Nr 8/2007 (89), Selekcja zbiorów bibliotecznych. Artykuł |
Krystyna Michniewicz-Wanik
| |||
1. WprowadzenieSelekcja zasobu jest uważana za element polityki gromadzenia i kształtowania zbiorów. Selekcja rozumiana szeroko dotyczy wszelkich działań związanych z „zarządzaniem zbiorami” (zasobem bibliotecznym)[1]. Wydaje się, że piśmiennictwo wskazuje na dwa zakresy pojęcia selekcji: selekcja w szerokim znaczeniu[2], obejmująca wszelkie czynności planowego i racjonalnego gromadzenia zbiorów skierowane na tworzenie i uzupełnianie kolekcji oraz selekcja sensu stricto jako zespół czynności pozwalających na eliminację z księgozbioru każdej biblioteki (nie wyłączając Biblioteki Narodowej) materiałów zbędnych bądź zniszczonych, której podstawę stanowi protokół selekcji. Należy pamiętać, że niekontrolowany przyrost zbiorów wpływa na ograniczenie ich użyteczności i jest równie szkodliwy jak niedobór podstawowych materiałów, ponieważ powoduje „zaśmiecanie” zbiorów, utrudniając dotarcie do poszukiwanych dokumentów. Prowadzi jednocześnie do zmniejszania powierzchni magazynowej przewidzianej na nowe nabytki. Wbrew błędnemu przeświadczeniu niektórych bibliotekarzy z „poprzedniej epoki” niewłaściwe jest gromadzenie dla samej ilości. Często za środki uzyskane pod koniec roku, dla szybkiego rozdysponowania „końcówek” ze środków budżetowych, nabywano książki „na wszelki wypadek”. Z reguły bariera psychologiczna w postaci przywiązania do księgozbioru nie pozwala na redukcje w nim nawet wówczas, gdy od ponad 20 lat zalega w magazynie pokryty grubą warstwą kurzu. Tymczasem zaleganie w magazynach jest - wbrew pozorom - bardzo kosztowne. Jak zauważył Jan Wołosz, Amerykanie obliczyli, że u nich roczny koszt przechowywania książki wynosi ok. 30 dolarów. Gdyby tak u nas ktoś policzył, z pewnością zdumiałoby go nasze marnotrawstwo[3]. Utrzymanie archiwizowanej książki to dodatkowa powierzchnia magazynowa i koszty konserwacji, zbędne w sytuacji całkowitej lub częściowej dezaktualizacji dokumentu. Selekcji służy także najnowsza technika pozwalająca na digitalizowanie księgozbioru, co ma duże znaczenie zarówno przy archiwizacji materiałów mniej używanych, rzadkich, jak i przy uzyskaniu dodatkowej powierzchni miejsc magazynowych. Szczególnie cenna z punktu widzenia oszczędności miejsc magazynowych okazała się technika umożliwiająca tworzenie baz danych oraz nabywanie dostępu on-line do wydawnictw ciągłych, w szczególności czasopism. Częstotliwość przeprowadzania selekcji zależy od rodzaju biblioteki (np. dezaktualizacja podręczników, jaka miała miejsce w ostatnim dwudziestoleciu w bibliotekach szkolnych), wielkości księgozbioru, możliwości magazynowych, jak też wielkości zakupu tradycyjnego. Różne kryteria decydować mogą o przydatności konkretnych materiałów w bibliotekach różnego typu. W bibliotekach publicznych selekcji podlegają książki nieczytane przez 5-7 lat, natomiast w bibliotekach naukowych zalecane jest permanentne selekcjonowanie księgozbioru. Szczególne znaczenie ma stała aktualizacja w przypadku bibliotek akademickich o profilu technicznym, gromadzących literaturę z dziedzin najszybciej się rozwijających, które powinny prowadzić aktualizację materiałów na bieżąco, by móc pełnić swoją rolę. Zdaniem Lucjana Bilińskiego prowadzenie selekcji powinno mieć charakter ciągły, a jej rozmiary powinny zależeć od rodzaju biblioteki i jej zadań statutowych[4]. J. Wołosz uważa, że w bibliotekach publicznych zbiory powinny zawierać jedynie aktualne materiały biblioteczne, co jest możliwe jeśli coroczna selekcja będzie prowadzić do wymiany księgozbioru co 10 