Wrocławskie Spotkania Bibliotekarzy Polonijnych
Wrocław, 4-6 lipca 2007

Poprzedni - Spis treści - Następny

            

Iwona Sójkowska, Filip Podgórski
Biblioteka Politechniki Łódzkiej

Optymalizacja kolekcji źródeł elektronicznych w bibliotece akademickiej

Optimization of Electronic Sources Collection in an Academic Library

Abstrakt

W referacie zaprezentowano ofertę elektronicznych źródeł wiedzy i ich dostępność w bibliotekach akademickich. Przybliżono dotychczasowe doświadczenia wynikające z planowania i wyboru serwisów czasopism pełnotekstowych i bibliograficznych baz abstraktowych. Omówiono kryteria oceny źródeł elektronicznych przed i po zakupie ze szczególnym uwzględnieniem statystyk użytkowania. Podjęto próbę zdefiniowania czynników wyboru w procesie gromadzenia kolekcji książek pełnotekstowych.

Abstract

The authors presented the offer of electronic resources of information by academic libraries and accessibility of those resources. Some previous experience in acquisition planning and selection of electronic journal services and bibliographic/ abstract databases were shown. Criterions of evaluation of electronic resources were discussed, before and after acquisition, especially regarding usage reports. The paper was also a definition attempt of selection factors for the process of acquiring collections of full text electronic books.


Elektroniczne zasoby informacji naukowej a rozwój warsztatu informacyjnego biblioteki akademickiej

Lata 90. to okres przemian, które w sposób trwały wpłynęły na kształt warsztatu informacyjnego biblioteki akademickiej. Gdy kilkanaście lat temu pojawiły się elektroniczne bazy danych i serwisy rejestrujące piśmiennictwo naukowe, niewielu bibliotekarzy przypuszczało, że ich rozwój ilościowy i jakościowy nastąpi tak dynamicznie i u progu XXI wieku staną się one niezastąpionym źródłem informacji.

Dynamikę procesu wprowadzania i rozwoju zbiorów elektronicznych w bibliotekach szkół wyższych widać wyraźnie na przykładzie Biblioteki Politechniki Łódzkiej, która pierwsze elektroniczne bazy danych zakupiła w 1992 r.

1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
2 5 7 7 11 21 14 20 20 25 29 31 31 34 35 37

Źródło: opracowanie własne.

Tab. 1: Elektroniczne zasoby komercyjne w BPŁ w latach 1992-2007.

Rozmiar: 54583 bajtów
Źródło: opracowanie własne.

Rys. 1: Przyrost liczby źródeł elektronicznych w latach 1992-2007 w BPŁ.

Ze względu na początkowo ograniczoną ofertę w pierwszej połowie lat 90. dysponowano tylko kilkoma źródłami, które stanowiły "perełki" ówczesnego warsztatu informacyjnego. Ofertę sukcesywnie wzbogacano o nowe bazy i serwisy, które były adresowane do coraz większej liczby użytkowników. Zaowocowało to powstaniem potężnego zasobu składającego się z baz abstraktowych i serwisów pełnotekstowych, które dziś są podstawowym źródłem informacji naukowej dla pracowników i studentów macierzystej uczelni. Obecnie użytkownicy mają dostęp do 37 komercyjnych kolekcji, tj.: 25 baz abstraktowych, 10 pełnotekstowych serwisów czasopism i 2 serwisów książek.

W wyniku badań ankietowych, przeprowadzonych przez autorów w lutym i marcu bieżącego roku, ustalono, że biblioteki uczelni wyższych na początku 2007 r. posiadały średnio 9 baz bibliograficzno-abstraktowych, 9 serwisów czasopism pełnotekstowych i 3 inne źródła. Pojedyncze serwisy książek pełnotekstowych zasilają zasoby 10 spośród 23 bibliotek akademickich w Polsce, które odpowiedziały na ankietę[1].

Przewiduje się, iż w najbliższym czasie warsztat informacyjny bibliotek będzie rozszerzał się o nowe serwisy umożliwiające jeszcze lepsze świadczenie usług informacyjnych.

Charakterystyka zbiorów elektronicznych

Spośród źródeł elektronicznych oferowanych przez biblioteki można wyróżnić następujące rodzaje:

  • bazy bibliograficzno-abstraktowe,
  • serwisy pełnotekstowe (w tym mieszane),
  • zbiory specjalne.

