XXIII Konferencja Problemowa Bibliotek Medycznych
Polityka gromadzenia i profilowania zbiorów
w polskich bibliotekach medycznych
w dobie nowoczesnych technologii informatycznych

Gdańsk 21-22 czerwca 2004


- Spis treści - Poprzedni - Następny

            

Ewa Nowak
Biblioteka Główna Śląskiej Akademii Medycznej w Katowicach

Wymiana publikacji jako jedna z form współpracy bibliotek medycznych

Podobny zakres tematyczny księgozbioru oraz realizowane zadania sprawiły, że krajowe biblioteki medyczne - od początków swego istnienia - nawiązały ścisłą współpracę, która początkowo polegała na wymianie wydawnictw uczelnianych i dubletów oraz wzajemnym przesyłaniu wykazów nowych nabytków. Z upływem lat współpraca zaczęła nabierać nowych form.

W 1981 r. odbyła się pierwsza z planowanych corocznych konferencji bibliotek medycznych. Spotkania te miały na celu rozwiązywanie wspólnych problemów i wypracowywanie ujednoliconych procedur funkcjonowania w zakresie prenumeraty czasopism, gromadzenia i udostępniania zbiorów, wypożyczeń międzybibliotecznych, opracowywania bibliografii, naukowej informacji medycznej, szkoleń bibliotecznych studentów, a nieco później automatyzacji procesów bibliotecznych.

Termin "wymiana międzybiblioteczna" jest w literaturze bibliotekarskiej często używany w dość szerokim znaczeniu, nie tylko na określenie wymiany bieżących wydawnictw uczelnianych, ale też jako wymiana dubletów książek, czasopism i innych zbędnych materiałów oraz jako wypożyczenia międzybiblioteczne. Referat ogranicza się do omówienia wymiany bieżących wydawnictw uczelnianych, takich jak: podręczniki, skrypty, materiały zjazdowe i inne wydawnictwa okolicznościowe. Oparty został na wynikach ankiety - rozesłanej w kwietniu 2004 r. pocztą elektroniczną do wszystkich bibliotek uczelni medycznych - oraz przeprowadzonej analizy wykorzystania w Bibliotece Śląskiej Akademii Medycznej (dalej Bibliotece ŚAM) otrzymywanych w ciągu ostatnich 5 lat wydawnictw.

Międzyuczelniana wymiana publikacji była od początku postrzegana jako istotne źródło pozyskiwania prac wydawanych przez inne uczelnie i stwarzała możliwość rozpowszechniania i promocji własnych publikacji. Pod koniec lat 80. lista kontrahentów krajowych Biblioteki ŚAM obejmowała kilkadziesiąt ośrodków. Były wśród nich biblioteki akademii medycznych, Główna Biblioteka Lekarska wraz z oddziałami, kilkanaście bibliotek medycznych instytutów naukowych, kilka bibliotek uniwersyteckich, dwie biblioteki publiczne, jedna biblioteka akademii wychowania fizycznego oraz Biblioteka Śląska i oczywiście Biblioteka Narodowa. Tam wysyłano wszystkie publikacje wydawane przez uczelnię. W zamian otrzymywano publikacje prawie wyłącznie z bibliotek akademii medycznych. Do prowadzenia wymiany wykorzystywana była kartoteka kontrahentów, którą tworzyły karty z adresami i listą wysłanych i otrzymanych wydawnictw. Wysyłając jedną lub kilka publikacji bibliotekarz odnotowywał ich tytuły i liczbę na wszystkich odpowiednich kartach. Była to bardzo pracochłonna czynność. Dobrą okazją do zarzucenia tej metody był zakup komputera do Działu Gromadzenia w 1991 r.

