Ogólnopolska Konferencja Naukowa
Nowoczesna Biblioteka Akademicka
Uniwersytet Warmińsko-Mazurski, Biblioteka Główna, Olsztyn 20-21 maja 2004

 

- Spis treści - Następny

 
   
 

Artur Jazdon
Biblioteka Uniwersytecka
Poznań

Problematyka organizacji zasobów w nowoczesnej bibliotece akademickiej

Kiedy kilka lat temu mówiliśmy o tradycyjnej (nie nazywając jej tak) bibliotece, mówiliśmy z reguły oddzielnie o problemach gromadzenia zbiorów i ich przechowywania oraz sprawach związanych z ich użytkowaniem. Dziś, kiedy świadomie lub nie mówimy o nowoczesnej bibliotece, używamy w zasadzie innego słownictwa, które oddaje nasz zmieniony sposób podejścia do tych problemów. Po pierwsze, mówimy nie tyle o gromadzeniu, co o organizacji dostępu, i nie tyle o zbiorach, co o zasobach. Oczywiście nie oznacza to, że pojęcia: gromadzenie i zbiory wyrzuciliśmy z naszego bibliotekarskiego słownika. Jednak nowe określenia lepiej oddają ducha przemian i nasze podejście do zagadnienia. Drugim, często przywoływanym stwierdzeniem jest to, że biblioteka dziś nie ma być magazynem, a więc nie musi mieć "czegoś" konkretnie, ale jej pracownicy mają wiedzieć, jak dostęp do tego "czegoś" zapewnić swoim użytkownikom. To stwierdzenie jest szczególnie lubiane przez organizatorów bibliotek, którzy mówią z nadzieją, że jak czegoś nie ma, to nie trzeba płacić za zdobycie, opracowanie, przechowanie, podanie czytelnikowi, a więc jest tanie. Jest to ważne w kontekście najczęściej towarzyszącej temu opinii, że środków nie ma albo jest ich mało, a będzie jeszcze mniej. I to w sytuacji, gdy budżety naszych bibliotek stanowią 3,9% budżetów uczelni, z których tylko 29% przeznaczanych jest na gromadzenie! Oznacza to, że nasze uczelnie na gromadzenie zbiorów przeznaczają z budżetów 1,3% środków[1]. Gdybyśmy chcieli z tych przesłanek wyciągnąć wniosek, to przybrałby on taką mniej więcej postać: zapewnienie obsługi użytkownikom to bezpłatne lub tanie zorganizowanie dostępu do czegoś, co jest poza biblioteką, a więc - co dodatkowo przynosi spore korzyści finansowe - związane z innymi działaniami bibliotekarskimi lub miejscem (na magazyn, czytelnie, obsługę). Jakie to proste! Oczywiście wiemy także, że to stwierdzenie, tak jak na pozór jest proste, tak jest nieprawdziwe! Wiemy, jak proste było to dawne, nienowoczesne gromadzenie - prawie wyłącznie - drukowanych książek, czasopism (a czasem zbiorów specjalnych), realizowane samodzielnie przez bibliotekarzy w oparciu o katalog Składnicy Księgarskiej, ze środków płynących właściwie z jednego źródła, bez zastanawiania się nad specjalizacją i współpracą w zakresie gromadzenia, bez dokładnego określania, kto ma być użytkownikiem zasobu, bez wolnego dostępu do zbiorów, bez liczenia kosztów pozyskania i wskaźników efektywności wykorzystania różnego rodzaju źródeł, bez specjalistycznego sprzętu potrzebnego do ich odczytu (sic!) i nawoływania do realizacji zerowego modelu przyrostu zbiorów. W tym właśnie tkwi problem związany z interesującym nas zagadnieniem.

Problematyka ta była w ostatnich latach poruszana dość często. Dlatego w moim referacie, który ma charakter przeglądowy, postaram się sprawy te zebrać i przedstawić zgodnie z moim punktem widzenia, bazując na własnych doświadczeniach i opierając się na wielu ciekawych, prowadzonych w środowisku przy różnych okazjach dyskusjach. Dlatego też nie będę odwoływał się do całej bogatej literatury przedmiotu, za co zainteresowanych przepraszam (spadną im przeze mnie wskaźniki w indeksach cytowań!).

Problem pierwszy, co nie oznacza, że automatycznie najważniejszy, to rozstrzygnięcie dylematu, w jakim stopniu będziemy realizować tradycyjne gromadzenie z jego wszystkimi konsekwencjami, a w jakim stopniu organizować nowoczesny dostęp do źródeł. Nie ma dla mnie bowiem wątpliwości, że przez długie jeszcze lata w wielu bibliotekach będziemy realizować hybrydowy model dostępu. Nie da się uniknąć sytuacji gromadzenia pewnych materiałów w postaci print, a niektórych w wersjach elektronicznych. Wpływ na to będzie miało wiele elementów, z tak oczywistymi, jak charakter biblioteki, np. uniwersytecka gromadząca wiele materiałów dla humanistów i medyczna czy politechniczna, w których zasób źródeł print może być mniejszy. Takich sytuacji nie da się uniknąć. Rozważając to zagadnienie, nie da się uciec od problemu kosztów, który wielokrotnie będzie powracał. Tu warto znowu wskazać, że w chwili obecnej badane biblioteki wskazały, że na zakup materiałów bibliotecznych na jednego użytkownika wydają rocznie 48 zł (mediana), z czego na książki 10,50 zł, co pozwala na zakupienie statystycznie na każdego z nich.... 0,24 wol. nowych nabytków. Z drugiej strony tylko 10% spośród wszystkich środków, przeznaczanych na gromadzenie zbiorów, pozwala im (średnio) na zapewnienie dostępu do przeszło 6,7 tys. tytułów czasopism elektronicznych. Ten przykład wskazuje skalę problemu, przed którym stoimy przy podejmowaniu decyzji o modelu organizacji dostępu.