Zbiory specjalne tworzą bazy o charakterystycznym zasobie, na który składają się akty prawne, patenty, normy lub inne materiały charakterystyczne dla uczelni m.in. artystycznych. Ze względu na swoją specyfikę, wymagają one indywidualnego podejścia każdej biblioteki i dlatego nie są brane pod uwagę w dalszej części referatu.

Bazy bibliograficzne i bibliograficzno-abstraktowe były pierwszymi elektronicznymi zasobami, które zaprenumerowały i udostępniały polskie biblioteki. Mimo pojawienia się wielu konkurencyjnych zasobów, oferujących m.in. pełnotekstowe wersje materiałów, ich wykorzystanie nieustannie jest bardzo duże i nadal są w ofercie każdej większej biblioteki. O ich wysokiej wartości decyduje przede wszystkim mnogość informacji o materiałach źródłowych, których tematyka jest ściśle zawężona do określonej dziedziny prezentowanej w sposób kompleksowy. Dzięki temu są one doskonałym źródłem informacji naukowej dla wszystkich użytkowników niezależnie od ich oczekiwań.

Indeksowane materiały źródłowe nie są ograniczone do konkretnego typu dokumentów. Użytkownicy mogą w nich odnaleźć dane bibliograficzne i streszczenia książek, artykułów z czasopism, referatów z materiałów konferencyjnych, patentów itp. Walorem tego typu baz są także dodatkowe opcje, które umożliwiają m.in. bezpośrednie przejście do pełnotekstowych wersji materiałów oferowanych przez macierzystą jednostkę. Mimo szerokiej oferty jest kilka wyjątkowych produktów, które od lat zajmują szczególne miejsce w nauce, a poziom ich wykorzystania pozostaje bardzo wysoki. Dla poszczególnych dziedzin są to:

  • budownictwa - Iconda,
  • chemii - Chemical Abstract,
  • chemii spożywczej - Biotechnology Abstracts,
  • elektrotechniki - Inspec,
  • matematyki - Math,
  • medycyny - Medline,
  • włókiennictwa - World Textiles,
  • rolnictwa - Agricola,
  • ekonomii - Econlit,
  • psychologii - Psychlit.

Dla wielu bibliotek kontynuowanie prenumeraty tych źródeł jest procesem oczywistym i na ogół nie podlega corocznej weryfikacji.

Specyficznym rodzajem baz bibliograficzno-abstraktowych są serwisy cytowań, np. Science Citation Index czy Scopus, które rejestrują materiały ze wszystkich dziedzin nauki, umożliwiając jednocześnie ustalenie liczby cytowań dla konkretnego autora lub publikacji. Wymienione powyżej bazy wykazują głównie najcenniejsze materiały źródłowe m.in. czasopisma o wysokiej wartości wskaźnika impact factor i znajdujące się na liście filadelfijskiej.

Kolejnym rodzajem zasobów elektronicznych są serwisy oferujące pełnotekstowe czasopisma i książki. Są one oferowane przez wielkie wydawnictwa naukowe oraz firmy posiadające prawa do elektronicznych wersji materiałów. Ich największą zaletą i elementem wyróżniającym jest bezpośredni dostęp do pełnych tekstów, a także rozbudowany system indeksująco-wyszukujący.

Serwisy czasopism pełnotekstowych rejestrują tytuły z różnych dziedzin wiedzy lub z wybranego obszaru nauki. Doskonałym przykładem są serwisy: Science Direct umożliwiający dostęp do różnotematycznych czasopism wydawnictwa Elsevier i American Chemical Society udostępniający czasopisma wydawane przez naukowe towarzystwo chemiczne.
Uznaniem środowisk akademickich cieszą się także serwisy mieszane abstraktowo-pełnotekstowe, tworzone i udostępniane przez komercyjne firmy oferujące dostęp do czasopism różnych wydawców. Wśród nich warto wyróżnić ProQuest i EBSCO, które są prenumerowane przez większość polskich bibliotek akademickich.

Nowością aparatu informacyjnego bibliotek są serwisy książek elektronicznych, które należą jeszcze do rzadkości (w przeprowadzonych badaniach tylko 10 spośród 23 bibliotek akademickich prenumeruje ten typ serwisów). Przewiduje się jednak, iż ta sytuacja zmieni się w ciągu najbliższych 2-3 lat. Nie ma wątpliwości, że obcojęzyczne elektroniczne książki są konieczne w bibliotekach akademickich. Dotyczy to szczególnie tych bibliotek, których macierzyste uczelnie kształcą w językach obcych oraz rekrutują studentów z zagranicy.

