Nr 7/2006 (77), Technologie informacyjne. Artykuł
| | Nr 7/2006 (77), Technologie informacyjne. Artykuł |
|
 | | | |
Bożena Bednarek-Michalska
| |||
| | ||
| Pragmatyka bibliotek cyfrowych nie jest jeszcze na świecie dobrze opisana, bo wszystko, co wiąże się z rozwojem cyfryzacji jest dynamiczne, zmienia się nieustannie, a nasze pojmowanie tego zjawiska jest stale niedostateczne. Mamy już jakieś doświadczenia w budowaniu kolekcji elektronicznych, w Polsce może nie tak duże, w USA, Australii i Europie całkiem spore, ale jest to ciągle eksperyment. Dlatego bibliotekarze na całym świecie starają się opisać pragmatykę tworzenia cyfrowych zasobów wynikającą z ich doświadczeń, by wzajemnie się wspomóc i upewnić, że wybrali właściwą drogą. Zwykle przy tworzeniu modeli powstają też standardy, które powinny być spełnione, by powstał poprawny produkt. Collection strategies and practices are not yet fully developed to take account of these changing circumstances, nor are their legal, organizational, and business implications fully understood [1]. Wiele takich opisów, dobrych praktyk i standardów możemy znaleźć na stronach WWW federacji, konsorcjów czy stowarzyszeń bibliotekarskich. Warto je przeglądać, kiedy podejmuje się decyzję o budowaniu biblioteki cyfrowej. Wydaje mi się, że nawet, jeśli nasze doświadczenia są niewielkie, to jednak powinniśmy się nimi szeroko dzielić, by każda następna biblioteka cyfrowa, która w Polsce powstanie była lepsza niż ta poprzednia. Moim celem jest dzielenie się tymi doświadczeniami będącymi udziałem bibliotekarzy z Torunia i Bydgoszczy, które pozwoliły nam zbudować regionalną bibliotekę cyfrową. Artykuł ten jest drugą częścią cyklu, w którym przybliżam standardy [2] i pragmatykę KPBC. Planowanie projektoweIstotną uwagą na samym początku jest to, że żeby stworzyć dobrą bibliotekę cyfrową trzeba wszystkie jej elementy przemyśleć i przedyskutować w większym zespole. Trzeba posiąść wiedzę na temat digitalizacji czy gromadzenia zasobów cyfrowych oraz mieć na uwadze planowanie strategiczne swojej instytucji. Uważam, że najważniejsza w tym wszystkim jest umiejętność planowania oraz zarządzania nie tylko zespołami, ale i zadaniami czy informacją i wreszcie umiejętność kontrolowania realizacji tychże zadań. Osoba, która zabierze się za tworzenie zasobów cyfrowych musi pamiętać o tym, że jest to kosztowne i należy tak działać, by efekty pracy były wykorzystane w perspektywie wieloletniej. Mam tu na myśli zastosowanie międzynarodowych standardów. Na konferencji w Bielefeld [3] padło określenie, że żywotności zasobów cyfrowych w tej wersji, w jakiej się je buduje teraz, wynosi 20 lat, niektórzy mówią, że krócej. A co będzie potem? To są problemy, które Europa musi rozwiązać, a my mamy o nich wiedzieć po to, by potem w przyszłości poradzić sobie z nimi. Dlatego tak ważnym jest trzymanie się międzynarodowych standardów i drogowskazów wypracowywanych przez fachowców. Projektowanie przedsięwzięcia jest niezwykle ważne; tej umiejętności trzeba się nauczyć, by wyjść z amatorszczyzny i dyletanctwa, przekonania, że zaczniemy robotę i jakoś to będzie. Warto na początek uświadomić sobie, że nieplanowe, chaotyczne podejście prędzej czy później się zemści tym, że projekt będzie niespójny i niemożliwy do zrealizowania, bo nie określimy przykładowo jakichś warunków początkowych, które powinny być spełnione, żeby wszystko się udało. W projektowaniu KPBC bardzo pomogła nam wiedza merytoryczna i umiejętności zespołu. Wiedzę taką nabywa się na różne sposoby, na przykład na studiach z zarządzania, kiedy wykładowca uświadamia nam, jaką wagę ma planowanie i projektowanie, dlaczego wszystko powinno być spisane na papierze, jak ma wyglądać od strony strukturalnej porządny projekt, jakie zawierać elementy składowe, co to jest biznes plan i harmonogram