EBIB 
Nr 7/2002 (36), Konsorcja i współpraca bibliotek. Artykuł
 Poprzedni artykuł Następny artykuł  

 
Rozmiar: 77 bajtów Rozmiar: 77 bajtów Rozmiar: 77 bajtów Rozmiar: 77 bajtów

Hanna Lebioda
Politechnika Łódzka
Biblioteka Główna

Moduł zamawiania w bibliotecznym systemie komputerowym - kłopot czy ułatwienie?

Rozmiar: 77 bajtów Rozmiar: 77 bajtów
Rozmiar: 45 bajtów

W roku 1996 w Bibliotece Głównej Politechniki Łódzkiej rozpoczął się długotrwały proces wdrażania systemu Horizon. Jako pierwszy i najważniejszy został wdrożony moduł katalogowania. Po wprowadzeniu opisów wszystkich wydawnictw zwartych wydanych po 1985 roku i dokonaniu poprawek w rekordach pochodzących z konwersji z poprzedniego systemu - LECH, w 1998 roku przystąpiono do wdrażania modułu udostępniania. Realizacja tego zadania związana była z wykonaniem niezwykle żmudnych, wymagających odpowiedzialności i koncentracji uwagi prac, polegających na przeniesieniu do nowego systemu wszystkich kont czytelników wraz ze spisem wypożyczonych przez nich pozycji. Po upływie roku uruchomiono moduł udostępniania w bibliotekach filialnych.1 Następne lata, to czas uruchamiania kolejnych modułów: gromadzenia i czasopism.

Decyzja o wdrożeniu w Bibliotece Głównej Politechniki Łódzkiej od 1 września 2001 roku ostatniego modułu - modułu zamawiania, zapadła po czterech latach pracy z modułem udostępniania zbiorów. Moduł zamawiania oferuje trzy opcje: zamawiania, rezerwacji i rezerwacji na czas określony. Pierwsza z nich zapewnia możliwość wpisania się na listę oczekujących, na książkę wypożyczoną. Druga umożliwia zarezerwowanie książki znajdującej się na półce, trzecia podobną rezerwacje na określony czas do czytelni. Uznano, że usługa zamówień na książki znajdujące się u czytelników, ze względu na długie terminy wypożyczeń, byłaby mało efektywna. Z podobnej przyczyny nie wdrożono opcji trzeciej. Zdecydowano się na uaktywnienie tylko usługi rezerwacji książek. Rezerwacją - rozumianą jako "odłożenie" dostępnego w danej chwili egzemplarza określonej pozycji dla konkretnego użytkownika, objęto książki z systemowym statusem "na półce", lokalizacją "BGPŁ" (Biblioteka Główna Politechniki Łódzkiej) oraz kolekcje: KN - księgozbiór naukowy, KS - księgozbiór studencki. W praktyce realizacja rezerwacji odbywa się w następujący sposób: dane dotyczące użytkownika i zarezerwowanej przez niego pozycji drukowane są w magazynie, a wybrana książka odkładana jest w wypożyczalni. Zobacz załącznik 1. Czas, w którym użytkownik może odebrać zarezerwowane pozycje ustalono na trzy dni. Rezerwacji można dokonywać przez całą dobę ze wszystkich komputerów włączonych do sieci Politechniki Łódzkiej, w tym również z Domów Studenckich. Podejmując powyższą decyzję, dyrekcja Biblioteki Głównej Politechniki Łódzkiej (BGPŁ) miała nadzieję na podniesienie jakości świadczonych usług i przyspieszenie procesu wypożyczania. Uruchomienie modułu zamówień miało również wpłynąć na rozładowanie tworzących się kolejek do wypożyczalni w pierwszych dniach nowego roku akademickiego. Z zasady - moduł zamawiania miał usprawnić pracę Oddziału Udostępniania i usatysfakcjonować użytkownika.

Od podjęcia decyzji o uruchomieniu modułu do momentu jego praktycznego wdrożenia, pozostawało sześć miesięcy na:

  • wypełnienie odpowiednich tablic systemowych w module administratora, które uruchamiają moduł zamówień;
  • dopisanie brakujących sygnatur magazynowych (csa_call) w rekordach egzemplarza;
  • zmianę organizacji pracy w Oddziale Udostępniania;
  • przetestowanie pracy bazy z wdrożonym modułem zamawiania;
  • przetestowanie sprzętu - zwłaszcza drukarek;
  • przygotowanie instrukcji obsługi modułu zamówień dla pracowników i użytkowników;
  • przeszkolenie pracowników Oddziału Udostępniania w obsłudze modułu zamawiania i sprzętu.

