II Seminarium
Gromadzenie zbiorów - sztuka wyboru
Wrocław,   23 - 24 czerwca 2005


Poprzedni - Spis treści - Następny

            

Joanna DZIAK
Biblioteka Główna
Politechniki Śląskiej

Wymiana wydawnictw w bibliotekach akademickich - czy ma się mieć dobrze?

Chcąc odpowiedzieć na pytanie postawione w tytule, należy zastanowić się najpierw, jakim celom ma służyć wymiana. Biblioteki od wieków prowadziły tego rodzaju działalność - najpierw nieformalnie, wykorzystując osobiste kontakty pracowników naukowych i bibliotekarzy, potem w oparciu o formalne umowy dwustronne i międzynarodowe (Konwencja Marburska - 1817 rok, Konwencja Brukselska - 1886 rok, Konwencja Paryska - 1958 rok). Wymiana miała umożliwić pozyskiwanie publikacji niedostępnych w handlu księgarskim, bezgotówkowe powiększanie zasobów o cenne materiały z innych ośrodków, promocję dorobku naukowego własnego środowiska. W I połowie XIX wieku Aleksander Vattemare postulował wykorzystanie wymiany do efektywnej gospodarki dubletami. W takim też duchu były utrzymane przepisy w sprawie wymiany obowiązujące w Polsce: Zarządzenie Ministra Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego o wymianie dubletów (1935 rok), Zarządzenie Ministra Kultury i Sztuki w sprawie międzybibliotecznej wymiany druków zbędnych (1965 rok), Zarządzenie Ministra Kultury i Sztuki w sprawie zasad wymiany, nieodpłatnego przekazywania i sprzedaży materiałów bibliotecznych (1973 rok). Obecnie brak szczegółowych uregulowań prawnych dotyczących wymiany. Ustawa o bibliotekach z 27 czerwca 1997 roku zobowiązuje jedynie biblioteki wchodzące w skład sieci bibliotecznej do współdziałania w zakresie wymiany oraz przekazywania materiałów bibliotecznych i informacji (Dz. U. Nr 85, poz. 539, art. 27).

W bibliotekach akademickich wykształcił się z czasem szczególny rodzaj wymiany oparty na publikacjach otrzymywanych bezpłatnie z wydawnictwa lub innych jednostek uczelni. Biblioteka mogła je rozsyłać do kooperantów, a w zamian pozyskiwała nabytki do swoich zbiorów. Czasem nawet techniczną stroną wysyłki zajmowało się wydawnictwo. Był to więc dość korzystny sposób powiększania zbiorów.

W ostatnich latach jesteśmy świadkami ograniczania wymiany w polskich bibliotekach naukowych: od zmniejszania liczby kontrahentów i wysyłanych publikacji aż po zupełne wycofanie się z tego typu współpracy. Wynika to głównie z coraz skrupulatniej prowadzonego rachunku ekonomicznego. Coraz częściej cały ciężar finansowy wymiany ponosi biblioteka. Z jednej strony mamy koszty pozyskiwania publikacji, koszty pracy i rosnące koszty wysyłki, z drugiej strony zaś wartość otrzymywanych materiałów i ich użyteczność dla czytelników. Warto więc zastanowić się nad opłacalnością tego typu współpracy.

Wymiana straciła na znaczeniu jako sposób dotarcia do literatury polskiej i zagranicznej. Przemiany gospodarcze i polityczne umożliwiły nabywanie potrzebnej literatury na światowym rynku księgarskim według indywidualnych potrzeb, podczas gdy publikacje otrzymywane w drodze wymiany nie zawsze precyzyjnie trafiają w potrzeby biblioteki. Stwarza to dodatkowo problem pozbycia się zbędnych woluminów. Także propagandowa rola wymiany jako źródła informacji o dorobku środowiska naukowego jest dyskusyjna. W dobie katalogów on-line i elektronicznych baz danych informacja o nowych publikacjach jest powszechnie dostępna. Warto też wspomnieć, że wydawcy mają obowiązek przekazywania egzemplarza obowiązkowego m.in. do Biblioteki Narodowej, która zamieszcza opis bibliograficzny w bieżącej bibliografii narodowej.