lat[5]. Oznacza to, iż coroczne typowanie do selekcji 1/10 części materiałów spowoduje w ciągu wymienionego okresu odnowienie całości księgozbioru. Biblioteki naukowe, specjalne (dziedzinowe) oraz biblioteki posiadające powyżej 100 tys. vol., powinny przeprowadzać selekcję systematycznie[6], a materiały przekazywać innym (nieodpłatne przekazanie do innych bibliotek lub w formie darów czy sprzedaży za „symboliczną złotówkę” użytkownikom biblioteki). Na makulaturę czy do niszczarki nie powinno się przekazywać materiałów, które mogą jeszcze służyć czytelnikowi. Kwestie selekcji w szerszym znaczeniu, jako zagadnienie doboru kolekcji, wymiany i przekazywania materiałów bibliotecznych innym bibliotekom, w tym egzemplarza obowiązkowego, omawia m. in. L. Biliński[7]. Należy dodać, że egzemplarz obowiązkowy nie zawsze stanowi powód do zadowolenia otrzymujących go bibliotek; bywa zazwyczaj selekcjonowany i przekazywany do bibliotek o profilu bardziej odpowiadającym danemu tytułowi. Egzemplarz obowiązkowy stanowi nieraz kłopotliwy balast, co sprawia, że ok. 50% nabytków z tytułu EO podlega selekcji[8]. Wszelkie materiały biblioteczne wymagają zarówno ewidencji wpływów, jak też ewidencji różnego rodzaju ubytków. Ewidencja ubytków na podstawie par. 17 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych[9] wymienia jako dowody ubytków[10]:
Z paragrafu 19 pkt. 1 op. cit. Rozporządzenia wypływa obowiązek sporządzenia, minimum raz w roku, zestawienia materiałów zarejestrowanych w rejestrach ubytków w celu wyliczenia ich wartości[11]. Według par. 20 pkt. 1 na podstawie protokołów odbywa się również przekazanie materiałów zbędnych innej bibliotece, dla której protokół stanowi dowód wpływu, a jego drugi egzemplarz wraz z pokwitowaniem odbioru materiałów stanowi dowód ubytku dla biblioteki przekazującej materiały. W protokole ubytków potwierdza się także fakt przekazania materiałów na makulaturę. Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach[12] w art. 27 ust. 5 stanowi, iż biblioteki wchodzące w skład sieci bibliotecznych obowiązane są do współdziałania w zakresie wymiany[13] oraz przekazywania materiałów bibliotecznych i informacji. Jednak brak w tej kwestii przepisów szczególnych. (Dotychczas funkcjonowało w tym przedmiocie Zarządzenie Ministra Kultury i Sztuki z 15 lutego 1973 r. w sprawie zasad wymiany, nieodpłatnego przekazywania i sprzedaży materiałów bibliotecznych)[14]. Art. 10 ust. 2 i 3 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych wprowadził możliwość prowadzenia komputerowej ewidencji zbiorów[15]. Metoda selekcji zależna jest od tego, czy w bibliotece funkcjonuje zintegrowany system komputerowy dla całości prac, czy też go brak. Najważniejsze podczas organizacji selekcji jest kryterium według jakiego ją przeprowadzamy oraz selekcjonowanie materiałów z rozmysłem. Lepsze wyniki przynosi permanentne aktualizowanie zbiorów, niż krótkotrwałe doraźne „akcje” usuwające jednorazowo dużą część księgozbioru, co stwarza niebezpieczeństwo popełnienia błędu. Nie wolno poddawać selekcji:
Selekcję przeprowadzamy na jednolitym fragmencie zbiorów. Najlepiej przeznaczyć do danej selekcji konkretny księgozbiór (np. podstawowy bądź skryptowy). Najczęstszą podstawą prowadzonej selekcji jest:
Uwaga: Książki fizycznie uszkodzone, niekompletne, zagrzybione powinny trafić na makulaturę. 2. Selekcja materiałów zbędnych na przykładzie BWNSW Bibliotece Wydziału Nauk Społecznych od 2 lat działa system komputerowy; koegzystuje udostępnianie elektroniczne i tradycyjne. Część selekcjonowanych dotąd starszych zbiorów (wydanych do 1990 r.) pozostaje poza katalogiem komputerowym i podlega selekcji metodą tradycyjną. Materiały do selekcji typuje doświadczony bibliotekarz, który uczestniczy w procesie udostępniania zbiorów, zna rzeczywiste potrzeby użytkowników oraz wie, które pozycje bez uszczerbku dla kolekcji można wycofać jako zbędne. Zasadą jest bezpośredni kontakt z selekcjonowanym księgozbiorem. Wtedy „wizualnie” przypominamy sobie jak częsty jest „ruch” książki (w przypadku BWNS biblioteka dotąd nie prowadziła badania stopnia wykorzystania danego dokumentu; umożliwi to - w stosunku do części księgozbioru - system komputerowego udostępniania). Doświadczenie uczy, że efektywne jest zaangażowanie wielu osób w celu dokładnej analizy wykazów sporządzonych przez odpowiedzialnego pracownika, co pozwala zminimalizować ryzyko usunięcia pozycji cennych z macierzystej biblioteki. Czasem wskazane jest zasięgnięcie opinii eksperta w danej dziedzinie. Dodatkowym zabezpieczeniem przed nietrafioną decyzją selekcyjną jest pozostawienie egzemplarza archiwalnego (w postaci najlepiej zachowanego egzemplarza tytułu). W BWNS przyjęto, że selekcje będą prowadzone permanentnie - przez wzgląd na duży nakład czasu i pracy oraz możliwe „zamieszanie” w trakcie wycofywania i rozpisywania kart katalogowych - wykazy wycofywanych książek będą zawierać jednorazowo nie więcej niż 300 pozycji. Czynności towarzyszące selekcji w BWNS:
Należy pamiętać, że druki zbędne dla jednej biblioteki nie oznaczają zbędnych w ogóle i nie można dążyć do ich unicestwienia z tego tylko powodu, że nie pasują profilem do naszej biblioteki. Niektóre druki należy wyselekcjonować po to, by móc je przekazać innej wskazanej bibliotece. Tylko zniszczone i zagrzybione egzemplarze mogą być przekazane na makulaturę. Pozostałe znajdują odbiorców wśród studentów i pracowników. Statystyki oraz doświadczenie BWNS potwierdzają, iż większość ubytkowanych książek znajduje nowych nabywców, co należy uznać za dodatkowy pozytywny aspekt selekcji. Przypisy[1] Pojęcie „zarządzanie zbiorami” obejmuje w szczególności pozyskiwanie nowości wydawniczych, uzupełniania luk w kolekcji, a także usuwanie zdezaktualizowanych, zbędnych dla danej biblioteki pozycji. Ponieważ użyteczność biblioteki przekłada się na poziom jakości jej zbiorów, stąd tak duże znaczenie mają procesy gromadzenia, uzupełniania oraz selekcji materiałów bibliotecznych. Geoff Weston odróżnia pojęcie „zarządzania zbiorem” od pojęcia „rozwoju zbiorów”. Jak wynika z przytoczonych przez niego poglądów autorów: To ostatnie określenie ma zakres węższy i wiąże się, według słów Paula Moshera, z „efektywnym i dokonanym na czas doborem zbiorów w celu rozważnego budowania takiego zakresu tematycznego kolekcji, jaki został zaprojektowany przez ekspertów”. Z kolei zarządzanie zbiorami definiowane jest przez Jamesa Cogswella jako „systematyczna kontrola planowania, układu, finansowania, oceny przydatności i wykorzystania zbiorów w szerszym przedziale czasowym tak, by sprostać konkretnym oczekiwaniom środowiska”. WESTON, G. Pozbądź się tego?! : zarządzanie zbiorami bibliotecznymi w latach dziewięćdziesiątych. In Rola i funkcje nowoczesnej biblioteki akademickiej. Materiały z konferencji z okazji 50-Lecia UMK 27-29 września 1995 r. [red. J. M. Day i M. Śliwińska], Toruń 1996 (UMK Biblioteka Główna), s. 167 i n. oraz przytoczona tam literatura. [2] BILIŃSKI, L. Selekcja materiałów bibliotecznych : przekazywanie druków zbędnych, Warszawa : Wydaw. SBP, 2007; BILIŃSKI, L. (red.) Vademecum bibliotekarza. Praktyczne i aktualne informacje dla bibliotekarzy. Cz. 6. Warszawa, 2002-2006. [3] WOŁOSZ, J. Efektywna biblioteka publiczna w społeczeństwie informacyjnym. In Standaryzacja kosztów w bibliotekach publicznych. Materiały z ogólnopolskiej konferencji Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich, Chełm 19-21.09.2002 r., Warszawa : Wydaw. SBP, 2003, s. 22. [4] BILIŃSKI, L. Selekcja materiałów bibliotecznych (…), s. 12. [5] WOŁOSZ, J. op. cit. s. 21. [6] BILIŃSKI, L. (red.) Vademecum bibliotekarza, część 6, rozdz. 