II Seminarium
Gromadzenie zbiorów - sztuka wyboru
Wrocław,   23 - 24 czerwca 2005


Poprzedni - Spis treści - Następny

            

Dobrosława JANUSZ
Biblioteka Główna
Akademii Rolniczej we Wrocławiu

ALEPH w gromadzeniu - ocena narzędzia po 4 latach eksploatacji

Jednym z wielu systemów komputerowych, które pojawiły się na polskim rynku bibliotecznym, jest produkt izraelskiej firmy Exlibris - system ALEPH - Automated Library Expandable Program. Pierwsze implementacje tego systemu odbyły się w polskich bibliotekach już na początku lat dziewięćdziesiątych (1993). Obecnie Polska Grupa Użytkowników Systemu ALEPH liczy 24 instytucje, z tego w siedmiu bibliotekach nie wdrożono modułu gromadzenia (dane ze strony ALEPH Polska z dnia 18 kwietnia 2005 roku).

W Bibliotece Głównej Akademii Rolniczej we Wrocławiu prace nad uruchomieniem komputerowego systemu bibliotecznego podjęto na początku lat dziewięćdziesiątych i w ich wyniku w styczniu 1994 roku wdrożono system informatycznej obsługi bibliotek SOWA. Moduł gromadzenia zbiorów wprowadzony był od samego początku. W 2001 roku powołano Konsorcjum Bibliotek Wrocławskich, którego celem było stworzenie optymalnych możliwości udostępniania zasobów bibliotecznych mieszkańcom Wrocławia i Dolnego Śląska oraz środowisku akademickiemu. W związku z przystąpieniem do Konsorcjum w Bibliotece Głównej Akademii Rolniczej we Wrocławiu w styczniu 2002 roku wdrożono zintegrowany system biblioteczny ALEPH 500.14.2.3. Wdrożono wszystkie moduły oraz OPAC WWW z możliwością rezerwacji do wypożyczenia.

Oddział Gromadzenia rozpoczął pracę w systemie ALEPH w zasadzie od zera. W wyniku konwersji z SOWY przekopiowano właściwie tylko bazę dostawców, w której i tak trzeba było odpowiednio uzupełnić dane adresowe i numer konta bankowego, aby we właściwy sposób drukować zamówienia i polecenia przelewów bankowych. Dla potrzeb gromadzenia zbiorów wykorzystuje się w systemie ALEPH trzy moduły: moduł Administratora, moduł Gromadzenia i ewentualnie moduł Katalogowania. W Bibliotece Głównej Akademii Rolniczej we Wrocławiu moduł Egzemplarza jest obsługiwany głównie przez Oddział Opracowania Zbiorów.

W module Administratora należy utworzyć listę walut, listę dostawców i listę budżetów. Lista walut przydaje się w sytuacji, gdy rozliczenia prowadzimy w walutach obcych, pamiętać jednak należy o aktualizacji kursów walut. Lista dostawców zawiera wszystkie dane dotyczące kontrahentów, z którymi biblioteka współpracuje. Dość ważna jest tu możliwość wprowadzenia dla jednego dostawcy różnych adresów (np. do korespondencji, reklamacji, opłat) oraz różnych wzorów pism (np. do wyboru różne wersje tekstu zamówień). Bardzo dobra ocena należy się systemowi ALEPH za listę budżetów, bo moim zdaniem, daje ona wiele możliwości. Pozwala uporządkować budżety według źródeł finansowania. Transfery między budżetami, przydziały środków nie są skomplikowane; w każdym momencie można sprawdzić bilans danego budżetu. Można też budżety podzielić (tak, jak zrobiono to w mojej bibliotece) według źródeł wpływu wydawnictw, tzn. na: dary, wymianę, kupno wydawnictw polskich, zagranicznych itd. Taki podział pozwala na bieżąco śledzić wydatki i wpływy.

