Nr 7/2004 (58), Jednoosobowe zarządzanie biblioteką. Artykuł

Jadwiga Staromiejska
Biblioteka Instytutu Mechaniki Budowli
Politechnika Krakowska

Co bibliotekarz ma w bibliotece?

Tytuł inspirowany wojskowym dowcipem okazał się w moim przypadku motorem napędowym do napisania w końcu czegoś na kształt artykułu, którego treścią będą moje zmagania z zawodem bibliotekarza w Instytucie Mechaniki Budowli (IMB) na Wydziale Inżynierii Lądowej Politechniki Krakowskiej (PK).

Na początek trochę historii

W najdziwniejszych nawet snach nie wyśniłam sobie tego zawodu. Los (czytaj: stan wojenny) sprawił, że znalazłam się najpierw w Bibliotece Głównej Politechniki Krakowskiej, gdzie uczyłam się "bibliografować" pod czujnym okiem dr. Józefa Czerniego, a po kilku latach wyciągnął mnie z kąta i przeniósł do swojego Instytutu zmarły niedawno prof. dr hab. inż. Roman Ciesielski, twórca polskiej inżynierii sejsmicznej i parasejsmicznej.

Zmiany następowały jednak szybciej niż można lub trzeba było sobie życzyć. Żeby sprostać zadaniom, konieczny był sprzęt komputerowy i oprogramowanie. Na moim biurku stanął stary Amstrad z odzysku z otrzymaną na studium podyplomowym kopią programu ISIS 2.0. I tak zaczęła się długa przygoda z komputeryzacją, która wyhamowała nieco mój zapał bibliotekarski. Potem doszły doświadczenia z wrocławskim programem do ewidencji czytelników i wypożyczeń oraz coraz silniejsze przeświadczenie, że nie tędy droga do skutecznej obsługi moich klientów. Po bibliometrycznych zmaganiach na studiach podyplomowych zmieniłam całkowicie pogląd na to, co i jak powinno się dziać w mojej bibliotece. Miałam nawet przez chwilę ochotę pozmagać się naukowo z tą dziedziną. Niestety, mój pragmatyzm przeciwstawił się jak zwykle Wielkiej Teorii i po raz kolejny musiałam rozwiązać problem nosa i tabakiery na swoją niekorzyść (?). Pomógł mi w tym skutecznie Internet. Wyważać otwarte drzwi czy udawać, że są zamknięte? Znowu dopomógł mi los.

Pracowicie stworzona w ISIS-ie baza publikacji pracowników mojego Instytutu, licząca 670 rekordów (pomnożone przez trzy ekrany formularza) została zlikwidowana w kilka sekund. Twardy dysk spalił się, a wraz z nim także mój katalog elektroniczny, liczący już 1030 rekordów. Kopia bezpieczeństwa za nic nie chciała skopiować się do WINISIS-a, a na moim biurku leżało pismo od szefa, w którym to mianowano mnie webmasterem i polecono stworzyć serwis Instytutu. Moje rozpaczliwe tłumaczenia, że skuteczne, ale bierne posługiwanie się Internetem to zupełnie coś innego niż robienie stron WWW, wywołało tylko zdziwienie. Z wielkimi oporami zapisałam się na kurs tworzenia stron. Na pierwsze zajęcia weszłam do sali nieco spóźniona i usiadłam przy ostatnim wolnym komputerze. Siedzieliśmy w milczeniu dobrą chwilę i nagle mój sąsiad z wyrzutem zapytał mnie, kiedy w końcu rozpocznę zajęcia...

Kurs jakoś ukończyłam. I w tym momencie podjęłam decyzję, żeby włączyć do moich działań w bibliotece młode pokolenie: starszego syna Michała. Rósł sobie gdzieś z boku przez te wszystkie lata, uczył się pilnie i nagle okazało się, że jest studentem informatyki UJ i właściwie może trochę pomóc mamie. Potem zmobilizował swojego kolegę i tak dzięki współpracy pokoleń Instytut Mechaniki Budowli PK i jego biblioteka zaistnieli w Internecie pod adresem: http://limba.wil.pk.edu.pl/~bibl4.
Nie ma tego złego...

