II Seminarium
Gromadzenie zbior闚 - sztuka wyboru
Wroc豉w,   23 - 24 czerwca 2005


Poprzedni - Spis tre軼i - Nast瘼ny

            

Anna SADOCH
Biblioteka Sejmowa

Elektroniczne materia造 biblioteczne w procesie kszta速owania zasob闚 Biblioteki Sejmowej

Proces kszta速owania zasob闚 Biblioteki Sejmowej (BS) opiera si na wypracowanych przez lata regu豉ch, zebranych w postaci wytycznych zatytu這wanych "Zasady gromadzenia materia堯w bibliotecznych w Bibliotece Sejmowej", ostatnio aktualizowanych w 1999 roku. W dokumencie tym poszczeg鏊ne grupy materia堯w wydzielono przy u篡ciu dw鏂h podstawowych kryteri闚: kryterium wytw鏎cy (autora, instytucji sprawczej) oraz kryterium tre軼i. Praktyka ostatnich lat wskazuje, 瞠 nale篡 rozwa篡 w陰czenie do polityki kszta速owania zasob闚 kolejnego kryterium - postaci fizycznej dokumentu, wskazuj帷, jakie materia造 musz by gromadzone w formie tradycyjnej, a jakie - r闚nie lub wy陰cznie - w formie elektronicznej. Pr鏏a obj璚ia tym kryterium materia堯w gromadzonych przez BS stanowi przedmiot mojego referatu.

Czynniki decyduj帷e o wyborze no郾ika dokumentu

Przed podj璚iem decyzji dotycz帷ych wyboru no郾ika gromadzonych materia堯w nale瘸這 rozwa篡 zagadnienia takie, jak:

  • dost瘼no嗆 dokument闚 w postaci tradycyjnej/ elektronicznej,
  • cele i zadania biblioteki,
  • potrzeby i preferencje u篡tkownik闚,
  • stan wyposa瞠nia biblioteki w sprz皻 komputerowy,
  • stan zaplecza magazynowego.

Dost瘼no嗆 dokument闚 w postaci elektronicznej ci庵le jeszcze jest czynnikiem istotnie zaw篹aj帷ym pole potencjalnego wyboru: nie mo積a gromadzi czego, czego nie ma, nie ma za przede wszystkim cyfrowych wersji wszystkich ani nawet znacz帷ej cz窷ci bie膨co wydawanych ksi捫ek. Z konieczno軼i trzeba wi璚 ograniczy przestrze analizy do tych obszar闚 produkcji wydawniczej, w kt鏎ych proporcje tradycji i nowoczesno軼i s lepsze (aczkolwiek r闚nie tu nie mo積a m闚i o pe軟ej zamienno軼i): czasopism, wydawnictw organ闚 pa雟twowych i samorz康owych, dokument闚 publikowanych przez r騜ne organizacje (w tym mi璠zynarodowe). Materia造 nale膨ce do tych grup stanowi bardzo wa積 cz窷 zasob闚 BS, kluczow z punktu widzenia realizacji podstawowych zada biblioteki: wspierania i dokumentowania procesu legislacyjnego.

Wspieranie procesu legislacyjnego - w rzeczywisto軼i temat na oddzielny artyku - realizuje si przez r騜norakie dzia豉nia wszystkich jednostek organizacyjnych biblioteki. Stanowi r闚nie nadrz璠ny cel bie膨cej pracy Dzia逝 Kszta速owania Zasob闚, podczas kt鏎ej wyb鏎 materia堯w cz瘰to bywa rzeczywi軼ie sztuk, opart na wiedzy i popart intuicj - szczeg鏊nie w闚czas, gdy dotyczy literatury zagranicznej[1] lub polskiej z dziedzin takich, jak: historia, ekonomia, socjologia, psychologia, pedagogika i in. (polsk produkcj wydawnicz z zakresu prawa i nauk politycznych staramy si w陰cza do zbior闚 BS w ca這軼i). Je郵i pojawia si alternatywa: dokument tradycyjny albo elektroniczny, z regu造 wygrywa ten drugi. Cz瘰to jednak takiego wyboru nie ma (ksi捫ki) albo by nie mo瞠 (bazy danych, serwisy internetowe itp.[2]).

W ramach zada zwi您anych z dokumentowaniem procesu legislacyjnego BS gromadzi, przechowuje i udost瘼nia materia造 dotycz帷e prac Sejmu i Senatu (w tym druki i sprawozdania stenograficzne) oraz dokumenty stanowi帷e 廝鏚豉 prawa na terenie RP i UE (dzienniki urz璠owe). Wi瘯szo嗆 wymienionych dokument闚 jest dost瘼na zar闚no w postaci tradycyjnej, jak i elektronicznej.

