Internet w bibliotekach - próba bilansu i perspektywy rozwoju, Wrocław, 10-11 grudnia 2001 roku
     Organizatorzy: Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich. KWE
        Biblioteka Główna i OINT Politechniki Wrocławskiej


- Spis treści - Poprzedni - Następny

   


Małgorzata Romanowska-Szczepanik
Instytut Oceanologii PAN w Sopocie

Baza danych oceanograficznych
Aquatic Sciences & Fisheries Abstracts:
szansa, kaprys czy konieczność?

(z doświadczeń małej biblioteki naukowej)

Pracuję jako bibliotekarz-dokumentalista w Instytucie Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie. Moja krótka prezentacja jest po prostu relacją, jak niewielka, dwuetatowa biblioteka, mieszcząca się na powierzchni zaledwie 120 m2, próbuje sprostać wymaganiom współczesnych polskich badaczy morza, a także stara się pokazać osiągnięcia naszego Instytutu na świecie.

Placówka, w której pracuję powstała 47 lat temu, w roku 1953, jako Stacja Morska PAN. Po licznych zmianach organizacyjnych w roku 1983 stała się samodzielnym instytutem naukowo-badawczym, z prawem nadawania stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego.

Obecnie zatrudnia 139 osób, w tym 47 pracowników naukowych, którzy prowadzą badania podstawowe z zakresu fizyki, chemii, biologii i ekologii morza. W ostatnim dziesięcioleciu opublikowali 698 prac naukowych, w tym 21 monografii. Instytut jest koordynatorem wielu programów badawczych polskich i międzynarodowych, jak np., Baltex, Aeronet, Sea WiFS Project., ma własny statek badawczy - żaglowiec r/v "Oceanię", prowadzi działalność dydaktyczną dla studentów. Od 40 lat wydaje prace własne: "Studia i Materiały Oceanologiczne" (1971-1995), ,,Oceanologię" i "Rozprawy i Monografie".

Potrzeby pracowników naukowych Instytutu zabezpiecza biblioteka instytutowa posiadająca ok.7000 vol. druków zwartych i 6300 vol. czasopism (220 tytułów).

Księgozbiór jest niezbyt wielki, ale fachowy, specjalistyczny, unikalny w skali krajowej. Gromadzimy literaturę z zakresu oceanografii szeroko pojętej (a więc z fizyki morza, chemii morza, biologii morza, ekologii morza, a także dotyczącą matematycznego modelowania procesów hydrodynamicznych), 1/3 naszych zbiorów to publikacje w języku angielskim, 1/3 w języku rosyjskim. Zbiory biblioteczne opracowane są w całości komputerowo z wykorzystaniem oprogramowania MICRO ISIS 3.47 oraz MICRO ISIS.WWW, co przy tak małej obsadzie etatowej jest pewnym osiągnięciem. Katalog druków zwartych jest prezentowany w witrynie Instytutu.

Problemy funkcjonowania biblioteki.

Tak jak wszystkie polskie biblioteki, borykamy się z problemami finansowymi, nakłady na działalność biblioteki stale maleją. Otrzymana w roku 2001 dotacja z budżetu wystarczyła na zakup 15 książek zagranicznych i 50 krajowych, (kwota 7000 zł), 1 bazy na CD- ROM-ie oraz 14 tytułów czasopism importowanych (np. jedno z nich, "Deep Sea Research", kosztuje 14 tys. zł!).

Nie otrzymaliśmy żadnych funduszy na zakup sprzętu komputerowego, wyposażenia biblioteki, na utrzymanie istniejących baz własnych, na szkolenie, itp.

Dyskusja na ten temat przyczyn tej sytuacji jest, według mnie, poza tematem tej prezentacji, więc pozostańmy na konstatacji faktów.

Próby przezwycieżenia kryzysu finansowego.

Pracownicy naszego Instytutu podjęli pewne działania, aby przezwyciężyć tę trudna sytuację. Po pierwsze:zwiększenie rangi naukowej czasopisma OCEANOLOGIA, wydawanego nieprzerwanie od 1971 r., (od 20 lat w języku angielskim), które jest "wizytówką" naszego Instytutu. Trzy lata temu czasopismo to stało się regularnie wychodzącym kwartalnikiem, z międzynarodową radą wydawniczą i zasadą recenzowania każdej pracy.
W czasopiśmie tym publikowane są wyniki najnowszych badań teoretycznych i empirycznych prowadzonych przez naszych pracowników oraz rezultaty międzynarodowych programów badawczych, w których uczestniczymy. Podjęliśmy próby popularyzowania periodyku poprzez abstraktowanie go w renomowanych bazach danych, jak:

  • Abstracts Oceanographic Literature Review,
  • Marine, Oceanographic, Freshwater Resources,
  • Environment Abstracts,
  • Referativnyy Zhurnal - Geofizyka,
  • Zoological Record Serial Sources.

