Wiktoria Pękaty
Instytut Bibliotekoznawstwa i Informacji Naukowej
Uniwersytet Śląski, Katowice

Kultura organizacyjna w aspekcie działalności informacyjnej bibliotek naukowych i technicznych

Przemiany ekonomiczno-społeczne zachodzące w naszym kraju wymuszają na bibliotekach naukowych i technicznych konieczność modyfikacji swoich usług. W następstwie rozwoju krajowej infrastruktury informatycznej, w drugiej połowie lat 90., biblioteka naukowa i techniczna zaczęła kojarzyć się nie tylko z miejscem gromadzenia dokumentów, ich opracowywania i udostępniania, ale także z ośrodkiem informacji. Gwałtowny rozwój sieci umożliwił użytkownikom biblioteki rozwijanie umiejętności korzystania z nowych technologii informacyjnych, będących źródłem cennych informacji niezbędnych w procesach dydaktycznych czy wspomaganiu badań. Sytuacja ta wymagała również dużego zaangażowania ze strony pracowników bibliotek zachęcających i uczących użytkowników korzystania z nowoczesnych źródeł informacji.

Pełnienie przez biblioteki naukowe i techniczne roli placówki informacyjnej wymaga spełnienia pewnych podstawowych warunków, w wyniku których ich działania mogą być bardziej skuteczne i efektywne. Do warunków tych należą^[1]:

• zasoby odpowiednie dla profilu biblioteki, zgodne z potrzebami użytkowników,
• wdrożenie systemu komputerowego usprawniającego działania biblioteczno-informacyjne,
• nowoczesne narzędzia pracy,
• odpowiednio wykwalifikowany personel,
• właściwa organizacja działalności obejmująca optymalną strukturę organizacyjną oraz zbiór przepisów prawnych,
• środki finansowe zapewniające działalność biblioteki na zadowalającym poziomie,

Użytkownicy biblioteki technicznej to środowisko dynamiczne. Rozwój szkolnictwa, powstawanie nowych kierunków kształcenia, tworzenie się wąskich specjalizacji, powoduje wzrost liczby użytkowników tego typu bibliotek. Korzystają z nich głównie pracownicy i studenci uczelni, pracownicy ośrodka (instytutu), przy którym działa biblioteka, użytkownicy indywidualni oraz biblioteki uprawnione do wypożyczeń międzybibliotecznych. Wszyscy oczekują rzetelnej, aktualnej i wyczerpującej informacji otrzymanej na podstawie zorganizowanych, przetworzonych i udostępnionych przez pracowników zasobów informacyjnych.

Specjalista informacji, który jest odpowiedzialny za bezpośredni kontakt z użytkownikiem biblioteki technicznej i dostarczenie mu poszukiwanych przez niego informacji, powinien posiadać odpowiednie umiejętności. Oprócz wiedzy specjalistycznej z zakresu bibliotekoznawstwa i wiedzy naukowo-technicznej (przynajmniej w stopniu ogólnym), oczekuje się od niego komunikatywności, kompetencji organizacyjnych, znajomości nowoczesnych technologii, otwartości na zmiany oraz znajomości języków obcych, w których publikowane są źródła informacji. Dzięki wiedzy na temat zainteresowań użytkownika oraz po zapoznaniu się z jego opinią na temat oferowanego warsztatu informacyjnego, pracownik biblioteki powinien umieć określić potrzeby i oczekiwania użytkownika oraz dostosować do nich ofertę i rozwiązania, uwzględniając przy tym budżet biblioteki.

Biblioteki techniczne są bardzo często bibliotekami fachowymi lub zakładowymi powstałymi w miejsce zlikwidowanych ośrodków informacji naukowej i bibliograficznej (np. Biblioteka Naukowo-Techniczna Ośrodka Badawczo-Rozwojowego Przemysłu Rafineryjnego w Płocku, Biblioteka Fachowa Centrum Szkolenia Radioelektronicznego w Jeleniej Górze) lub niedużymi bibliotekami fachowymi służącymi przedsiębiorstwu (np. Biblioteka Naukowo-Techniczna Zakładów Pomiarowo-Badawczych Energetyki „Energopomiar” Sp. z o.o. w Gliwicach). Często zdarza się, że biblioteki fachowe funkcjonujące przy małej firmie, muzeum, towarzystwie naukowym, są bibliotekami jednoosobowymi^[2]. To oznacza, że wszystkie prace biblioteczne (kierownicze i pomocnicze) należą do obowiązków jednego bibliotekarza. On też sam zajmuje się gromadzeniem, opracowaniem, administrowaniem i zarządzaniem biblioteką. Ponieważ biblioteka zazwyczaj pełni rolę pomocniczą w danej instytucji, w związku z tym sposób i warsztat pracy musi być dostosowany do zasad panujących w organizacji. Wymaga to niezwykłej elastyczności od bibliotekarza oraz umiejętności uczenia się nowych czynności nie zawsze związanych z działalnością biblioteczną.