Wydawać by się mogło, że pół roku to wystarczająco dużo czasu na przeprowadzenie czynności związanych z próbami ustawienia bazy, zakupem i testowaniem drukarek, szkoleniem personelu. Praktyka wykazała jednak, że było go zbyt mało. Mało, bo w tym czasie trzeba było zajmować się również ważnymi sprawami bieżącymi; mało, bo dokumentacja systemowa obsługi modułu okazała się nieprecyzyjna i do wielu "odkryć' trzeba było dochodzić samodzielnie ucząc się na własnych błędach; mało, jeśli do uzupełnienia było 80291 pozycji egzemplarzy i każdy rekord trzeba było "otworzyć", by dopisać sygnaturę magazynową.

Wykonanie tych prac wymagało zaangażowania wielu osób spoza Oddziałów Opracowania Zbiorów i Oddziału Systemów Informacyjnych. Oznaczało to konieczność zorganizowania dla tych osób szkolenia, przyuczenia ich do wykonywania niezbędnych operacji w module katalogowania i dokonania przydziału zadań. Dopiero po odpowiednim przygotowaniu bazy można było przystąpić do testowania sprzętu i samego modułu zamawiania. Po sprawdzeniu funkcjonowania modułu przy pojedynczych rezerwacjach, zdecydowano się poddać go dalszej próbie, czyli przy dużym natężeniu ruchu. Do przeprowadzenia tego testu potrzebna była pomoc pracowników innych działów, których zadaniem było złożenie jak największej liczby rezerwacji na książki, w jak najkrótszym czasie. Niestety nie obyło się bez przykrych niespodzianek. Okazało się między innymi, że system miał źle ustawiony czas automatycznego blokowania rezerwowanych pozycji. Jeśli tę samą pozycję zarezerwowały dwie osoby w bardzo krótkim odstępie czasu, to system wpisywał ją na obydwa konta. Był to poważny błąd, który trzeba było natychmiast naprawić, a odpowiednich zmian dokonać mogli jedynie pracownicy dostawcy systemu reprezentowani przez firmę Dynix Polska Sp. z o.o. Zrobiono to na szczęście bardzo szybko i blokada rezerwowanego egzemplarza następowała natychmiast. Pojawiły się też kłopoty z wydrukami rezerwowanych pozycji, spowodowane blokowaniem się drukarek. Chcąc wyeliminować tę niedogodność ograniczono się do podłączenia tylko jednej, najszybszej - Myszka 60PU.2 W pierwotnej koncepcji, rezerwacje każdej kolekcji miały drukować się na innej drukarce.

Kolejnym krokiem w kierunku uruchomienia modułu zamówień była reorganizacja Oddziału Udostępniania Zbiorów. Polegała ona na zmianie sposobu pracy, tzn. wyznaczeniu osób odpowiedzialnych wyłącznie za konkretne czynności (np.: odszukiwania i przynoszenia zarezerwowanych pozycji oraz zmiany ich statusu z "na półce" na "zarezerwowany"). Należało także opracować metodę ustawiania oczekujących na odebranie rezerwowanych pozycji (za najwygodniejszy uznano układ wg numeru karty czytelnika) oraz procedurę ich zwrotu do magazynów, jeśli nie zostały odebrane w terminie (po uprzedniej zmianie statusu z "zarezerwowany" na "na półce"). Trzeba było przygotować odpowiednią ilość regałów do ustawiania książek (znaleźć dla nich miejsce), ustawić dodatkowe komputery i drukarkę do obsługi modułu zamawiania. Wszystko to wymagało czasu, potrzebnego na ustalenie zmian i wprowadzenie ich w życie. Przeszkolenie personelu Oddziału Udostępniania zajęło najmniej czasu.

Po uporaniu się z pojawiającymi się problemami, przeprowadzeniu licznych prób rezerwowania i wprowadzeniu ostatecznych poprawek w wydruku rezerwacji, okazało się, że właśnie minęło pół roku i za chwilę rozpocznie się rok akademicki.
Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu modułu zamawiania niezwykle ważne było uzyskanie pewności, że nie przysporzy on kłopotu użytkownikom, którzy bardzo sprawnie posługiwali się modułem OPAC3 i często dopytywali się o możliwość rezerwacji. Wiadomo było, że wdrożenie modułu zamówień powinno ułatwić pracę wypożyczalni i zlikwidować jedną z dwóch tworzących się tam kolejek - (tę do składania zamówienia na książki) i zmniejszyć tę drugą (do odebrania z wypożyczalni). Ponadto użytkownik będzie mógł sam zdecydować o wyborze dogodnego dla siebie terminu odbioru książek (nie później jednak niż trzy dni od daty rezerwacji).