Zawartość każdego nowego numeru natychmiast po wydaniu jest prezentowana w witrynie internetowej Instytutu.

Dzięki tym działaniom wzrosło zainteresowanie czasopismem, więc mogliśmy znacznie zwiększyć wymianę wydawnictw z instytucjami krajowymi i zagranicznym, czego efektem jest pozyskanie około 90 tytułów czasopism zagranicznych.

Kolejnym krokiem mającym na celu przezwyciężenie impasu finansowego było podjęcie współpracy z placówką naukowo-badawczą o podobnym profilu badawczym, a mianowicie z Morskim Instytutem Rybackim w Gdyni, podległym resortowi żeglugi (obecnie rolnictwa).

Współpraca ta, nawiązana w roku 1998, miała na celu wprowadzenie czasopism polskich (z naszej strony "OCEANOLOGII" i "ROZPRAW I MONOGRAFII" ) do ASFISIS-u, tj. Aquatic Sciences & Fisheries Information System i jej głównego produktu: abstraktowej bazy danych ASFA.

Food & Agriculture Organization (FAO) głównym twórcą ASFISIS.

Tekst porozumienia zawartego w roku 1996przez Morski Instytut Rybacki w Gdyni i FAO, jest widoczny na stronie głównej FAO pod adresem: http://www.fao.org/fi/

Porozumienie dokładnie precyzuje obowiązki i prawa obu stron, tj. FAO i MIR (będącego odtąd reprezentantem Polski), odnośnie szkolenia, zaopatrzenia w materiały informacyjne, trybu przesyłania rekordów, sposobu kontaktów z bibliografami we Włoszech (w Rzymie) i edytorami w USA, możliwości dofinansowania i otrzymywania bezpłatnie produktów ASFISIS-u, itp. Funkcję koordynatora prac bibliograficznych dla potrzeb ASFISIS-u powierzono mgr Zofii Brzeskiej, doświadczonemu bibliotekarzowi z Ośrodka Informacji Naukowej MIR, która tę funkcję pełni do dziś.

Członkowie ASFISIS

Uczestnikami ASFISIS są 4 organizacje międzynarodowe, pod auspicjami Narodów Zjednoczonych, a mianowicie:

  • Food and Agriculture Organizatation [FAO],
  • United Nations Environment Programme [UNEP],
  • Intergovernmental Oceanographic Commission [IOC],
  • Division of Ocean Affairs a. Law ot the Sea [UN/DOALOS], a ponadto
  • 6 organizacji międzynarodowych, ICES, ICLARM, PIMRIS oraz
  • 36 instytucji naukowych będących reprezentantami krajów Europy, Azji, Afryki oraz obu Ameryk mających status , a także
  • przedstawiciele instytucji współpracujących w poszczególnych krajach jak np. Instytut Oceanologii PAN. (tzw. colaborating center).

CONTRIBUTIONS
("inputy" poszczególnych instytucji do bazy ASFA)

Współpraca MIR z ASFISIS rozpoczęta de facto w 1996 roku, zaowocowała zaledwie 48 rekordami przesłanymi do siedziby FAO w Rzymie, a następnie, po korekcie, do Cambridge Scientific Abstracts w Bethesda w stanie Maryland w USA, gdzie zostały włączone do bazy ASFA. po raz pierwszy w marcu 1996 r. W roku 1998 do współpracy przystąpił Instytut Rybactwa Śródlądowego Akademii Rolniczo-Technicznej w Olsztynie (mgr Jadwiga Zdanowska), a następnie Instytut Oceanologii PAN w Sopocie (mgr Małgorzata Romanowska).

Efektem podjętej działalności tych trzech ośrodków było 113 rekordów w roku 1999 i 116 w roku 2000. Porównywalny wkład rekordów mają takie kraje ja: Argentyna (85),Ukraina (100), Portugalia (83), Hiszpania (106).

Zestawienie "inputów" poszczególnych krajów uwidacznia, że wkład Polski nie jest zbyt imponujący. Przyczyn jest kilka. Początkowy okres wdrażania w dokumentację jest trudny, korekta ze strony FAO bardzo dokładna, skomplikowana, kilkuetapowa. W roku 1999 mgr Zofia Brzeska z MIR i mgr Jadwiga Zdanowska z ART brały udział w tygodniowym szkoleniu w Rzymie, co poprawiło poziom ich kompetencji i zwiększyło wkrótce ilość rekordów włączonych do bazy. Również rekordy przygotowywane w Instytucie Oceanologii w roku 2000 uzyskały aprobatę FAO, czego efektem jest zgoda bibliografów z Rzymu na bezpośrednie przesyłanie polskich rekordów do USA.