Alternatywą dla książek zagranicznych może być rozwijająca się Ibuk.pl czytelnia on-line udostępniająca przede wszystkim publikacje o charakterze akademickim Wydawnictwa PWN. Ibuk.pl jest nowym przedsięwzięciem umożliwiającym legalne przeglądanie pełnej elektronicznej wersji książek i drukowanie wybranych fragmentów. Czytelnia udostępniana jest indywidualnym użytkownikom, którzy zdecydują się na wykupienie dostępu w jednej z dwóch opcji. Dostęp tygodniowy zezwalający na 20 stron wydruku kosztuje od 2 zł, natomiast dostęp miesięczny i 60 stron wydruku to koszt około 15 zł. Cena jest zróżnicowana i określona dla każdej książki oddzielenie. W najbliższym czasie należy oczekiwać, iż polskie wydawnictwa przygotują ofertę elektronicznego dostępu do swoich publikacji dla użytkowników zbiorowych, np. bibliotek[2].

Pierwszy pakiet książek elektronicznych Safari został zaprenumerowany w drugim kwartale 2004 r., a od stycznia 2005 r. rozpoczęto sprzedaż subskrypcji serwisu Knovel Library. W 2006 r. oferta rynku została w bardzo dynamiczny sposób wzbogacona o rozbudowane pakiety najbardziej znanych w świecie nauki wydawców m.in. Elseviera, Springera, Wileya, których książki drukowane znajdują się w księgozbiorach większości bibliotek akademickich. Ponadto rozwijają się także kolekcje łączące nakłady wydawnicze różnych wydawców, np. MyiLibrary, Dawson & Ebook Library (EBL).

Dostawcy oferują bibliotekom testowy dostęp do pakietów dziedzinowych, z których tylko część odpowiada profilowi uczelni. Jako przykład można wymienić kolekcje tematyczne wydawnictwa Springer zaproponowane na 2007 r. Wydawnictwo oferuje zakup pakietów na własność, podając szacunkową liczbę książek w każdym pakiecie. Opublikowane książki będą sukcesywnie, w ciągu roku, włączane do poszczególnych kolekcji.
Warto zwrócić uwagę, że biblioteki wykupując tylko jeden pakiet książek, stwarzają możliwość dostępu do około 50 (w niektórych przypadkach nawet do 800) wydawnictw zwartych, a decydując się na kilka pakietów tematycznych, uzyskuje się zasób proporcjonalnie większy. Zakup drukowanych książek zagranicznych odpowiadający ilościowo takiemu zasobowi zająłby większości polskich bibliotek, szczególnie dysponujących niewielkimi funduszami, kilka lat. Na przykładzie tym widać wyraźną przewagę zasobów elektronicznych. Jest to jednak tylko przewaga ilościowa: w pakietach oferowane są książki o różnej wartości merytorycznej i - jak pokazują statystyki - tylko część księgozbioru spotyka się z oczekiwanym zainteresowaniem.

Nazwa kolekcji: Liczba tytułów przewidzianych
do opublikowania w 2007 r.
Architecture, Design & Arts 25
Behavioral Sciences 40
Biomedical & Life Sciences 300
Business & Economics 200
Chemistry & Material Science 165
Computer Science 800
Earth & Environmental Science 150
Engineering 320
Humanities, Social Sciences & Law 170
Mathematics 325
Medicine 266
Physics & Astronomy 245

Źródło: opracowanie własne na podstawie oferty wydawnictwa Springer.

Tab. 2: Kolekcje tematyczne wydawnictwa Springer.