prac, wskaźniki efektywności czy, jak osiągnąć końcowy rezultat. Ważne okazują się doświadczenia praktycznie wyniesione np. z realizacji projektów w ramach prac w organizacjach pozarządowych; po zrealizowaniu 5 projektu, każdy następny wydaje się łatwiejszy, choć każdy jest inny, zarówno co do celów, zasięgu, wagi, jak i skomplikowania. Wiele nauczymy się także, pisząc pierwszy wniosek o pieniądze unijne czy rządowe. Nie wszystkie składowe projektu uda się opracować profesjonalnie. Przed rozpoczęciem takiego przedsięwzięcia, dobrze byłoby określić dokładnie odbiorcę treści biblioteki cyfrowej i zrobić analizę jego potrzeb i wymagań, ale w Polsce jest to prawie nierealne, wzbudza zdziwienie decydentów i zwykle na to nie ma czasu. Gdyby w Polsce na bieżąco prowadzone były badania użytkowników bibliotek, badania digitalizacji i podawane dane statystyczne związane z Internetem czy nowymi technologiami, to opracowywanie takich przedsięwzięć byłoby łatwiejsze, ale tak nie jest. Nie mamy badań, analiz koniecznych przy modernizacji usług bibliotecznych; zwykle musimy je zamawiać w ramach projektu, ale wówczas trzeba czekać na wyniki badań, co nie zawsze jest możliwe. Takie badania na bieżąco robią np. Niemcy (BIBWEB) - zanim zaczną coś realizować, pytają potencjalnych użytkowników, czy oni naprawdę potrzebują takich usług i wówczas opierając się o te analizy, wiedzą, jak projektować zadanie. Elementy składowe projektuPrzedstawiam najważniejsze elementy składowe projektu, które zwykle się określa przed rozpoczęciem prac, ale należy pamiętać, że nie wszystkie są one konieczne. Wszystko zależy od tego, przez kogo dany projekt jest finansowany i jakie wymagania stawia strona finansująca przedsięwzięcie. Ale także może zależeć od tego, na jakim poziomie (lokalnym, międzynarodowym) i z jakimi partnerami realizuje się zadanie.
Potencjał uczelni i bibliotek regionu, Potencjał bibliotek naukowych regionu.
Instytucje zaangażowane, Lokalizacja projektu, Założenia projektu, Otoczenie KPBC i powiązania z innymi projektami w Polsce i regionie, Promowanie projektu, Technologie.
Korzyści długoterminowe wynikające z wdrożenia projektu. Spodziewane efekty działania - wskaźniki.
Zarządzanie procesami pracy, Kontrola i nadzór.
Planowanie, jak widać z powyższego schematu, rozpoczynamy od określenia celów i ogólnego opisu, tak jak już niejednokrotnie wspominałam. W przypadku KPBC opisano je następująco: Cel ogólny: zbudowanie infrastruktury dla regionalnej platformy elektronicznej - biblioteki cyfrowej - która będzie umożliwiała szybki dostęp do zasobów wiedzy (książki, artykuły) oraz zabezpieczała cenne dokumenty regionu i piśmiennicze zabytki kultury (rękopisy, stare druki), a tym samym wspierała rozwój potencjału intelektualnego i innowacyjnego społeczeństwa. Cele szczegółowe:
W opisie projektu powinno się zawrzeć wszystkie najważniejsze jego elementy składowe i założenia. Założenia projektu: zbudować bibliotekę cyfrową, która będzie się składać się z trzech kolekcji:
W przypadku biblioteki cyfrowej możemy szczegółowo przy założeniach opisać dobór i selekcję materiałów, standardy digitalizacji i metadanych, problemy z copyrightem, nakreślić, jaki będzie dostęp do zasobów (swobodny, zamknięty) i kto z niego skorzysta, jaki będzie zasięg projektu (regionalny, narodowy), jakie zastosujemy technologie i oprogramowanie. Jeśli ma się partnerów to w projektowaniu opisuje się nie tylko potencjał własnej instytucji, ale i partnerów, lokalizację biblioteki cyfrowej. Następnie, jak już wyjaśnimy, dlaczego chcemy budować bibliotekę cyfrową i podamy jasne uzasadnienie, że to ma sens, że widzimy także pewne zagrożenia dla realizacji naszego pomysłu, możemy przystąpić do części określającej poszczególne zadania do wykonania i terminy, w jakich je wykonamy. Zapisujemy harmonogram prac.