Aquatic Sciences & Fisheries Abstracts: podstawowe dane.

Edytorem bazy Aquatic Sciences & Fisheries Abstracts(ASFA) jest Cambridge Scientific Abstracts, największe na świecie konsorcjum komputerowych baz danych, których wydaje ponad 70, z czego 50 w wersji IDS (Internet Data Service).

Parę słów na temat samej bazy i jej znaczenia dla współczesnych badań morza - dla oceanografów jest to najbardziej renomowana, wiodąca baza danych z dziedziny szeroko pojętych nauk wodnych i rybołówstwa. Obejmuje ona:

  • biologię morza, ekologię, ochronę środowiska,
  • fizykę morza, oceanografię, meteorologię, klimatologię,
  • chemię morza, zanieczyszczenia,
  • geologię morza, morską biotechnologię,
  • politykę morską, prawo morskie,

Jest to baza unikalna zarówno pod względem rozległości tematyki jak i różnorodności gromadzonych źródeł; tworzą ją bowiem książki, czasopisma, raporty, materiały konferencyjne, mapy, filmy, elektroniczne nośniki informacji jak np. (CD-ROM-y, czasopisma elektroniczne).

  • Baza obejmuje dokumenty od roku 1978 (prowadzone prace retrospektywne za lata 1971-1977 są już na ukończeniu).
  • Gromadzi literaturę w 50 językach, wszystkie materiały monitorowane są w języku angielskim.
  • Baza zawiera 832 tys. rekordów.
  • Miesięczny przyrost wynosi 3300 rekordów (monitoruje około 4000 czasopism).
  • Baza wydawana jest drukiem, na CD-ROM, od 1997 jest także publikowana w Internecie.
  • Wykorzystuje oprogramowanie MICRO ISIS 3.47 oraz ISIS.WWW (wkrótce).

    Składa się z 5 podbaz:
  • Q1 - Biological Sciences a. Living Resources,
  • Q2 - Ocean Technology, Policy and Non-Living Resources,
  • Q3 - Aquatic Pollution and Environmental Quality,
  • ASFA Aquaculture Abstracts (1984-Current),
  • ASFA Marine Biotechnology Abstracts .

Z podanych wyżej powodów jest to bezcenne źródło informacji fachowej, kompletnej, bardzo aktualnej, szczególnie wartościowe dla polskich oceanografów ze względu na znane nam trudności z dotarciem do większości czasopism zagranicznych.

Korzystanie z bazy w wersji IDS znacznie zwiększyło zainteresowanie nią, ilość korzystających w naszej bibliotece stale wzrasta (ok. 5 osób dziennie korzysta z bazy w bibliotece, natomiast 12-15 osób - ze swoich komputerów w pracowniach).

Korzyści z uczestnictwa we współtworzeniu bazy ASFA.

Podstawowa korzyść to, moim zdaniem, propagowanie nauki polskiej zagranicą poprzez szybkie dostarczanie informacji na temat prowadzonych w Polsce badań naukowych i publikowanych prac. Druga korzyść to dostęp polskich naukowców do najnowszych badań na świecie, kompletność zawartych w bazie danych. Trzecią korzyścią są zalety formalne bazy: jej przyjazny układ, bogate wyposażenie w "helpy", tezaurusy, użyteczne funkcje (np."alerty").

Kolejną korzyścią, tym razem finansową, jest fakt, że ośrodki współtworzące bazę otrzymują bezpłatne oprogramowanie, dokumentację, wszelkie materiały informacyjne, mają zapewniony bezpośredni kontakt z bibliografami w FAO we Włoszech i CSA w USA.

Najważniejszą jednak korzyścią ze współpracy jest otrzymanie gratis bazy w formie drukowanej, na CD-ROM oraz w wersji IDS.

Następna korzyść dla instytucji współpracujących, tym razem o charakterze prestiżowym, to możliwość uczestniczenia w ASFA BOARD MEETING, które co roku odbywają się w innym kraju(w 2002 r. w Goa, Indie, w 2001 r. w Breście, Francja).

Problemy związane z uczestnictwem w ASFA.

Problemy związane z uczestnictwem w ASFA to przede wszystkim brak funduszy na tę działalność w ośrodkach współpracujących, czyli konieczność wygospodarowania etatu we własnej instytucji i konieczność przeszkolenia bibliotekarza-dokumentalisty z dobrą znajomością języka angielskiego i obsługi komputera.

Następny mankament to trzystopniowa, skomplikowana, żmudna korekta (przez koordynatora w MIR, przez bibliografów w FAO w Rzymie, znów przez koordynatora, dopiero po tej ostatecznej korekcie rekordy wysyłane są drogą elektroniczną do CSA w USA).

