i procedury zachodzące w bibliotece, wytyczono cele polityki jakości.

Podczas szkoleń uświadamiano pracownikom, że każdy uczestniczy przynajmniej w jednym procesie zachodzącym w bibliotece i to pracownicy, a nie norma ISO, decydują o tym, w jaki sposób będzie się dbać o jakość usług. Należało wszystkich przekonać, iż nie należy bać się systemu, gdyż nie burzy on organizacji naszej pracy, lecz porządkuje ją, a działania wymagane przez system realizowane są od zawsze. Po tak przeprowadzonych przygotowaniach 22 lutego 2002 r. przystąpiono do audytu certyfikującego, który objął całość procesów i procedur występujących w bibliotece. Audytorzy zapoznali się z dokumentacją SZJ i rozmawiali z pracownikami, sprawdzając stopień wdrożenia normy.

Naszą jednostką certyfikującą był Polski Rejestr Statków w Gdańsku, który jest spółką Skarbu Państwa, posiadającą akredytację w Polskim Centrum Akredytacji w Warszawie. Polski Rejestr Statków nie jest jedyną firmą certyfikującą w Polsce, oprócz niej działa kilkanaście innych. W większości są to przedstawicielstwa zagranicznych audytorów, mających pozwolenie na działalność w Polsce. Certyfikaty wydawane przez wszystkie uprawnione firmy są równorzędne. Po pomyślnym przejściu kontroli nadano bibliotece Certyfikat ISO 9001:2000 w zakresie gromadzenia i udostępniania książek, czasopism, zbiorów multimedialnych oraz udzielania informacji. Wręczenie certyfikatu miało miejsce w maju 2002 r. podczas uroczystych obchodów 75-lecia działalności naszej placówki.

W ramach Systemu Zarządzania Jakością zidentyfikowano i opisano procesy zachodzące w bibliotece, określono ich przebieg, wzajemne oddziaływanie i powiązanie oraz zarządzanie procesami. PBW w Lublinie wyspecyfikowała następujące procesy:

1. Zawieranie umów
   Celem procesu jest zapewnienie, że zawierane umowy na świadczone usługi w pełni zaspokajają potrzeby czytelników, są zgodne z przepisami oraz we właściwy sposób zabezpieczają interesy klientów i biblioteki.
2. Zakupy
   Celem procesu jest zapewnienie, że kupowane przez PBW książki, czasopisma i zbiory specjalne spełniają ustalone potrzeby i wymagania klientów.
3. Nadzór nad zasobami
   Celem procesu jest zapewnienie, że wszyscy pracownicy mają wpływ na jakość, posiadają określone kompetencje, są objęci programem szkoleń oraz że jest prowadzony nadzór nad środowiskiem pracy.
4. Realizacja wyrobu (naszym wyrobem jest usługa)
   Celem procesu jest świadczenie usług na jak najwyższym poziomie zgodnie z wymaganiami formalno-prawnymi.
5. Ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością
   Celem procesu jest utrzymanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością poprzez ciągłą analizę i ocenę stopnia realizacji polityki i celów jakości oraz spełnienia wymagań klientów.

Certyfikat, który uzyskała biblioteka w roku 2002, był ważny przez trzy lata. Obowiązkiem organizacji, która otrzymała certyfikat, jest dbanie o to, by wszystkie procesy i procedury działały zgodnie z zapisami. Raz w roku obowiązkiem jednostki certyfikującej jest sprawdzenie poprzez audyt kontrolny, zwany pośrednim, czy system działa. W naszej instytucji takie kontrole odbywały się już pięciokrotnie i przedłużały ważność certyfikatu na kolejny rok. Biblioteka ponownie poddała się audytowi certyfikującemu w 2008 r. i uzyskała przedłużenie certyfikatu na kolejne trzy lata, do roku 2011. Uzyskanie certyfikatu jakości przyniosło wiele korzyści. Oto główne z nich:

• zmiana podejścia pracowników do jakości pracy i klienta,
• czytelna struktura organizacyjna w zakresie odpowiedzialności za świadczone usługi,
• utożsamianie się pracowników z celami biblioteki.

Zarówno dyrekcja, jak i pracownicy, doskonale zdają sobie sprawę, że certyfikat Systemu Zarządzania Jakością nie jest narzędziem zdobywania przewagi konkurencyjnej, lecz bodźcem do dalszego doskonalenia jakości świadczonych usług. Funkcjonowanie normy wplotło się w codzienną działalność placówki. Wymagania, które stawia norma, zgadzają się w większości z wypracowanymi przez nas standardami działalności. Zapisy w Księdze jakości są doskonałymi narzędziami do pomiaru jakości pracy biblioteki.

Przypisy

[1] Odesłanie do strony internetowej przedstawia wersję aktualną w dn. 29.08.2009 r.

Pierwsza biblioteka pedagogiczna z certyfikatem jakości / Grażyna Stoma// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska - Nr 6/2009 (106) sierpień/wrzesień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2010. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2010/106/a.php?stoma. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187