Niezależnie jednak od wielkości bibliotek oraz budżetu, jakim dysponują, muszą one zapewnić swoim użytkownikom bazę informacyjną oraz usługi umożliwiające ich jednostkom organizacyjnym wykonywanie na wysokim poziomie zadań wynikających z ich działalności statutowej.

Biblioteki naukowe i techniczne:

• gromadzą, opracowują i przechowują materiały biblioteczne zgodnie z ustalonym profilem gromadzenia,
• niezbędne do pracy naukowej i dydaktycznej użytkowników biblioteki,
• udostępniają zbiory własne i organizują korzystanie ze zbiorów innych bibliotek krajowych lub zagranicznych,
• udzielają informacji biblioteczno-bibliograficznych oraz rzeczowych w oparciu o zbiory własne, a także pośredniczą w uzyskiwaniu informacji od innych bibliotek i ośrodków naukowych,
• opracowują informację o zawartości czasopism polskich,
• prowadzą rejestrację zakończonych prac naukowo-badawczych pracowników własnej jednostki organizacyjnej,
• przygotowują i upowszechniają informacje o konferencjach, seminariach oraz sympozjach tematycznie związanych lub pokrewnych z profilem działania jednostki organizacyjnej,
• wykonują tłumaczenia na zlecenia użytkowników,
• organizują lub współorganizują konferencje, wystawy i ekspozycje stałe,
• prowadzą działalność w zakresie wynalazczości i ochrony patentowej,
• współpracują z innymi instytucjami naukowymi w Polsce i za granicą (biblioteki, ośrodki informacji naukowej),
• prowadzą działalność w zakresie przysposobienia bibliotecznego, dydaktyczną i popularyzatorską,
• prowadzą działalność promującą bibliotekę i jej zasoby poprzez np. wystawki nowości, komunikaty, informacje o nabytkach.

Zmieniająca się jakość kształcenia, wzrastające potrzeby informacyjne użytkowników, zapotrzebowanie na specyficzne usługi informacyjno-biblioteczne wymuszają na bibliotekach dostosowanie się do tych zjawisk. Biblioteki naukowe i techniczne zdają sobie z tego sprawę, więc nie dziwi zjawisko stopniowego wprowadzania systematycznego monitoringu potrzeb użytkowników, przenoszenia na grunt działań bibliotecznych takich pojęć jak promocja usług bibliotecznych, marketing, jakość świadczonych usług. Konieczne są także zmiany w zakresie samego zawodu pracownika informacji i bibliotekarza. Spośród zalewających nas informacji musi on nauczyć się wydobywać te właściwe, rzetelne, kompletne, które po odpowiednim przetworzeniu mogą być dostarczone użytkownikowi i sprostać jego oczekiwaniom. Istotną rolę w procesie wprowadzania zmian odgrywa kultura organizacyjna.

Genezy pojęcia „kultura organizacyjna” można szukać w rozwoju dwóch nurtów w teorii organizacji i zarządzania. Pierwszy nurt wywodzi się z otoczenia firmy, a wynika z pytań o wpływ kultury narodowej konkretnych społeczności na zarządzanie (kultura jest czymś pozostającym poza organizacją, czymś co się wnosi do organizacji). Z kolei drugi nurt, zwany szkołą behawioralną, w swoim kręgu zainteresowań umieścił procesy interpersonalne i dynamikę grupową wewnątrz organizacji (kultura jest cechą, wewnętrzną właściwością organizacji postrzeganą jako metafora rdzenna – każda organizacja jest kulturą)^[3].

E. Jacques w 1951 r. jako pierwszy użył terminu kultura w odniesieniu do przedsiębiorstwa. Zdefiniował ją następująco: zwyczajowy i tradycyjny sposób myślenia i działania, podzielany w mniejszym lub większym stopniu przez wszystkich członków, a którego nowi członkowie muszą się nauczyć i przynajmniej częściowo zaakceptować, aby sami mogli być zaakceptowani w firmie^[4].

