ebib 
Nr 3/2001 (21), Projekty menedżerskie dla bibliotek. Artykuł
 poprzedni artykuł następny artykuł   

 


Beata Pawska
I LO w Toruniu

Teresa E. Szymorowska
Wojewódzka Biblioteka Publiczna i Książnica Miejska w Toruniu

Projekt linii technologicznej digitalizacji dokumentów bibliotecznych - projekt menedżerski

przypis




Wstęp[1]

Digitalizacja jako forma ochrony zbiorów zagrożonych stosowana jest od około 15 lat w wielu bibliotekach amerykańskich i europejskich. Dla celów operatywnego przekształcania dokumentów bibliotecznych i archiwalnych z nośnika papierowego na formę cyfrową tworzone są konsorcja finansujące powstawanie wielkich cyfrowych bibliotek wirtualnych. W Stanach Zjednoczonych najbardziej znane jest konsorcjum Yale University, współpracujące z największymi bibliotekami uniwersyteckimi i Biblioteką Kongresu, natomiast w Europie za wiodące uważa się porozumienie bibliotek Frankfurtu n/Menem, Getyngi, Lubeki i Lipska, które działają pod kierunkiem specjalistów z bardzo prestiżowej Biblioteki Księcia Albrechta w Wolfenbuttel.

Sam proces przetwarzania na formę cyfrową dokumentów, których zbiory częstokroć przekraczają pojemność archiwów, jest znany i stosowany w Europie Zachodniej i Stanach Zjednoczonych od wielu lat. Problemem jest tylko ocena, jaką wartość przedstawia poddawany całemu procesowi obiekt, ponieważ wybór technologii wiąże się z większym lub mniejszym ryzykiem uszkodzenia oryginału. W świecie znane i stosowane są dwie podstawowe metody digitalizowania dokumentów:

  • bezpośrednie skanowanie obiektu,
  • mikrofilmowanie obiektu, skanowanie zaś klatek mikrofilmu.

Biblioteki zajmujące się tym problemem rzadko stosują pierwszą z metod, ponieważ - jakkolwiek pojawiły się już specjalistyczne skanery, np. firmy MINOLTA - które stosują bardzo wąski strumień światła i krótki czas ekspozycji, to jednak skanowanie uszkodzonych lub osłabionych z powodu zakwaszenia dokumentów bibliotecznych, czy archiwalnych jest dla nich zbyt inwazyjne. Ponadto nie została jeszcze rozwiązana kwestia trwałości danych archiwizowanych na nośnikach magnetycznych.

W rezultacie, wiodące biblioteki amerykańskie na czele z Library of Congress oraz biblioteki niemieckie, jednoznacznie wybrały metodę drugą, czyli mikrofilmowanie, jako najbezpieczniejszy i najtrwalszy sposób zabezpieczenia szczególnie cennych lub uszkodzonych materiałów bibliotecznych, dający gwarancję na co najmniej 100 lat archiwizacji. W Polsce nie mamy jeszcze doświadczeń praktycznych związanych z bibliote­kami cyfrowymi. Co prawda wiele bibliotek naukowych (szczególnie te, które dzięki Mellon Foundation zakupiły zintegrowane systemy komputerowe) twierdzi, że wprowadziły swoje zbiory w formie bibliotek cyfrowych do sieci globalnej, ale nie jest to niestety prawda. Opisy bibliograficzne w formie katalogów nie tworzą przecież biblioteki cyfrowej, bo nie pozwalają na zapoznanie się z treścią skatalogowanych dzieł. Wojewódzka Biblioteka Publiczna i Książnica Miejska w Toruniu otrzymała dotację z Ministerstwa Kultury i Sztuki na opracowanie i wdrożenie projektu linii technologicznej digitalizacji dokumentów bibliotecznych i archiwaliów i będzie niewątpliwie pierwszą biblioteką w Polsce, która spróbuje utworzyć wirtualną bibliotekę cyfrową. Innowacyjność technologiczna jest na tyle atrakcyjna, że warto podjąć próbę tworzenia biblioteki XXI wieku właśnie w Toruniu, w bibliotece publicznej, ale z drugiej strony koszty całego projektu, tzn. maszyn i urządzeń, materiałów eksploatacyjnych i funduszu osobowego są niezwykle wysokie.