Należy także pamiętać o określonych w licencjach warunkach zakupu, które w przypadku książek elektronicznych nie są jednolite. Część dostawców udostępnia zasoby w ramach rocznej subskrypcji i po jej wygaśnięciu i nieprzedłużeniu na kolejny okres biblioteki nie mają żadnych praw do opłacanych wcześniej książek.
Inne zasoby można zakupić na własność, wnosząc jednorazową opłatę (ewentualnie uzupełnianą niewielką zryczałtowaną taksą za dostęp do platformy). Biblioteki nabywają prawo do nieograniczonego czasowo korzystania, a także możliwość archiwizacji zasobów na serwerach uczelnianych lub innych nośnikach np. na płytach CD-ROM.
Drugim istotnym elementem, jaki odróżnia książki elektroniczne do czasopism elektronicznych, są ograniczenia w korzystaniu, które w przypadku wydawnictw zwartych są bardziej restrykcyjne. Przede wszystkim, większość dostawców uniemożliwia końcowemu użytkownikowi archiwizację w postaci wydruku czy zapisania na dysku interesujących treści. Tylko część dostawców wyraża zgodę na zapamiętanie około 5% całości książki lub pojedynczych rozdziałów.
Ideą książek elektronicznych jest ich czytanie z ekranu, które powszechnie nie jest uważane za komfortowe. Czytelnicy przyzwyczaili się do wydruku interesujących treści i ich analizy w dogodnych dla siebie warunkach. Wypracowanie nowych nawyków czytelniczych, których efektem będzie bezpośrednie czytanie z ekranu, wymaga całkowitej zmiany podejścia. Rodzi się pytanie: czy czytelnicy zaakceptują zasoby książkowe dostępne jedynie w formie elektronicznej?
Przewiduje się jednak, że w ciągu kilku lat wydawcy i dostawcy pełnotekstowych książek elektronicznych przystąpią do łagodzenia licencyjnych warunków i umożliwią zapis oraz wydruk nieograniczonej liczby stron, co znacząco wpłynie na zwiększenie zainteresowania.

Wstępne kryteria oceny źródeł elektronicznych przed zakupem

Przed kilkoma laty proces zakupu elektronicznych kolekcji był stosunkowo prostym zabiegiem. Oferta rynku źródeł elektronicznych była bardzo ograniczona i oferowane zasoby, odpowiadające profilowi uczelni, były przeważnie nabywane. Obecnie sytuacja zmieniła się. Dostawcy oferują wiele źródeł uwzględniających różnorodne potrzeby środowiska naukowego (poza książkami i czasopismami proponują bazy faktograficzne wyposażone w narzędzia interaktywne, programy do tworzenie bibliografii, alerty informujące o konferencjach itp.). Liczba produktów dostępnych do zakupu lub subskrypcji przekracza możliwości finansowe nawet największych polskich bibliotek naukowych. Pojawia się konieczność selekcji, której efektem będzie rezygnacja z niektórych prenumerowanych źródeł na korzyść nowych. Skutkiem podjętych działań będzie utworzenie optymalnej kolekcji uwzględniającej jak najszerzej potrzeby użytkowników. W tej sytuacji stosowane dotychczas kryteria wyboru źródeł elektronicznych mogą nie sprawdzić się. Trzeba opracować nowe, szczegółowe analizy, uwzględniające charakterystyczne cechy książek i czasopism elektronicznych.

Ważnym elementem w działalności współczesnej biblioteki i tworzeniu elektronicznego zasobu jest znajomość rynku, tj. dostępnych baz i serwisów, ich zasobów i oferowanych narzędzi. W oparciu o zebrane informacje można opracować podstawowe warunki, jakie muszą spełniać źródła elektroniczne, aby użytkownicy bibliotek byli nimi zainteresowani.
Podstawowym kryterium jest zakres tematyczny. Testowanie zasobów nieodpowiadających profilowi uczelni nie przyniesie żadnych korzyści, a może bardzo negatywnie wpłynąć na opinię użytkowników o działalności biblioteki i zniechęcić do zapoznawania się z oferowanymi źródłami.

Drugim warunkiem, jaki musi być dziś spełniony przez dostawców, jest zapewnienie dostępu do serwisu w całej sieci uczelnianej. Dodatkową zaletą, która już niedługo prawdopodobnie stanie się oczywistą cechą źródeł elektronicznych, będzie autoryzowany dostęp (w wyniku indywidualnego logowania uprawnionego użytkownika) spoza sieci uczelnianej (niezależnie od lokalizacji komputera i jego IP, np. z domu), nieograniczony liczbą jednoczesnych użytkowników. Czytelnicy bardzo chętnie korzystają z możliwości indywidualnego logowania, zapewniającego niezależność i komfort użytkowania. Widać to wyraźnie na przykładzie Biblioteki Politechniki Łódzkiej, która oferuje taką opcję dla trzech serwisów: EBSCO, Scopus, Wiley. W ciągu trzech miesięcy indywidualne konta do dwóch pierwszych baz otrzymało ponad 200 osób.

Dla bibliotek bardzo ważne są także elementy związane z nabyciem praw do zakupionego zasobu i warunków korzystania po wygaśnięciu prenumeraty. Poszczególne jednostki starają się, aby wykupiony zasób serwisu był stale dostępny w zbiorach, a nie tylko w okresie prenumeraty. Ma to istotny wpływ na przyszłość organizowanego warsztatu informacyjnego. Z uwagi na dobro użytkowników powinien on być perspektywiczny i stabilny. Niedopuszczalna jest ciągła wymiana posiadanych zasobów, gdyż użytkownicy przyzwyczajają się do pewnych źródeł. Nie zawsze jest to jednak możliwe, czego przykładem są książki elektroniczne.