Tab. 1. Harmonogram realizacji. Kroki milowe - I faza Zarządzanie projektem i zespołemBy zbudować bibliotekę cyfrową, trzeba mieć na początek pomysł, nawet słabo, ale jednak opisany i odpowiedni zespół, a zwłaszcza lidera, który taki zespół nie tylko przekona do realizacji projektu, ale i poprowadzi. Ta osoba także musi opracować szczegółowy plan działania i dobrać zespół kompetentnych współpracowników. Pracy jest tak dużo, że pojedyncza osoba nie zrobi tego sama. Powinna mieć kompetencje i umiejętności zarządcze. Koordynacja prac jest trudna i wymaga narzucenia sobie i innym rygorów, które pozwolą zrealizować pomysł. Niezwykle ważnym elementem wspomagającym realizację dobrego projektu może być współpraca zagraniczna i realizacja projektów międzynarodowych. Pracując wspólnie z kolegami, którzy posiadali znacznie większą wiedzę i doświadczenie w realizacji przedsięwzięć, zdobywa się wiedzę (know-how, know-what) niezbędną dla realizacji samodzielnych zadań, nabywa się odwagi, a pozbywa kompleksów, co jest niezwykle ważne, bo motywuje. Łatwiejsze jest także zarządzanie zespołem. W KPBC mamy duży zespół ludzi z trzech bibliotek regionalnych, a każdy z członków zespołu dostał zadania z góry określone. Nie znaczy to jednak, że nie podlegają one modyfikacji, jeśli zachodzi taka konieczność. Ponieważ KPBC jest dobrze finansowana, a zespól wynagradzany wg założonych zasad, prace postępują stosunkowo szybko. Kryteria doboru zespołu:
Zespół musi mieć dobrze zaplanowaną pracę, trzeba zrobić testy i przedyskutować procesy pracy, usprawniać je i starać się zapisać procedury postępowania. Skład zespołu UMK:
Jest to trzon główny zespołu KPBC; oprócz tych osób przy bibliotece cyfrowej w UMK pracuje około 10 osób dodatkowych, wykonujących procesy pracy związane z selekcją zasobu, opracowaniem, skanowaniem, przetwarzaniem obrazów (OCR) i innymi pracami technicznymi i porządkowymi. Dla wielu z nich są to zupełnie nowe zadania i wyzwania, które mogą budzić ciekawość, zapał, ale i stres. O tym należy pamiętać. Oprócz bibliotekarzy w pracę przy dLibrze, serwerach i sieci zaangażowani są informatycy Poznańskiego Centrum Superkomputerowo-Sieciowego i Uczelnianego Centrum Informatycznego UMK z Torunia. UMK zatrudnia także w administracji specjalny zespół do zarządzania funduszami strukturalnymi; pracownicy tego zespołu wspomagają bibliotekarzy w realizacji zadań administracyjnych i finansowych (3 osoby). Przed oficjalnym otwarciem KPBC obliczono, że w ciągu 2005 r. w realizację projektu zaangażowanych było około 60 osób w różnych okresach realizacji projektu z 3 uczelni (Bydgoszcz) i administracji samorządowej województwa. Był to zatem wielki zespół i ogromne przedsięwzięcie. Nie opisuję tu doświadczeń zespołów partnerskich, ponieważ w dwóch bibliotekach Bydgoszczy prace przebiegają w mniejszych zespołach i procedury są zupełnie inne. Powinno to być przedmiotem innej pracy. Planowanie procesów pracyKiedy mamy już dobrany zespół i wiemy, kto co może robić, przystępujemy do planowania procesów pracy. Opisujemy ogólnie te zadania, które trzeba wykonać, żeby napełnić platformę cyfrową zasobami i każdemu zadaniu przydzielamy konkretnych ludzi. Elementy procesów pracy:
Jeśli chcemy, żeby ludzie bardzo dokładnie wiedzieli, co i kiedy ma być wykonane, warto zapisać razem z nimi szczegółowe procedury pracy, czyli kroki, jaki należy wykonać, żeby uzyskać końcowy założony produkt. Etapy digitalizacji dokumentówProcedury zalecane do stosowania w Bibliotece Uniwersyteckiej w Toruniu
Nadzór nad procesami pracy:
Przykładowy minimalny budżet projektu