Przedstawiony projekt menedżerski ma odpowiedzieć na pytanie, czy jednostka budżetowa, posiadająca dotację celową na podstawowy sprzęt, będzie w stanie podjąć produkcję dającą w efekcie dyski optyczne z nagranymi zbiorami tekstowymi oraz dostęp do zbiorów w systemie.


Charakterystyka techniczna projektu

Dotacja przyznana Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej i Książnicy Miejskiej w Toruniu miała na celu pomoc tym bibliotekom i archiwom, które poniosły straty na skutek ubiegłorocznej powodzi, a więc sam donator określił kolejność, w jakiej należy mikrofilmować i skanować zniszczone kolekcje. Bezwzględny priorytet przyznany został książkom z bibliotek Opola i Nysy, które są przechowywane w chłodniach w okolicach Torunia i Poznania i nikt nie wie, w jakim stanie będą po rozmrożeniu i osuszeniu. Sam jednak proces liofilizacji spowoduje osłabienie struktury włókien papierowych, a więc z materiałami tymi należało będzie obchodzić się z największą starannością.

Przy założeniu, że procesowi digitalizacji poddawać się będzie najbardziej osłabione i najcenniejsze materiały biblioteczne, wybrano stosowne do takich celów oprzyrządowanie pracowni mikrofilmowej i laboratorium komputerowego. Istotnym warunkiem, jaki musi spełniać zaplanowany ciąg technologiczny, jest gwarancja możliwie najmniejszej inwazyjności czynników niszczących włókna papieru oraz doskonała jakość efektu końcowego.

Warunek ten był powodem rezygnacji z metody bezpośredniego skanowania obiektów na rzecz mikrofilmowania, które co prawda wydłuża czas trwania i zwiększa koszt przedsięwzięcia, ale za to jest bezpieczniejsze dla archiwizowanego dokumentu. Założenia i wymagania technologiczne projektu są następujące:

  • minimalna ilość luxów światła na cm2 konieczna do wykonania czytelnej klatki mikrofilmu, który to warunek gwarantować powinno elektronicznie sterowane naświetlanie;
  • wysoka rozdzielczość uzyskanego obrazu, pozwalająca na wierne oddanie wizerunku dzieła;
  • możliwość takiego manipulowania mikrofilmowanym obiektem, aby uzyskiwać możliwie dokładny obraz, nie niszcząc przy tym grzbietu książki i miejsca szycia kart;
  • możliwość relatywnie taniego utrzymywania archiwum składającego się z kilkuset tysięcy pozycji, przy założeniu, że dane mają gwarancję co najmniej 100 lat trwałości;
  • łatwość rozbudowy pamięci serwera, na którym dane będą utrzymywane i udostępniane.

W rezultacie powyższych ustaleń postanowiono, że archiwizowanie dokumentów biblio­tecznych i archiwalnych na błonie mikrofilmowej oraz udostępnianie ich w formie cyfrowej składać się będzie z następujących elementów ciągu technologicznego:

  1. Mikrofilmowanie obiektów odbywać się będzie na błonie fotograficznej 16 i 35 mm za pomocą elektronicznie sterowanej kamery mikrofilmowej ZEUTSCHEL OMNIA OK.301(fot.).
  2. Skanowanie klatek mikrofilmu wykonywane będzie skanerem CANON MS400 (fot.) o czułości co najmniej 400 dpi.
  3. Otrzymane skany po odpowiedniej obróbce, tzn. skatalogowaniu i opatrzeniu w hasła języka informacyjno- wyszukiwawczego, utworzą katalog i bazę pełnotekstową opracowanych i archiwizowanych pozycji. Prace te będą prowadzone na trzech stacjach roboczych składających się z komputerów DELL klasy Pentium II (fot.) oraz drukarek.
  4. Baza będzie posadowiona na serwerze DELL Power Edge 2200 i udostępniana w systemie on-line.
  5. Równolegle powinno następować nagrywanie tych samych archiwizowanych dokumentów na dyski optyczne.
  6. Obróbka komputerowa skanowanych klatek mikrofilmów, nagrywanie danych na CD-ROM-y oraz inne czynności niezbędne dla osiągnięcia celu, jakim jest cyfrowa biblioteka wirtualna, wymagają oprócz wymienionych urządzeń, również czytników do mikrofilmów, zestawów do kontroli jakości oraz czytniko-kopiarek.