Wymienione kryteria są podstawowymi elementami, na które zwraca się uwagę w momencie, gdy serwis zostanie zaproponowany bibliotece. Jeżeli spełnia on omówione kryteria, a biblioteka jest zainteresowana danym źródłem, warto uruchomić dostęp testowy, który umożliwi bliższe poznanie serwisu i zebranie wyczerpujących informacji świadczących o "mierzalnej" przewadze czynników istotnych dla użytkownika i biblioteki. Kompleksowej oceny dokonuje się w oparciu o przyjęty pakiet kryteriów (trafność, ekonomiczność, łatwość korzystania) uwzględniający teoretyczne założenia procesu decyzyjnego, składającego się z trzech etapów: rozpoznania, oceny i wyboru[3]. Do czynników kształtujących ostateczną ocenę i w konsekwencji wybór należą m.in.:

  • statystyki wykorzystania,
  • opinie użytkowników,
  • komfort użytkowania,
  • cena,
  • prestiż i marka źródła, wydawcy,
  • a także omówione powyżej:
  • zakres tematyczny,
  • zasady udostępniania,
  • warunki archiwizacji.

Kryteria oceny zasobów w trakcie testowania

Uruchomienie testowego dostępu do nowego źródła, które spełnia podstawowe kryteria, powinno wiązać się z działalnością promocyjną jednostki, tj. organizacją pokazów i szkoleń. Są to bardzo ważne elementy, których celem jest wzbudzenie zainteresowania wśród pracowników uczelni i pozyskanie pierwszych użytkowników - nie-bibliotekarzy, których opinia ma bardzo duże znaczenie.
Podstawą oceny źródła są statystyki wykorzystania. Mają one znaczący wpływ na decyzję o ewentualnym zakupie. Z doświadczeń jednak wynika, że statystyki okresu testowania nie zawsze pokrywają się z oczekiwaniami bibliotekarzy i rzeczywistym zainteresowaniem środowiska naukowego. Z uwagi na szeroko prowadzoną akcję promocyjną oraz liczne sesje wyszukiwawcze pracowników biblioteki zapoznających się z zasobem, otrzymane wyniki są często zniekształcone. Z drugiej strony ograniczony okres testów uniemożliwia dotarcie z informacją do wszystkich potencjalnie zainteresowanych czytelników. Przekazywanie informacji o rozpoczęciu testów podczas prezentacji organizowanych dla przyszłych użytkowników, na stronie WWW biblioteki, za pośrednictwem listy dyskusyjnej, a nawet w newsach na internetowej stronie uczelni nie gwarantuje, że informacje te trafią do szerokiego grona środowiska akademickiego.
Ostateczna decyzja powinna być uzależniona od kilku czynników, dlatego bardzo ważne jest także, aby otrzymane statystyki uzupełnić badaniami ankietowymi. Najlepszą formą byłby kwestionariusz on-line uaktywniający się w momencie opuszczania przez użytkownika interfejsu testowanego zasobu. Powinny go tworzyć pytania, które pozwolą sprecyzować ocenę, dostarczyć podstawowych i najważniejszych informacji, tj. wykażą pozytywne i negatywne cechy źródła, a także określą potrzeby użytkowników. Zebrane informacje i wnioski zaczerpnięte z kompleksowej analizy statystyk powinny określić trafność wyboru i wpłynąć na decyzję biblioteki w sprawie ewentualnego zakupu.

Ekonomicznie skomponowany warsztat informacyjny nie powinien zawierać zasobów powielających się. Każdego roku wydawcy oferują nowe źródła rejestrujące coraz większą liczbę materiałów. Jednakże po dokładnej analizie ich zawartości okazuje się, że wiele czasopism w oferowanych serwisach jest już w elektronicznej kolekcji biblioteki lub w innym, testowanym jednocześnie, konkurencyjnym serwisie.