Potrzeby u篡tkownik闚, daj帷e si najkr鏂ej podsumowa jako ch耩 dost瘼u do trafnych i aktualnych informacji w 豉twy i szybki spos鏏, a tak瞠 preferencje bibliotekarzy, staraj帷ych si zapewni mo磧iwie wysoki komfort obs逝gi, zdaj si potwierdza celowo嗆 gromadzenia w BS dokument闚 w postaci elektronicznej. Cho jak w ka盥ej bibliotece zdarzaj si czytelnicy, kt鏎zy wol formy tradycyjne, to komputery ju nikogo nie "strasz", umiej皻no嗆 ich obs逝gi jest powszechna, programy u篡tkowe staj si coraz bardziej przyjazne, korzystanie z nich najcz窷ciej jest czysto intuicyjne i nie wymaga 瘸dnych specjalnych umiej皻no軼i, a w przypadku k這pot闚 zawsze mo積a poprosi o pomoc bibliotekarza.

Cz瘰to bardzo istotne ograniczenie mo瞠 stanowi liczba stanowisk komputerowych udost瘼nianych u篡tkownikom. Oczywiste jest, 瞠 je郵i liczba dokument闚 elektronicznych w陰czanych do zasob闚 biblioteki b璠zie si istotnie zwi瘯sza, to sprz皻 dotychczas umo磧iwiaj帷y sprawne ("bezkolejkowe") korzystanie z katalogu i nielicznych baz danych nie wystarczy, gdy komputer b璠zie godzinami wykorzystywany przez jednego u篡tkownika. Co prawda ceny sprz皻u komputerowego stale malej, ale w wielu bibliotekach, w sytuacji sta造ch niedobor闚 bud瞠towych, wizja czytelni, w kt鏎ej na ka盥ym stoliku stoi komputer, jest ci庵le jeszcze bardzo odleg豉.

Wsp鏊nym dla wi瘯szo軼i bibliotek problemem jest r闚nie brak wolnego miejsca w magazynach - w dalszej lub bli窺zej perspektywie. Ta bli窺za, a czasem nawet bardzo bliska perspektywa w istotny spos鏏 zmusza do intensyfikacji procesu zast瘼owania dokument闚 tradycyjnych ich odpowiednikami elektronicznymi. Biblioteka Sejmowa nie stanowi tu wyj徠ku.

Grupy dokument闚 gromadzonych w BS w postaci tradycyjnej[3]

  • 毒鏚豉 prawa, takie jak: Dziennik Ustaw wraz z za陰cznikami, Monitor Polski, Monitor Polski B, dzienniki urz璠owe ministr闚, urz璠闚 centralnych oraz wojew鏚zkie dzienniki urz璠owe,
  • Dziennik Urz璠owy Unii Europejskiej,
  • polskie wydawnictwa parlamentarne.

Dzienniki urz璠owe organ闚 administracji pa雟twowej wp造waj do BS jako egzemplarze obowi您kowe. Zgodnie z Ustaw z dnia 20 lipca 2000 roku o og豉szaniu akt闚 normatywnych i niekt鏎ych innych akt闚 prawnych[4] tylko ich oficjalne wydania s uznawane za 廝鏚豉 prawa na terenie RP. Dotychczas wydania te mia造 posta wy陰cznie tradycyjn, a wszystkie (cho cz瘰to liczne - jak w przypadku Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego) witryny internetowe oferuj帷e cyfrowe wersje dziennik闚 urz璠owych mo積a by這 traktowa jedynie jako serwisy wspomagaj帷e. Taki stan rzeczy zosta zmieniony Ustaw z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji dzia豉lno軼i podmiot闚 realizuj帷ych zadania publiczne[5], w kt鏎ej na instytucje wydaj帷e dzienniki urz璠owe na這穎no obowi您ek prowadzenia ich edycji r闚nie w wersji elektronicznej. Trudno w tej chwili oceni, czy i jak wp造nie to na zasady odnosz帷e si do bibliotecznych egzemplarzy obowi您kowych, ale jednego mo積a by ju pewnym: oficjalne edycje elektroniczne dziennik闚 urz璠owych umo磧iwi wielu bibliotekom i instytucjom ograniczenie ich cz瘰to wieloegzemplarzowej (i nietaniej!) prenumeraty.