Podejmując tę decyzję, nie można uciec od pytania o stan wyposażenia technicznego samej biblioteki, ale i jej sieci, pracowni i laboratoriów, a także akademików, czy wreszcie dostęp naukowców czy studentów do Internetu w ich prywatnych domach. Musimy również pamiętać, że - spełniając nawet te techniczne wymogi - nie zawsze będziemy mogli swobodnie korzystać ze źródeł, bo nie wszyscy ich twórcy czy właściciele nam na to pozwolą. Nie ma prostej metody pozwalającej wyliczyć właściwe proporcje w tych dwóch rodzajach źródeł. Każdy z nas musi sam dokonywać symulacji i podejmować właściwą decyzję. Dokonywanie wspomnianych symulacji w celu szukania optymalnych rozwiązań to nasze nowe zadanie, którego nie wykonamy bez rzetelnych analiz realizowanych w oparciu o nowocześnie zebrane dane. Tu raz jeszcze warto zaapelować o coroczne wypełnianie wszystkich formularzy przygotowanych w ramach badań "Analiza funkcjonowania polskich bibliotek naukowych", prowadzonych przez Zespół ds. Standaryzacji, działający pod egidą Konferencji Dyrektorów Bibliotek Szkół Wyższych.

Oczywiście podjęciu decyzji będzie sprzyjało udzielenie odpowiedzi na wcześniej postawione pytanie: w jakim zakresie zamierzamy realizować postulat kompletności w dostępie do zasobów. To kolejny trudny problem, szczególnie dla bibliotek o charakterze uniwersalnym, ponieważ:

  • dążenie do kompletności kosztuje,
  • spotykamy się z zalewem informacji, a więc i trudnościami w doborze,
  • użytkownicy chcą mieć dostęp do jak najpełniejszego zasobu informacji,
  • pozyskanie dostępu do źródeł elektronicznych oraz organizacja technicznych warunków do ich wykorzystywania też... kosztuje.

Czy znajdujemy się w związku z tym w sytuacji bez wyjścia albo bardzo trudnej? Nie jest ona łatwa, ale naszą odpowiedzią na ten problem musi być specjalizacja w gromadzeniu, uzgadnianie miejsca lokalizacji dokumentu w sieci uczelnianej, lokalnej, regionalnej, organizacja i współpraca w ramach sprawnych systemów wymiany dokumentów. System DocMed obejmuje obecnie prawie wyłącznie biblioteki medyczne, ale stanowi dla wszystkich innych typów bibliotek przykład, w jakim kierunku powinniśmy działać. Łatwiejsze rozwiązania będą możliwe np. w bibliotekach technicznych (bazujących w większym stopniu na czasopismach jako najważniejszym źródle informacji) niż w uniwersyteckich, ale musimy próbować.

Problem specjalizacji i współpracy nie ogranicza się do ostatniego zagadnienia. Praktycznie chyba wszystkie biblioteki akademickie działają w ośrodkach, w których funkcjonuje więcej niż jedna biblioteka szkoły wyższej czy publiczna, zaliczana do naukowych lub o takim charakterze. Toteż dążąc do pewnej założonej kompletności w gromadzeniu źródeł z określonej czy określonych dziedzin, musimy pozostałym poświęcić mniejszą uwagę. Przy tak specjalistycznym gromadzeniu, czytelnik zostaje - jak pisał R. Cybulski - "skanalizowany", tzn. szuka interesujących go materiałów w jednej, specjalistycznej bibliotece.

Takiej organizacji dostępu do zasobu sprzyja komputeryzacja bibliotek, udostępnianie katalogów przez Internet. Także w obrębie jednej uczelni, jeśli istnieje w niej sieć bibliotek, następować musi pomiędzy nimi podział gromadzonych materiałów. Nawet jeśli zarządzam Biblioteką Uniwersytecką, która otrzymuje egzemplarz obowiązkowy, dzielę wpływy dziedzinowo pomiędzy wszystkie jednostki sieci. I nie przekonują mnie ci, którzy mówią, że tego typu biblioteka powinna mieć wszystko u siebie na miejscu. Oczywiście takie podejście wymaga rozwiązania zupełnie innego, wydawałoby się bardzo odległego problemu, jaki stanowi... ustalenie jednolitych zasad udostępniania! Nie może być bowiem tak, że materiał, który zostaje przekazany do biblioteki specjalistycznej, jest w niej niedostępny, bo obsługuje ona tylko "swoich" czytelników. Musimy specjalizować się w obsługiwanych dziedzinach, a "globalizować", jeśli chodzi o obsługę użytkowników.
Problem specjalizacji i współpracy pojawi się także przy temacie organizacji konsorcjalnych zakupów, dostępów do źródeł elektronicznych.

