Izabela Milewska-Warta
EBIB

Sprawozdanie ze spotkania Klubu Użytkowników Promaxa

Klub Użytkowników Promaxa powstał z inicjatywy kierownika Wydziału Informacyjno-Bibliograficznego Biblioteki Pedagogicznej w Toruniu, Aldony Zawałkiewicz. W chwili obecnej zrzesza 14 bibliotek różnego typu (publiczne, pedagogiczne i naukowe) pracujących w systemie Promax firmy Max Elektronik z Zielonej Góry. 20 maja 2008 r. w Toruniu zostało zorganizowane pierwsze spotkanie Klubu Użytkowników Promaxa, w którym wzięli udział przedstawiciele większości bibliotek, które zgłosiły chęć uczestnictwa w Klubie oraz przedstawiciele Max Elektronik. Spotkanie rozpoczęło się od zwiedzenia nowej siedziby Biblioteki Pedagogicznej w Toruniu, na którą został zaadaptowany położony blisko centrum XIX-wieczny budynek dawnego szpitala wojskowego. W przestronnym, całkowicie przebudowanym wnętrzu mieszczą się: wypożyczalnia, czytelnia ogólna, czytelnia bibliograficzna, informatorium, internetowe centrum informacji multimedialnej, sala dydaktyczna, sala wystawowa. Goście mieli okazję obejrzeć te pomieszczenia, a dodatkowo również dwupoziomowy magazyn oraz pokoje pracownicze i socjalne.

Następnie udano się do sali dydaktycznej, gdzie uczestników oficjalnie powitały Elżbieta Wykrzykowska, dyrektor Biblioteki Pedagogicznej w Toruniu i Aldona Zawałkiewicz, kierownik Wydziału Informacyjno-Bibliograficznego. Dziękując przybyłym za przyjazd i życzliwe wsparcie przedsięwzięcia, wyraziły nadzieję na owocną współpracę i integrację środowiska bibliotekarzy pracujących w systemie, a także na opiekę merytoryczną Max Elektronik nad działalnością Klubu.

W imieniu Max Elektronik głos zabrała Magdalena Kurpiel, która zapewniła o pełnym poparciu dla inicjatywy bibliotekarzy oraz zadeklarowała, że opinie i praktyczne uwagi zgłoszone przez użytkowników zostaną wykorzystane do dalszego doskonalenia systemu Promax. Przedstawiciele bibliotek, biorący udział w spotkaniu w kilku słowach scharakteryzowali swoje doświadczenia w pracy z systemem: rok rozpoczęcia pracy w Promaxie, cel, do którego wykorzystywana jest baza, możliwość (bądź jej brak) udostępniania bazy w Internecie poprzez nakładkę Proweb. Wszyscy podkreślili, że spotkanie może być szansą na nawiązanie efektywnej współpracy.

Następnie omówiono sprawy organizacyjne, związane z funkcjonowaniem Klubu – przypomniano ideę powołania Klubu, zaakceptowano tekst misji (z dwóch przedstawionych propozycji wybrano fragmenty najlepiej oddające zadania Klubu). Brzmi on teraz następująco: Misją Klubu jest wymiana doświadczeń zawodowych, integracja użytkowników systemu PROMAX i ustalanie kierunków jego rozwoju w celu podniesienia jakości usług informacyjnych świadczonych czytelnikom.

Aldona Zawałkiewicz zaprezentowała stronę internetową Klubu www.bptorun.edu.pl/prolib_site/^[1] (afiliowaną przy stronie domowej Biblioteki Pedagogicznej w Toruniu), zwracając szczególną uwagę na forum – dostępne tylko po zalogowaniu, które ma stanowić podstawowe narzędzie komunikacji pomiędzy członkami Klubu. Magdalena Kurpiel z Max Elektronik podkreśliła, jak ważne jest, by biblioteki konsultowały wcześniej swoje stanowiska, ustalały priorytety i w rozmowach z przedstawicielami firmy mówiły jednym głosem. Takiemu rozwiązaniu ma m.in. służyć nadanie uprawnień tzw. klubowemu użytkownikowi – wybrana osoba w imieniu Klubu będzie mogła logować się i zgłaszać uwagi do Systemu Rejestracji i Kontroli Uwag Max Elektronik.