Bardziej "naukowo", czyli liczby i fakty

Biblioteka Instytutu Mechaniki Budowli Politechniki Krakowskiej jest jedną z 48 mniejszych bibliotek zakładowych, działających w strukturze uczelni. Do roku 1989 nadzór merytoryczny nad tymi bibliotekami sprawowała Biblioteka Główna. Od przeszło 13 lat każda z nich działa właściwie samodzielnie, a osoby zajmujące się księgozbiorami w większości nie posiadają wykształcenia bibliotekarskiego. W większości również mają, oprócz spraw bibliotecznych, inny zakres obowiązków służbowych, wynikający ze specyfiki danego instytutu, katedry czy zakładu. Księgozbiory ich są również bardzo zróżnicowane - od kilku tysięcy woluminów do podręcznych zasobów mieszczących się w jednej szafie.

Biblioteka Instytutu Mechaniki Budowli PK działa zgodnie z regulaminem wewnętrznym, opracowanym przez bibliotekarza i zaakceptowanym przez Dyrektora Instytutu. Jest z założenia biblioteką specjalistyczną i obsługuje:

pracowników dydaktycznych,
słuchaczy studiów doktoranckich,
studentów IV i V roku,
osoby z zewnątrz za zgodą Dyrektora Instytutu.

Otwarta jest od poniedziałku do piątku od godz. 9.00 do 14.00
Księgozbiór jest podzielony tematycznie na 10 działów:

A - mechanika ogólna i mechanika budowli,
B - konstrukcje metalowe,
C - konstrukcje betonowe i żelbetowe, materiały budowlane,
D - budownictwo ogólne,
E - matematyka,
F - fizyka ogólna,
G - miernictwo i miscellanea,
H - informatyka,
I - informacja naukowa i bibliotekoznawstwo,
J - czasopisma.
KP - księgozbiór podręczny, czyli słowniki, encyklopedie, roczniki statystyczne, mapy, atlasy, plany,
PUB'rok - publikacje pracowników.

Planowany dział (na razie w szufladzie):

eL - elektroniczne publikacje na CD.

Biblioteka mieści się w pokoju o powierzchni 53 m², wyposażona jest w dwa komputery 40 i 80 GB, skaner, drukarkę, nagrywarkę oraz kserokopiarkę.
Jest jedno stanowisko do pracy przy komputerze dla bibliotekarza i jedno dla użytkowników oraz 15 miejsc przy "owalnym" stole, używanym również jako stół konferencyjny. Księgozbiór liczy ponad 8000 tomów, czasopisma - 157 woluminów. 60% zbiorów znajduje się na rewersach (czytaj: w pokojach lub domach pracowników).

Zakres prac prowadzonych w bibliotece

W zasadzie biblioteka jest również Ośrodkiem Informacji Naukowej i tak informuje wywieszka na drzwiach. Tytuł zobowiązuje i zakres usług nie odbiega od tego, co robi standardowa biblioteka wyższej uczelni i obejmuje:

Gromadzenie zbiorów;
Opracowanie zbiorów;
Udostępnianie zbiorów;
Informację naukową;
Współpracę z innymi bibliotekami;
Szkolenia biblioteczne.

Ad.1. Gromadzenie zbiorów.

Podstawę zbiorów biblioteki stanowił księgozbiór Wydziału Inżynierii AGH w Krakowie - Katedry i Zakładu Statyki i Wytrzymałości Materiałów, z których to jednostek utworzona została w 1954 roku Politechnika Krakowska. Do 1989 roku 50% gromadzonych tytułów to rosyjskie tłumaczenia anglojęzycznych podręczników oraz oryginalne rosyjskie książki naukowe, trochę tytułów niemieckich, czeskich, słowackich, włoskich i francuskich oraz niewielka liczba anglojęzycznych materiałów konferencyjnych i nawet jeden bestseller po gruzińsku. Pozostałe 50% to polskie książki, czasopisma polskie - 17 tytułów (powielana niepotrzebnie prenumerata gromadzonych równolegle przez Bibliotekę Główną), a od czasu do czasu artykuły (nadbitki) z zaprzyjaźnionego wydziału w Mediolanie. Polityka gromadzenia wynikała przecież z ogólnej polityki i współpracy naukowej.