Pozostając jeszcze na poziomie jednej uczelni, musimy spojrzeć na problem wewnętrznej organizacji gromadzenia. Optymalne wydaje się budowanie jednej biblioteki centralnej i jak najmniejszej liczby, porównywalnych organizacyjnie, bibliotek sieci. Jeśli sieć jest zbyt rozległa, a przy tym składająca się z bibliotek np. wydziałowych, instytutowych i katedralnych, to organizowanie zasobu będzie trudne. Wiem, że nie zawsze jest to możliwe, ale sądzę, że powinniśmy dążyć do likwidacji sieci (np. AE Poznań) lub ograniczania jej do poziomu: biblioteka centralna - biblioteki wydziałowe, gdzie niekoniecznie - o czym za chwilę - ta centralna oznacza tą najważniejszą - w rozumieniu: tą, do której "chodzi się po książki". W tak zorganizowanej sieci będzie można rozwiązać kilka ważnych problemów:

  • specjalizacji dziedzinowej eliminującej dublowanie,
  • "kanalizacji" czytelników,
  • osiągania efektywności kosztowej,
  • pokrywania kosztów (przy nasilającej się tendencji do przekazywania środków na uczelnie w ramach środków statutowych dalej dystrybuowanych na wydziały) przez zainteresowane materiałami jednostki organizacyjne,
  • organizacji systemu zamówień na zakupy źródeł.

Szczególnie ważny wydaje mi się ostatni problem. Sądzę, że musimy w coraz większym stopniu zastanawiać się (i patrzeć na tych, którzy tak działają), czy najlepszym (bo najbardziej ekonomicznym) systemem nie jest system gromadzenia jednopoziomowego. Rozumiem pod tym pojęciem centralne gromadzenie. Wiem, jaką reakcję w naszych tradycyjnie zorganizowanych uczelniach wywoła ten postulat (sam jej doświadczyłem u siebie). Ale czy takiej organizacji nie sprzyja tak przez nas nielubiana Ustawa o zamówieniach publicznych? Chyba w większości uczelni w oparciu o nią - centralnie już - kupujemy czasopisma i bazy oraz dostępy konsorcyjne. Dlaczego by tego nie zastosować do zakupu książek, wpierw może zagranicznych, a później i polskich? Doświadczenie uczy mnie, że jeśli np. Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu (a więc centralna) uzyskuje do 40% rabatu w księgarni, bo kupuje w niej książki "na tony", to mała biblioteka sieci takiego rabatu uzyskać nie może, bo kupuje "na dekagramy". Powiem dalej coś, co moich współpracowników z Oddziału Gromadzenia przyprawia o zawrót głowy. Otóż ten posadowiony w centrali Oddział Gromadzenia, uważany do niedawna za "centrum świata" i "biblioteczny pępek", powinien wykonywać głównie czynności techniczne. Decyzje dotyczące wyboru konkretnych tytułów do zakupu, powinni podejmować bibliotekarze merytorycznie najlepiej przygotowani do obsługi poszczególnych dziedzin, a więc pracownicy (kierownicy) bibliotek wydziałowych, jeśli takie będą, lub oddziałów: opracowania rzeczowego, informacji, zbiorów specjalnych biblioteki centralnej, których głównym zadaniem powinno stać się stałe konsultowanie tych problemów z pracownikami nauki. Powinno więc następować coraz większe przenoszenie odpowiedzialności na użytkowników bibliotek (szczególnie pracowników nauki) za podejmowanie decyzji merytorycznych, co wymaga wypracowania przez nas systemu współpracy. Chyba że mamy do czynienia z takim rozlokowaniem uczelni, jaki obserwowałem w Uniwersytecie w Bayreuth, gdzie centralnym budynkiem kampusu jest biblioteka, wokół której satelitarnie rozmieszczone są wydziały. Tam specjaliści dziedzinowi, pełniący funkcje kierowników bibliotek wydziałowych, pracują wspólnie, na jednym piętrze w gmachu centralnym. Ale jeśli w przypadku Poznania centralę od nowego kampusu dzieli 18 kilometrów, to jak często mam okazję w centrali zobaczyć profesora i z nim porozmawiać na temat jego potrzeb czytelniczych? Rezultatem pobocznym będzie zapewne zmniejszenie w całym systemie zatrudnienia w gromadzeniu, a także zmiana struktury wykształcenia czy przygotowania zawodowego jego personelu!

W takim układzie zmiany w zakresie podejmowania decyzji są związane z zasadniczymi zmianami na linii biblioteka centralna - biblioteki wydziałowe. Wzrasta ranga merytorycznych działań bibliotekarzy bibliotek wydziałowych (a więc nie mogą tam pracować "zesłańcy"), z drugiej strony ranga centrali jako jednostki troszczącej się o minimalizację kosztów. Obawy bibliotekarzy centrali o to, co oni będą robić, czy tylko organizować przetargi i "latać" po księgarniach, co bardzo pomniejszy ich rolę, staram się rozwiać następująco. Po pierwsze, to że oszczędzimy jakieś środki dla uczelni, stanowi ogromnie ważną sprawę (choć sam nie wierzę, że ktoś to specjalnie zauważy). Z drugiej strony jednak fakt, iż w coraz większym stopniu będziemy przechodzili na dostępy elektroniczne, wzmocni pozycję centrali! Jeśli nawet "ktoś" podejmie decyzję, że należy zakupić dostęp do bazy czy czasopisma elektronicznego, to centrala to zrealizuje, opisze rachunek, sporządzi link do własnej strony WWW, udostępni łącze i.... będzie liczyć statystyki udostępniania! A więc zarzuty, że w tak realizowanej polityce gromadzenia i obsługi czytelników całą śmietankę spijać będzie sieć, stają się płonne. Choć podkreślę w tym miejscu to, co do znudzenia przypominam swoim współpracownikom: przy takiej organizacji pracy musimy zapomnieć o częstym podziale my i wy: my w centrali i wy w sieci lub na odwrót. A to wydaje mi się jednym z trudniejszych zadań, szczególnie w sytuacji obowiązywania zasady autonomii bibliotek sieci w stosunku do centrali i podporządkowania w dużym zakresie dziekanom.