Nieco głębiej podszedł do zagadnienia Edgar Schein. Według niego zespół podstawowych założeń, odkrywany i rozwijany przez członków organizacji, uczący radzenia sobie z problemami zewnętrznej adaptacji i wewnętrznej integracji to właśnie kultura organizacyjna. Ze względu na skuteczność tego zespołu przekazuje się go nowym uczestnikom organizacji. E. Schein wyróżnia trzy poziomy kultury organizacyjnej^[5]:

• artefakty – widoczne na „pierwszy rzut oka” przejawy kultury, które można podzielić na językowe (język, mity, legendy), behawioralne (ceremonie, rytuały), fizyczne (sposób wykorzystania przestrzeni, sztuka, technologia). Artefakty są tym, co się widzi, słyszy i czuje po zetknięciu z nową grupą o nieznanej dla nas dotychczas kulturze. Są one w pełni widoczne i uświadomione.
• normy i wartości – normy czyli niepisane przekazy na temat tego jak się zachowywać; wartości, czyli określenie celów, do których zmierza firma, za pomocą których mierzy się sukces, cechy, za które należy pracownika nagrodzić lub ukarać. Są trudne do zaobserwowania, ale można je zbadać na podstawie ustnych wypowiedzi lub opinii – są częściowo widoczne i uświadomione.
• podstawowe założenia kulturowe – odnoszą się one głównie do natury człowieka, relacji międzyludzkich, natury otoczenia, relacji organizacji z otoczeniem. Podstawowe założenia są trudne do zaobserwowania i zbadania. Są całkowicie niewidoczne i nieuświadomione.

Jeżeli kultura organizacyjna sprzyja zmianom, mówimy wówczas o kulturze wysokiej tolerancji niepewności, w której pracownik jest bardziej niezależny, nie obawia się podejmowania nowych wyzwań i ryzyka. Zewnętrzne punkty oparcia znajduje w swojej własnej wiedzy, doświadczeniu zawodowym oraz umiejętnościach. Inaczej jest w przypadku kultury niesprzyjającej zmianom – zewnętrznymi punktami oparcia jest dla pracownika przywódca rozstrzygający wszelkie wątpliwości, szczegółowe przepisy niewymagające dokonywania ciągłych wyborów oraz tradycja, zwyczaje, obyczaje społeczności, której sam jest członkiem. Pracownik czuje się bezpiecznie i pewnie, ale jego niezależność jest w znacznym stopniu ograniczona^[6].

W wyniku obserwacji działalności bibliotek naukowych i technicznych można dojść do wniosku, że panuje w nich kultura niskiej tolerancji niepewności. Są to instytucje organizacyjnie i administracyjnie konserwatywne, w których zmienność struktur organizacyjnych jest nikła, istnieje wysoka biurokratyzacja i formalizacja działania oraz sztywność procesów i norm. Co ciekawe, jak wynika z badań przeprowadzonych przez Elżbietę Barbarę Zybert w 2003 r., większość bibliotekarzy czuje się lepiej w miejscu pracy, w którym kultura organizacyjna ma właśnie charakter sformalizowany. Jest ona wówczas stabilna, cechuje się małą możliwością zmian pod naciskiem otoczenia, sztywnością reguł, a podstawą jej działania jest zgodność z obowiązującymi przepisami, normami, wartościami i poglądami^[7]. Sami pracownicy są niechętni zmianom, stosują opór bierny (powstrzymywanie się od działań wspomagających zmianę) bądź czynny (działają w celu utrudnienia lub uniemożliwienia wprowadzenia zmian), a klimat w organizacji nie sprzyja przekształceniom.

W takiej sytuacji nie do przecenienia jest rola dobrego przywódcy, który potrafi przezwyciężyć źródła oporu, uświadomić pracownikom potrzebę zmian i przekonać ich do nich, wyzwolić akceptację, a nawet kreatywność. Argumentów przekonujących do wprowadzania innowacji jest wiele. Właściwie wprowadzona zmiana:

• poprawia jakość i organizację działań,
• pozwala wyjść naprzeciw oczekiwaniom pracowników i użytkowników organizacji,
• pozwala organizacji na konkurencyjność wobec placówek o podobnym zakresie działania,
• pozwala na nabycie doświadczenia w realizowaniu nowych wyzwań,
• nie obniża pozycji zawodowej pracownika,
• nie powoduje spotęgowania trudności pracy,
• nie pogarsza relacji między wysiłkiem a wynagrodzeniem i zadowoleniem z pracy,
• uwzględnia utrwalone w organizacji nieformalne wzory i normy postępowania,
• nie wpływa na stosunki między jej zwolennikami i przeciwnikami.

