Małgorzata KUZIELA
Biblioteka Główna i Ośrodek Informacji Naukowo-Technicznej
Politechniki Wrocławskiej

"Dary kontrolowane" - jak wpływać na jakość i ilość darów wprowadzanych do księgozbioru

Współczesne systemy obsługi bibliotecznej bardziej niż kiedykolwiek przenikają i wiążą strukturę biblioteki, udowadniając przy tym, że aby prowadzić właściwą politykę gromadzenia książek, należy spojrzeć na zagadnienie z perspektywy udostępniania. Czynni użytkownicy biblioteki stali się nie tylko odbiorcami książek, ale coraz częściej wnoszą własne oczekiwania, wyznaczając gromadzeniu zadanie rozpoznawania i spełniania ich potrzeb na miarę warunków finansowych i możliwości organizacyjnych biblioteki.

W ciągu ostatnich 10. lat w Bibliotece Głównej, bibliotekach wydziałowych, instytutowych i studyjnych Politechniki Wrocławskiej liczba wypożyczeń i udostępnień w czytelni została podwojona.

Tab.1. Udostępnianie zbiorów.

Przy tak dużej liczbie czytelników i ich ogromnych potrzebach literaturowych, usprawiedliwione wydaje się przyjęcie każdej książki, ale każdej nie oznacza jakiejkolwiek. Decyzja o zakupie lub przyjęciu nowego tytułu to trudna sztuka wyboru wspomagana zasadą aktualności, przydatności i kompletności zbiorów. Kolekcje biblioteczne tworzy się poprzez zakup, wymianę, egzemplarz obowiązkowy i dary. O ile kupno i wymiana to efekt optymalnych decyzji poprzedzonych analizą potrzeb, o tyle dary mogą być zbiorem przypadkowych, nadliczbowych egzemplarzy. Akcesja darów wymaga więc dużej dyscypliny narzuconej przez zainteresowania czytelnicze i powierzchnie magazynowe.

Mamy za sobą doświadczenia lawiny darów, które ilością zdecydowanie przewyższały swoją wartość. By uniknąć kłopotu z nadmiarem i "bylejakością", wprowadzono zasadę "darów kontrolowanych". Za tym pojęciem kryją się książki wybrane przez bibliotekarza, poszukiwane i oczekiwane przez czytelników, których pochodzenie nie wiąże się z obciążeniem budżetowym biblioteki.

Do grupy "darów kontrolowanych" zaliczamy:

• książki oddane w ramach regulowania zadłużeń:
  • odkupione za zagubione,
  • książki za nieterminowy zwrot materiałów wypożyczonych,
• skrypty z wymiany,
• egzemplarze okazowe z wydawnictw, autorskie itp.,
• beletrystyka otrzymywana od czytelników.

Tab. 2. Książki uzyskane jako dary i wymiana (wol.).

* w podanej liczbie mieszczą się tytuły domawiane na życzenie czytelników.

W Bibliotece Głównej i bibliotekach sieci kwestie regulowania należności za książki zagubione lub niezwrócone w terminie są prowadzone na podstawie zarządzenia wewnętrznego nr 21/2000, w myśl którego czytelnik zobowiązany jest:

• odkupić egzemplarz tego samego wydania,
• odkupić uzgodnioną z bibliotekarzem inną pozycję,
• wpłacić kwotę ustaloną na podstawie ww. zarządzenia.

Wielu czytelników stara się oddać identyczny egzemplarz zagubionego tytułu, ponieważ jest to rozwiązanie najmniej obciążające finansowo dłużnika. Część studentów decyduje się na zapłacenie określonej kwoty, choć wartość zagubionej książki obliczana jest na podstawie daty wprowadzenia do zbiorów i waha się od 2-krotnej do 3000-krotnej, a za jedną zagubioną książkę kwota nie może być mniejsza niż 30 zł. Naliczone kwoty często przewyższają możliwości finansowe czytelnika, a więc i liczba chętnych do tego typu rozliczeń nie jest duża. Najliczniejsza jest grupa czytelników odkupujących inny, nowszy tytuł, o czym przekonują poniższe liczby. Przyczyną popularności tej formy rozliczeń jest elastyczność umowy, korzystny dla studenta przelicznik wartości i dostępność książki na rynku księgarskim.

Tab. 3. Książki odkupione za zaginione.

Obsługujący udostępnianie system ALEPH dość restrykcyjnie traktuje czytelników zalegających z oddaniem książki w wyznaczonym terminie. Blokada konta, naliczanie należności za każdy dzień zwłoki, e-mailowe przypomnienia mobilizują wprawdzie wypożyczających do dyscypliny, ale nie na tyle skutecznie, by uniknęli konsekwencji. Podobnie jak w przypadku książek zagubionych, czytelnik może za nieterminowy zwrot wnieść opłatę lub kupić książkę.