Jeśli nawet w sposób idealny rozwiążemy problem wpływu pracowników nauki (poprzez biblioteki sieci) na dobór literatury, to po jakimś czasie staniemy przed problemami lokalizacji, przemieszczania i selekcji. Wydaje się, że logicznym jest, aby dany materiał znajdował się najbliżej podstawowej grupy użytkowników tak długo, jak jest im bezwzględnie potrzebny. W przypadku dostępów elektronicznych ze zmianą lokalizacji nie ma problemu, co daje im pewną przewagę nad tradycyjnymi. W przypadku zbiorów tradycyjnych można spodziewać się zwiększenia częstotliwości i zakresu zmian w określaniu lokalizacji najbardziej "chodliwych" materiałów, które będą gromadzone i udostępniane w bibliotekach sieci. Jest to dla mnie jak najbardziej logiczne. W przypadku źródeł print ważne jest wprowadzenie systemu badania struktury księgozbioru (jej zgodności z oczekiwaniami czytelników), częstotliwości jego wykorzystywania, tak aby móc powiedzieć, czy dany tytuł ma znajdować się w bibliotece wydziałowej, w czytelni albo w magazynie składowym biblioteki centralnej. Wprowadzony na świecie, a także u nas, system pozwalający przy wolnym dostępie na samodzielne zabieranie tomu z półki, ale zakazujący samodzielnego odkładania na nią wykorzystanych książek, pozwala także (poprzez zaznaczanie chociażby datownikiem faktu wykorzystania) badać aktywność księgozbioru. Książka tracąca aktualność powinna być z czytelni czy wolnego dostępu wycofywana do magazynu zamkniętego, a w ostateczności do magazynu składowego, znajdującego się w gestii biblioteki centralnej. Tam materiały te powinny być poddawane selekcji i archiwizowane (jeśli uznajemy to za konieczność) w jednym egzemplarzu. Zamiast archiwizowania wersji print można pomyśleć o ich skanowaniu i przechowywaniu w wersji elektronicznej. Materiały zbędne (szczególnie dydaktyczne) powinny być selekcjonowane bez obowiązku archiwizowania. Taka organizacja raz jeszcze pokazuje wyraźny podział ról pomiędzy jednostkami organizacyjnymi sieci.

Wspomniany przed chwilą problem materiałów dydaktycznych wymaga oddzielnego potraktowania. Jestem przekonany, że jest to ten rodzaj materiałów bibliotecznych, który w najbliższej przyszłości winien być publikowany i udostępniany wyłącznie w postaci elektronicznej. Przemawia za tym:

  • rachunek ekonomiczny, związany z ich wydawaniem na uczelni, opracowywaniem i przechowywaniem dziesiątków egzemplarzy tego samego wydania,
  • duże obciążenia personelu związane z ich udostępnianiem,
  • częste wprowadzanie w nich zmian (krótki okres ich żywotności),
  • względna łatwość organizacji takiego systemu ich wydawania na uczelni (podejmowanie decyzji przez dziekana z reguły finansującego jego napisanie).

Oczywiście tworzenie bibliotek cyfrowych nie ogranicza się do tekstów dydaktycznych. Obecnie został zgłoszony na naszej uczelni wniosek, aby zaprzestać wydawania własnych czasopism uczelnianych w wersji print, a publikować je wyłącznie w postaci elektronicznej. Miałoby to przynieść oszczędności na kosztach druku w naszych deficytowych z reguły wydawnictwach, ale także poważne oszczędności w naszych bibliotekach (zakup, przechowywanie, opracowanie, udostępnianie, wymiana). Sprzyja temu zapowiedź Ministerstwa Edukacji Narodowej wydania rozporządzenia regulującego te problemy. Skanować powinniśmy także materiały szczególnie dla nas wartościowe, cenne, jednostkowe, słowem te, które chcemy z rożnych powodów chronić w szczególny sposób. Tylko w tej postaci winny być one udostępniane. Ale także wyłącznie w wersji elektronicznej powinno się przechowywać prace magisterskie czy licencjackie, co oprócz wspomnianych powyżej korzyści, powinno - przy np. jednostanowiskowym czy inaczej organizowanym udostępnianiu - zapewnić tak potrzebny element kontroli ich udostępniana! Wspomniany powyżej temat tworzenia bibliotek cyfrowych jest kolejną, bardzo ważną przesłanką na rzecz współpracy (uzgadnianie zakresów skanowanych materiałów w poszczególnych bibliotekach, aby w konsekwencji razem jak najszybciej tworzyć wspólnie wykorzystywany zasób).
Nie da się zaprzeczyć, że kluczowym, przenikającym wiele problemów poruszanych powyżej zagadnieniem, jest sprawa finansów. I to finansów rozumianych bardzo szeroko.

Jedno z pierwszych zagadnień związane jest z oczekiwaniami naszych organizatorów, że jako biblioteki akademickie będziemy podejmować wiele działań na rzecz oszczędnego wydatkowania przyznanych budżetów (o czym częściowo już mówiliśmy) oraz że będziemy starali się podejmować działania na rzecz znalezienia dodatkowych źródeł finansowania. Te dwie sprawy w moim rozumieniu w jakiś sposób się łączą, ale zacznijmy od drugiej z nich. Dodatkowe źródła finansowania? Skąd je uzyskać? Wszyscy mamy przetarte ścieżki, jeśli chodzi o kołatanie do określonych fundacji, sponsorów. O tym więc nie mówmy, choć trzeba dodać, że być może łatwiej je pozyskać, gdy chcemy zakupić szczególnie interesujący obiekt z zakresu zbiorów specjalnych lub gdy budujemy wydzieloną kolekcję. Trudno natomiast budować w oparciu o nie "zwykły" księgozbiór. Jeśli chodzi o sławne środki unijne, to wiemy, że nie tak łatwo je uzyskać, szczególnie gdy próbujemy to uczynić samodzielnie. A więc po raz kolejny powraca hasło (do którego powrócimy za chwilę) - łączmy się w grupy, zespoły dla wspólnego zdobywania środków w celu organizacji zasobów czy dostępów do nich.