Celem analizy zawartości prowadzonej w okresie testowania jest procentowa ocena materiałów unikatowych i dublujących się. Sprawnemu zestawieniu zawartości treściowej baz służą specjalistyczne narzędzia, które umożliwiają szybkie i dokładne porównanie. W Internecie dostępne są darmowe analizatory porównujące dokumenty źródłowe w kilku bazach. Jednym z nich jest CUFTS (cufts.lib.sfu.ca/tools.shtml). Umożliwia on jednoczesne zestawienie zawartości 4 spośród 245 indeksowanych baz i wychwycenie tytułów czasopism pokrywających się i unikatowych. Efektem porównania jest wykaz dublujących się tytułów wraz z numerami ISSN, a także z zasobem dostępnym w poszczególnych serwisach. Obok bezpłatnych analizatorów dostępne są także komercyjne narzędzia znanych firm, które umożliwiają porównywanie serwisów pod kątem powtarzalności materiałów. Różnica między wspomnianym, darmowym narzędziem, a komercyjnymi uwidacznia się w szerszym wachlarzu usług i dodatkowych opcji. W serwisach płatnych istnieje możliwość porównania wszystkich posiadanych baz, a także porządkowania wyników według interesujących bibliotekę czynników. Nowe możliwości porównawcze stwarza baza Ulrichs lub Overlap Analysis dołączona do listy A to Z firmy EBSCO.

Przewiduje się, że w najbliższej przyszłości nastąpi dynamiczny rozwój narzędzi porównawczych wyposażonych w inne, nieuwzględnione dotychczas rozwiązania np. wyróżnianie czasopism znajdujących się na liście filadelfijskiej czy posiadających określoną wartość wskaźnika impact factor.

Na elementy składowe oceny dostępu wpływają także: prosty i przyjazny interfejs, jakość połączenia, efektywność wyszukiwania, sposób zapamiętywania wyników w postaci plików lub wydruków, a także opcja utworzenia alertu w ramach selektywnej dystrybucji informacji.

Prestiż i marka to wartości wypracowane przez wydawcę i od lat przypisane do jego produktów. Elektroniczne zasoby często tworzone są przez uznane w świecie nauki instytuty, uczelnie, stowarzyszenia czy wydawców. Gwarantują one wysoką jakość swoich produktów poprzez wkład w rozwój nauk i zaostrzone kryteria względem materiałów przyjmowanych do druku. W takich zasobach znajdują się artykuły z czasopism recenzowanych, umieszczonych na liście filadelfijskiej, posiadających określoną wartość wyrażoną wskaźnikiem impact factor.

Kryteria oceny zasobów po zakupie, w trakcie planowania warsztatu informacyjnego na kolejny rok

Podstawą oceny źródeł są statystyki wyrażające zainteresowanie zasobami elektronicznymi. Ich ciągła analiza powinna mieć kluczowe znaczenie dla decyzji o kontynuacji umowy zakupu. Optymalne szacowanie zainteresowania powinno być oparte na bieżącym przeglądaniu danych, uwzględniającym okresy wzrostu i spadku zainteresowania serwisem. Pozwoli to na podjęcie odpowiednich kroków, np. na nasilenie promocji lub w ostateczności na rezygnację z serwisu.

Dla celów potwierdzenia konieczności ciągłego monitorowania statystyk przedstawiono wykorzystanie jednego z serwisów specjalistycznych, adresowanego do określonej grupy odbiorców, w ciągu roku kalendarzowego oraz zasobu wielodziedzinowego przeznaczonego dla całej uczelni.

2006- I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
Liczba użytkowników 61 19 34 25 131 98 18 15 9 20 55 11
Liczba zapytań wyszukiwawczych 420 85 142 44 227 141 38 63 47 40 152 49
Liczba zapisanych rekordów 827 16 398 1 863 353 95 16 31 6 169 10

Źródło: opracowanie na podstawie automatycznie generowanych statystyk.

Tab. 3: Statystyka wykorzystania elektronicznego dziedzinowego źródła informacji.

Wyraźnie widać, iż serwis - mimo ograniczenia tematycznego - cieszy się dużym zainteresowaniem, choć wybrane okresy wskazują mniejsze wykorzystanie spowodowane przerwami międzysemestralną i wakacyjną. Sytuacja powtarza się również w statystykach drugiego zasobu.

2006- I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
Liczba użytkowników 218 247 317 450 472 398 244 146 203 311 509 446
Liczba zapytań wyszukiwawczych 607 772 990 992 884 782 508 479 558 801 1359 981
Liczba zapisanych rekordów 274 401 580 743 507 426 366 256 361 526 860 506

Źródło: opracowanie na podstawie automatycznie generowanych statystyk.

Tab. 4: Statystyka wykorzystania elektronicznego wielodziedzinowego źródła informacji.