Dla czytelników, którzy regulują zadłużenia poprzez oddanie innej, nowszej książki, przygotowywano listę propozycji z tytułami do odkupienia. Opracowanie wykazu odbywa się w Oddziale Gromadzenia, odpowiedzialnym za wartość i wielkość zbiorów, a każdy wprowadzony na listę preferencyjną tytuł analizuje się stawiając pytania o:

• częstotliwość wypożyczeń,
• liczbę egzemplarzy,
• cenę,
• rok wydania,
• dostępność na rynku.

W uzyskaniu odpowiedzi na pytania bardzo pomocne są narzędzia proponowane przez system ALEPH, który poza odpowiedzią na pytanie o dostępność dostarcza wielu innych potrzebnych informacji. Po dokładnej weryfikacji danych ustala się listę 10-13 najbardziej poszukiwanych, najnowszych książek, dostępnych w księgarniach, o zróżnicowanych cenach.

Wzór listy preferencyjnej.

Tak przygotowana lista trafia do Oddziału Udostępniania, księgarni na terenie uczelni, a następnie do rąk czytelnika. Teraz to on, po konsultacji z bibliotekarzem, decyduje i wybiera tytuł rekompensujący wysokość zadłużenia. Warto wspomnieć jeszcze, że lista służy nie tylko Bibliotece Głównej, ale korzystać z niej mogą także biblioteki wydziałowe i instytutowe. Osoba odpowiedzialna za tworzenie listy preferencyjnej jest w stałym kontakcie z bibliotekami sieci, które mogą dodawać własne propozycje i zgłaszać zapotrzebowanie na brakujące tytuły, lub ich niewystarczającą ilość. Tworzy się wówczas rozdzielnik wewnętrzny, według którego do bibliotek są przydzielane książki odkupione w ramach regulacji zadłużeń.

Poniżej przedstawiono kilka przykładów ilustrujących omawianą sytuację wspomagania kolekcji Biblioteki Głównej i bibliotek sieci poprzez "dary kontrolowane", odkupione przez czytelników jako ekwiwalent zadłużenia.

* Akc. D - dary za nieterminowy zwrot książki.
** Akc. Z - dary odkupione za książki zagubione.
***Akc. K- książki pochodzące z zakupu.

Proponowane tytuły to przeważnie podręczniki i skrypty pilnie poszukiwane przez studentów, łatwo dostępne w uczelnianych księgarniach i kioskach. Nie bez znaczenia jest fakt, że odkupujący książkę student może, po wprowadzeniu jej do zbiorów, sam stać się jej czytelnikiem. Bywa, że na liście umieszczany jest tytuł, który nie jest uzupełnieniem kolekcji, ale nowym jeszcze niezamówionym i niezakupionym wydawnictwem. Są to sytuacje sporadyczne i mają miejsce, kiedy pojawia się indywidualne, jednorazowe zapotrzebowanie na tytuł.

Aktualizacja listy preferencyjnej odbywa się średnio raz na dwa miesiące. W kolejnych zestawieniach mogą znaleźć się tytuły z poprzedniej listy, ale przede wszystkim umieszcza się nowe, zgłaszane na bieżąco. Ilość odkupionych egzemplarzy wciąż jest weryfikowana i kiedy zapotrzebowanie pokrywa się z realizacją, tytuł zostaje wycofany, a w jego miejsce pojawia się nowy. Najczęściej w ramach rekompensaty za zadłużenie kupuje się książki niedrogie. W przypadku bardzo wysokich należności za jeden tytuł możemy przyjąć kilka innych lub książkę spoza naszych propozycji, ale o wysokiej wartości merytorycznej. Zdarzają się sytuacje nietypowe, wymagające elastycznych rozwiązań, i na takie mogą nasi czytelnicy liczyć.

Zaproponowany sposób regulowania zadłużeń funkcjonuje z powodzeniem od wielu lat i wciąż przynosi potwierdzenie słuszności tych działań w postaci niemałej ilości wartościowych książek, zaś bibliotekarzom i czytelnikom daje świadomość udziału w odnawianiu księgozbioru.