Poszukując dodatkowych źródeł wpływów, konsekwentnie pobieramy opłaty karne, wprowadzamy opłaty za karty czy legitymacje, wprowadzamy wysokie opłaty za odbitki kserograficzne czy wykonywane skany. Zaczynamy również myśleć o mikropłatnościach za udostępniane materiały elektroniczne. Mikropłatności mogą rozwiązać problem obaw autorów skryptów czy podręczników pojawiających się przy apelu o ich publikowanie w postaci elektronicznej w bibliotekach dydaktycznych. Mogą one również być zastosowane w przypadku skanowania i udostępniania najbardziej "chodliwych" zbiorów specjalnych, np. materiałów ikonograficznych czy kartograficznych. Zysk z mikropłatności pobieranej przy ich udostępnianiu (bardzo często służą one do ilustracyjnego wzbogacania wydawanych publikacji naukowych) mógłby służyć szybszemu ich skanowaniu, a tym samym zwiększaniu stopnia ich ochrony (co jest problemem coraz poważniejszym w zakresie organizacji zasobu zbiorów starych - ochrona przed kradzieżą, zaczytaniem, niszczeniem przez kopiowanie itd.) i poszerzeniu kręgu osób materiały te wykorzystujących! Pobieranie mikropłatności, to nie tylko problem techniczny, czy bez mała etyczno-polityczny, ale także natury ekonomicznej. Mikropłatności mogą bowiem spowodować tak zwiększenie (dostępność zbiorów dla większej grupy użytkowników), jak i zmniejszenie stopnia wykorzystania naszych zbiorów (nie stać czytelnika na płacenie za dostęp), ale jak będzie naprawdę - nie wiemy!

Poruszony przed chwilą problem gromadzenia zbiorów specjalnych szeroko przedstawiłem podczas konferencji poznańskiej. Tu nie będę powtarzał omówionych wówczas spraw, przypomnę tylko rzecz podstawową: gromadzenie zbiorów specjalnych i organizowanie kompleksu spraw związanych z ich "obsługą" to narodowy obowiązek, ale i luksus. Dlatego też zbiory specjalne w bibliotekach akademickich nie powinny być czymś.... zwyczajnym i zajmowanie się nimi powinno być starannie przemyślane, a co się z tym wiąże, ograniczone do niedużej grupy tych bibliotek. Nie mówię tu oczywiście o takich kategoriach zbiorów specjalnych, jak: normy, opisy patentowe i prace magisterskie oraz licencjackie, które to kategorie materiałów zalicza się do zbiorów specjalnych na równi z rękopisami i starymi drukami.

Powracając do problemu oszczędzania kosztów, przypomnijmy wyniki badań sprzed 10 lat, które wykazały, że w wielu badanych bibliotekach koszt wykorzystania jednego woluminu print przechowywanego w bibliotece wynosił kilkadziesiąt złotych (od 30 do 45 zł) [2]. Takie wyliczenia dokonywane w następnych latach przez poszczególne biblioteki spowodowały ograniczanie zakupów źródeł rzadko wykorzystywanych. (Potwierdzenie sensu prowadzenia analiz!). Korzystniejsze w wielu wypadkach okazało się sprowadzenie materiału drogą wypożyczenia międzybibliotecznego (którego okres realizacji coraz bardziej się skraca dzięki Internetowi), pozyskanie pliku lub zamówienie tańszej z reguły postaci elektronicznej. Dziś ten wskaźnik wyliczamy średnio na 11-12 zł, przy poprzednio wyrażonych zastrzeżeniach co do porównywalności prowadzonych badań i przy przypomnieniu, że liczba użytkowników naszych bibliotek praktycznie się od tego okresu podwoiła. Zmiana modelu gromadzenia czasopism w Bibliotece Uniwersyteckiej w Poznaniu z modelu: dostęp print i dokupywany do niego dostęp elektroniczny, na model: dostęp elektroniczny jako podstawowy i dokupywany do niego w przypadkach koniecznych egzemplarz print, dało praktycznie podwojenie oferty (do 9,4 tys. tytułów, z których 6,6 tys. jest dostępnych elektronicznie w postaci pełnego tekstu) przy utrzymaniu tego samego poziomu wydatków. Podkreślmy, wydatków na zapewnienie dostępu. Nie możemy bowiem nie liczyć kosztów związanych z:

  • zorganizowaniem specjalnego stanowiska pracy ds. czasopism elektronicznych,
  • zakupem sprzętu (to stanowi głównie koszt wydziałów, a więc choć nie nasz biblioteczny, to jednak naszej uczelni),
  • zwiększonym zapotrzebowaniem na szkolenia z tego zakresu, obsługiwane głównie przez Oddział Informacji Naukowej.

Oczywiście korzyści są znaczne, bo oszczędzamy na magazynowaniu, opracowaniu. Zyskujemy również rzecz niebagatelną: równoczesne korzystanie przez wielu użytkowników oraz korzystanie z tych materiałów codziennie o każdej porze dnia i nocy. I to stanowi ogromny zysk użytkownika przy takiej organizacji dostępu. Oczywiście, są także i inne minusy. Jeden nie do końca jeszcze rozpoznany stanowić będzie polityka dotychczasowych dostawców czasopism tradycyjnych, którym kurczy się rynek zbytu. Czy za czasopisma, które będziemy pozyskiwać w wersji print, nie będziemy płacić przypadkiem więcej? Tego nie wiemy.