Biblioteka Sejmowa z oczywistych powod闚 zawsze b璠zie miejscem, w kt鏎ym b璠 dost瘼ne wszystkie polskie wydawnictwa parlamentarne (w tym druki, sprawozdania stenograficzne, regulaminy parlamentarne i spisy pos堯w, materia造 informacyjne, ekspertyzy itd.). W tym wypadku nie ma mowy o programowym ograniczaniu si do gromadzenia wersji elektronicznych (cho, jak ju wspomniano, wi瘯szo嗆 wymienionych materia堯w wersje takie posiada), chyba 瞠 edycje tradycyjne przestan istnie w wyniku decyzji cia odpowiadaj帷ych za ich wydawanie. Mo磧iwe jest natomiast - jak w przypadku dziennik闚 urz璠owych - zmniejszenie liczby egzemplarzy gromadzonych materia堯w parlamentarnych.

Grupy dokument闚 tradycyjnych zast瘼owanych w miar mo磧iwo軼i kopiami elektronicznymi

  • Zagraniczne wydawnictwa parlamentarne i urz璠owe

Decyzja o zaprzestaniu gromadzenia zagranicznych wydawnictw parlamentarnych i urz璠owych w wersji papierowej nie zosta豉 w BS podj皻a. W bliskiej perspektywie wydaje si ona jednak prawdopodobna w odniesieniu do dokument闚 wydawanych w wybranych krajach. Obecnie badamy zawarto嗆 sieciowych serwis闚 parlamentarnych (i innych) oraz wprowadzamy do odpowiednich rekord闚 komputerowego katalogu biblioteki odno郾iki (linki) do elektronicznych kopii dokument闚 posiadanych przez nas w postaci tradycyjnej. Podstawowym 廝鏚貫m gromadzenia tej grupy materia堯w jest wymiana z instytucjami zagranicznymi. Cz瘰to nasi partnerzy stawiaj nas przed faktem dokonanym, informuj帷 o zaprzestaniu dystrybucji dokument闚 w wersji tradycyjnej, co jest uzasadniane mo磧iwo軼i internetowego dost瘼u do ich elektronicznych odpowiednik闚.

W 2004 roku BS przeprowadzi豉 analogiczn akcj: w warunkach dost瘼no軼i znacznej liczby polskich materia堯w parlamentarnych i urz璠owych w Internecie postanowiono ograniczy rozsy豉nie ich w wersji papierowej. Wybrane spo鈔鏚 partner闚 wsp馧pracuj帷ych z BS w zakresie wymiany i dar闚 instytucje poinformowano o mo磧iwo軼i korzystania z dokument闚 elektronicznych oraz poproszono je o weryfikacj listy materia堯w otrzymywanych w postaci tradycyjnej. Prawie jedna trzecia naszych partner闚 poprosi豉 jednak o dalsze dostarczanie im wszystkich lub cz窷ci dokument闚 w wersji papierowej (w tym jednostki z kraj闚 takich, jak Niemcy, Wielka Brytania i USA!). Niemniej, dystrybucj materia堯w uda這 si ograniczy o ok. 40% egzemplarzy drukowanych i 70% mikrofisz.

  • Wydawnictwa organizacji mi璠zynarodowych

Coraz wi瘯sza cz窷 produkcji wydawniczej organizacji mi璠zynarodowych (takich, jak np. Organizacja Narod闚 Zjednoczonych, Rada Europy, Unia Europejska) jest dost瘼na w Internecie. Niekt鏎e z tych organizacji (w szczeg鏊no軼i ONZ) prowadz r闚nie planow akcj digitalizacji swoich wydawnictw publikowanych w ubieg造ch latach. Instytucjom, kt鏎e posiadaj帷 status bibliotek depozytowych tych organizacji, przez lata gromadzi造 ich publikacje, daje to mo磧iwo嗆 przeprowadzenia selekcji posiadanych materia堯w.

Po uzyskaniu przez BS statusu elektronicznej biblioteki depozytowej ONZ (wrzesie 2003 roku) zostali鄉y oficjalnie poinformowani o mo磧iwo軼i wy陰czenia z naszych zbior闚 materia堯w, kt鏎e maj swoje cyfrowe odpowiedniki w udost瘼nionej nam bazie oficjalnych dokument闚 ONZ (Official Documents System). Skorzystali鄉y z tego prawa, usuwaj帷 znaczn cz窷 gromadzonego od 1946 roku zbioru powielanych materia堯w ONZ (tzw. masthead documents) i odzyskuj帷 dzi瘯i temu znaczne powierzchnie magazynowe. Okresowo badamy zasi璕 chronologiczny digitalizacji r騜nych grup dokument闚 ONZ, planuj帷 pod tym k徠em selekcj zgromadzonego w BS depozytu tej organizacji. Z informacji uzyskanych z ONZ wynika, 瞠 w 2006 roku przekazywanie bibliotekom depozytowym materia堯w w postaci drukowanej zostanie wstrzymane.