Rys. 2: Liczba użytkowników poszczególnych miesiącach:
a) w serwisie dziedzinowym,

b) w serwisie wielodziedzinowym

Źródło: opracowanie własne na podstawie statystyk.

W oparciu o "rytm życia" uczelni dość łatwo zinterpretować okresy zmniejszonego zainteresowania korzystaniem ze źródeł informacji. Wynikają one z przerw w zajęciach studentów, a tym samym urlopów pracowników naukowych. Największe natężenie przypada na maj, czerwiec oraz listopad. Z doświadczenia biblioteki technicznej wynika, że wskazane miesiące to czas przygotowywania prac zaliczeniowych, dyplomowych i doktorskich itp. Listopad dodatkowo jest miesiącem zajęć prowadzonych w bibliotece z zakresu informacji naukowej dla studentów z ostatniego roku studiów oraz doktorantów, stąd wykorzystanie źródeł może być znacznie przewyższające średnią. Liczbie użytkowników odpowiada proporcjonalnie duża liczba zadanych pytań oraz zapamiętanych rekordów.

Rys.3: Liczba zadanych pytań w poszczególnych miesiącach:
a) w serwisie dziedzinowym,

b) w serwisie wielodziedzinowym

Źródło: opracowanie własne na podstawie statystyk.

Rys.4: Liczba zapamiętanych rekordów w poszczególnych miesiącach:
a) w serwisie dziedzinowym,

b) w serwisie wielodziedzinowym

Źródło: opracowanie własne na podstawie statystyk.

Kolejnym kryterium oceny kolekcji źródeł elektronicznych jest ekonomiczność zakupu. Kierując się znajomością cen kupowanych serwisów oraz ceną pojedynczych artykułów, można przeprowadzić kalkulację kosztów. Potwierdzi ona lub zaprzeczy słuszności zakupu serwisu. Taką kalkulację można przeprowadzić, podobnie jak przy analizie statystyk, jedynie po dłuższym okresie użytkowania uwzględniającym wszelkiego rodzaju okresy nasilenia i stagnacji w życiu uczelni. Najlepszym wskaźnikiem jest rok kalendarzowy lub akademicki.

Do celów przedstawienia przykładowej kalkulacji kosztów wykorzystano cenę rocznej prenumeraty jednego z serwisów czasopism, która wynosi 80 000 $. W ciągu roku do zasobu zalogowało się niemal 4 000 osób, które pobrały ponad 5 000 pełnych tekstów. Z obliczeń wynika, że pojedynczy artykuł kosztował bibliotekę około 16 $. Za jednorazowy dostęp do artykułu na życzenie czytelnika biblioteka zapłaciłaby około 25 $. Omówiony przykład potwierdza słuszność wyboru (choć z niewielkim marginesem ekonomicznym), którego konsekwencją był zakup serwisu z dostępem do pełnych tekstów.

Zainteresowanie bazą może się jednak zmniejszyć. Gdyby liczba pobranych artykułów spadła o połowę, wtedy koszt jednego dokumentu wyniósłby około 32 $. Oznaczałoby to utratę ekonomiczności zakupu. Zaistnienie takiej sytuacji wymaga rozważenia ograniczenia dostępu do pełnych tekstów i przyjęcia opcji "zamówień na życzenie". Zaoszczędzone środki finansowe mogłyby zostać przeznaczone na zakup dodatkowej bazy.

W przypadku serwisów książek można porównać cenę książki drukowanej i elektronicznej dostępnej w serwisie oraz przeanalizować ceny w kontekście liczby rzeczywistych i potencjalnych czytelników w ciągu jednego roku dla obu form dostępu.

Thermodynamic cycles Cena drukowana 199,95$ Liczba potencjalnych czytelników - 12
Cena elektroniczna 233,95$ Liczba czytelników - nieograniczona
Organic chemistry Cena drukowana 105$ Liczba potencjalnych czytelników - 12
Cena elektroniczna 157,50$ Liczba czytelników - nieograniczona

Źródło: opracowanie własne.

Uwzględniając regulamin Biblioteki Politechniki Łódzkiej, szacuje się, że liczba wypożyczeń książki drukowanej w ciągu roku może wynieść 12. Zatem potencjalnie 12 czytelników będzie mogło w ciągu jednego roku zapoznać się z zakupioną pozycją drukowaną. Statystyki wykazują, iż najbardziej poczytne zagraniczne książki naukowe zakupione w ostatnich trzech latach, należące do kolekcji księgozbioru podstawowego wypożyczane były średnio sześć razy w roku. Dla porównania warto nadmienić, iż z książki dostępnej w wersji elektronicznej skorzystać będzie mogła nieograniczona liczba zainteresowanych czytelników. Niewielka różnica w obu cenach świadczy na korzyść zakupu książek elektronicznych.