Z modułu Katalogowania korzystamy tylko (jako Oddział Gromadzenia) w sytuacji, gdy konieczne jest zlokalizowanie lub stworzenie nowego rekordu bibliograficznego. Tworzony przez Gromadzenie rekord wykonuje się w wersji skróconej (pola do wyboru) lub też, co jest jeszcze prostsze, wykorzystuje się schemat opisu bibliograficznego znajdujący się w indeksie zamówień. Mam jednak pewne zastrzeżenie: schemat katalogowania w Gromadzeniu ma zbyt mało pól, jeśli chce się go wykorzystać do opisu wydawnictw zwartych i ciągłych. Po utworzeniu nowego rekordu bardzo prosto przechodzi się do listy zamówień oraz dodaje nowe zamówienie poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza wraz z zakładkami, w którym wpisuje się: numer zamówienia, wielkość i koszt, określa budżet, czas dostawy itp. Nie można, niestety, dodać nowego dostawcy z rekordu zamówienia (bo nie zawsze pamiętamy, czy dany dostawca w naszej bazie już figuruje), a zamknięcie rekordu zamówienia przed jego ostatecznym zapisaniem powoduje luki w numeracji zamówień. Trudności sprawia również utworzenie listy tytułów zamówionych u jednego dostawcy, kiedy drukowanie wykonujemy przez WWW. Dotyczy to zwłaszcza czasopism, dla których należy także wydrukować polecenie przelewu (wielokrotna nawigacja między oknami, zmiana statusu zamówienia na CLS, brak możliwości powielenia listy zamówienia na następny rok). Kolejnym etapem jest wpływ zamówionych pozycji i rejestracja faktur. Wpływ rejestruje się przez wypełnienie formularza wpływu, a fakturę przez wpisanie faktury ogólnej i dodanie faktur cząstkowych. Po wpisaniu faktury zamówienie zmienia status na CLS (zrealizowane); w wypadku darów i wymiany status trzeba zmienić ręcznie lub stworzyć fakturę fikcyjną. Na koniec uzupełniamy zakładki w formularzu egzemplarza.

Mam również drobne zastrzeżenia dotyczące numeru akcesji. Byłoby korzystne, gdyby numer akcesji wchodził z tzw. licznika, w przeciwnym razie trzeba pamiętać o tradycyjnym sposobie odnotowywania numerów akcesji w celu zachowania ich ciągłości (oraz dla przypomnienia).

Tak w ogólnym zarysie wygląda schemat pracy Oddziału Gromadzenia w systemie ALEPH. Program daje nam dodatkowe możliwości:

  • pozwala w systemie OPAC WWW udostępnić wykaz zakupionych nowości (po wypełnieniu odpowiedniego pola podczas katalogowania);
  • pozwala udostępnić wykaz polecanych podręczników z podziałem na kierunki, przedmioty i semestry (również w OPAC WWW);
  • daje możliwość zgłaszania przez czytelników drogą e-mail propozycji książek do zakupu.

Z punktu widzenia gromadzenia są to duże korzyści.

Minusem programu jest brak modułu obsługującego agendę darów i wymiany. Sporo zastrzeżeń budzi również tworzenie zestawień statystycznych (ilość zgromadzonych tytułów w zależności od źródła nabycia, raportów finansowych). ALEPH posiada takie możliwości, ale do tej pory nie udało mi się ich wykorzystać. Mam również pewne zastrzeżenia dotyczące wyszukiwania w bazie zamówień, zdarza się, że program nie znajduje zamówionej pozycji. Bardzo poważnym mankamentem jest łatwość usunięcia wcześniej zapisanych informacji, np. można usunąć całą fakturę (z fakturami cząstkowymi) pomimo statusu zamówienia CLS (zrealizowane) i pomimo nieaktywnego już budżetu, którym zamówienie było obciążone. Uważam, że po "opłaceniu" faktury ogólnej nie powinno być żadnych możliwości jej modyfikacji. Podobnie można usunąć zapisane dane w czasopismach: usunięcie jednego z zeszytów w schemacie czasopism usuwa ten zeszyt również z egzemplarza, pomimo że został on już wpisany do inwentarza.