Drugą grupą darów kontrolowanych stanowią wydawnictwa z wymiany. Słowo wymiana sugeruje wprawdzie transakcję obustronną, ale w tym przypadku chodzi raczej o źródło pochodzenia darów, a nie o zasadę. Biblioteka Główna Politechniki Wrocławskiej prowadzi wymianę międzyuczelnianą z ponad stoma ośrodkami polskimi i zagranicznymi. Kontakty są utrzymywane na zasadzie równowagi wartościowej lub ilościowej czasopism wysyłanych i otrzymywanych. Odstępstwem od umowy są sytuacje, kiedy grzecznościowo, poza ustaloną listą tytułów, zwracamy się do naszych partnerów z prośbą o pomoc w poszukiwaniu materiałów niedostępnych na rynku. Kiedy zawodzą możliwości kupienia książki z powodu wyczerpania nakładu, zmiany dystrybutora, likwidacji wydawnictwa itp., agenda wymiany przejmuje zamówienie. List z prośbą kieruje się do zaprzyjaźnionego ośrodka, który, korzystając z własnych archiwów, rzadko odmawia pomocy, dostarczając niemożliwe do zdobycia w inny sposób książki. Najczęściej są to wydawnictwa uczelniane otrzymywane w jednym egzemplarzu.

Niezbyt liczne, ale zauważalne są przypadki, kiedy jedynym sposobem dotarcia do tytułu jest wymiana na warunkach otwartych, to znaczy - dzisiaj my jesteśmy petentem, jutro możemy być ofiarodawcą. Dotyczy to głównie instytucji, z którymi nie prowadzimy stałej współpracy. Omijając procedury zakupu, otrzymujemy w darze książkę, pozostając "dłużnikiem" lub rewanżując się egzemplarzem własnych wydawnictw. Dobrym przykładem może być ostatnio nawiązane porozumienie z Instytutem Sztuki PAN. Nieuzasadnione byłoby nawiązanie stałej wymiany Politechniki z Instytutem Sztuki, ale w pełni uzasadniona była jednorazowa akcja sprowadzenia poszukiwanych, a niedostępnych tytułów drogą grzecznościowej, jednorazowej wymiany.

Dary z wymiany przynoszą nie tylko zadowolenie ze zrealizowanego zadania, ale mają ten walor, że pozwalają ominąć długą drogę zamawiania, realizacji, operacji finansowych i innych formalności związanych z zakupem. I dopóki biblioteki nie stworzą, a następnie nie udostępnią za darmo w postaci cyfrowej własnych repozytoriów - wymiana będzie ekonomicznie uzasadnionym i potrzebnym źródłem wzbogacania księgozbioru.

Znaczącą grupą darów są egzemplarze okazowe i autorskie. W ostatnich latach wiele wydawnictw, których jesteśmy stałymi klientami, takich jak: Oficyna Wydawnicza PWr. Wydawnictwa Naukowo-Techniczne, Wydawnictwo Naukowe PWN, Wydawnictwa Komunikacji i Łączności, w ramach reklamy i marketingu oraz w wyniku negocjacji z sekcją zakupu krajowego przedstawia bibliotece ofertę książek pilotażowych. Przekazane bezpłatnie do Oddziału Gromadzenia nowości wydawnicze udostępnia się użytkownikom Czytelni w formie ekspozycji. Bezpośrednie spotkanie z książką daje czytelnikom możność oceny i zgłoszenie własnych sugestii zakupu. Z oferty korzystają także pracownicy bibliotek sieciowych, wybierając interesujące tytuły do własnych zbiorów.

Podobną sondującą rolę pełnią egzemplarze autorskie przysyłane do biblioteki z pisemną prośbą o włączenie do zbiorów, po to, by znaleźć potencjalnych odbiorców, a bibliotekarzy sprowokować do zakupu. Jeśli po wprowadzeniu do księgozbioru wskaźnik wypożyczeń danego tytułu okaże się wysoki, biblioteka decyduje się na zakup większej ilości egzemplarzy.

Ostatnią omawianą grupą są dary ofiarowane dobrowolnie, spontanicznie przez osoby prywatne, instytucje państwowe czy inne biblioteki. Dużą część darów stanowi beletrystyka, najłatwiejsza do selekcji i najmniej kontrowersyjna. Warto w tym miejscu wspomnieć, że w strukturze biblioteki mieści się Biblioteka Beletrystyczna, która wydaje się ewenementem pośród wyższych uczelni technicznych, a bez której bardzo wielu czytelnikom trudno byłoby się obejść. Ci najwierniejsi i najbardziej zaangażowani chętnie uczestniczą w tworzeniu księgozbiorów, obdarowując bibliotekę interesującą literaturą. Większość przekazywanych bibliotece beletrystycznej książek to "niezaczytane", a popularne powieści, szkolne lektury, albumy, opracowania, a nawet najnowsze hity czytelnicze. I choć nasi ofiarodawcy wykazują się dużym wyczuciem i znajomością literatury, przekazując nam prawie wyłącznie ciekawe tytuły, to wciąż stanowią one dary kontrolowane.