Od tej pory rejestracja wymiany odbywała się elektroniczne. W edytorze tekstu Norton Edytor została powielona lista kontrahentów, a tytuły wysyłanych pozycji były wklejane przy pomocy klawiszy funkcyjnych pod kodami kolejnych odbiorców. W ten sam sposób rejestrowane były tytuły przychodzące. Wraz z dostępem do lepszych narzędzi informatycznych zmieniał się i nadal się zmienia sposób rejestrowania wymiany, choć Biblioteka nie dysponuje jeszcze odrębnym programem dla potrzeb wysyłki ani modułem w ramach zintegrowanego systemu bibliotecznego.

Regularność wysyłania kolejnych pozycji była uzależniona od rytmiczności ich wydawania. Do 2002 r. Biblioteka otrzymywała za darmo publikacje wydawane przez macierzystą uczelnię. Jednak od 2003 r. za każdą publikację Biblioteka płaci cenę rynkową, co spowodowało zmianę podejścia do zasad prowadzenia wymiany. Przede wszystkim ograniczona została liczba stałych odbiorców - kierowano się w tym względzie liczbą otrzymywanych tytułów. We współpracy bibliotek medycznych opartej dotąd na dobrej woli i nieformalnych ustaleniach stron, pojawiły się reguły obowiązujące w gospodarce rynkowej. Biblioteka stanęła wobec pytania, czy powinna pozbywać się - poprzez skierowanie do wymiany - poszukiwanych przez własnych czytelników pozycji? Dysponując określoną, coraz mniejszą liczbą egzemplarzy każdego tytułu, biblioteka została zmuszona do drastycznego ograniczenia wymiany.

Wymiana międzybiblioteczna - wyniki ankiety z kwietnia 2004 r.[1]

1.Czy wymiana wydawnictw należy do obowiązków działu gromadzenia?taknie
92
2.Liczba osób zajmujących się wymianą1 osoba2 osoby
83
3.Rodzaj placówek krajowych objętych wymianąakad. med.    GBL    GBL z oddz.instytuty med.uniwer -sytetyinne
1165976
4.Rodzaje publikacji objętych wymianą
mono -grafiehabili -tacjepodrę -cznikiskryp -tyroczni -kibiule -tynymat. zjazd.
8118111096
5.Czy są wysyłane pisma z prośbą o potwierdzenie wymiany?taknie
38
6.Czy liczba wysyłanych publikacji jest uzależniona od liczby otrzymywanych publikacji z danej biblioteki?taknie
29
7.Czy mała liczba, względnie brak otrzymywanych publikacji, ma wpływ na decyzję o wstrzymaniu wysyłki do danej biblioteki?taknie
29
8.Czy jest wskazane utrzymywanie wymiany publikacji innych niż habilitacje?takraczej takraczej nienie
8201
9.Czy wszystkie tytuły wydawane przez uczelnię są kierowane do wymiany?taknie
56
10.Kto decyduje o ograniczeniu wysyłki?rektor lub inne władze uczelniprowadzący wymianę
33
11.Co jest brane pod uwagę przy rezygnacji z wysyłania publikacji?cenapopytnakład, okazjonalność
042
12.Kto pokrywa koszty wysyłki?uczelniabiblioteka
83
13.Czy publikacje przeznaczone do wymiany biblioteka kupuje w cenie?pełnejobniżonejza darmo
1 + 118 + 1
14.Czy otrzymywane i wysyłane pozycje są rejestrowane?tradycyjnietradycyjnie i elektronicznieelektronicznie
444
15.Do elektronicznej wymiany służymoduł w ramach używanego systemu bibliotecznegodowolny program, np. edytor tekstu
53

Rozkład odpowiedzi w ankiecie ujawnił stopniowe odchodzenie bibliotek medycznych od pierwotnej zasady "wszystko wszystkim". Popyt wśród własnych czytelników często przesądza o zaniechaniu wysłania konkretnego tytułu.