Jednym z minusów wymiany jest jej pracochłonność. Przede wszystkim konieczne jest dobre rozeznanie potrzeb czytelników. Dla kooperantów należy pozyskać atrakcyjne publikacje i, o ile uczelnia lub wydawnictwo nie finansuje materiałów na wymianę, biblioteka jest obciążona procedurą zakupu analogiczną jak przy pozyskiwaniu materiałów do własnych zbiorów. Dokumentowanie transakcji wymaga prowadzenia kartoteki i rejestrowania wysyłanych materiałów. Kolejnym mankamentem są opóźnienia i nieregularność wpływów. Niejednokrotnie wymiana traktowana jest jako działalność drugoplanowa, a wysyłka materiałów odbywa się rzadko. Nie zawsze także biblioteka jest w stanie zapewnić ciągłość wysyłanych serii, zwłaszcza gdy pozyskanie materiałów zależy od hojności lub dobrej woli wydawcy. Czy więc wymiana w bibliotekach akademickich ma się mieć dobrze?

Sądzę, że bezpowrotnie minęły czasy rozsyłania setek egzemplarzy w zamian za publikacje, do których nikt nigdy nie zajrzał, a głównymi kryteriami były imponujące statystyki albo polityczna poprawność. Nie znaczy to jednak, że nie warto wykorzystać możliwości, jakie daje bibliotekarzom współpraca w formie wymiany. Punktem wyjścia powinna być jednak analiza potrzeb czytelników i szczegółowa konsultacja ze środowiskiem naukowym. Dobór kooperantów powinien wynikać ze współpracy środowisk twórczych i bezpośrednio tą współpracę ułatwiać. Konieczne jest systematyczne badanie stopnia wykorzystania pozyskiwanych materiałów. Uniknie się wówczas zarówno ponoszenia zbędnych kosztów nieefektywnej wysyłki, jak i przechowywania niewykorzystywanych materiałów.

Organizatorzy II Seminarium Gromadzenie zbiorów - sztuka wyboru przeprowadzili ankietę wśród polskich bibliotek naukowych. Na 30 przysłanych odpowiedzi 28 bibliotek zadeklarowało funkcjonowanie w swojej strukturze agendy wymiany. Przedmiotem wymiany są głównie materiały drukowane. Tylko jedna biblioteka oferuje czasopisma elektroniczne, a 3 następne planują włączyć takie publikacje do swojej oferty w przyszłości. Metody pracy też są raczej tradycyjne: tylko 7 bibliotek używa do obsługi wymiany jakiegoś narzędzia elektronicznego (Prolib, Horizon, Excel, Micro ISIS). W 17 bibliotekach zakup finansowany jest z własnych funduszy, w 6 z funduszy wydawnictwa, a w 3 z funduszy uczelni. Tylko 4 biblioteki planują w najbliższym czasie ograniczenie wymiany.

Wypracowane przez lata kontakty między bibliotekami umożliwiają pozyskiwanie na zasadzie wzajemnej korzyści publikacji spoza handlu księgarskiego, głównie materiałów konferencyjnych, informatorów, publikacji niskonakładowych. Bibliotekarzowi dobrze zorientowanemu w strukturze własnej uczelni łatwiej jest dotrzeć do organizatorów konferencji lub autorów publikacji. Formuła wymiany pozwala uniknąć formalności związanych ze składaniem zamówienia, płatnościami oraz cłem. Jest to więc warte uwzględnienia, zwłaszcza przy współpracy z partnerami zagranicznymi, i szereg bibliotek wykorzystuje tę zaletę.

Wymiana może być także bardzo korzystną finansowo formą gromadzenia materiałów, pod warunkiem, że zminimalizuje się koszty własne. Biorąc pod uwagę promocyjną rolę wymiany, biblioteka może starać się o uzyskanie rabatów na zakup materiałów lub całkowite pokrycie kosztów przez uczelnię lub wydawnictwo. Im atrakcyjniejszą ofertę uda się pozyskać, tym lepsze efekty ekonomiczne przyniesie tego rodzaju współpraca. Nie można jednak traktować wymiany jako sposobu na pozbycie się "cegieł". Oferta musi być atrakcyjna dla odbiorcy.