Wnikliwej selekcji są poddawane także książki niebeletrystyczne dostarczane do biblioteki z innych źródeł. Typowe dary to często przypadkowe tytuły wymagające pracowitej i czasochłonnej analizy. By ustrzec się błędnej oceny przydatności, należy sprawdzić, czy książka jest w zbiorach, czy jej zawartość odpowiada profilowi uczelni, czy jest aktualna, czy archiwalna? Wąskospecjalistyczne tytuły wymagają dodatkowego rozpoznania w instytutach, wydziałach czy katedrach. Czasem warto wspomóc się także recenzją specjalisty dziedzinowego, ażeby wszystkie zgromadzone informacje utwierdziły nas w przekonaniu o przyjęciu lub odrzuceniu daru.

Pozostaje rozwiązanie kwestii książek "niechcianych". Wystawiona przez bibliotekę ocena przydatności nie przesądza o wartości wydawnictwa w ogóle. Dlatego każdy tytuł poddawany jest końcowej weryfikacji poprzez konfrontację z pracownikami bibliotek sieci i z czytelnikiem. W Oddziale Udostępniania przedstawia się czytelnikom w postaci stałej ekspozycji "ofertę permanentną "materiałów przeznaczonych do nieodpłatnego przekazania". Na dwóch regałach z napisem "Książki dla czytelnika" znajdują się m.in. czasopisma, informatory, książki techniczne, beletrystyczne i inne wydawnictwa mogące zainteresować odwiedzających bibliotekę użytkowników. Podobną rolę, choć na dużo większą skalę, pełni "Giełda książek" organizowana przez Sekcję Kontroli i Aktualizacji Zbiorów Biblioteki Głównej. Odbywa się najczęściej w cyklach rocznych i wystawia się na niej wszelkie materiały biblioteczne wycofane z księgozbioru Biblioteki Głównej, zbiory likwidowanych bibliotek i kolekcje domowych biblioteczek, dublety i dary "odrzucone".

Uporządkowane dziedzinowo książki najpierw są udostępniane bibliotekarzom instytutowym i wydziałowym oraz zaproszonym pracownikom uczelni. Każda wcześniej negatywnie oceniona książka ma jeszcze szansę znaleźć się w zbiorach lub służyć temu, kto ją wybrał.

Drugi etap giełdy trwającej tydzień, jest przeznaczony na wizyty studentów i wszystkich zainteresowanych. Wśród odwiedzających zdarzają się prawdziwi bibliofile i antykwariusze zainteresowani wręcz hurtowymi ilościami egzemplarzy. Poczucie satysfakcji z każdej zagospodarowanej książki jest tym większe, im mniejsza jest liczba tych "niechcianych", przeznaczonych już tylko na makulaturę.

Kompletowanie zbiorów bibliotecznych to umiejętność poruszania się między akceptacją interesujących, przydatnych tytułów a eliminacją błahych i niepotrzebnych. Choć brakuje uniwersalnych wzorów gromadzenia, to nadrzędną powinna być zasada tworzenia wartościowego księgozbioru przeznaczonego dla czytelników, a nie dla statystyk lub w celu zapełnienia magazynów książek.

Właściwe i uzasadnione jest kontrolowanie każdego wpływającego tytułu nie tylko z racji jakości kolekcji, ale także po to, by przyczyniać się do podnoszenia poziomu kształcenia studentów i pracowników uczelni i by przekazywać zasadę konieczności wartościowania powszechnie udostępnianej literatury.

Bibliografia

1. Działalność systemu biblioteczno-informacyjnego Politechniki Wrocławskiej w roku akademickim 2003/2004. Raport serii U, nr 189. Wrocław, 2004.

2. GIWER, O. Selekcja zasobów w bibliotekach akademickich jako element polityki gromadzenia i kształtowania zbiorów. In Tradycja i Nowoczesność Bibliotek Akademickich. Materiały z ogólnopolskiej konferencji naukowej. Rzeszów-Czarna, 1-3 czerwca 2005 r. Rzeszów: Biblioteka Uniwersytetu Rzeszowskiego, 2005, s. 146-157.

3. HAUPA, J. Selekcja materiałów bibliotecznych. Książka i Czytelnik. Czasopismo bibliotekarzy Dolnego Śląska 2004, nr 1, s. 25-27.

4. WESOŁOWSKA, A.K. Lepsza żadna książka jak zła? Bibliotekarz 2005, nr 4, s. 17-19.

5. Zarządzenie Wewnętrzne 21/2000 w sprawie regulowania należności za zbiory biblioteczne zagubione, niezwrócone w terminie i wypożyczone po złożeniu kaucji. Wrocław: Politechnika Wrocławska, 2000.