Kiedy w 1989 roku miałam napisać pracę na studium podyplomowe Bibliotekoznawstwa i Informacji Naukowej UJ, postanowiłam, pod kierunkiem prof. Wandy Pindlowej, zbadać metodą cytowań adekwatność mojego księgozbioru. Z wszystkich prac doktorskich i habilitacyjnych zebrałam cytowaną bibliografię załącznikową i pokusiłam się o analizę. Zaledwie kilka procent cytowanych pozycji znajdowało się w mojej bibliotece. A przecież z założenia miała ona służyć (patrz regulamin) pracownikom do pisania prac naukowych.

Jak zmienić politykę gromadzenia, kiedy nie dysponuje się określonym budżetem, a decydenci nie zawsze ogarniają wagę problemu? Jak w ogóle kupować coś sensownego, kiedy syndrom braku pieniędzy na wszystko ogranicza możliwości rozsądnego wyboru? Jak i co kupować, kiedy Instytut zajmuje się z jednej strony wąską tematyką inżynierii sejsmicznej i parasejsmicznej, z drugiej aerodynamiką wszelkich budowli, a ostatnio biomechaniką i nanotechnologiami? Trzeba było uciec się do wymiany oraz, na następnym etapie, do prywatnych kontaktów i dobrych stosunków z Biblioteką Główną.

Dzięki pobytowi na Politechnice w Zurichu zapoznałam się z funkcjonowaniem tamtejszej Biblioteki Głównej. Potem przyjęłam na staż do mojej biblioteki młodą Szwajcarkę (dziś już po doktoracie na temat e-czasopism, pracuje w Oxfordzie). Przyjrzała się naszej biedzie naukowej z bliska i po powrocie przysyłała regularnie prace z interesującej nas tematyki, książki, normy, czasopisma i bazy danych w wersji demo.

Ponadto korzystałam z budżetu Biblioteki Głównej PK, podsyłając co droższe dezyderatki do realizacji. Tak przetrwałam do momentu, kiedy kupiono dobrej klasy sprzęt i podłączono go do Internetu. Teraz znajomość języków obcych i obyczajów zachodnich uczelni i instytutów naukowych pozwoliła mi rozwinąć skrzydła. Dzięki całej bibliotecznej elektronice można bez kompleksów zaspokoić najbardziej nawet wybrednego użytkownika. Informacji jest raczej nadmiar i problemem staje się właściwy jej wybór. Wszelkiego rodzaju listy rankingowe stanowią tu pewną pomoc, ale i tak brakuje czasu na zagospodarowanie uzyskanej literatury, a przede wszystkim na jej odpowiednie opracowanie, tak aby mogła dobrze służyć.

Jak chyba wszędzie, polityka gromadzenia sterowana jest wielkością środków finansowych Instytutu. Jest ich niewiele, z roku na rok coraz mniej. Kupuję więc książki, których nie ma w innych polskich bibliotekach (lub nie są "e-skatalogowane" i sprawdzalne poprzez Internet) lub żadną miarą nie można ich wypożyczyć. Kupuję również podręczniki z interesujących nas dziedzin, których nie posiada Biblioteka Główna. Nie wiem natomiast, czy nie posiadają ich inne biblioteki zakładowe. Tu widać dopiero, jak ważne są kompletne e-katalogi bibliotek naukowych i internetowy dostęp do nich.

Liczba kupowanych książek przeszła w jakość i tak powinno być. Puchną również segregatory z wypożyczeniami międzybibliotecznymi i brakuje półek na artykuły z pełnotekstowych baz danych. Dary stanowiły kiedyś pokaźny procent moich zasobów. Niestety, skończyły się wraz z awansem mojej szwajcarskiej koleżanki. Prenumeruję sześć tytułów czasopism krajowych. Dwa tytuły zagraniczne przekazane zostały do Biblioteki Głównej i korzystam z nich przede wszystkim w wersji elektronicznej. Pokaźny zbiór powstaje również z publikacji pracowników IMB oraz literatury naukowej na elektronicznych nośnikach. Zbiór norm jest podyktowany tematyką, którą zajmuje się Instytut. Poza tym korzystam z zasobów Biblioteki Głównej.

Ad.2. Opracowanie zbiorów.