Wymianę można prowadzić w sposób długofalowy lub okazjonalny. Przyjmując długoletnią perspektywę współpracy, należy wziąć pod uwagę stabilność i solidność partnera. Aby uniknąć otrzymywania literatury przypadkowej lub zbędnej, należy precyzyjnie określić przedmiot wymiany. Przy wyborze czasopism warto zapoznać się z tematyką oraz profilem publikacji i na tej podstawie podjąć decyzję o akceptacji bądź rezygnacji z wymiany. Wobec druków zwartych można zastosować kryterium dziedzinowe. Decydując się na współpracę z konkretnym ośrodkiem, warto ściśle określić tematykę publikacji, które mają być przedmiotem wymiany. Jasne sprecyzowanie własnych potrzeb pozwoli uniknąć kłopotów z niepotrzebnymi egzemplarzami, a jednocześnie umożliwi pozyskiwanie atrakcyjnych nabytków. Można także każdorazowo przedstawiać kooperantowi listę tytułów z prawem wyboru interesujących pozycji. Dzięki poczcie elektronicznej przesyłanie tego typu informacji odbywa się szybko i umożliwia precyzyjny wybór potrzebnych publikacji. O dobrze zaplanowanej wymianie świadczą m.in. dodatkowo dokupowane egzemplarze otrzymanego tytułu.

Nie należy zapominać, że skutecznie i efektywnie prowadzona wymiana wymaga dużego nakładu pracy - poczynając od analizy potrzeb, przez prowadzenie ewidencji materiałów wysyłanych i otrzymywanych, aż po analizę efektywności ekonomicznej i wykorzystania zbiorów. Biblioteczne systemy zintegrowane umożliwiają zwykle wprowadzenie danych o kooperancie oraz prowadzenie akcesji materiałów otrzymywanych. Brakuje kompleksowej elektronicznej obsługi całego procesu wymiany. Program powinien łączyć w sobie elementy modułu gromadzenia wydawnictw zwartych i wydawnictw ciągłych, rejestrować wysyłane publikacje, umożliwiać porównywanie kosztów wysyłki i wartość materiałów pozyskanych oraz robić wydruki. Program powinien zarówno udostępniać wgląd do wymiany od strony kooperanta, z wyszczególnieniem operacji wysyłki i akcesji, jak i od strony publikacji: kiedy i dokąd została wysłana lub od kogo została otrzymana. Sprawa komplikuje się dodatkowo, gdy dołączy się jeszcze rozliczenia finansowe z dostawcami materiałów wysyłanych (z wydawnictwem, instytutami uczelni itp.) i niezbędne staje się korzystanie z dodatkowych narzędzi informatycznych, np. edytorów tekstu, lub pozostanie przy tradycyjnych kartotekach kartkowych. Im szerzej będzie się jednak stosować do tych celów narzędzia informatyczne, tym łatwiejsze będzie uzyskanie precyzyjnych i obiektywnych danych.

Aby więc wymiana w bibliotekach akademickich miała się dobrze, musi być dostosowana do rzeczywistych potrzeb czytelników i oparta na rzetelnej analizie finansowej. Wymaga to systematycznej pracy kompetentnej kadry oraz nowoczesnych narzędzi. Wymiana, tak jak każda forma współpracy, aby przyniosła satysfakcjonujące wyniki, wymaga odpowiedniego zaangażowania. Nie może być traktowana jako mechaniczne rozsyłanie przypadkowych materiałów. W coraz mniejszym stopniu wymiana służy także pozbywaniu się dubletów. Aby umożliwiła pozyskanie do zbiorów wartościowych materiałów stosunkowo tanim kosztem, wymaga jasnego określenia własnej polityki, stworzenia planu działania, konsekwentnej realizacji zobowiązań, jednoznacznych uzgodnień oraz dobrej komunikacji między kooperantami. Wymiana z pewnością nie może być sposobem automatycznego gromadzenia zbiorów, jednak stosowana jako jedna z metod pozwala wzbogacać zasoby biblioteki.