  • Czasopisma

W 2004 roku po raz pierwszy udost瘼niono w wersji elektronicznej wybrane czasopisma prenumerowane przez BS. Zwykle zadanie to biblioteki realizuj, przyst瘼uj帷 do wybranych konsorcj闚 i korzystaj帷 ze specjalistycznych serwis闚 sieciowych oferuj帷ych setki tytu堯w, co wi捫e si oczywi軼ie ze znacznymi kosztami i jest szczeg鏊nie odpowiednie dla du篡ch jednostek o wielodziedzinowym profilu gromadzenia zbior闚. W BS zastosowano inn metod: samodzielnie zarejestrowano si w serwisach oferuj帷ych poszczeg鏊ne czasopisma w wersji on-line, uzyskano dost瘼 do pe軟ych tekst闚 artyku堯w (cz瘰to przys逝guj帷y w ramach op豉ty za prenumerat tradycyjn), ustalono linki do odpowiednich tytu堯w, wprowadzono je do komputerowego katalogu BS, a tak瞠 opracowano ich wykaz i umieszczono go na stronach internetowych biblioteki, umo磧iwiaj帷 tym samym dost瘼 do 49 czasopism elektronicznych (w tym 44 dost瘼nych z sieci wewn皻rznej Kancelarii Sejmu i pi璚iu wymagaj帷ych logowania w Informatorium BS).

Wi瘯szo嗆 serwis闚 udost瘼niaj帷ych czasopisma elektroniczne oferuje statystyki ich wykorzystania. Statystyki takie uda這 si uzyska dla 40 tytu堯w. Wynika z nich, 瞠 w okresie od maja do ko鎍a 2004 roku z pe軟ych tekst闚 artyku堯w, streszcze i spis闚 tre軼i korzystano za po鈔ednictwem komputer闚 sieci lokalnej BS ok. 1700 razy. Z danych dotycz帷ych 2005 roku wynika, 瞠 popularno嗆 tej formy udost瘼niania czasopism w BS stale wzrasta.

Zak豉damy, 瞠 analiza statystyk wykorzystywania czasopism elektronicznych w d逝窺zym przedziale czasu pozwoli na wyodr瑿nienie tytu堯w, kt鏎e b璠 prenumerowane wy陰cznie w postaci elektronicznej. Zestaw czasopism elektronicznych dost瘼nych w BS b璠zie si stale powi瘯sza, szczeg鏊nie je郵i pojawi si mo磧iwo嗆 dost瘼u w ramach organizowanych konsorcj闚 do mniejszych, dziedzinowo wyodr瑿nianych grup czasopism. Niew徠pliwie jednak w najbli窺zych latach BS b璠zie kontynuowa豉 prenumerat czasopism r闚nie w wersji tradycyjnej.

Grupy dokument闚 gromadzonych wy陰cznie w postaci elektronicznej

Jak wynika z tre軼i zawartych w poprzednich punktach, w planach BS le篡 ustalenie procedur gromadzenia wy陰cznie w postaci elektronicznej publikacji wybranych organizacji mi璠zynarodowych i pozarz康owych oraz znacznej cz窷ci zagranicznych wydawnictw urz璠owych i parlamentarnych. Materia造 elektroniczne oferowane odp豉tnie (w tym licencje) b璠 oczywi軼ie kupowane, natomiast metoda w陰czania do zbior闚 publicznie i nieodp豉tnie udost瘼nianych dokument闚 cyfrowych wymaga zastanowienia. Rysuj si tu dwa sposoby post瘼owania z coraz wi瘯sz grup dokument闚 o dost瘼ie otwartym (open access). Po pierwsze, materia造 takie mo積a opisywa w katalogu bibliotecznym jako dokumenty elektroniczne o dost瘼ie zdalnym, udost瘼niaj帷 u篡tkownikom linki do ich zawarto軼i. Niebezpiecze雟twa zwi您ane z takim rozwi您aniem s oczywiste: nie ma gwarancji, 瞠 okre郵ony dokument zawsze b璠zie dost瘼ny w sieci oraz 瞠 zawsze b璠zie mia taki sam adres. Okresowe (mo磧iwie cz瘰te) sprawdzanie aktualno軼i link闚 wprowadzanych do katalog闚, konieczne, by zmniejszy prawdopodobie雟two nieprzyjemnych niespodzianek sprawianych u篡tkownikom, z czasem stanie si zadaniem bardzo pracoch這nnym (cho pewnie mo積a mie nadziej na upowszechnienie rozwi您a programowych pozwalaj帷ych na automatyczn kontrol powi您a). Na razie jednak optymalne z punktu widzenia bibliotek wydawa這by si kopiowanie odpowiednich plik闚 i ich przechowywanie na w豉snych dyskach sieciowych lub optycznych. W tym wypadku r闚nie wiele problem闚 pozostaje nierozstrzygni皻ych (m.in. sposoby ewidencjonowania oraz ewentualne ograniczenia wynikaj帷e z praw autorskich), a biblioteki - w mo磧iwie kr鏒kim czasie - b璠 musia造 sobie z nimi poradzi.