Opracowanie zbiorów wynika z polityki gromadzenia, a od niego z kolei zależy jakość udostępniania. Po przejściu w 1987 roku z Biblioteki Głównej do biblioteki IMB PK zastałam katalog kartkowy w stanie szczątkowym, a rewersy (wprawdzie uporządkowane numerami) nie odzwierciedlały, niestety, faktycznego stanu wypożyczeń.

Pracę rozpoczęłam od inwentaryzacji w każdym pomieszczeniu Instytutu oraz rozmów z pracownikami na temat brakujących książek. Po kilku miesiącach zidentyfikowałam jako tako braki i zabrałam się za robienie równolegle katalogu kartkowego i elektronicznego w ISIS-ie. Formularz rekordu opracowała Biblioteka Główna. Katalog kartkowy wyprowadziłam na bieżąco. Elektroniczny, jak już wspomniałam we wstępie, w połowie lat 90. liczył 1030 rekordów, czyli około 1/8 księgozbioru. Z opracowania czasopism zrezygnowałam świadomie, ponieważ pilnego uporządkowania wymagały publikacje pracowników.

Baza Biblioteki Głównej nie mogła być kompletna z prostej przyczyny: autorowi nie zależało na dostarczeniu egzemplarza swojej publikacji do rejestracji. Wręcz przeciwnie: najwartościowsze pozycje w postaci jedynego autorskiego egzemplarza chronione były jak relikwie i nikt by o nich nie wiedział, gdyby w końcu KBN nie wprowadził ich punktacji jako kryterium oceny jednostki naukowej. Program ANKIETA nie uwzględnia jednak wszystkich publikacji, nie daje możliwości wyszukiwania ani dostępu do pełnych tekstów. Być może prowadzone prace za jakiś czas pozwolą na taki dostęp. Doskonałym przykładem dobrych działań może być Poznań i twórcy Akademickiej Biblioteki Internetowej.

Po dziesiątkach artykułów przeczytanych w fachowych czasopismach, wielu rozmowach i dyskusjach w czasie różnorakich konferencji doszłam do wniosku, że odpowiedzi na pytanie, jak opracować swoje zbiory, nie rozwiąże nikt na zewnątrz. Muszę się zabrać za to sama. Uporządkowałam myślenie według czterech punktów:

jakie mam zbiory?
kogo mogą interesować?
jak udostępnić informację o nich potencjalnym klientom?
na jakich zasadach udostępniać?

O ile punkt pierwszy i drugi nie nastręczały żadnych trudności, to trzeci stał się dla mnie wyzwaniem. Wszelkie starania o zakup rozsądnego oprogramowania dla mojej biblioteki rozbijały się o konieczność "ujednolicenia" i "ustandaryzowania", czyli dostosowania się do tego, co oferował rynek. Z powodu braku funduszy najlepiej za darmo. Mój ISIS-owy katalog obejmował zaledwie 1/8 księgozbioru. Równolegle powstawała baza publikacji pracowników IMB, którą w 2001 roku, na 670 rekordzie razem z katalogiem dopadła nagła śmierć techniczna. Ta "niepowetowana" strata miała swoje pozytywne skutki:

otrzymałam wysokiej klasy sprzęt,
z braku innych możliwości postanowiłam rozwiązać sama problem oprogramowania dla bibliotek zakładowych.

Nie zamierzałam bowiem odtwarzać katalogu w ISIS-ie i kupować Expertusa. Nie będę wdawać się w polemiki z innymi, bardziej fachowymi bibliotekarzami, bo celem tego artykułu jest podzielenie się swoimi doświadczeniami zawodowymi, a nie ich ocena merytoryczna. Zaznaczyłam zresztą na początku, że nie uważam się za fachowca i na dodatek jestem osobnikiem niepokornym. W moim pojęciu "fachowy" = "skuteczny". Nie wiem, kto i jak zrobił KARO, BAZTECH, NUKAT, kto, jak i za ile kupił programy dla bibliotek wyższych uczelni, kto wprowadził i nadal pracowicie wklepuje dane, żebym mogła sprawdzić, gdzie jest poszukiwana przez moich klientów książka czy artykuł. Nie wiem, czy są w formacie MARC, czy nie i czy są z czymkolwiek kompatybilne. Nie przeraża mnie fakt, że nie mogę ściągnąć kompletnych rekordów. Wiem, jak z nich korzystać i dziękuję tym wszystkim, którzy brali udział w ich powstawaniu, bo to wspaniała i skuteczna pomoc dla bibliotekarza.