Zdarzają się także problemy techniczne z połączeniem z bazą w USA, które występują zwłaszcza w godzinach szczytu (najlepsze połączenie jest w nocy).

Mimo tych niedogodności uważam, że współtworzenie tej bazy przez placówki polskie jest celowe i opłacalne. Przypomnę, że obecnie cena komercyjna bazy wynosi 22 tys. zł (całość), cena 3 podstawowych podbaz Q1, Q2, Q3 to 16 tys. zł.

ASFA - propozycja współpracy.

W bazie znajduje się obecnie około 6 tys. rekordów dotyczących prac naukowych autorów polskich lub zamieszczonych w publikacjach polskich (tzn. wydawanych w Polsce). Znikoma ich część, tj. 487 rekordów, wykonana została przez polskich dokumentalistów z wymienionych wyżej trzech bibliotek. Większość "polskich" rekordów wykonują dokumentaliści z Cambridge Scientific Abstracts na zlecenie i z funduszy sponsorów bazy FAO, IOC, UNEP. Uczestnicząc w rozmowach plenarnych i kuluarowych na tegorocznym ASFA BOARD MEETING w Breście uzyskałam pewność, że edytorzy i sponsorzy bazy zainteresowani są przekazaniem bibliotekom polskim części czasopism "polskich" do stałego monitorowania (ośrodki informacyjne, centra dokumentacyjne, itp.). W zamian za konkretną ilość rekordów włączonych do bazy oferują konkretne korzyści: wydruki, bazę na CD lub IDS. Warunki współpracy określone są szczegółowo w witrynie internetowej bazy ASFA.

Lista wybranych czasopism polskich monitorowanych przez CSA
(do ew. "przejęcia" przez polskie ośrodki)

  • Acta Biologica Cracoviensia
  • Acta Biochimica Polonica
  • Acta Geologica Polonica
  • Acta Hydrobiologica
  • Acta Ichthyologica et Piscatoria
  • Acta Microbiologica Polonica
  • Acta Mycologica
  • Acta Paleobiologica
  • Acta Protozoologica
  • Acta Zoologica Cracov.
  • Journal of Applied Genetics
  • Ekologia Polska
  • Oceanological Studies
  • Polish Polar Research
  • Polish Journal of Ecology
  • Polskie Archiwum Hydrobiologii
  • International Journal of Ecohydrology & Hydrobiology

Podsumowanie

Nawiązanie współpracy z ASFISIS-em jest korzystne dla tych bibliotek, które tak jak IO PAN, borykając się z problemami finansowymi, zainteresowane są właśnie korzystaniem z tej bazy oraz posiadają pewną rezerwę etatową.

Umiarkowany wkład pracy własnej placówki umożliwi jej dostęp do prestiżowej, wiodącej w dziedzinie nauk wodnych i rybołówstwa, bazy.

Zwiększenie udziału Polski w tworzeniu tej bazy jest szansą na wynegocjowanie korzystniejszych niż obecnie warunków bezpłatnego dostępu do bazy.

Jest także szansą na stworzenie w przyszłości centralnego, ogólnopolskiego centrum bibliograficznego, finansowanego z budżetu państwa, będącego koordynatorem wszelkich prac dokumentacyjnych w dziedzinie nauk wodnych i rybołówstwa, tak, jak to ma miejsce w innych krajach np. we Francji, w Niemczech.

Poniżej podaję adresy i telefony dla osób zainteresowanych podjęciem współpracy. Dziękuję za uwagę.

Morski Instytut Rybacki
Ośrodek Informacji Naukowej

Ul. Kołłataja 1
81-332 Gdynia
tel. (+48-58)- 620-17-28 w.278
infolib@miryb.mir.gdynia.pl
www.mir.gdynia.pl
mgr Zofia Brzeska


Instytut Oceanologii PAN
Biblioteka

Ul. Powstańców Warszawy 55
81-712 SOPOT
library@iopan.gda.pl
www.iopan.gda.pl
Mgr Małgorzata Romanowska

   


- Spis treści - Poprzedni - Następny

(C) 2001-2002 EBIB

Baza danych oceanograficznych Aquatic Sciences & Fisheries Abstracts: szansa, kaprys czy konieczność? / Małgorzata Romanowska-Szczepanik // W:Internet w bibliotekach [Dokument elektroniczny] : próba bilansu i perspektywy rozwoju : Wrocław, 10-11 grudnia 2001 roku. - Dane tekstowe. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2002. - (EBIB Materiały konferencyjne). -
Tryb dostepu : http://www.ebib.pl/publikacje/matkonf/iwb/romanowska.php . - Internet w bibliotekach. - ISBN 83-915689-2-X