Bibliografia

1. BILIŃSKI, L. Międzynarodowa wymiana wydawnictw a przepisy celne. Przegląd Biblioteczny 2002, z.1/2, s. 89-100.

2. JAZDON, A. Problematyka organizacji zasobów w nowoczesnych bibliotece akademickiej. In SZCZEPAŃSKA, B. (red.). Nowoczesna Biblioteka Akademicka : Olsztyn 20-21 maja 2004 [on-line]. [Warszawa]: Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2004. [dostęp 4 lipca 2004 ]. (EBIB Materiały Konferencyjne; nr 9). Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/matkonf/nba/jazdon.artur.php.

3. KĘSICKA, H. Międzynarodowa wymiana materiałów bibliotecznych. Biuletyn Informacyjny BN 2000, nr 4, s.17-20.

4. KRAWCZYK, M. Rola i funkcjonowanie wymiany publikacji w kształtowaniu księgozbiorów bibliotek naukowych w dobie zachodzących zmian - ankieta. In EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [on-line]. 2005, nr 2 (63) [dostęp 4 lipca 2004 ]. Dostępny w World Wide Web : http://ebib.oss.wroc.pl/2005/63/krawczyk.php.

5. KRAWCZYK, M. Rozwój i znaczenie funkcjonowania wymiany publikacji na przykładzie wybranych bibliotek polskich i zagranicznych. In Biuletyn EBIB [on-line]. 2005, nr 1 (62) [dostęp 4 lipca 2004 ]. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/2005/62/krawczyk.php.

6. KUZIELA, M. Wymiana na nowe: program do obsługi wymiany. In EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [on-line]. 2000, nr 1 specjalny [dostęp: 4 lipca 2004 ]. Dostępny w Word Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/arc/es01-06.html.

7. NOWAK, E. Wymiana publikacji jako jedna z form współpracy bibliotek medycznych. In SZCZEPAŃSKA, B. (red.) XXIII Konferencja Problemowa Bibliotek Medycznych: Polityka gromadzenia i profilowania zbiorów w polskich bibliotekach medycznych w dobie nowoczesnych technologii informatycznych : Gdańsk 21-22 czerwca 2004 [on-line]. [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2005. (EBIB Materiały konferencyjne nr 10). [dostęp: 4 lipca 2004 ]. Dostępny w Word Wide Web : http://ebib.oss.wroc.pl/matkonf/med23/nowak.php. ISBN 83-915689-8-9

8. SAWICKA, U. Przełamywanie schematów w zakresie gromadzenia zbiorów w bibliotekach akademickich. In SZCZEPAŃSKA, B. (red.) Problemy funkcjonowania biblioteka akademickich na przełomie wieków. Olsztyn-Lidzbark Warmiński, 28-29. maja 2001 roku [on-line]. [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2001. (EBIB Materiały konferencyjne nr 2). [dostęp: 4 lipca 2004 ].Dostępny w Word Wide Web : http://ebib.oss.wroc.pl/matkonf/bguwm/sawicka.html. ISBN: 83-915689-1-1.

9. SUCHOCKA, E. Biuro Międzynarodowej Wymiany Wydawnictw BN, Biuletyn Informacyjny BN 2000, nr 4, s. 13-17.

10. Zarządzenie Ministra Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego o wymianie dubletów. Dz. U. Min. W. R. i O. P. Nr 4, 1935.

11. Zarządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dn. 16 marca 1965 r. w sprawie międzybibliotecznej wymiany druków zbędnych. M.P. Nr 17, poz. 74.

12. Zarządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dn. 15 lutego 1973 r. w sprawie zasad wymiany, nieodpłatnego przekazywania i sprzedaży materiałów bibliotecznych. M. P. Nr 9, poz. 54.

               

Poprzedni - Spis treści - Następny

(C) 2005 EBIB

    Wymiana wydawnictw w bibliotekach akademickich - czy ma się mieć dobrze? / Joanna DZIAK // W:II Seminarium: Gromadzenie zbiorów - sztuka wyboru  : Wrocław,   23 - 24 czerwca 2005. - [Wrocław] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2005. - (EBIB Materiały konferencyjne nr 11). - ISBN 83-921757-2-7. - Tryb dostępu : http://www.ebib.pl/publikacje/matkonf/grom2/dziak.php