Nie zraziłam się potępianiem "garażowych metod" pisania programów dla bibliotek. Nie upadłam na duchu, czytając Bibliotekę z Horyzontem. Nie zmroziły mnie kłopoty NUKAT-a i Polskiej Biblioteki Internetowej. Udział w paru konferencjach przekonał mnie, że można i trzeba szukać własnych rozwiązań, jeśli nie ma możliwości skorzystania z cudzych. Jeśli będę czekać na globalne rozwiązania dla małych bibliotek, to nigdy nie opracuję swoich zbiorów, a co za tym idzie, nikomu ich nie udostępnię. A czyż nie jest to najważniejsze moje zadanie?

Dlatego rozpoczęłam wdrażanie autorskiego programu do udostępniania baz danych w Internecie "mezon-lib", który pod moje dyktando pisali studenci Informatyki UJ. Jest to przedziwna mieszanka koncepcji z ISIS-em w roli głównej. Oparta na PHP-ie i MySQL-u. Program ma dwa lata, więc już chodzi. Być może uda się go wdrożyć do wszystkich bibliotek zakładowych PK, żeby przynajmniej katalogi i publikacje pracowników były dostępne w Internecie. A jeśli nawet nie, to przynajmniej moja biblioteka będzie dzięki temu funkcjonować lepiej, z korzyścią dla użytkowników, choć zdaję sobie sprawę, że jednoosobowe wprowadzanie danych do obu baz zajmie trochę czasu. Może zdążę do emerytury? Na razie nie muszę obawiać się bezrobocia. Powoli powstają dwie bazy: Publikacji Pracowników IMB PK - docelowo pełnotekstowa (już widoczna w Internecie, choć na razie w wersji testowej) oraz Katalog - docelowo z możliwością zdalnego zamawiania (przy współpracy Biblioteki Głównej) - na razie w fazie przygotowań. Program jest otwarty i możliwy do rozbudowy. Może kiedyś pokonkuruje z zagranicznymi cackami? Eh... I tak zabawa z nim była przednia, a cena niewielka.

Ad.4. Udostępnianie.

I w tym to punkcie powoli dochodzimy do podsumowania problemu postawionego w tytule artykułu. Bo cóż ma bibliotekarz w bibliotece oprócz ksiąg, gazet, CD, DVD etc.? Bibliotekarz ma obsługiwać użytkownika. I tu zabraknie mi miejsca na twardym, 80 megabajtowym dysku, żeby wymienić, na czym polega w mojej bibliotece owa obsługa. Tak jak brakuje ustawowego czasu pracy i wyznaczone godziny dawno przestały obowiązywać. W tej sytuacji organizacja pracy jest nieodzowna, choć w moim przypadku bardzo trudna.

Instytut liczy 9 samodzielnych pracowników naukowych, w tym 6 z tytułem profesora zwyczajnego, 19 ze stopniem doktora, 17 magistrów w tym 9 doktorantów. W Instytucie co roku średnio 12 osób broni pracy magisterskiej, a na Wydziale Inżynierii Lądowej nieco więcej. Tym wszystkim osobom mam obowiązek dostarczyć bibliografię załącznikową do pisanych artykułów, prac, wykładów i ekspertyz. Ilość kwerend waha się w granicach 3-4 miesięcznie, ilość zapytań jest większa, ale nie prowadzę dokładnych statystyk. Biorąc pod uwagę książkę odwiedzin w bibliotece (najczęściej sama muszę wpisać użytkownika) oraz liczbę wysyłanych e-maili i pism, jest to średnio 14 osób dziennie.

Jestem zalogowana do wielu serwisów informacyjnych i otrzymuję raz w tygodniu lub raz w miesiącu kilkadziesiąt informacji o nowościach wydawniczych, o unijnych programach ramowych, o konkursach, konferencjach, szkoleniach itd. Przez cały poniedziałek przeglądam korespondencję i rozsyłam do potencjalnych zainteresowanych odpowiednie informacje. Często następstwem takiego działania jest kupno książki lub kwerenda nt. autora, jego jednostki naukowej i publikacji, lub inne polecenia...

