ebib 
Nr 3/2001 (21), Projekty menedżerskie dla bibliotek. Artykuł
 poprzedni artykuł następny artykuł   

 


Katarzyna Burak
Biblioteka Główna UMK, Toruń

Biznes plan - podstawy teoretyczne współczesnego planowania




Dlaczego należy opracować biznes plan?

Jeżeli nie wiesz, dokąd zmierzasz,
prawdopodobnie wylądujesz gdzieś indziej.
Laurence J. Peter

Prowadzenie jakiegokolwiek przedsięwzięcia bez odpowiedniego planu, czy też projektu przypomina mocno ryzykowny skok z dużej wysokości do wody, której głębokości nie znamy. Planowanie, będące jedną z najbardziej istotnych funkcji zarządzania, powinno być zatem sposobem aktywnego sterowania procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. Planowanie powinno się sprowadzać do skonkretyzowanej koncepcji działania w zmieniających się warunkach oraz sposobów osiągania celów tak, aby zmniejszyć niepewność i ryzyko wynikające z przyszłych warunków działania.

Jedną z form planowania w przedsiębiorstwie jest biznes plan (ang. business plan). Jest to szczególny rodzaj planu, ukierunkowany na z góry ustalony efekt, często jednorazowy. Nie można biznes planu utożsamiać z planem rocznym przedsiębiorstwa, czy też planem wieloletnim (programem działalności). Biznes plan pojawia się na konkretne "zamówienie", gdy powstaje taka potrzeba i okoliczność. Głównym celem tworzenia biznes planu jest przedstawienie sytuacji, w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo, celów, do których dąży i środków, za pomocą których cele te zamierza osiągnąć. Tak opracowany biznes plan będzie pomocny kierownictwu przedsiębiorstwa we właściwym zarządzaniu, ponadto może być przydatny przy pozyskiwaniu nowych źródeł finansowania (kredyty bankowe, granty). Opracowany w sposób profesjonalny będzie spełniał swoje podstawowe funkcje. Takim przedsiębiorstwem oczywiście może być także BIBLIOTEKA i w takim kontekście proszę te ogólne rozważania studiować.


Procedura opracowania biznes planu

Świadomość trudności, na jakie napotykamy
w realizacji swoich zamierzeń,
jest już połową zwycięstwa.
George Washington

Nie istnieje coś takiego, jak uniwersalny wzór biznes planu. Jego koncepcja, zawartość i układ zależą od autora (zespołu autorów), wymagań odbiorcy wewnętrznego lub zewnętrznego, a także (może przede wszystkim) od specyfiki i indywidualnego charakteru oraz wielkości planowanego przedsięwzięcia. Zakres merytoryczny planu powinien zatem zawierać się w trzech grupach tematycznych:

  1. Badanie przedsiębiorstwa - opis i analiza stanu obecnego, oszacowanie możliwości wprowadzenia zmian, ogólna opinia o przyszłej działalności, wyliczenie problemów.
  2. Opracowanie planu zasadniczego - szczegółowa analiza konkretnego problemu oraz plan jego rozwiązania, czy przekształcenia.
  3. Plan wdrożenia - opisuje środki, za pomocą których zamierzamy osiągnąć cele nakreślone wyżej, powołanie zespołów oraz osób odpowiedzialnych za ich realizację oraz wyznaczanie jej nieprzekraczalnych terminów.


Badanie przedsiębiorstwa, np. biblioteki

Rozdział ten jest zamieszczany w biznes planie, aby zapoznać zainteresowanych z działalnością firmy od jej założenia aż do chwili obecnej. Powinien zawierać takie informacje, jak: data i forma założenia firmy, najważniejsze dane finansowe, zamierzenia na przyszłość, najbardziej znaczące osiągnięcia, obecny stan prawny, finansowy i organizacyjny przedsiębiorstwa. Znacznie trudniejszym zadaniem jest postawienie diagnozy, dotyczącej bieżącej sytuacji firmy. Do szczegółowej oceny sytuacji firmy wykorzystać można metody stosowane na gruncie analiz strategicznych. Jedną z takich metod jest analiza SWOT (Strong, Weakness, Opportunities, Threats), polegająca na próbie określenia szans i zagrożeń, jakie może napotkać firma, a także na próbie zidentyfikowania jej silnych i słabych stron. Stron tych poszukuje się w sferze zasobów (kapitałowych, rzeczowych, ludzkich oraz niematerialnych), jakimi firma dysponuje. Natomiast możliwości i zagrożenia zawsze wypływają z otoczenia zewnętrznego. Otoczeniem zaś są czynniki ekonomiczne, polityczne, technologiczne i społeczne znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie przedsiębiorstwa, na które nie mamy wpływu, a w relacji z którymi jesteśmy zmuszeni funkcjonować. Analizując otoczenie zewnętrzne i wewnętrzne należy wziąć pod uwagę cel działania przedsiębiorstwa, oczekiwania właścicieli oraz klientów.

