Krystyna Masikowska
Aneta Malec
Biblioteka Politechniki Łódzkiej

Selekcja druków zwartych w Bibliotece Politechniki Łódzkiej. Organizacja i działania praktyczne

W ostatnich latach, w środowisku bibliotekarskim, daje się zauważyć wzrastające zainteresowanie selekcją zbiorów bibliotecznych. Świadczą o tym coraz częściej pojawiające się w prasie fachowej artykuły, wystąpienia na konferencjach, czy chociażby wznowiona w krótkim czasie publikacja Lucjana Bilińskiego dotycząca selekcji^[1].

Łacińskie "selectio" oznacza dobór przez eliminację. Na gruncie bibliotekarskim czynność ta ma zastosowanie w kształtowaniu księgozbioru poprzez eliminowanie materiałów nieprzydatnych. Celem selekcji jest stworzenie optymalnych warunków do gromadzenia, przechowywania i udostępniania zbiorów.

Do 1986 roku w Bibliotece Politechniki Łódzkiej selekcją zbiorów zajmowali się pracownicy Oddziału Udostępniania Zbiorów, traktując tę pracę jako dodatkowe obowiązki. Selekcję przeprowadzano zazwyczaj w okresie wakacyjnym, wykorzystując zmniejszony ruch czytelniczy. Głównym celem ówczesnych działań było wygospodarowanie miejsca na nowe nabytki. Częściej eliminowano pozycje z księgozbioru studenckiego niż naukowego, gdyż łatwiej było podjąć decyzję o usunięciu skryptu czy broszury niż np. monografii z księgozbioru naukowego. Niejednokrotnie propozycja wycofania tytułu pochodziła od autora, w związku z pojawieniem się kolejnego, nowszego wydania.

Dostrzegając potrzebę permanentnej selekcji zbiorów i opierając się na przepisach prawnych, w 1987 roku powołano Samodzielną Sekcję Kontroli Księgozbioru. Podczas reorganizacji struktury biblioteki, w 1994 roku, sekcję połączono z inną agendą - Samodzielną Sekcją Bibliotek Zakładowych, tworząc Oddział Kontroli Księgozbioru i Doradztwa (OKKiD). Obecnie w oddziale pracują cztery osoby. Głównym zadaniem powołanego oddziału jest kontrolowanie zbiorów, czyli prowadzenie ciągłego skontrum i selekcji w Bibliotece Głównej i filiach. Biblioteki zakładowe funkcjonujące w systemie biblioteczno-informacyjnym Politechniki Łódzkiej podlegają nadzorowi OKKiD w bardzo wąskim, merytorycznym zakresie.

Liczbę książek wyselekcjonowanych ze wszystkich księgozbiorów Biblioteki PŁ od roku 1994 przedstawia poniższa tabela.

Lata	Liczba wyselekcjonowanych książek
1994-1995	11538
1996-1997	12499
1998-1999	357
2000-2001	4335
2002-2003	1783
2004-2005	6000
2006	8335
2007	19688

Obecnie, podobnie jak w innych bibliotekach w kraju, również w Bibliotece PŁ zintensyfikowano prace selekcyjne. W ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy przeprowadzono selekcję trzech księgozbiorów: naukowego, studenckiego i filialnego, łącznie wycofując około 10 procent zbiorów biblioteki.

Celem przeprowadzonych działań selekcyjnych było przede wszystkim:

• uaktualnienie zbiorów,
• ułatwienie użytkownikom korzystania ze zbiorów w "magazynach otwartych",
• zorganizowanie miejsca w magazynach dla nowo zakupionej literatury,
• usunięcie książek zniszczonych,
• wyselekcjonowanie książek do digitalizacji i oprawy introligatorskiej,
• ułatwienie pracy magazynierom i bibliotekarzom kontrolującym zbiory.

Kryteria, jakimi kierowano się, przy wyborze książek do wycofania:

• książki zdezaktualizowane, o przestarzałej treści i niskiej wartości dydaktycznej,
• książki niewypożyczane od co najmniej 20 lat,
• zbyt duża liczba egzemplarzy jednego tytułu (nieuzasadniona potrzebami dydaktycznymi),
• książki zniszczone, zaczytane oraz tematycznie wykraczające poza profil zbiorów biblioteki.

Selekcji nie podlegały książki wydane przed 1945 rokiem, publikacje pracowników Politechniki Łódzkiej oraz literatura o tematyce będącej wyłączną specjalnością Politechniki Łódzkiej, tak jak włókiennictwo czy chemia spożywcza.

Ze względu na specyfikę i przeznaczenie, każdy z księgozbiorów obejmowanych selekcją wymagał indywidualnego traktowania. Przedstawiona poniżej krótka charakterystyka poszczególnych kolekcji wskazuje na różnice między nimi i zawiera uzasadnienie przyjętych kryteriów wyboru przy selekcji.