W 2000 r. w bibliotece Śląskiej Akademii Medycznej został wdrożony zintegrowany system biblioteczny Aleph. Stworzył on ogromne możliwości sprawdzania zbiorów poprzez różnorodne zestawienia. Dla potrzeb niniejszego referatu została przeprowadzona analiza wykorzystania publikacji wydawanych przez inne uczelnie i spływających w ramach wymiany od 2000 r. Publikacje zostały podzielone na następujące typy: habilitacje, dysertacje, monografie, skrypty, materiały zjazdowe, bibliografie, składy osobowe i pozostałe (np. sprawozdania, wykazy nabytków, plany nauczania itp.).

Struktura wymiany według typów publikacji przedstawia się w latach 2000-2003 następująco:

Nie wszystkie wpływające do biblioteki publikacje są wpisywane do inwentarzy. Do zbiorów przeznacza się habilitacje, dysertacje, monografie, skrypty i materiały zjazdowe zawierające pełne teksty referatów. Pozostałe wydawnictwa otrzymują status "do użytku służbowego". Rocznie biblioteka otrzymuje w ramach wymiany ok. 243 egz. publikacji. Niektóre tytuły są polecane przez wykładowców Akademii jako podręczniki i w związku z tym są dodatkowo kupowane do zbiorów.

Analizę wykorzystania można było przeprowadzić wyłącznie w oparciu o publikacje wprowadzone do katalogu. Przyjęta została następująca metoda: przeglądano listy tytułów otrzymanych w ramach wymiany, następnie wyszukiwano je w katalogu i korzystając z podglądu udostępnień wszystkich egzemplarzy (otrzymanych z wymiany i kupionych) odnotowywano liczbę udostępnień w wypożyczalni i w czytelni za okres 2000-2004. Wskaźniki te obrazuje poniższy wykres:

Na wykresie widać, jak liniowo wzrasta wykorzystanie różnych publikacji. Należy jednak zauważyć, że materiały pochodzące z wymiany nie cieszą się wielką popularnością. Stosunkowo najlepsze wartości osiąga wskaźnik wykorzystania skryptów. Przyczyną jest tu duży popyt wśród studentów Śląskiej Akademii Medycznej na wydawnictwa Uniwersytetu Jagiellońskiego. Wśród udostępnianych skryptów otrzymywanych z innych niż własna uczelni prawie 77% stanowią skrypty UJ. Prawie wszystkie otrzymane skrypty tego wydawnictwa (97%) są udostępniane. Skrypty innych wydawców są wykorzystywane w znacznie mniejszym stopniu, tylko 56% wpływających egzemplarzy trafia do rąk czytelnika.

Poniższa tabela ukazuje procent wykorzystania w kolejnych latach 2000-2004 poszczególnych typów publikacji:

data wpływu publikacji20002001200220032004
habilitacje59,461,238,925,03,2
monografie79,263,041,035,337,5
skrypty92,380,379,878,65,9
materiały zjazdowe71,963,650,022,2x
dysertacje100,0xxx0

Wymiana międzybiblioteczna jest niewątpliwie znaczącym źródłem publikacji zasilającym zbiory biblioteczne. Chociaż u jej podstaw nie leżą regulacje prawne tylko nieformalne ustalenia, okazała się bardzo trwałym składnikiem gromadzenia zbiorów. Zmiany ekonomiczne ostatnich lat zmuszają jednak do uwzględnienia w polityce gromadzenia zbiorów aspektów finansowych. Czy opłaca się wysyłać własne, poszukiwane tytuły, by w zamian otrzymywać tytuły zdecydowanie mniej "chodliwe"? Czy warto zapełniać magazyny "martwymi" woluminami?

Zastosowanie w bibliotekach komputerów i stworzenie dostępu do Internetu dało zupełnie inne, pełniejsze możliwości wykorzystania zasobów różnych uczelni. Możliwy stał się szybki dostęp do źródeł, podgląd katalogów, szybkie porozumiewanie się i przekazywanie danych. Można stworzyć na stronach bibliotecznych listę publikacji proponowanych do wymiany. Wymiana mogłaby się odbywać tak, jak dotychczas - bezgotówkowo, na zasadzie barteru, z zachowaniem ekwiwalencji cen, ale z możliwością porozumienia się dwóch stron co do wyboru pozycji. Byłoby to chyba najkorzystniejsze rozwiązanie, pozwalające efektywnie prowadzić wymianę międzybiblioteczną.