Kiedy nadeszła godzina "zero", przy wszystkich czytelnianych stanowiskach OPAC (15 stanowisk) zostały rozłożone instrukcje posługiwania się modułem zamawiania, a zespół Oddziału Informacji Naukowej był gotowy do udzielania dodatkowych informacji i świadczenia pomocy w wypadku kłopotów. Praktycznie rezerwowanie zostało uruchomione na miesiąc przed rozpoczęciem roku akademickiego. Potrzebny był bowiem czas na ewentualne poprawki i ostateczne sprawdzenie sprzętu i systemu "w ruchu". Oddział Udostępniania Zbiorów też musiał mieć czas na oswojenie się z nowym sposobem pracy i wprowadzenie ostatnich zmian przed wzmożonym październikowym ruchem.

We wrześniu wszystko odbywało się tak, jak przewidywano. Użytkownicy, korzystali z instrukcji, rezerwowali książki a po 15 min. oczekiwania odbierali je. Nie było kłopotu z obsługą modułu, ani kolejek przy odbiorze książek. Kłopoty zaczęły się w tak zwanym "szczycie", w październiku. Użytkownicy przystąpili do rezerwowania wszystkiego, co im było niezbędne oraz tego, co mogło wydawać się przydatne. Oddział Udostępniania został zasypany wydrukami rezerwacji. Spowodowało to wydłużenie czasu oczekiwania na odbiór zarezerwowanych pozycji, jeśli użytkownik chciał je odebrać od razu. Pozostałe zarezerwowane książki były odkładane na półki w wypożyczalni i tam oczekiwały trzy dni na odbiór. Około 30 % rezerwowanych pozycji było nie odebranych. Nie odbieranie ich w terminie powodowało blokowanie poszukiwanych egzemplarzy oraz spiętrzenie prac porządkowych związanych z koniecznością odstawiania nieodebranych pozycji do magazynu (po uprzedniej zmianie statusu na "na półce" - umożliwiającego ponowną rezerwację). W październiku 2001 roku wypożyczono ogółem 15532 zarezerwowanych pozycji.

Przewidując zmasowane rezerwacje, temat zamówień włączono do programu zajęć z przysposobienia bibliotecznego. Prowadzący zajęcia zostali zobowiązani do omówienia - w dużym skrócie - działania modułu zamawiania i uświadomieniu studentom konsekwencji płynących z rezerwowania i nie odbierania książek. Dotyczyło to jednak tylko ograniczonej grupy studentów I roku. Jeśli chodzi o pozostałych użytkowników można było liczyć tylko na ich zdrowy rozsądek, który nieco zawiódł. Po dwóch tygodniach trwającego szaleństwa rezerwacji, wszystko wróciło do normy. Rezerwowano już tylko pozycje potrzebne, znacząco zmniejszyła się ilość nieodbieranych książek. Po trzech dniach oczekiwania na odbiór, zostawało od 10 do 20 egzemplarzy.

Po upływie siedmiu miesięcy od uruchomienia modułu zamawiania i szczęśliwym przetrwaniu dwóch trudnych okresów, jakim był początek roku akademickiego 2001/2002, a następnie początek semestru letniego 2002, kiedy średnia dzienna liczba wypożyczeń wynosiła około 1300 w BGPŁ (bez filii), można stwierdzić, z całą odpowiedzialnością, że uruchomienie modułu zamawiania było decyzją trafną z punktu widzenia użytkownika.

W wyniku wprowadzonych zmian użytkownik zyskał:

  • możliwość rezerwacji książek bez konieczności ręcznego wypisywania wszystkich dostępnych sygnatur (z wypełniania klasycznych rewersów zrezygnowano już w 1993 roku);
  • dostępność do aktualnych informacji dotyczących statusu pozycji - "wypożyczony", "zarezerwowany", "na półce";
  • gwarancje, że to co zarezerwuje - odbierze;
  • świadomość, że stoi w kolejce wyłącznie po odbiór zarezerwowanych książek, a nie po sprawdzenie, czy potrzebna pozycja jest na półce w bibliotece;
  • możliwość podjęcia decyzji przy końcówce OPAC-a - widząc, że poszukiwane pozycje są już wypożyczone lub zarezerwowane, użytkownik może poszukać dokumentu tematycznie zbliżonego i zamówić go. Podejmuje decyzje od razu: "szukam dalej czy odchodzę". Poprzednio, po uzyskaniu w wypożyczalni informacji, że wszystkie poszukiwane przez czytelnika egzemplarze zostały już wypożyczone pozostawało rozpoczęcie wyszukiwania od nowa;
  • możliwość wyboru dogodnego dla siebie terminu odbioru zarezerwowanych pozycji.