Badanie stanu przedsiębiorstwa, jego kondycji ekonomiczno-finansowej, organizacyjnej i technicznej jest czasochłonne i kosztowne, dlatego decyzje o zakresie i skali tych badań wymagają dużej rozwagi. Od kadry kierowniczej zależy, które problemy uzna za najbardziej istotne i zaakcentuje w planie jako warunkujące powodzenie całego przedsięwzięcia - również wtedy, gdy plan kieruje się do ewentualnych zewnętrznych inwestorów. Tworząc opis przedsiębiorstwa nie można zapomnieć o wyjątkowym potraktowaniu kadry zarządzającej, o zamieszczeniu danych dotyczących jej: kwalifikacji, kompetencji, zakresu obowiązków i odpowiedzialności za wykonywane działania oraz schematów organizacyjnych. Znaczna część wszystkich niepowodzeń w działalności firm spowodowana jest bowiem błędami kierownictwa. Wykwalifikowana kadra kierownicza będzie w stanie efektywnie wykorzystywać istniejące i przyszłe możliwości rozwoju przedsiębiorstwa, umiejętnie zastosować odpowiednie strategie oraz szybko reagować na trudności pojawiające się w trakcie realizacji zamierzeń.


Opracowanie planu zasadniczego

Kolejnym etapem, jaki musi pokonać autor biznes planu, jest identyfikacja problemu, który wymaga podjęcia kroków zmierzających do jego usunięcia. Może to być zaplanowanie bardziej efektywnych, racjonalnych i skuteczniejszych niż dotychczas działań. W bibliotece mogą to być nowe szkolenia pracowników, gdy napływa dużo skarg na jakość obsługi czytelnika, może to być projekt digitalizacji zbiorów, bo kolekcje są kruche i cenne i nie można udostępniać oryginałów, itp.

Biznes plan powinien towarzyszyć ważnym okresom w życiu firmy, np. w bibliotece naukowej początek roku akademickiego. W szczególności opracowania biznes planu wymaga wprowadzenie na rynek nowych produktów lub usług. Nowo powstająca firma zaś przygotowuje biznes plan w celu określenia podstaw swojej działalności. Plan w istniejącej już firmie pozwala na lepsze przygotowanie dalszej działalności. Dużemu przedsiębiorstwu potrzebny jest plan, dzięki któremu wszyscy będą widzieli cele i zgodnie do nich zmierzali.


Plan wdrożenia, czyli wprowadzenia w życie zmian

Zadaniem tej części jest przedstawienie etapów realizacji planu oraz powiązanie poszczególnych etapów z ostatecznymi terminami ich realizacji, wyznaczenie odpowiednich osób do realizacji zadań oraz opracowanie szczegółowego planu ich działania. Ważne jest, aby czas trwania zadań zapisanych w kalendarzu organizacyjnym był dokładnie oznaczony. Określając terminy należy uwzględnić problem ryzyka ich niedotrzymania. Terminy korygowania ewentualnych "wypadków" muszą być również ujęte w planie.


Typowa struktura biznes planu
oraz procentowy udział poszczególnych części

  • Krótka prezentacja organizacji (streszczenie - 5%):
    historia, cele, zadania,
    profil i zakres działalności firmy,
    posiadane oraz planowane środki.

  • Analiza otoczenia (15%):
    najistotniejsze przewidywane zmiany otoczenia gospodarczego, finansowego, prawnego,
    najbardziej prawdopodobny scenariusz przewidywanych oddziaływań na firmę,
    wyszczególnienie istniejących zagrożeń i możliwości.

  • Analiza organizacyjna firmy (15%):
    ogólna charakterystyka środków, którymi firma obecnie dysponuje,
    aktualna sytuacja finansowa,
    główne słabości i mocne strony firmy.

  • Rozwiązania strategiczne (30%):
    określenie wybranej strategii rozwoju,
    warianty wyboru i ich uzasadnienie,
    cele (krótko, średnio i długoterminowe),
    przewidywane oddziaływanie na sytuację firmy.

  • Plan działania (30%):
    program działania, wybór środków,
    określenie kolejności działań,
    strategie alternatywne.

  • Wnioski (5%):
    potrzeby,
    wymagania.

Opisane powyżej ogólne procedury działania odnoszą się do każdego przedsiębiorstwa, także biblioteki. W polskich bibliotekach dopiero od niedawna zaczyna się stosować nowoczesne metody zarządzania (i to nie wszędzie), dlatego wydaje się, że krótki opis podstawowych zadań i kroków, jakie należy wykonać, żeby podjąć dowolne przedsięwzięcie, może okazać się bardzo pomocny w praktyce zawodowej zarządzających bibliotekami. Odnosi się to także do średniego szczebla zarządzania - kierowników działów.

Bibliografia

  1. Filar Ewa, Skrzypek Jerzy: Biznes plan. Warszawa 1996.
  2. Kowalczyk Lucyna: Abecadło biznes planu. "Businessman" 1994 nr 2 s. 5 - 6.
  3. Targalski Jan: Biznes plan narzędziem przedsiębiorczości. "Ekonomika i Organizacja Przedsiębiorstwa" 1995 nr 3 s. 6 - 8.
  4. Tiffany Paul: Biznes plan. Warszawa 1999.
  5. West Alan: Zaplanuj swój biznes. Warszawa 1994.

Pierwotny adres: http://ebib.oss.wroc.pl/2001/21/biznesplan.html

 Początek strony



Biznes plan - podstawy teoretyczne współczesnego planowania / Katarzyna Burak// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. Bożena Bednarek-Michalska - Nr 3/2001 (21) marzec. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich. KWE, 2001. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2001/21/burak.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187