Tab. 2. Planowane wydatki (PLN) Przyszłość projektuBudowanie biblioteki cyfrowej jest kosztowne i powinno być zaplanowane na lata, dlatego tak ważnym jest, żeby pomyśleć, czy nasz projekt ma szansę przetrwać w ramach naszej instytucji, czy znajdą się ludzie i pieniądze na jego wieloletnie utrzymanie. Pisałam o tym już niejednokrotnie, że w związku z pojawieniem się bibliotek cyfrowych i innych usług elektronicznych powinniśmy pomyśleć o innej organizacji pracy i strukturze naszych instytucji. Nowe zadania generują nowe procesy pracy, a te wymuszają zmiany organizacyjne. Trzeba zadania rozdać ludziom i dopasować je do już wykonywanych lub wykreować nowe zespoły dla nowych zadań. W przypadku tworzenia metadanych dla biblioteki cyfrowej możemy dopasować to zadanie do prac oddziału opracowania formalnego czy rzeczowego, ale już redagowanie biblioteki cyfrowej nie bardzo wiadomo, komu powierzyć. Dyrektor biblioteki stoi przed pytaniem, czy stworzyć nowy oddział dla realizacji biblioteki cyfrowej i może innych usług elektronicznych, czy może wygospodarować nowe stanowiska pracy w starych oddziałach? Te same problemy rodzą nowe technologie, które wchodzą do bibliotek. W przypadku Biblioteki Uniwersyteckiej w Toruniu, która miała Pracownię Reprografii i 3 osoby w niej pracujące, łatwo było kupić nowy sprzęt, przeszkolić pracowników i nadając nową jakość procesom pracy, stworzyć Pracownię Digitalizacji, ale nie wszystkie biblioteki miały takie zespoły i etaty. Nasi partnerzy z Bydgoszczy musieli tworzyć od zera pracownie i szukać fachowców do wykonywania nowych zadań. Współczesne biblioteki, zwłaszcza te największe, mają coraz więcej nowych elektronicznych usług, muszą pozyskiwać na nie coraz więcej pieniędzy zewnętrznych, potrzebują zatem fachowców: informatyków, techników fotografii, ekonomistów, administratorów, którzy te nowe zadania profesjonalnie wykonają. Zatem obok zmian organizacyjnych pojawiają się problemy związane z rekrutacją nowych pracowników, motywowaniem starych do wykonywania innych prac, szkoleniami. Do tych wszystkich problemów trzeba podejść spokojnie, planowo i starać się znaleźć dla nich optymalne rozwiązania. ZakończenieW tym opisie konkretnych doświadczeń, jakie stały się udziałem zespołu toruńskiego przy tworzeniu KPBC, nie ma wszystkich elementów, które być może powinny być przedstawione, czy zaciekawiłyby bibliotekarzy, ale kilka ważnych udało się zapisać. Nie jest powiedziane, że jest to ta właściwa i jedyna droga realizowania przedsięwzięcia pod nazwą biblioteka cyfrowa - raczej tych dróg będzie wiele. Tak wiele, jak wiele jest bibliotek, instytutów czy archiwów, które będą nią podążały. Im więcej jednak takich ścieżek opiszemy, tym lepiej dla naszego środowiska i czytelników. Może uda się nam stworzyć katalog spraw ważnych i mniej ważnych, które powinny być załatwione, by w Polsce powstały dobre zasoby elektroniczne. Korzystajmy z doświadczeń innych, dzielmy się wiedzą, nie wyważajmy już raz otwartych drzwi, twórzmy "dobre praktyki", współpracujmy ze sobą, a efekty przyjdą prędzej czy później. Pisałam już o tym w poprzednim tekście, ale powtórzę raz jeszcze, że cenię sobie nad wyraz solidne amerykańskie podejście do pracy, prostotę podejścia do wielu spraw i pragmatykę w działaniu. Amerykanie zamiast gadać i prowadzić wieloletnie debaty na temat tego, jak to się robi, po prostu robią swoje, zdobywają doświadczenie przez praktykę, uczą się, zapisują dobre przykłady i zasady, tworzą modele, udostępniają je w sieci dla wszystkich, są otwarci i zawsze chętni do pomocy. To dzięki doświadczeniu naszych kolegów z USA - liderów przemian - my dziś mamy znacznie prostszą drogę do zbudowania własnych zasobów. Bibliografia
 | | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| | | |
| |||
| | ||