Następnie miały miejsce wystąpienia użytkowników, wykorzystujących w swej pracy poszczególne moduły systemu Promax. O wykorzystywaniu Promaxa do tworzenia bazy bibliografii regionalnej Bibliografia Ziemi Lubuskiej mówiła w wystąpieniu przygotowanym wspólnie z Zofią Maziarz, Maria Adamek, kierownik Działu Informacji Naukowej i Regionalnej Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Zielonej Górze. Biblioteka rozpoczęła pracę w tym systemie w 1997 r., wprowadzając zarówno opisy bieżących publikacji, jak również starsze opisy z tradycyjnej kartoteki kartkowej (obecnie rejestrowane są dane z 1990 r.). Ponieważ w bibliografii uwzględnia się różne formy piśmiennicze i wydawnicze publikacji, stosuje się większość kreatorów opisu (artykuł, czasopismo, książka, niesamoistna część wydawnictwa, polemika, recenzja z czasopisma, wywiad). Bibliotekarze do opracowania rzeczowego wykorzystują szczegółową klasyfikację regionalną (składającą się z 15 działów głównych, w obrębie których występują liczne poddziały w układzie hierarchicznym) oraz słownik słów kluczowych, którymi są nazwy miejscowości, nazwy geograficzne oraz nazwiska osób stanowiących przedmiot opracowania publikacji. Nie używa się natomiast języka haseł przedmiotowych, a w związku z tym również modułu kartoteki haseł wzorcowych. Wyszukiwanie informacji odbywa się przy pomocy następujących indeksów: klasyfikacji, miejsca wydania, odpowiedzialności, bibliografii, słów kluczowych, tytułu, przy czym ten ostatni jest zdefiniowany w sposób, który umożliwia przeszukiwanie oprócz pola tytułu również pola adnotacji treściowej, co zwiększa znacznie skuteczność poszukiwań. Aby ułatwić czytelnikom pracę w systemie, przygotowano i umieszczono w Prowebie informację o zasobach bazy oraz wskazówki, jak korzystać z podanych indeksów.

Bibliografia Ziemi Lubuskiej rejestruje obecnie ponad 73 tys. rekordów i jest dostępna w Internecie pod adresem www.wimbp.zgora.pl/prolib/wlib/txt/bb_info.htm. Tworzenie bibliografii Publikacje pracowników Akademii Podlaskiej przybliżył w swojej prezentacji Marcin Malik z Oddziału Informacji Naukowej Biblioteki Głównej Akademii Podlaskiej w Siedlcach. Bibliografia gromadzi dorobek piśmienniczy wszystkich osób zatrudnionych przez uczelnię, jak również utwory byłych pracowników powstałe w ciągu dwóch lat po ustaniu stosunku pracy i jest kontynuacją opracowywanej od 1975 r. tradycyjnej kartoteki kartkowej. Zmiana formatu wydawania z wersji drukowanej na elektroniczną nastąpiła w 1997 r. Tworzenie bibliografii jest realizacją nałożonego na szkoły wyższe obowiązku prowadzenia działalności dokumentacyjnej, natomiast bezpośrednią podstawę prawną stanowi Zarządzenie Rektora Wyższej Szkoły Rolniczo-Pedagogicznej w Siedlcach z 1 grudnia 1984 roku w sprawie obiegu, przechowywania oraz udostępniania informacji naukowo-technicznej i ekonomicznej.

Baza zawiera opisy bibliograficzne publikacji naukowych, popularnonaukowych, dydaktycznych i literackich oraz rozpraw doktorskich i habilitacyjnych pracowników Akademii Podlaskiej i jest opracowywana przez pracowników Oddziału Informacji Naukowej głównie z autopsji, czyli przy wykorzystaniu materiałów znajdujących się w księgozbiorze, jak również na podstawie bibliograficznych i pełnotekstowych baz danych, drukowanych bibliografii osobowych i dziedzinowych oraz zweryfikowanych danych z kwerend bibliograficznych przeprowadzanych w innych bibliotekach. Ostatecznej weryfikacji i autoryzacji dokonuje kierownik oddziału. Bibliografia dokumentuje zarówno publikowany, jak i niepublikowany dorobek piśmienniczy. W pierwszym wypadku są to wydawnictwa zwarte (m.in. monografie, podręczniki, skrypty), prace zbiorowe, utwory autorskie w wydawnictwach zwartych i rozdziały książek, artykuły w czasopismach naukowych, popularnonaukowych i w wydawnictwach ciągłych zbiorowych oraz recenzje, wywiady i polemiki opublikowane w czasopismach, referaty i komunikaty opublikowane w całości w materiałach konferencyjnych, prace tłumaczone, hasła (w encyklopediach, słownikach). Na dorobek niepublikowany składają się natomiast takie prace jak: raporty i sprawozdania wykonane we współpracy z innymi instytucjami naukowymi, referaty i komunikaty, postery zawarte w materiałach konferencyjnych dostępnych w formie skoroszytu, teki, a także prace dyplomowe i doktorskie.

Zdobyte podczas tworzenia bibliografii doświadczenia wskazują, że przy tego rodzaju pracy zaleca się konsekwencję w stosowaniu przyjętych zasad, troskę o dobrą robotę, fachowość, dokładność (ale bez jałowej drobiazgowości), zdrowy rozsądek, wyobraźnię, odpowiedzialność za słowo, a zwłaszcza krytycyzm w podejściu do źródeł, który pozwala na uniknięcie wielu błędów i nieścisłości.

Obecnie bibliografia Publikacje pracowników Akademii Podlaskiej liczy ponad 10 tys. rekordów dokumentujących dorobek naukowy ponad tysiąca osób i od 2006 r. jest dostępna w Internecie pod adresem http://www.bg.ap.siedlce.pl/bazy/publikacje/index.htm. Prezentacja Informacja to nie igła w stogu siana… jeśli dobrze opracowana Anny Wiligalskiej i Aldony Zawałkiewicz z Biblioteki Pedagogicznej w Toruniu pokazała ewolucję warsztatu pracy Wydziału Informacyjno-Bibliograficznego, jaka dokonała się w ostatnich kilkunastu latach, a także obecne, nowoczesne możliwości tworzenia i udostępniania informacji bibliograficznej.