Przypisy

[1] Większość punktów tabeli nie wymaga komentarza. Są jednak punkty, których pełnej treści nie udało się zawrzeć w schemacie tabeli. Np. w punkcie 3 są podane liczby bibliotek deklarujących wysyłanie publikacji do określonych instytucji. Została tu ujęta jako wysyłająca biblioteka prowadząca wymianę z jednym uniwersytetem, a także taka, która prowadzi wymianę z ponad dwudziestoma bibliotekami uniwersyteckimi. Taki rozrzut liczby placówek objętych wymianą przez biblioteki medyczne dotyczy również oddziałów GBL, instytutów medycznych i tzw. innych.
Punkty 10 i 11 ściśle wiążą się z pytaniem w punkcie 9 i dlatego suma liczb w kolumnach jest równa liczbie 6. Podobna sytuacja jest z punktem 15, w którym suma liczb w kolumnach równa 8 odpowiada liczbie bibliotek rejestrujących wymianę w sposób elektroniczny.
Wyjaśnienia wymaga też zapis w punkcie 13. W dwóch kolumnach zapis "+1" oznacza, że jedna biblioteka część publikacji otrzymuje za darmo, a inne musi kupić.

Bibliografia

1. BILIŃSKI, L. Czy potrzebne są regulacje prawne w sprawie wymiany materiałów bibliotecznych? Bibliotekarz 2003, nr 7-8, s. 46.

2. KUZIELA, M. Wymiana na nowe. In Biuletyn EBIB Specjalny [on-line]. 2000 nr 1 (SP1). [dostęp 20 grudnia 2004]. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/arc/es01-06.html.

3. de LAVAL, J. 20 lat współpracy bibliotek medycznych. Refleksje jubileuszowe. Biuletyn GBL 2001, z. 365, s. 3-15.

4. PIOTROWICZ, A., GRZĄDZIELEWSKA, E., TORLIŃSKA, B. Współpraca akademickich bibliotek medycznych w Polsce. In KIWAŁA, G., WIETECHA, A. (red.)Współpraca bibliotek naukowych w zakresie obsługi użytkowników: Warszawa, 23-24 września 2002 r. [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], 2002. [dostęp 20 grudnia 2004]. Dostępny w World Wide Web:. http://ebib.oss.wroc.pl/matkonf/pw/referaty/APiotrowicz_EGrzadzielewska_BTorlinska.pdf.

5. ŚLIWIŃSKA, M. Współpraca bibliotek: więcej korzyści dla "własnych" czy "obcych" użytkowników?. In KIWAŁA, G., WIETECHA, A. (red.) Współpraca bibliotek naukowych w zakresie obsługi użytkowników: Warszawa, 23-24 września 2002 r. [on-line]. [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], 2002. [dostęp 20 grudnia 2004]. EBIB Materiały Konferencyjne. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/matkonf/pw/referaty/MSliwinska.pdf.

               

- Spis treści - Poprzedni - Następny

(C) 2005 EBIB

    Wymiana publikacji jako jedna z form współpracy bibliotek medycznych / Ewa Nowak // W:XXIII Konferencja Problemowa Bibliotek Medycznych: Polityka gromadzenia i profilowania zbiorów w polskich bibliotekach medycznych w dobie nowoczesnych technologii informatycznych  : Gdańsk 21-22 czerwca 2004. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2005. - (EBIB Materiały konferencyjne nr 10). - ISBN 83-915689-9-7. - Tryb dostępu : http://www.ebib.pl/publikacje/matkonf/med23/nowak.php