Jeśli chcemy organizować nieograniczone dostępy sieciowe do źródeł elektronicznych, musimy liczyć się ze wzrostem cen oraz z pewnym stawianiem nas pod ścianą przez wydawców czy dostawców, narzucających nam swe warunki. Sądzę, że najważniejszym problemem do rozwiązania, z którym - jak w większości wiemy - próbujemy się ostatnio zmierzyć, jest zawiązywanie konsorcjów ogólnopolskich i określanie przez nas warunków, na jakich jesteśmy gotowi pozyskiwać dostęp do rzeczy nas interesujących. Nie uciekniemy tu chyba przed próbą rozwiązania tego na wzór skandynawski, tj. poprzez powołanie jednostki organizującej centralnie przetargi na dostępy konsorcjalne. Gdyby jeszcze udało się osiągnąć następny cel, jaki stanowi pokrywanie kosztów dostępu do tych konsorcjów ogólnopolskich bezpośrednio przez Ministerstwo Nauki I Informatyzacji (a więc eliminacja walki na uczelni o środki na ten cel), korzyść dla nas i naszych użytkowników byłaby niemała.
Jeśli nawet MNiI nie chciałoby centralnie pokrywać kosztów w 100%, a tylko w 70, 50 czy 30%, i mając świadomość, że koszt zakupu dostępu w ramach konsorcjum jest wyższy (choć zawsze lub w większości wypadków mniejszy od sumy naszych niższych opłat jednostkowych), to jednostkowa opłata składkowa w każdej bibliotece będzie mniejsza niż w przypadku opłaty za samodzielne uzyskanie dostępu. Przy tym w większym stopniu będziemy mogli mówić o specjalizacji, dokonywaniu uzgodnień z innymi itp.

Sprawa elektronicznych dostępów oznacza również staranie o to, aby do jak największej liczby źródeł można było uzyskiwać dostęp z tej samej platformy (ułatwienie dla użytkowników i dla bibliotekarzy) oraz, niestety, sprawa VAT-u. O ile np. czasopisma naukowe w wersji print nadal będą miały stawkę 0%, to te same czasopisma dostarczane w wersji elektronicznej - stawkę 22%. Ten fakt musimy uwzględniać w naszych kalkulacjach przy podejmowaniu decyzji.
Będziemy musieli także spróbować rozwiązać ważny problem liczenia stopnia wykorzystania źródeł. Jeśli statystyki wykorzystania mają być dla nas ważnym powodem podejmowania decyzji o dalszym zakupie danego źródła czy dostępu do niego, to musimy je liczyć w sposób standaryzowany. W przypadku print nie stanowi to problemu. Ale co liczyć w przypadku źródeł elektronicznych? Ten problem czeka na rozwiązanie.

Problem stanowią także koszty przechowywania. W przywoływanych badaniach sprzed 10 lat średni koszt przechowywania wyniósł ok. 2,2 zł. To kazało myśleć o selekcji zbiorów, o prowadzeniu modelu zerowego przyrostu zbiorów. Wielu z nas tak pracuje do dziś, wiedząc, że ta polityka przynosi korzyść w postaci globalnie mniejszych kosztów magazynowania. Spotykamy się jednak z paradoksalną sytuacją, że koszt przechowywania jednego woluminu jest obecnie w bibliotekach.... statystycznie wyższy i wynosi... blisko 6-7 zł (co wynika z rosnących ogólnie budżetów przy mniejszej liczbie woluminów, rosnącym dostępie do zasobów elektronicznych, nieujmowanych w statystykach, przy koniecznym jednak uświadomieniu braku bezpośredniej porównywalności tych badań z uwagi na zmienioną grupę badanych bibliotek!). Równocześnie jednak biblioteki te doświadczają, że prowadzenie selekcji, zagospodarowywania druków zbędnych też kosztuje. A więc ponownie kłania się rachunek zysków i strat, tak ekonomicznych, jak i pozaekonomicznych. Choć moim zdaniem, rachunek zysków społecznych przeważa w tym wypadku nad wynikami rachunku ekonomicznego.

Ten rachunek każe także zastanawiać się nam w przypadku gromadzenia tradycyjnych materiałów bibliotecznych nad drogami ich pozyskiwania. Optymalne wydaje się dążenie do wyłącznego ich zakupu, a więc rezygnowanie z wpływów "bezfinansowych". W naszej bibliotece drastycznie zredukowaliśmy partnerów wymiany. Ograniczyliśmy z siedmiu do jednego stanowiska zespół zajmujący się prowadzeniem wymiany, oszczędziliśmy duże środki wydawane dotąd na portoria, ograniczyliśmy znacznie liczbę wpływów do biblioteki, z których duża część uznawana za zbyteczną, była selekcjonowana i... pracowicie zagospodarowywana poprzez przygotowywanie i rozsyłanie ofert innym bibliotekom. Za oszczędzone środki możemy celowo kupować więcej wskazanych przez pracowników książek. Same zyski: mniej pracy, mniej zbiorów zbędnych, więcej celowo kupionych książek, książek, po które czytelnicy przychodzą do biblioteki (a więc wzrost czytelnictwa). Etaty zwolnione w ten sposób służyły m.in. zbudowaniu zespołu kontroli zasobu.