Sytuacja finansowa Biblioteki nie pozwala na wdrożenie w jednym etapie wszystkich pięciu elementów, dlatego skanowanie zlecane będzie na zewnątrz i wykonywane przez wyspecjalizowaną firmę komputerową.

Prezentowany projekt będzie musiał funkcjonować w przedstawionej formie przez co najmniej trzy lata. Docelowo należy planować zakup skanera do mikrofilmów i automatycznej wywoływarki do błon mikrofilmowych, aby uniezależnić się od usług zewnętrznych i powoli przekształcić cały zestaw (w części jego mocy produkcyjnej) na usługi komercyjne.

Model elementów procesu digitalizacji

Model procesu zarządzania zbiorami danych


Uzasadnienie projektu

Motywem podjęcia starań w Ministerstwie Kultury i Sztuki o specjalną dotację na urządzenia, pozwalające na ratowanie i zabezpieczenie najcenniejszych zbiorów bibliotek i archiwów polskich przed klęskami żywiołowymi, była świadomość bezradności instytucji mających chronić dobra kultury narodowej w obliczu powodzi. To właśnie Biblioteka Uniwersytecka i Książnica Miejska w Toruniu, jako pierwsze, zaoferowały pomoc bibliotekom Wrocławia i Opola. Pomoc ta przyniosła doskonałe efekty, ponieważ z około 2000 książek przywiezionych z Biblioteki Uniwersyteckiej z Wrocławia nie do odzyskania na skutek zbyt wielkiej destrukcji papieru było tylko 16 obiektów. Ten sukces to rezultat szybkości działania oraz profesjonalizmu rzeszy konserwatorów, bibliotekarzy i wolontariuszy z różnych środowisk. Następna porcja 2000 książek i około 2 ton prawdopodobnie książek i czasopism czeka w na ratunek.

Pierwsza wersja przedstawianego projektu, opracowana w sierpniu 1997 roku, brała pod uwagę - jako etap wstępny - rozmrażanie i osuszanie dokumentów bibliotecznych przechowywanych obecnie w podtoruńskich chłodniach. W tym celu podjęto starania o zakup liofilizatora - urządzenia, które jednocześnie rozmraża i osusza. Plan ten uległ korekcie pod koniec 1997 roku, ponieważ równolegle z Książnicą Miejską starania o zakup liofilizatora podjął Uniwersytet Mikołaja Kopernika. Uznając, że w mieście takim jak Toruń jeden liofilizator - urządzenie, którego cena oscyluje w granicach 250 000 PLN - jest zupełnie wystarczający, zaplanowano następny etap ratowania już osuszonych książek i czasopism.

Nie wiemy, w jakim stanie są przechowywane w chłodniach zbiory i jakie prace nad nimi będzie należało podjąć po ich rozmrożeniu. Część będzie musiała trafić od razu do rąk konserwatorów i nie będzie dostępna dla użytkowników przez miesiące, część zaś powinna przejść dezynfekcję i kwarantannę, po której również nie powinna być udostępniana. Dlatego właśnie Wojewódzka Biblioteka Publiczna i Książnica Miejska w Toruniu zdecydowała się na zorganizowanie linii technologicznej digitalizacji zbiorów bibliotecznych.

Ogromna destrukcja papieru, nie tylko starego, ale również z przełomu XIX i XX wieku powoduje, że niedostępna dla badaczy staje się coraz większa ilość materiałów bibliotecznych i archiwalnych. Planowane przedsięwzięcie - pionierskie w skali Polski - to możliwość archiwizacji dokumentów i jednocześnie ich szerokie udostępnianie na dyskach optycznych i w sieci komputerowej. Dla Książnicy Miejskiej uruchomienie pracowni mikrofilmowej i możliwość digitalizacji zbiorów to szansa na ocalenie bardzo intensywnie udostępnianych zbiorów regionalnych, takich jak Słowo Pomorskie i Gazeta Toruńska, a także możliwość promocji wyjątkowo cennych kolekcji historycznych Biblioteki Gimnazjum Toruńskiego, Rady Miasta i Copernicus Verein.