W wyst徙ieniu dotycz帷ym elektronicznych materia堯w bibliotecznych w procesie kszta速owania zasob闚 BS nie mo積a pomin望 jeszcze jednego obszaru dzia豉 biblioteki - digitalizacji zbior闚. Poniewa jak dot康 nie istnieje og鏊nopolski program koordynacji prac w tym zakresie, w BS zosta豉 podj皻a - wydaje si najbardziej racjonalna w obecnych warunkach - decyzja o obj璚iu digitalizacj w du瞠j cz窷ci unikatowego i kluczowego dla wielu u篡tkownik闚 fragmentu naszej kolekcji: zbioru przedwojennych parlamentari闚 i dokument闚 urz璠owych. Praca ta zosta豉 ju w cz窷ci wykonana - udost瘼niamy cyfrowe kopie wybranych interpelacji poselskich z okresu II RP, ko鎍zymy prace nad drukami sejmowymi, a w najbli窺zym czasie planujemy digitalizacj sprawozda stenograficznych. W kolejce czekaj te stare druki ze zbior闚 g堯wnych biblioteki i z kolekcji Wydzia逝 Muzeali闚 BS.

* * *

W proces kszta速owania zasob闚 bibliotecznych wpisana jest sztuka wyboru. Wybieramy publikacje, kt鏎e s zgodne z profilem gromadzenia i najlepiej, w naszym przekonaniu, b璠 zaspokaja造 potrzeby u篡tkownik闚, wybieramy dostawc闚, kt鏎zy oferuj najkorzystniejsze ceny i warunki dystrybucji, wybieramy tak瞠 dokumenty, kt鏎e mo積a wy陰czy ze zbioru, nie zmniejszaj帷 jego warto軼i informacyjnej. Staramy si przy tym opracowa i wdro篡 optymalne procedury dzia豉nia. Wycinek takich dzia豉 zosta zaprezentowany w moim wyst徙ieniu.

Przypisy

[1] Proces wyboru literatury zagranicznej wspiera i zatwierdza Komisja ds. Nabytk闚 Zagranicznych Biblioteki Sejmowej. W pracach Komisji, opr鏂z dyrektora i wybranych pracownik闚 BS, uczestnicz r闚nie zaproszeni eksperci - dwaj profesorowie, wybitni specjali軼i z zakresu prawa.

[2] W wypadku dokument闚 elektronicznych mo瞠 pojawi si inna alternatywa: abonament na okresowy dost瘼 do serwisu internetowego albo (aktualizowane b康 nie) wydania na dyskach optycznych, o por闚nywalnych kosztach nabycia. Tylko pozornie przewaga serwisu internetowego jest bezdyskusyjna. Je郵i wiadomo, 瞠 cz瘰totliwo嗆 aktualizowania informacji nie jest du瘸, a materia造 nie b璠 nale瘸造 do grupy najcz窷ciej wykorzystywanych zasob闚 bibliotecznych, optymalny mo瞠 by wyb鏎 dokumentu na CD.

[3] W dalszej cz窷ci opisane s wy陰cznie grupy tych dokument闚, kt鏎e wyst瘼uj w obu postaciach: tradycyjnej i elektronicznej.

[4] Dz.U. 2000 Nr 62, poz. 718.

[5] Dz.U. 2005 Nr 64, poz. 565.

               

Poprzedni - Spis tre軼i - Nast瘼ny

(C) 2005 EBIB

    Elektroniczne materia造 biblioteczne w procesie kszta速owania zasob闚 Biblioteki Sejmowej / Anna SADOCH // W:II Seminarium: Gromadzenie zbior闚 - sztuka wyboru  : Wroc豉w,   23 - 24 czerwca 2005. - [Wroc豉w] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2005. - (EBIB Materia造 konferencyjne nr 11). - ISBN 83-921757-2-7. - Tryb dost瘼u : http://www.ebib.pl/publikacje/matkonf/grom2/sadoch.php