Powołanie tego zespołu uważam za jeden z większych sukcesów organizacyjnych ostatnich lat. Stanowią go, obok trzech osób zajmujących się tradycyjnym skontrum, cztery osoby parające się stałym porządkowaniem starego zbioru. Do zadań tego zespołu należy m.in.:

  • scalanie ciągów czasopism przed retrokonwersją,
  • scalanie niepełnych kompletów wydawnictw wielotomowych w komplety i zagospodarowywanie pozostałych, pojedynczych tomów,
  • wyznaczanie materiałów jednoegzemplarzowych do wyłącznego korzystania na miejscu,
  • proponowanie materiałów do zmiany lokalizacji (głównie: przekazanie do bibliotek sieci),
  • przyjmowanie zwrotów z bibliotek sieci, ich selekcja,
  • samodzielne wykonywanie drobnych retrokonwersji,
  • wyznaczanie materiałów do oprawy lub skanowania.

Innym sposobem na zarządzanie starym zasobem, a konkretnie mówiąc, na zmniejszenie kosztów związanych z uzupełnianiem zbiorów, jest system, który wprowadziliśmy w życie w roku bieżącym. Założona baza braków, do której wpisujemy tytuły interesujących nas pozycji, jest udostępniona 10 wybranym antykwariuszom w całej Polsce. Oni przeglądając ją, prześcigają się w składaniu nam ofert dostarczania konkretnych tytułów. Wykonują więc za nas prace związane z poszukiwaniem pozycji na rynku, my natomiast wybieramy ofertę dla nas najkorzystniejszą.

W podobny sposób zamierzamy zmienić sposób zagospodarowywania naszych dubletów, rezygnując z przygotowywania list i wysyłania ich do wielu bibliotek w Polsce, na rzecz umieszczania ich wykazu na naszej stronie WWW. Każdy zainteresowany będzie mógł się do nas zwrócić w sprawie ich pozyskania.

Bardzo nośnym hasłem jest wolny dostęp do półek. Tam, gdzie możemy, staramy się go wprowadzić, widząc wiele korzyści:

  • uzyskanie szerszej informacji przez czytelnika o zasobie z interesującej go dziedziny,
  • mniejszy personel potrzebny do obsługi zbioru,
  • ułatwienie pracy personelu.

System ten ma jednak także pewne wady:

  • celowe zagubienia (przestawienia) książek,
  • konieczność zachowania większych rezerw na półkach (tak w magazynach, jak i w czytelniach - zwiększenie kosztów przechowywania),
  • konieczność zatrudniania personelu do prac porządkowych.

Te sprawy dają się jednak wyliczyć i zapewne rachunek zysków jest tu większy niż rachunek strat.

Trzeba się jednak zastanowić nad przyszłością tego systemu i otwieraniem całych zbiorów w ten sposób dla czytelników. Pomijając inne wątpliwości, trzeba bowiem wskazać na problem, który pojawił się już i będzie się powiększał, wynikający z postępującego sposobu przygotowywania przez nas pogłębionej informacji o zasobie, a także tworzenia jego elektronicznych odpowiedników. Jeśli bowiem będziemy, o czym się już nie tylko mówi, ale i w niektórych bibliotekach robi, skanować np. spisy treści czasopism i książek i podawać je jako poszerzenie opisu w bazach, to jak zareaguje na to czytelnik? Sądzę, że siedząc w domu i przeglądając tak dokładne informacje o zasobie, nie będzie chciał do nasz przyjść i biec na ósme piętro po interesujący go dokument. Będzie wołał poprosić mailowo o jego elektroniczną kopię. Wówczas sprawny magazynier szybciej niż on znajdzie dany dokument na półce, sprawnie go zeskanuje i za parę groszy (mikropłatności) wyśle na wskazany adres. Prowadzona baza najczęściej wykorzystywanych, zeskanowanych materiałów pozwoli i te prace ograniczyć, poprzez wielokrotne wykorzystywanie tych samych plików. Czy wówczas wolny dostęp, ze swoim dodatkowym miejscem na półkach, dodatkowymi służbami porządkowymi będzie nam niezbędny? Będziemy musieli to przemyśleć i przeliczyć.