Koszty realizacji projektu

Realizacja projektu wymaga znacznych nakładów finansowych. W analizie przedsięwzięcia uwzględniono zarówno koszty związane z zakupem urządzeń do archiwizacji zbiorów bibliotecznych, tzw. zakupy inwestycyjne, jak i wydatki osobowe i pochodne (plan zatrudnienia i płac) oraz koszty eksploatacyjne (wydatki rzeczowe). Całkowity koszt nakładów wyniesie 266.500 zł. Środki niezbędne do uruchomienia przedsięwzięcia zostaną pokryte z dotacji Ministerstwa Kultury na inwestycje. Natomiast ze środków własnych przyznanych Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej i Książnicy Miejskiej w Toruniu, w budżecie na rok 1998, zostaną pokryte wydatki osobowe i pochodne oraz wydatki rzeczowe, tj. usługi skanowania z mikrofilmów książek oraz koszt zakupu materiałów do regularnej digitalizacji zbiorów bibliotecznych, itp.

W opracowaniu przedstawiona została analiza finansowa funkcjonowania sprzętu do archiwizacji i digitalizacji materiałów bibliotecznych. W szczególności dokonano:

  • rozeznania rynku w zakresie stosowania kamer mikrofilmowych, zarówno w Polsce, jak i za granicą;
  • analizy projekcji finansowej na kolejne lata działalności;
  • symulacji przepływów pieniężnych.

Kalkulacja nakładów inwestycyjnych
Tabela nr 1
Lp.WyszczególnienieIlość szt.Cena w PLN Wartość w PLN
1Kamera mikrofilmowa1.160.000.-160.000.-
2.Zestaw kontrolny 1.20.000.- 20.000.-
3. Spawarka 1. 20.000.-20.000.-
4. Serwer 1. 15.000.- 15.000.-
5. Komputer 3. 8.500.-25.500.-
6. Czytnik 1. 10.000.- 10.000.-
7. Oprogramowanie 1. 10.000.- 10.000.-
8. Drukarka 1. 3.000.- 3.000.-
9. Nagrywarka CD-ROM 1. 3.000.- 3.000.-
 Razem: 11 - 266.500.-

  1. Kamera mikrofilmowa ZEUTSCHEL OK 301 z pełnym wyposażeniem jest urządzeniem do mikrofilmowej archiwizacji dokumentów na błonach o szerokości 16 i 35 mm. Wyposażona jest w automatyczny system doboru naświetlania w zależności od koloru dokumentów, układ ustawienia ostrości obrazu w zależności od zastosowanej krotności pomniejszenia, system kadrowania obrazu wraz z automatyką pozycjonowania stołu kamery. Maksymalny format mikrofilmowanych zbiorów to A1 Dodatkowo kamera posiada możliwość automatycznego nadawania numeru oraz tzw. "blipu" dla każdej klatki zdjęciowej, pozwalającego na tworzenie komputerowej bazy danych, jak i możliwość szybkiego wyszukiwania klatki zdjęciowej na mikrofilmie. Sterowanie pracą kamery odbywa się przy pomocy pulpitu, wyposażonego w wyświetlacz informacji.

  2. Zestaw kontrolny firmy IMK Mikrofilmtechnik GmbH, typ "MFP 156" (fot.)służy do przeglądania mikrofilmów. Dodatkowym wyposażeniem zestawu kontrolnego jest: lupa, przewijarka, mikroskop kontrolny.

  3. Spawarka ultradźwiękowa firmy Metric-Splicer Incorported, typ Metric 5001 wykrywa wady techniczne mikrofilmu.

  4. Komputery Pentium II 233 MHz będą wyposażone w monitory 20" GOLDSTAR 20i 1600x1280/130MHz.

W cenie zakupu sprzętu uwzględniono następujące koszty: podatek graniczny 3%, koszty manipulacyjne oraz koszty transportu.



Źródła zaopatrzenia

Wymienione urządzenia zostaną zakupione zgodnie z "Ustawą o Zamówieniach Publicznych" (Dz.U. Nr 76 z 1994 r. poz. 344 z późn. zm.) w trybie przetargu dwustopniowego ze względu na specyficzny charakter zamówienia. Z przeprowadzonej diagnozy rynku wynika, że najlepszym producentem wysokiej jakości sprzętu do archiwizacji zbiorów bibliotecznych jest niemiecka firma Mikrofilm-Center Klein Berlin oraz Zeutschel GmbH Tubingen. Kamery mikrofilmowe firmy Zeutschel obecnie pracują w:

  • Bibliotece Narodowej w Warszawie,
  • Bibliotece Jagiellońskiej w Krakowie,
  • Bibliotece Sejmowej w Warszawie,
  • Bibliotece Śląskiej w Katowicach,
  • Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie,
  • Bibliotece Publicznej Miasta Stołecznego Warszawy,
  • Muzeum w Oświęcimiu,
  • Archiwum Akt Dawnych w Warszawie,
  • Archiwum Dokumentacji Mechanicznej w Warszawie.