Przy wejściu do sieci na moim komputerze jest napis: "Kto wszedł tutaj, niech porzuci wszelką nadzieję" (np. na wypicie herbaty). Do efektywnego korzystania z Internetu trzeba znać języki obce. Nie tylko angielski (ten zresztą znam najsłabiej). Dzięki temu nie tracę zbyt dużo czasu na rozpracowanie zawartości strony i selekcję informacji. Wiem, że jest jej o wiele więcej, ale świadomie ograniczam jej ilość. Z mniejszej kupki na wstępie i tak urośnie na końcu wielka góra. Ważne jest "szybkie" sprawdzanie cytowań. I to zajmuje najwięcej czasu. Przynosi jednak najwięcej korzyści.

We wtorek biblioteka oficjalnie otwarta jest do godz. 12.00. Potem do godz. 15.00 mam czas na prace wewnętrzne. Od przeszło dwóch lat (od kiedy rozpoczęłam prace nad programem "mezon-lib") nie udało mi się jednak zamknąć biblioteki o wskazanej na wywieszce godzinie. Często trzeba było zostać do wieczora, zdalnie sterując rodziną, a i tak daleko jeszcze do wyprowadzenia wszystkich spraw na bieżąco i zadowolenia wszystkich użytkowników.

Wynika to z faktu, że bibliotekarz-sam nie jest sam. W dwojakim znaczeniu:
1. Nie ucieknie przed zdeterminowanym czytelnikiem, a nawet jeśli mu się to uda, to okaże się że:
2. Wewnętrzne sprawy, które załatwia, zależą w 50% od pracy innych bibliotek i współpracy z nimi.
I gdyby nie koleżeńska pomoc, organizacja pracy w Instytucie i współpraca z innymi bibliotekami, to solo-librarian mógłby w ogóle nie wracać do domu. Jeśli na dodatek ma ambicję robić sam bazy danych.

Ad.5. Współpraca z innymi bibliotekami.

Współpraca z innymi bibliotekami to przede wszystkim stały kontakt z Biblioteką Główną Politechniki Krakowskiej, bibliotekami instytutowymi na Wydziale Inżynierii Lądowej, Inżynierii Środowiska i Wydziale Mechanicznym. To również częste korzystanie z zasobów BG AGH i świadczenie usług dla nich. Trudno w dobie Internetu pisać na ten temat i wymieniać, z kim i jak się współpracuje. Dzisiaj to właściwie cały świat naukowy zajmujący się podobną jak nasz Instytut tematyką. I dodatkowo cały świat bibliotekarski.

Ad.6. Szkolenia biblioteczne.

Jak korzystać z tych potężnych i stale rosnących zasobów? Trzeba mieć o nich wiedzę i zdobyć umiejętność posługiwania się nimi. To proces długi i nigdy nie zakończony. Przybywa bowiem portali, wortali, baz danych, całych platform i nieskończonej ilości narzędzi elektronicznych. Biblioteka Główna prowadzi szkolenia dla studentów (obowiązkowe) i dla pracowników (dobrowolne). Moja biblioteka szkoli na bieżąco, gdy pojawia się problem. Pracownik nawet przeszkolony, woli jednak zlecić szukanie i zamawianie książki bibliotekarzowi. Dłuższe tematyczne kwerendy też lepiej zlecić bibliotekarzowi. To w końcu moja praca. Czy będę szkolić pracowników, jeśli zaczniemy tworzyć bazy danych, czy będę je robić sama? To pytanie zadaję sobie od dłuższego czasu. Na szczęście nie muszę na nie odpowiadać.

Tytułem podsumowania

Od trzech dni jestem na urlopie i mam inne pytanie: czy solo-bibliotekarz wobec nawału pracy ma spędzać urlop w swojej bibliotece, odkurzając księgozbiór, czy też może to zrobić ktoś inny? Tego problemu nie udało mi się rozwiązać przy pomocy żadnego algorytmu. Wobec tego pozdrawiam wszystkich solo-bibliotekarzy, wszystkie "samotne, zakurzone żagle" na oceanie wiedzy papierowej i elektronicznej i kończę ten artykuł, podpowiadając wszystkim: bibliotekarz w bibliotece ma być bibliotekarzem, czyli...

Ciekawe, co napisali inni?