Gromadzenie wydawnictw ciągłych budzi najwięcej kontrowersji. Moim zdaniem, zbyt małe jest powiązanie między modułem Gromadzenia a modułem Czasopism. Bardzo uciążliwe jest stworzenie listy tytułów do zamówienia, szczególnie jeśli zawiera ona kilkadziesiąt pozycji, a tak jest zazwyczaj w prenumeracie czasopism. Podobnie uciążliwe jest dodanie kilkudziesięciu faktur cząstkowych do faktury ogólnej, a co zrobić, jeśli prenumeratę należy odnawiać co kwartał?

ALEPH sugeruje, aby prenumeratę otwierać na kilka lat, bo tego oczekuje program. Uważam, że prenumeratę powinno się otwierać na każdy rok oddzielnie, gdyż wiąże się to z możliwością np. drukowania reklamacji. W związku z obowiązującą w przypadku czasopism procedurą przetargową zdarza się często, że co roku zmienia się dostawca i w tej sytuacji nie można otworzyć prenumeraty od razu na kilka lat. W czasopismach powinna też do formularza egzemplarza przechodzić cena rocznej prenumeraty.

Bardzo przejrzysty jest natomiast schemat publikacji. Trochę pracy wymaga utworzenie go po raz pierwszy, ale można go zrobić zgodnie z potrzebami danej biblioteki. Jeszcze jednym mankamentem dotyczącym tym razem zarówno czasopism, jak i wydawnictw zwartych jest kolejność numeracji zamówień. Jeśli wpisuje się nowe zamówienia z więcej niż jednego komputera, to nie jest możliwe zachowanie ciągłości numeracji w ramach jednego większego zamówienia u jednego dostawcy.

Przypuszczam, że niektóre z moich zarzutów można wyeliminować dzięki instalacji dodatkowego oprogramowania (tak jest w przypadku zestawień statystycznych), inne być może są wynikiem braku znajomości wszystkich możliwości ALEPH-a, ale rolą autorów i dystrybutorów programu jest taka jego prezentacja, aby każdy z użytkowników otrzymał kompletną informację o danym module.

W bibliotece najważniejszy jest czytelnik i wszystkie działania biblioteczne są nakierowane na jak najsprawniejsze jego obsłużenie; aby jednak sprawnie obsłużyć czytelnika, muszą sprawnie funkcjonować wszystkie elementy całości, jaką jest biblioteka, w tym również Oddział Gromadzenia, dlatego narzędzia pracy, którymi się ten oddział posługuje, powinny spełniać jego oczekiwania.

W trakcie przygotowań do tego referatu zwróciłam się z pytaniem o ocenę modułu Gromadzenia w systemie ALEPH do 12 bibliotek, które ten moduł wdrożyły. Otrzymałam osiem odpowiedzi. Ocena wszystkich jest pozytywna, choć każdy wykorzystuje ten moduł w sposób trochę odmienny, dostosowując go do swoich potrzeb i to bezsprzecznie jest atutem programu. Jedna z bibliotek zwróciła uwagę na fakt, że "ocena modułu Gromadzenia w wersji 14.2. jest oceną przed generalnym remontem", ponieważ ALEPH w nowej wersji 16.2. posiada nowy interfejs i nowe opcje w module Gromadzenia.

Życzę wszystkim użytkownikom modułu Gromadzenia ALEPH, aby o nowej wersji tego modułu można było powiedzieć "perfekcyjny".

               

Poprzedni - Spis treści - Następny

(C) 2005 EBIB

    ALEPH w gromadzeniu - ocena narzędzia po 4 latach eksploatacji / Dobrosława JANUSZ // W:II Seminarium: Gromadzenie zbiorów - sztuka wyboru  : Wrocław,   23 - 24 czerwca 2005. - [Wrocław] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2005. - (EBIB Materiały konferencyjne nr 11). - ISBN 83-921757-2-7. - Tryb dostępu : http://www.ebib.pl/publikacje/matkonf/grom2/janusz.php