Oferent tych urządzeń na rynku polskim zapewnia 12-miesięczną gwarancję i pełny serwis pogwarancyjny oraz bezpłatne szkolenie pracowników biblioteki.


Koszty działalności operacyjnej

l. Plan zatrudnienia i płac

Główną przesłanką opracowania planu zatrudnienia i płac jest konieczność pełnej i racjonalnej obsady pracowników jako czynnika stymulującego wykonanie zaplanowanych zadań w zakresie digitalizacji zbiorów oraz zabezpieczenie niezbędnych środków finansowych na wynagrodzenia wraz z pochodnymi od wynagrodzeń. W celu prawidłowego ustalenia kosztów finansowych związanych z zatrudnieniem pracowników na etatach uwzględniono:

  1. wewnętrzną strukturę organizacyjną firmy;
  2. zakresy czynności na poszczególnych stanowiskach pracy;
  3. wielkość stawek płacowych i ich zmian (średnia płaca w przedsiębiorstwie wynosi 750 PLN).

Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 21 kwietnia 1998 roku.

Sekcję digitalizacji zbiorów planuje się utworzyć od listopada 1998 roku, po dokonaniu zakupów inwestycyjnych i wykonaniu prac adaptacyjnych. Zakłada się zatrudnienie trzech osób na podstawie umowy o pracę w systemie jednozmianowym na następujących etatach:

  • jeden pracownik do obsługi kamery mikrofilmowej - wykształcenie średnie techniczne;
  • dwóch pracowników technicznych zajmujących się obróbką skanowanych obrazów - wymagane wykształcenie wyższe, specjalność - informatyka.

Znajomość rynku pracy w Toruniu pozwala wnioskować, iż nie będzie trudności z rekrutacją pracowników z wykształceniem informatycznym. Rekrutacja odpowiednich osób zostanie dokona w oparciu o życiorys (CV), wywiad, referat. Określając stawki wynagrodzeń pracowników kierowano się zasadami racjonalnego gospodarowania, obowiązującymi przepisami klasyfikacji wynagrodzeń oraz uwzględniono proporcje pomiędzy średnią płacą a jakością pracy. Wynagrodzenia osobowe obejmują: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek za wysługę lat i dodatek za pracę w warunkach szkodliwych (obsługa komputerów).

Wynagrodzenie pracownika obsługującego kamerę mikrofilmową kształtuje się następująco:
stanowisko - starszy operator obsługi i naprawy urządzeń technicznych:

  • wynagrodzenie zasadnicze: wg X grupy zaszeregowania, stawka: 630 zł,
  • wysługa lat: 10 % (63 PLN),
  • dodatek za pracę w warunkach uciążliwych: 22 PLN.

Wynagrodzenie ogółem brutto: 715 PLN.

Wynagrodzenie pracowników technicznych zajmujących się obróbką skanowanych obrazów i CD-ROM-ów będzie wynosiło:
stanowisko: specjalista do spraw obsługi i konserwacji urządzeń komputerowych:

  • wynagrodzenie zasadnicze: wg XIII grupy zaszeregowania, stawka: 650 PLN,
  • dodatek funkcyjny w wysokości: 80 PLN,
  • wysługa lat: 10 %, wysokość: 65 PLN,
  • dodatek za pracę w warunkach uciążliwych: 22 PLN.

Wynagrodzenie ogółem brutto: 817 PLN.

Wynagrodzenia pracowników obciążone są pochodnymi od wynagrodzeń w wysokości 48%, w tym:

  • 45% - składka na rzecz ZUS;
  • 3% - składka na rzecz Funduszu Pracy.


Plan wynagrodzeń osobowych wraz z pochodnymi
Tabela nr 2
Okres Etaty kalkulacyjne Wynagrodzenie osobowe brutto Średnia miesięczna płacaSkładki ZUS
1998 (2 miesiące)3 4.698.- 783.- 2.255.-
1999 r. i lata następne3 28.188.-783.- 13.531.-
 Ogółem 32.886.- 783.- 15.786.-


2. Plan zaopatrzenia w materiały
Plan zaopatrzenia w materiały wynika z planowanych wielkości produkcji oraz norm zużycia materiałowego. Kalkulację wielkości produkcji ustalono na poziomie około 1.000 książek rocznie, przy czym w pierwszym roku zamierza się wykonać 10% planu, tj. 100 książek. Jednocześnie założono, iż książka liczy średnio 150 stron. Do uruchomienia produkcji będą potrzebne następujące materiały:

  • mikrofilm o szerokości 35 mm, długość 300 m;
  • CD-ROM - 20 szt.