Kultura wysokiej tolerancji niepewności w bibliotece musi zapewnić bibliotekarzom, że nie będą odczuwać stresu oraz niewygody związanej ze zmianami w otoczeniu zewnętrznym biblioteki (nowe specjalności w wielu dziedzinach wiedzy, zmiana programów dydaktycznych, nowe kierunki studiów, wzrastająca liczba studentów, konkurencja w sferze świadczenia usług informacyjnych), jak i wewnętrznym (np. zmiana struktury organizacyjnej), ale będą je odbierać jako szansę dla siebie, swojego doświadczenia zawodowego, kompetencji oraz dla instytucji, której są pracownikami. Stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych, poszerzanie wiedzy, umiejętność integrowania się w grupy zadaniowe, stały monitoring i badanie użytkowników oraz ich potrzeb pozwoli na radzenie sobie z poczuciem niepewności w nowych warunkach, zwłaszcza na początkowym etapie wprowadzania zmian.

W wyniku przeobrażenia kultury niesprzyjającej zmianom w kulturę wysokiej tolerancji niepewności biblioteka staje się organizacją o „potencjale adaptacyjnym”^[8] – pozwala to na swobodne dostosowywanie się do szybkich zmian w otoczeniu, a tym samym i wzrastających potrzeb informacyjnych.

Potencjał adaptacyjny

Sytuacja w bibliotece

chęć dokonywania zmian przez wszystkich pracowników, przewidywanie problemów, szybkie reagowanie praktycznymi rozwiązaniami, gotowość do wprowadzania zmian, poczucie pewności w zakresie zarządzania problemami i otwierającymi się szansami, brak obawy przed ryzykiem, konsekwentne podejmowanie działań mających na celu osiągnięcie sukcesu instytucji, entuzjazm, otwartość oraz zaufanie wobec wprowadzanych innowacji, wewnętrzna elastyczność na zewnętrzne potrzeby, koncentracja na działaniach długoterminowych.

Biblioteka to instytucja, w której pewne ustalone procedury i działania muszą być podejmowane, nawet jeśli wiąże się to z wprowadzeniem istotnych zmian. Dlatego tak ważne jest, aby nie lekceważyć kultury organizacyjnej, gdyż dzięki kulturze o wysokiej tolerancji niepewności o wiele łatwiej można dostosować się do zmieniającego się otoczenia, zaspokajać wzrastające i zróżnicowane potrzeby informacyjne. Zwłaszcza cenne jest to w przypadku bibliotek naukowych i technicznych – ich użytkownicy oczekują często informacji bardzo specjalistycznych, na wysokim poziomie, odpowiednio przetworzonych i dostarczonych przez wykwalifikowanego pracownika. W dobie wzrastających potrzeb informacyjnych bibliotekarz to teraz także doradca i nawigator wiedzy^[9]. Istotne w związku z tym jest stworzenie procesu, mechanizmu wspierającego zmiany, czyli takiej kultury, która połączy ideę z działaniem.

Przypisy:

[1] DUDZIŃSKA, E. Kierunki modernizacji biblioteki wyższej uczelni technicznej – doświadczenia Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej. In Forum Integracyjne Krajowych Stowarzyszeń z Zakresu Informacji Naukowej, Bibliotekarstwa i Dziedzin Pokrewnych. Warszawa, 18 maja 2000. Warszawa: PTIN, 2000, s. 133.

[2] SZCZEPAŃSKA, B. Jednoosobowa biblioteka In Biuletyn EBIB [on-line]. 2004 nr 7(58). [dostęp 20 września 2006]. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/2004/58/szczepanska.php. ISSN 1507-7187.

[3] ANISZEWSKA, J. Geneza pojęcia „kultura organizacyjna”. Przegląd Organizacji 2003, nr 10, s. 17-19.

[4] Tamże.

[5] Tamże.

[6] SIKORSKI, C. Kultura organizacyjna wysokiej tolerancji niepewności. Organizacja i Kierowanie 1999, nr 1, s. 18-19.

[7] ZYBERT, E. B. Kultura organizacyjna w bibliotece: nowe i stare idee w zarządzaniu biblioteką. Warszawa: Wydawnictwo SBP, 2004, s. 22.

[8] PENC, J. Kreowanie zachowań w organizacji: konflikty i stresy pracownicze, zmiany i rozwój organizacji. Warszawa: Placet, 2001, s. 190-191.

[9] WOJCIECHOWSKI, J. Biblioteka akademicka: możliwe zmiany organizacji. In Stan i potrzeby bibliotek uczelnianych. Poznań: UAM, 2002, s. 35.

Kultura organizacyjna w aspekcie działalności informacyjnej bibliotek naukowych i technicznych / Wiktoria Pękaty// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska - Nr 9/2007 (90) listopad. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2010. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2010/90/a.php?pekaty. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187