Co zyskali bibliotekarze? Na pewno więcej pracy związanej z obsługą modułu zamawiania (dodatkowe czynności wynikające z konieczności szybkiej zmiany statusu egzemplarzy rezerwowanych oraz przy zwrotach do magazynu egzemplarzy nieodebranych) i codzienne usuwanie z półek nieodebranych książek, którym wygasł termin rezerwacji. Zdarzały się również liczne rezygnacje z zarezerwowanych pozycji już po ich przyniesieniu z magazynu. Opisane dodatkowe obciążenia, nie występujące przed uruchomieniem modułu zamawiania, wymagały okresowo większej niż w latach poprzednich liczby osób do obsługi. Konieczna była również stała kontrola wydruków rezerwacji - by nie dopuścić do zaginięcia któregokolwiek i pominięcia przyjęcia pozycji przez moduł zamawiania. Każdy błąd pracownika mógł spowodować natychmiastową interwencję użytkowników, bo np. książka miała status "na półce", a nie można jej było zarezerwować.

Mimo licznych uciążliwości znalazły się także małe, ale wymierne korzyści odczuwane przez bibliotekarzy - użytkownik nie odchodzi z wypożyczalni rozczarowany, bo nie zdążył czegoś wypożyczyć. Teraz każdy użytkownik wie, co zarezerwował i z czym odejdzie. Wyeliminowało to nerwową atmosferę towarzyszącą wypożyczaniu. Wyszukując w magazynie zarezerwowane egzemplarze, pracownicy mają gwarancję, że rzeczywiście je odnajdą na półce. Poprzednio zdarzało się często, że mimo posiadanego statusu "na półce" egzemplarz był już zabrany z magazynu przez kolegę i właśnie przed chwilą wypożyczony.
Skrócił się również wyraźnie czas "oblężenia" wypożyczalni bibliotecznej, poprzez faktyczne wydłużenie (do 24 godzin na dobę) czasu składania zamówień na książki. Odbyło się to kosztem, niespotykanego dotąd nasilenia odwiedzin w bibliotece. Uruchomienie modułu zamówień przyczyniło się także do "ożywienia i uaktywnienia" księgozbioru bibliotecznego. Wiedza o dostępnych aktualnie książkach, łatwość poszukiwania i składania rezerwacji sprawiły, że często decydowano się na wypożyczenie innych, dotychczas pomijanych pozycji.

Podsumowując siedmiomiesięczny czas eksploatacji modułu zamawiania można stwierdzić, że korzyści są obustronne. Użytkownik zyskał kolejną usługę, ułatwiającą i upraszczającą proces korzystania ze zbiorów bibliotecznych, natomiast bibliotekarz obsługuje nie zmęczonego staniem w dwóch długich kolejkach, zadowolonego i spokojnego użytkownika. Warto także zauważyć, że uaktywnienie modułu zamawiania przyciągnęło do biblioteki nieco więcej użytkowników, ale ich uwaga skoncentrowała się głównie na korzystaniu z katalogu komputerowego. Umocniło to bibliotekarzy w przeświadczeniu o konieczności sprawniejszego przeprowadzania konwersji opisów bibliograficznych z katalogu kartkowego do bibliotecznego systemu komputerowego.

 

Rozmiar: 45 bajtów
Rozmiar: 45 bajtów Rozmiar: 45 bajtów
Rozmiar: 45 bajtów

Przypisy

1 Biblioteka Elektrotechniki, Biblioteka Budownictwa i Architektury, Biblioteka Chemii Spożywczej, Biblioteka Chemii - biblioteki podane są w kolejności wdrożenia modułu udostępniania.

2 Termiczna drukarka z liniową głowicą, z ucinaczem papieru - Myszka 60PU.

3 Publiczny zautomatyzowany katalog (Online Public Access Catalog).

 

Załącznik 1

Wzór wydruku rezerwacji w BGPŁ:

0000001           42333
(nr karty czytelnika ) (sygnatura)

KOWALSKI JAN
(nazwisko i imię czytelnika)

28-02-02 15:44
(data i godzina złożenia zamówienia)

Umacnianie zasad i usprawnianie mechanizmów
(fragment tytułu zamówionej pozycji)

Pole uwag:

210000010442
(kod paskowy pozycji)

  Na początek
Rozmiar: 45 bajtów
Rozmiar: 77 bajtów Rozmiar: 77 bajtów Rozmiar: 77 bajtów Rozmiar: 77 bajtów



Moduł zamawiania w bibliotecznym systemie komputerowym - kłopot czy ułatwienie? / Hanna Lebioda // W: EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 7/2002 (36) czerwiec. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Biblio tekarzy Polskich KWE, 2002. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2002/36/lebioda.php. - Konsorcja i współpraca bibliotek. - ISSN 1507-7187

 

Rozmiar: 77 bajtów Rozmiar: 77 bajtów