3, podrozdział 7.2, s.2. [7] BILIŃSKI, L. Selekcja materiałów bibliotecznych (…), s. 17. [8] JAZDON, A. Zdobądź i… pozbądź się, czyli uwag kilka o problemach zarządzania zbiorami w Polsce In Rola i funkcje nowoczesnej biblioteki akademickiej. Materiały z konferencji z okazji 50-Lecia UMK 27-29 września 1995 r. [red. J. M. Day i M. Śliwińska], Toruń, 1996 (UMK Biblioteka Główna), s. 181. [9] Dz. U. 1999, nr 93, poz. 1077; zm. Dz. U. 2001, nr 74, poz. 793. [10] Wzory powyższych protokołów zamieszczono w załącznikach nr 5-8 op. cit. Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. [11] Ewidencja ubytków (szczegółowa i sumaryczna) obejmuje materiały wyłączone ze zbiorów oraz wykreślone z księgi inwentarzowej. Dzięki ewidencji ubytków można ustalić jakie materiały ubyły, w jakiej ilości, jaka była przyczyna ich powstania oraz stwierdzić kwotowo wartość ubytków. [12] Dz. U. 1997, nr 85, poz. 539. [13] Podstawę prawną wymiany do 1997 r. stanowiło Zarządzenie Ministra Kultury i Sztuki (Monitor Polski 1978, nr 9, poz. 54), zobowiązujące biblioteki zaliczane do ogólnokrajowej sieci bibliotecznej do stosowania wymiany. [14] Załącznik do pisma Ministerstwa Kultury i Sztuki – Departamentu Domów Kultury, Bibliotek i Stowarzyszeń Regionalnych z dnia 26 czerwca 1973 r. Nr DBS IV-55-2/73 zawiera wytyczne w sprawie nieodpłatnego przekazywania, sprzedaży i przeznaczania na makulaturę zbędnych egzemplarzy literatury pięknej w bibliotekach publicznych. W wytycznych znajdują się założenia ogólne dotyczące selekcji, według których selekcji podlegają: pozycje z zakresu literatury pięknej niebudzące zainteresowań czytelniczych, nieprzydatne w obsługiwanym przez bibliotekę środowisku; przekazywanie do innych bibliotek oraz usuwanie materiałów zbędnych na przemiał lub kierowanie na sprzedaż ustalono w „zasadach szczegółowych”. Wytyczne wskazują na materiały niepodlegające selekcji wśród nich: dzieła klasyki polskiej i obcej - niezależnie od daty wydania i stopnia wykorzystania przez czytelników; tytuły stanowiące podstawową lub uzupełniającą lekturę szkolną. [15] Komputerowa ewidencja zbiorów powinna odpowiadać tradycyjnej ewidencji zapisów w księdze inwentarzowej. Karty księgi inwentarzowej, uzyskiwane w formie wydruku z komputerowej bazy danych, muszą być opatrzone kolejnym numerem strony, a zapisy - uszeregowane według kolejnych, rosnących numerów inwentarzowych (par.10 ust.2). Wydruk kolejnych kart księgi inwentarzowej następuje z częstotliwością określoną przez kierownika biblioteki, jednak nie rzadziej niż raz w roku (par.10 ust.3). [16] Może być ten sam skład, co w przypadku komisji skontrowej lub inne osoby. Najlepiej przed selekcją przeprowadzić skontrum dla orientacji w aktualnym stanie zbiorów. [17] Wzory dotyczące ewidencjonowania wpływów i ubytków zamieszczono w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r.w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. nr 93 poz. 1077). [18] W przypadku podjęcia decyzji o pozostawieniu egzemplarza archiwalnego skatalogowanego na wspólnej karcie z drukiem wyselekcjonowanym, należy karty wymienić na nowe po uprzednim ich rozpisaniu. Bibliografia
|
| |||