Mikrofilmowanie odbywa się na mikrofilmie srebrowym o szerokości 35 mm, negatywowym, w pełnym formacie, co oznacza, że na jednej klatce zdjęciowej znajdą się dwie strony oryginału. Przeciętnie mikrofilm zawiera 600 zdjęć. Zakłada się, iż w początkowym okresie użytkowania sprzętu do digitalizacji zbiorów bibliotecznych zużycie materiałów będzie o 10% wyższe niż w następnych latach.


Rzeczowy plan zaopatrzenia w materiały
Tabela nr 3
Lp.WyszczególnienieJ. m.Plan na 1998 rokPlan na 1999 rok i lata następne
1 mikrofilm szt.14 125
2 CD-ROM szt. 220



Wartościowy plan zaopatrzenia w materiały
Tabela nr 4
Lp.Wyszczególnienie Cena Wartość (1998 rok)Wartość (1999 rok i lata następne)
l mikrofilm 50.- 700.- 6.250.-
2 CD-ROM 8.- 16.- 160.-
 Ogółem  716.- 6.410.-


3. Usługi skanowania z mikrofilmu
Ograniczone środki przeznaczone na zakupy inwestycyjne nie pozwalają na zakup całego oprzyrządowania niezbędnego do przeprowadzenia pełnego cyklu digitalizacji zbiorów bibliotecznych. Z tego względu zdecydowano, że jedna z faz procesu produkcyjnego, tj. skanowanie książek z mikrofilmu będzie zlecana w ramach usług innej firmie. Skanowanie odbywa się z mikrofilmu 35 mm. Z ilości 1.000 klatek uzyskamy 2.000 skanów, gdyż na jednym skanie mieści się tylko jedna strona oryginału. Jest to ogólnie przyjęta norma skanowania mikrofilmu. W cenie jest ujęte wykonanie skanu, obróbka oraz indeksowanie. Orientacyjna cena dla mikrofilmu negatywowego 35 mm wynosi 0,50 zł/skan. Zgodnie z przyjętym założeniem, iż zamierza się archiwizować rocznie około 1.000 książek, roczne koszty skanowania wyniosą: 75.000 PLN.


4. Zużycie energii elektrycznej
W związku z zakupem sprzętu do digitalizacji zbiorów bibliotecznych nie przewiduje się adaptacji pomieszczeń przeznaczonych do pracy, gdyż urządzenia zostaną umieszczone w dwóch pomieszczeniach bibliotecznych obecnie istniejących. Funkcjonowanie sprzętu do archiwizacji dokumentów wpłynie na dodatkowy pobór energii elektrycznej. Jednakże te nowoczesne urządzenia charakteryzują się wysoką oszczędnością w zakresie zużycia energii elektrycznej. Szacunkową kalkulację zużycia energii elektrycznej opracowano w oparciu o zakładaną wielkość produkcji oraz parametry techniczne oprzyrządowania. Średnie zużycie energii elektrycznej wyniesie około 6.000 kWh rocznie. Obecnie cena l kWh kształtuje się na poziomie 0,50 PLN. Zatem koszty z tytułu zużycia energii elektrycznej wyniosą rocznie: 3.000 PLN.


Kalkulacja kosztów
Tabela nr 5
Wyszczególnienie Plan kosztów na 1998 r. Plan kosztów na 1999 r. i lata następne
I. Wynagrodzenia4.698.- 28.188.-
II. Składki na ZUS 2.255.- 13.531.-
III. Zużycie materiałów 3.566.- 9.260.-
IV. Zużycie energii 500.- 3.000.-
V. Usługi obce 7.500.- 75.000.-
Ogółem koszty działalności operacyjnej18.519.- 128.979.-

W celu zabezpieczenia płynności produkcji zamierza się zakupić odpowiednią ilość materiałów w ramach magazynu materiałowego na I kwartał następnego roku kalendarzowego. Wynika to ze znajomości zasad gospodarki budżetowej, według których zwykle na początku roku realizuje się budżet na podstawie prowizorium budżetowego (w tym czasie zabezpieczane są jedynie podstawowe potrzeby jednostki).