Konkluzje

Optymalizacja kolekcji źródeł elektronicznych nie należy do prostych zadań. Konieczne jest wypracowanie przejrzystych procedur oceny wartościowych jakościowo i cenowo zasobów elektronicznych. Kryteria oceny powinny być modyfikowane wraz z rozwojem oferty.

Wydaje się, że ocena decydująca o zakupie powinna opierać się na statystykach wykorzystania. Jednakże, jak wskazano w referacie, tylko systematyczna analiza, prowadzona przez cały rok, jest miarodajnym wskaźnikiem. Natomiast statystyki okresu testowego mogą stanowić jedynie wskazówkę w planowaniu kolekcji.

Szczególnie trudne do sprecyzowania w okresie testowym jest zainteresowanie książkami pełnotekstowymi. Wynika to przede wszystkim ze specyfiki wskazanych typów dokumentów. Dostęp do obszernych treści, ograniczonych możliwością korzystanie jedynie do czytania z ekranu może nie spotkać się z przychylnością większego grona czytelników. Obawy bibliotekarzy dodatkowo potwierdza, widoczna w przedstawionych statystykach, liczba zapisanych abstraktów i artykułów. Można wnioskować, iż czytelnicy przyzwyczaili się do możliwości wydruku materiałów, którymi są zainteresowani i czytanie książek z ekranu nie zostanie tak entuzjastycznie przyjęte przez użytkowników biblioteki. Rzeczywistą sytuację książek pełnotekstowych w porównaniu z innymi zasobami elektronicznymi biblioteki wykażą analizy statystyk za bieżący rok.

Budowa optymalnego zasobu powinna być rozciągnięta w czasie i oparta na weryfikacji dotychczasowych zachowań wyszukiwawczych czytelników oraz rynkowej oferty źródeł elektronicznych.

Przypisy :

[1] Dane pochodzą z badań ankietowych przeprowadzonych przez autorów na przełomie lutego i marca 2007 r. w grupie 38 bibliotek akademickich. Do 15 marca 2007 r. uzupełnioną ankietę nadesłały 23 biblioteki.

[2] Ibuk.pl czytelnia on-line [on-line]. Warszawa: Wydaw. Nauk. PWN, 2006 [dostęp 15 kwietnia 2007]. Dostępny w World Wide Web: http://www.ibuk.pl.

[3] Zagadnienie procesu decyzyjnego zostało szczegółowo omówione podczas konferencji pod tytułem Zarządzanie informacją w nauce (Katowice, 23-24.11.2006). Patrz także: ROMANOWSKA, M. (red.). Podstawy organizacji i zarządzania. Warszawa: Difin, 2001. ISBN 8-7251-121-7.

Bibliografia:

  1. CUFTS [on-line] [dostęp 15 kwietnia 2007]. Dostępny w World Wide Web: http://cufts.lib.sfu.ca/tools.shtml.
  2. GRIFFIN, R. Podstawy zarządzania organizacjami. Warszawa: Wydaw. Nauk. PWN, 2005. ISBN 83-01-14018-6.
  3. Ibuk.pl czytelnia on-line [on-line]. Warszawa: Wydaw. Nauk. PWN, 2006 [dostęp 15 kwietnia 2007]. Dostępny w World Wide Web: http://www.ibuk.pl.
  4. PENC, J. Decyzje w zarządzaniu. Kraków: Wydaw. Profesjonalnej Szkoły Biznesu, 1997. ISBN 83-85441-47-6.
  5. ROMANOWSKA, M. (red.). Podstawy organizacji i zarządzania. Warszawa: Difin, 2001. ISBN 8-7251-121-7.
            

Poprzedni - Spis treści - Następny

(C) 2007 EBIB

            Optymalizacja kolekcji źródeł elektronicznych w bibliotece akademickiej / Iwona Sójkowska, , Filip Podgórski // W: Wrocławskie Spotkania Bibliotekarzy Polonijnych. Wrocław, 4-6 lipca 2007 roku. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2007. - (EBIB Materiały konferencyjne nr 17). - ISBN 83-921757-6-X. -Tryb dostępu : http://www.ebib.info/publikacje/matkonf/mat17/sojkowska_podgorski.php