Księgozbiór naukowy: gromadzony od 1945 roku (ponad 100 tys. woluminów). Literatura naukowo-techniczna polska i zagraniczna - głównie rosyjsko- i anglojęzyczna, ułożona według systemu UKD. Układ ten sprzyjał prowadzeniu selekcji - grupował literaturę z danej dziedziny wiedzy w jednym dziale, co dawało rozeznanie w liczbie książek tematycznie powtarzających się i miało znaczenie w przypadku literatury gromadzonej w jednym egzemplarzu.

Zadecydowano, że najostrzejszej selekcji poddane zostaną książki w językach: rosyjskim i niemieckim wydane we wschodnich Niemczech. Jako stosunkowo łatwe do zdobycia w latach powojennych nabywano je i wprowadzano do zbiorów w nadmiernych ilościach.

Aby ograniczyć rozmiary selekcji, celowo pominięto literaturę angielską, amerykańską i zachodnioniemiecką. W najbliższym czasie planowana jest selekcja wyłączonej obecnie części księgozbioru.

Księgozbiór studencki: gromadzony od 1945 roku (około 110 tys. woluminów), na który składają się przede wszystkim: skrypty, podręczniki, instrukcje, w większości występujące w wielu egzemplarzach. Dominującym językiem dla tej kolekcji jest język polski. Zbiory ułożone są według numeru inwentarzowego, co w przypadku selekcji tego księgozbioru było z jednej strony ułatwieniem (ponieważ układ ten dawał ogólny obraz wykorzystania tytułu w obrębie sygnatur), a z drugiej strony utrudnieniem (bo poszczególne tytuły nie zawsze stały w jednym bloku - często dokupowano ten sam tytuł w późniejszym czasie). Z księgozbioru tego usuwano głównie przestarzałe pozycje, zakupione, jak się okazało, w zbyt dużej liczbie egzemplarzy. Jednak z każdego tytułu przeznaczonego do selekcji, na półce pozostawiono co najmniej jeden egzemplarz.

Księgozbiór filialny w BG: tworzony od lat 70. (około 90 tys. woluminów). Literatura ze specjalności odpowiadających potrzebom wydziałów, na których terenie funkcjonują biblioteki, tj.: elektrotechniki, chemii spożywczej oraz budownictwa i architektury. Zbiory ułożone są według numerus currens. Przy wycofywaniu książek przyjęto podobne kryteria selekcji, co w księgozbiorze naukowym i studenckim.

Selekcja zbiorów jest działaniem wieloetapowym i wiąże się z szeregiem czaso- i pracochłonnych czynności. Organizacja prac selekcyjnych w Bibliotece Politechniki Łódzkiej wymagała przygotowania szczegółowego planu pracy:

1. Powołanie przez dyrektora biblioteki Komisji Selekcji, zadaniem której było: określenie zakresu i kryteriów selekcji, opracowanie zasad jej prowadzenia oraz czynny udział w pracach selekcyjnych. W skład Komisji Selekcji wchodziło 4 bibliotekarzy z Oddziału Kontroli Księgozbioru i Doradztwa oraz pracownik oddziału, w którym aktualnie przeprowadzano selekcję. W sprawach wątpliwych korzystano także z doraźnej pomocy merytorycznej specjalistów z poszczególnych dziedzin wiedzy.
2. Komisję podzielono na dwa zespoły robocze. Pracownicy z dużym doświadczeniem zawodowym typowali z autopsji pozycje przewidziane do wycofania. Wyselekcjonowane zbiory rozdzielali na: przeznaczone na kiermasz dla studentów oraz na makulaturę. W tym czasie pozostałe osoby, również z autopsji, tworzyły wykazy wybranych książek (w programie Excel). Każdy wykaz składał się z 500 pozycji i zawierał: numer inwentarzowy książki, jej autora i tytuł oraz cenę.
3. W kolejnym etapie dokonywano zmiany statusu książek w systemie Horizon, w celu uniemożliwienia ewentualnego zamówienia danej pozycji. Następnie z Komputerowego Katalogu Kartkowego usuwano karty książek niewprowadzonych do systemu Horizon. Prace te wykonywane były przez wszystkie osoby z OKKiD po każdym sporządzonym wykazie książek.
4. Kolejnym krokiem było staranne, 2-3 krotne sprawdzenie, na podstawie inwentarzy, poprawności zapisów w sporządzanych wykazach, ze szczególnym zwróceniem uwagi na zgodność naniesionych cen.
5. Po przygotowaniu, sprawdzeniu i podliczeniu czterech wykazów (każdy po 500 pozycji), łączono je w jeden protokół. W ten sposób tworzono protokoły selekcji, składające się z: protokołu i 3 załączników - w sumie 2000 pozycji.
6. Sporządzone protokoły (2000 książek) były oddawane kolejno do akceptacji i zatwierdzenia: dyrektorowi biblioteki, prorektorowi ds. nauki i rozwoju PŁ, a następnie przekazywano je do Kwestury, gdzie odpisywano ich wartość z majątku biblioteki.
7. Po zatwierdzeniu protokołów przystąpiono do następujących czynności:
• pomniejszono wartość inwentarzy książek o usunięte pozycje oraz zmieniono ich status w systemie Horizon. Czynności te wykonywane były w Oddziale Opracowania Zbiorów, do którego obowiązków należy m.in. ewidencja oraz prowadzenie rejestru ubytków,
• pracownicy Oddziału Udostępniania Zbiorów usunęli znaki własnościowe z wycofanych książek.
8. Ostatnim etapem selekcji było podjęcie działań prowadzących do zagospodarowania druków zbędnych:
• przesłanie elektronicznych kopii protokołów do bibliotek zakładowych PŁ oraz innych bibliotek uczelni technicznych, z propozycją bezpłatnego przekazania książek. Wyznaczono trzytygodniowy termin na zgłaszanie ofert. Żadna z uczelni w wyznaczonym czasie nie wykazała zainteresowania zaoferowanymi książkami, co utwierdziło nas w przekonaniu o braku użyteczności wycofanych pozycji,
• zaproponowanie wyselekcjonowanych książek Bibliotece Pedagogicznej w Łodzi, (która w ostatnim czasie utraciła część zbiorów w wyniku zalania lokalu). Z przedstawionej oferty wybrano jedynie 23 tytuły (głównie słowniki językowe) z zamiarem umieszczenia ich w bibliotece składowej,
• zamieszczenie informacji o planowanym kiermaszu wyselekcjonowanych książek na stronie internetowej biblioteki. Spośród zaproponowanych pozycji, zainteresowaniem cieszyły się głównie słowniki, podręczniki językowe i kalendarze. Książki wydane w języku rosyjskim nie znalazły uznania wśród użytkowników,
• zdecydowana większość wyselekcjonowanych książek została oddana na makulaturę.