Od lat 50. do wczesnych lat 90. podstawowe źródło informacji w wydziale stanowiły kartkowe kartoteki zagadnieniowe. Uzupełnieniem (a z czasem zastąpieniem kartotek tradycyjnych zamkniętych w roku 2002) stała się elektroniczna baza bibliograficzna artykułów z czasopism tworzona od 1996 r. w programie ISIS. Artykuły opracowywano z autopsji za pomocą słów kluczowych. Baza istniała do 2003 r., kiedy to chcąc ujednolicić system wyszukiwania w bibliotece, podjęto decyzję o wprowadzeniu języka haseł przedmiotowych Biblioteki Narodowej jako drugiego obok języka słów kluczowych. Bazę, liczącą ok. 65 tys. rekordów, zamknięto w 2004 r. i zainicjowano powstanie nowej, która zawierała artykuły zaopatrzone w słowa kluczowe i hasła przedmiotowe. W roku 2006 po zakupieniu przez Bibliotekę Pedagogiczną w Toruniu systemu Promax dokonano konwersji danych z programu ISIS. Obecnie baza liczy 16 tys. rekordów i rejestruje przede wszystkim artykuły z czasopism, fragmenty prac zbiorowych, recenzje i wywiady. Opracowanie rzeczowe odbywa się za pomocą dwóch uzupełniających się języków informacyjno-wyszukiwawczych (języka słów kluczowych i języka haseł przedmiotowych BN), co stanowi dużą zaletę dla prowadzących poszukiwania czytelników. Baza jest od 2007 r. dostępna w Internecie pod adresem http://www.bptorun.edu.pl/prolib/wlib/txt/bb_info.htm.

Prezentacja Bibliotekarz odkrywca Krzysztofa Henne z Max Elektronik dotyczyła procesu tworzenia i opracowywania informacji. Zawierała też szczegółowy opis definiowania i efektywnego wykorzystywania indeksów wyszukiwawczych w systemie Promax.

Praktyczna część wykładu została poprzedzona przez autora szeregiem teoretycznych refleksji. Dotyczyły one między innymi relacji między oryginalnym tekstem a jego opisem w językach informacyjno-wyszukiwawczych – zarówno w języku słów kluczowych, tworzonym za pomocą wyrażeń derywowanych z tekstu publikacji, jak i kontrolowanego języka haseł przedmiotowych. Krzyszof Henne podkreślił zasadę best match, czyli założenie jak najlepszego dopasowania słów do wyszukiwania informacji mimo naturalnych różnic w sposobach postrzegania treści. Według autora ważne jest takie przygotowanie opisu, które precyzyjnie odda treść dokumentu i pozwoli użytkownikowi na dotarcie do niego. Opis musi być więc poprzedzony wnikliwą analizą tekstu, pod kątem doboru opisujących go znaków językowych, co z kolei wymaga od indeksatora pewnego zasobu wiedzy wiedzy. Następnie autor omówił szczegółowo budowę indeksów wyszukiwawczych w Promaxie. Zwrócił również uwagę na konieczność właściwego doboru nazw indeksów, co gwarantuje ich efektywne wykorzystanie przez czytelnika. Zdaniem Krzysztofa Henne, właściwe definiowanie indeksów wymaga dużej znajomości potrzeb użytkowników, ich oczekiwań, a także nawyków myślowych.

Po przerwie, ponownie wystąpił Krzysztof Henne, odpowiadając na zgłoszone wcześniej przez użytkowników pytania dotyczące pracy w systemie. Dzięki prezentacji Dziś pytanie, dziś odpowiedź uczestnicy spotkania znaleźli odpowiedzi na wiele nurtujących ich problemów związanych z tworzeniem baz bibliograficznych w Promaxie, a także uzyskali informacje na temat nowych funkcji przygotowywanych do wprowadzenia do systemu.Po tym wystąpieniu wywiązała się dyskusja, w czasie której zebrano wszystkie uwagi dotyczące systemu, uznane za zasadne przez przedstawicieli Max Elektronik. Zadeklarowali oni, że w najbliższym czasie zostanie zrealizowana część zgłoszonych postulatów, a pozostałe mogą być uwzględnione dopiero w nowej wersji Promaxa z formatem MARC21. Uczestnicy zostali również poczęstowani obiadem, po którym udali się z przewodnikiem na zwiedzanie zabytkowego Torunia.

Przypisy

[1] Wszystkie podane odesłania do stron internetowych przedstawiają wersję aktualną w dn. 17.06.2008 r.

Sprawozdanie ze spotkania Klubu Użytkowników Promaxa / Izabela Milewska-Warta // W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska - Nr 5/2008 (96) czerwiec/lipiec. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2010. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2010/96/a.php?milewska. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187