Harmonogram realizacyjny

Realizacja całości projektu, ze względu na konieczność rozliczenia się z donatorem do końca roku 1998, musi przebiegać szybko i zamknąć się w kilku miesiącach.

I etap

  • Wrzesień 1998 - rozstrzygnięcie przetargu na urządzenia do pracowni mikrofilmowej.
  • Wrzesień 1998 - zakup kamery do mikrofilmowania zbiorów i związanych z nią elementów niezbędnych do urządzenia pracowni.
  • Wrzesień 1998 - ogłoszenie przetargu na zakup serwera, stacji roboczych, drukarek i nagrywarki do CD-ROM-ów.
  • Wrzesień 1998 - przygotowanie pomieszczeń dla pracowni mikrofilmowej.
  • Październik 1998 - instalacja w pracowni kamery i pozostałego sprzętu.
  • Listopad 1998 - stworzenie stanowiska i przyjęcie do pracy technika, do mikrofilmowania dokumentów.
  • Listopad 1998 - stworzenie stanowisk pracy dla pracowników opracowujących skany.
  • Listopad 1998 - przyjęcie do pracy informatyka, do tworzenia bazy danych.
  • Listopad 1998 - szkolenie pracowników w obsłudze sprzętu.
  • Listopad 1998 - testowanie całej linii technologicznej.
  • Grudzień 1998 - tworzenie rekordów w bazie danych i wyprodukowanie pierwszych dysków optycznych.

II etap:

  • Styczeń 1999 - produkcja seryjna mikrofilmów książek zniszczonych przez powódź, a przy ewentualnym braku materiałów po liofilizacji, mikrofilmowanie i skanowanie zbiorów własnych.
  • Marzec 1999 - produkcja mikrofilmów i dysków optycznych wg założonych wielkości.

Ze względu na złożoność całej operacji dopuszcza się możliwość przesunięcia poszczególnych etapów nawet o jeden miesiąc. Opóźnienia mogą wynikać z przeszkód technicznych, bądź deficytu budżetowego. Szczególne trudności przewiduje się przy koordynacji dwóch procesów: liofilizacji i digitalizacji.



Podsumowanie

Przedstawiony projekt jest przedsięwzięciem złożonym pod względem technologicznym i organizacyjnym. Jest on ponadto kosztowny. Badania potrzeb tych bibliotek naukowych, które mają zbiory o szczególnym znaczeniu dla krajowego zasobu bibliotecznego dowiodły, że wszędzie są ogromne potrzeby dotyczące konserwacji książek i czasopism. Oczywisty dla wszystkich jest także fakt, że taniej i łatwiej jest chronić przed kompletnym zniszczeniem, niż odtwarzać obiekty prawie lub całkowicie zniszczone, bądź przez kataklizmy, bądź też przez zanieczyszczenia środowiska.

Porównanie niezwykle wysokich kosztów konserwacji jednej książki, a przy tym konieczność wyłączenia jej z obiegu czytelniczego na długie miesiące, z kosztami mikrofilmowania i digitalizacji porównywalnego obiektu wykazuje, że biorąc pod uwagę szybkość otrzymywania produktu finalnego, jakim jest CD-ROM i baza on-line, koszt utrzymywania produkcji nie jest przesadnie wysoki. Szansą na jego obniżenie jest przeprowadzenie profesjonalnego badania rynku potrzeb i ewentualna współpraca w ramach konsorcjum.


Projekt został przygotowany jako praca dyplomowa na Wydziale Nauk Ekonomicznych i Zarządzania UMK w 1998 roku i zrealizowany w WBPiKM w Toruniu. Korzystanie z projektu tylko za zgodą autorek.



Przypisy

[1] Projekt został zrealizowany po zmianach w roku 1999 (przyp. redaktora).


Pierwotny adres: http://ebib.oss.wroc.pl/2001/21/pawska.html

 Początek strony



Projekt linii technologicznej digitalizacji dokumentów bibliotecznych - projekt menedżerski : przypis / Beata Pawska, Teresa E. Szymorowska// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. Bożena Bednarek-Michalska - Nr 3/2001 (21) marzec. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich. KWE, 2001. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2001/21/pawska_szymorowska.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187