Każdorazowo, po wyselekcjonowaniu partii książek, procedura tworzenia protokołów była powtarzana.

Przeprowadzenie na tak szeroką skalę selekcji księgozbiorów: naukowego, studenckiego i filialnego w Bibliotece Głównej PŁ trwało kilkanaście miesięcy, przynosząc oczekiwane efekty. W wyniku prac selekcyjnych zbiory biblioteki zostały uaktualnione, uporządkowane, co ułatwia korzystanie z nich, a powstała przestrzeń po wyselekcjonowanych książkach tworzy miejsce na nowe nabytki. Jednocześnie zostały wyodrębnione książki, które należy poddać procesowi digitalizacji lub naprawie introligatorskiej.

Niekontrolowany rozrost zbiorów prowadzi do chaosu w księgozbiorze, a nadmierna ilość druków jest przyczyną jego bezużyteczności. Dlatego też usuwanie zbędnych egzemplarzy jest tak samo ważne, jak zakup nowej literatury. Oczywiście zaproponowanie danej książki do wycofania, nawet przy zastosowaniu bardzo precyzyjnych kryteriów, zawsze nasuwa wątpliwości, co do słuszności podejmowanych decyzji. Bardzo trudno ocenić, czy dana pozycja jest rzeczywiście nieprzydatna w zbiorach biblioteki. Ryzyka nie da się uniknąć, zdarzają się bowiem miłośnicy przestarzałej literatury. Jednak, aby zachować funkcjonalność biblioteki, działania selekcyjne są konieczne, na co także zwracał uwagę profesor J. Dunin pisząc: "Należy zdobyć się na radykalne rozstanie z książkami przypadkowymi, a przede wszystkim z przestarzałymi i nieprzydatnymi, nawet gdy wydaje się, że ich kolekcja buduje autorytet biblioteki"^[2].

Przypisy

[1] Biliński, L. Selekcja materiałów bibliotecznych, przekazywanie druków zbędnych. Warszawa, 2007.

[2] Dunin, J. W sprawie aktualnych problemów gromadzenia bibliotecznego. Przegląd Biblioteczny 1998, z. 1, s. 22.

Bibliografia

1. Biliński, L. Selekcja materiałów bibliotecznych, przekazywanie druków zbędnych. Warszawa: Wydaw. SBP, 2007. ISBN 978-83-89316-76-9.
2. Dunin, J. W sprawie aktualnych problemów gromadzenia bibliotecznego. Przegląd Biblioteczny, 1998, z. 1.
3. Giwer, O. Selekcja zasobów w bibliotekach akademickich jako element polityki gromadzenia i kształtowania zbiorów [on-line]. 2005 [dostęp 5 wrzesień 2007]. Dostępny w World Wide Web: http://www.bg.pw.edu.pl/prezentacje/Selekcja_Rzeszow.pdf.
4. Warząchowska, B. Selekcja zbiorów i gospodarka drukami zbędnymi w BG UŚl. Bibliotekarz, 1999, z. 6.

Selekcja druków zwartych w Bibliotece Politechniki Łódzkiej. Organizacja i działania praktyczne / Krystyna Masikowska, Aneta Malec // W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska - Nr 8/2007 (89) październik. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2010. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2010/89/a.php?masikowska_malec. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187