Mówiliśmy już, że przy takiej organizacji zasobu - tradycyjnego czy elektronicznego - powinniśmy uzgodnić zasady udostępniania w sieci. Ale to także wiąże się z podjęciem koniecznych decyzji dotyczących zmian form stosowanych w tym zakresie. Jednym z najczęściej przywoływanych zadań jest wprowadzenie rezerwacji na zamawiane materiały. Gromadzę (zgodnie ze specjalizacją i dążeniem do efektywności ekonomicznej) pojedyncze egzemplarze poszczególnych tułów. Czytelnik zamawia internetowo egzemplarz do wypożyczalni czy czytelni i... po tygodniu po niego przyjdzie. Jest on więc dla innych zablokowany! Stanowić to będzie poważny problem! Taki lean managment w organizacji zasobu sprawi również, że spotkamy się z naciskami na wydłużenie godzin otwarcia dostępu naszych czytelń. Gromadząc bowiem ograniczone ilości egzemplarzy, sami będziemy dążyli do jak największej prezencyjności w ich udostępnianiu. Tu na przeszkodzie stanie niewystarczająca liczba miejsc w czytelniach (na jedno miejsce w Polsce obecnie przypada średnio 80 czytelników), a także brak kadry dla obsługi dyżurów. To może z kolei wpływać na przechodzenie na krótsze terminy wypożyczeń (obecnie średnio 100 dni), czyli weekendowe czy nocne, co z kolei zwiększy znowu obciążenia personelu. Może także wywołać u nas dążenie do zwiększenia stopnia zakupu (lub samodzielnego wykonania poprzez skanowanie) dostępu do źródeł elektronicznych. To z kolei spowoduje konieczność organizacji czytelni nowego typu, tj. z dużą ilością nowocześnie wyposażonych stanowisk komputerowych, dających możliwość sieciowego wykorzystywania całego bogactwa źródeł elektronicznych. Wywołuje to w konsekwencji pytanie, jak się ustrzec przed zamianą naszych naukowych bibliotek w... tanie kawiarenki internetowe! Próba odpowiedzi na to pytanie wraz z koniecznością ochrony zbiorów dostępnych w wolnym dostępie, każe nam budować mniej lub bardziej skomplikowane systemy zabezpieczeń zbiorów i wejść do biblioteki (problemy powstające z powodu karty, która pozwala także uzyskać dostęp do komputera lub kserografu; karty wydawane tylko upoważnionym, coraz bardziej ograniczanym grupom użytkowników, co prowadzi do odchodzenia od powszechnej dostępności zbiorów). Reakcją może więc być budowanie e-zasobów, aby jak najwięcej osób mogło skorzystać ze zbiorów zdalnie, poprzez sieć (co zapewnia dostępność do nich przy równoczesnej ich ochronie!), ale co także sprawi, że mniej osób... odwiedzi bibliotekę! Wówczas może paść pytanie naszych organizatorów: po co utrzymywać bibliotekę, jej personel itp., jeśli coraz mniej ludzi ją odwiedza? (Nie mówiąc już o tym, co napiszemy organizatorom naszych sławnych rankingów, którzy pytają nas przecież, ile mamy książek i ile z nich rocznie zostało wypożyczonych!). Taka organizacja dostępu nakaże nam także - o czym krótko wspominałem - na poważnie zająć się problematyką wypożyczeń międzybibliotecznych (w jakiejkolwiek formie), która to dziedzina tak na dobrą sprawę w naszych bibliotekach nie jest rozwinięta.

Nowe podejście do organizacji zasobu (szczególnie w zakresie organizacji dostępu do różnorodnych zasobów elektronicznych) wywołać musi także poważne reperkusje w zakresie podejścia do kształcenia naszych użytkowników. To nie tylko konieczność powołania stanowiska konsultanta, a więc osoby, która będzie zajmowała się rozpoznawaniem potrzeb użytkowników, rozwiązywaniem ich podstawowych problemów lub kierowaniem ich do specjalistów. To także konieczność rozbudowy (z personelu zbędnego z powodu redukcji obciążeń innymi pracami bibliotecznymi) zespołu szkolącego i specjalizacji jego członków w zakresie dziedzin czy obsługi specjalnych typów źródeł, ścieżek dostępów, przygotowywania szkoleń specjalistycznych, szczegółowych, wąskotematycznych. Taka organizacja pracy to z kolei położenie większego nacisku na... nieustające szkolenia własnego personelu!

Podsumowując, łatwo można zauważyć, że problematyka organizacji zasobu w nowoczesnej bibliotece akademickiej stanowi zespół wielu przenikających się zagadnień, dotąd jakby niełączonych z dziedzinami praktycznej działalności bibliotek. Można jednak spróbować zebrać je w kilka zasadniczych grup:

  • orientowanie się na organizację dostępów do zasobów elektronicznych,
  • liczenie ponoszonych kosztów, badanie efektywności i podejmowanie w oparciu o nie merytorycznych decyzji,
  • rozwiązywanie problemów natury organizacyjno-technicznej w bibliotece oraz sieci biblioteczno-informacyjnej macierzystej uczelni,
  • szukanie rozwiązań lokalnych, krajowych w celu osiągania wyższej jakości w organizacji i pracy własnej instytucji oraz zaspakajania potrzeb użytkowników przy zwiększonej specjalizacji,
  • uświadamianie sobie, że wprowadzanie zmian w zakresie organizacji dostępu oznacza zmiany w strukturze biblioteki, organizacji procedur, zmiany w strukturze zatrudnienia kadry i w jej wykształceniu, ciągłe jej szkolenie, ale nade wszystko systematyczne szkolenie użytkowników,
  • postrzeganie spraw gromadzenia w szerszym kontekście magazynowania, udostępniania, komputeryzacji, a tym samym uświadamianie sobie faktu wielostronnego czy wielowarstwowego, wzajemnego oddziaływania i wpływania na siebie (także w zakresie organizacji zasobu) zmian dokonywanych w strukturze czy zasadach działania biblioteki.

Przypisy

[1] Przytoczone dane opracowano w oparciu o 16 ankiet bibliotek polskich, które aktywnie odpowiedziały na apel Zespołu ds. Standaryzacji, prowadzącego ogólnopolskie badania.

[2] Odwołania do danych sprzed 10 lat zob.: JAZDON, A. Zdobądź i.... pozbądź się, czyli uwag kilka o problemach zarządzania zbiorami w Polsce. In DAY, J., ŚLIWIŃSKA, M. (red.). Rola i funkcje nowoczesnej biblioteki akademickiej. Toruń: Wydawnictwo UMK, 1996, s. 179-191. ISBN 83-231-0813-7.

   


- Spis treści - Następny

(c) 2004 EBIB
(c) 2000-2004 Biblioteka Główna Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

Problematyka organizacji zasobów w nowoczesnej bibliotece akademickiej / Artur Jazdon // W:Nowoczesna Biblioteka Akademicka : Olsztyn 20-21 maja 2004. - Dane tekstowe. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2004. - (EBIB Materiały konferencyjne nr 9). -
Tryb dostępu : http://www.ebib.pl/publikacje/matkonf/nba/jazdon.artur.php . - Nowoczesna Biblioteka Akademicka - ISBN 83-915689-8-9