ebib 
Nr 2/1999 (2), Internet w bibliotekach. Artykuł
 poprzedni artykuł następny artykuł   

 


Anna Filipowicz
Biblioteka Narodowa

Nowe media w pracy działu gromadzenia




"Gromadzenie"[1] i Internet - dziwne prawda? Cóż może mieć wspólnego z "technologią XXI wieku" dział, który zajmuje się ... rozpakowywaniem paczek? Kiedy mowa o bibliotece i nowych technologiach, słyszymy o działach informacji, katalogach, czytelniach, kiedy mowa o drodze książki w bibliotece (patrz: systemy zintegrowane) pierwszym etapem jest katalogowanie, a co z "gromadzeniem"? Tona Henderson w artykule pt.: Weaving the web: using the World Wide Web in library acquisitions pisze:

"Jeśli biblioteka funkcjonuje jako główny pośrednik pomiędzy producentem a konsumentem informacji, bibliotekarz pracujący w dziale gromadzenia wiedzie bardzo specyficzny, wręcz fantastyczny żywot negocjatora, agenta i ambasadora obu tych światów."[2]

O tym, jak pracuje dział gromadzenia decyduje wiele czynników, w tym m.in. typ biblioteki, jej wielkość, wewnętrzna organizacja, pozycja w zewnętrznych strukturach. Zakres obowiązków też bywa różny. Ograniczmy się więc do biblioteki większej, o dużym stopniu samodzielności.

Do zadań pracowników działu gromadzenia w takiej bibliotece należy:

  • zbieranie informacji o nowościach wydawniczych i przekazywanie ich zainteresowanym działom
  • typowanie do zamówienia pozycji zgodnych z profilem gromadzenia biblioteki
  • sprawdzanie poprawności opisu pozycji zamawianych przez inne działy (dezyderatów)
  • kierowanie zamówień do wybranych dostawców lub dokonywanie bezpośrednich zakupów w księgarniach
  • czuwanie nad realizacją zamówień
  • prowadzenie rozliczeń z dostawcami.

Zbieranie informacji

Jeszcze kilka lat temu podstawowym źródłem informacji o wydawnictwach dostępnych na rynku były drukowane katalogi wydawnicze i informacje zamieszczane w prasie fachowej, tak z zakresu wiedzy o książce, jak tematycznie związanej z profilem biblioteki i zainteresowaniami jej użytkowników. Choć tego typu źródła są nadal wykorzystywane, w ostatnich latach uzupełniają je serwisy internetowe i bazy na CD-ROM. Wiele wydawnictw (zwłaszcza dużych) udostępnia swoje katalogi wykorzystując obie te formy. Zaopatruje je w oprogramowanie pozwalające na sprawne wyszukiwanie danych, a także przygotowanie zamówień bądź w wersji elektronicznej, bądź tradycyjnej - drukowanej [3]. Obok katalogów poszczególnych wydawnictw wydawane są katalogi składowe (z angielska zwane books in print). Doczekaliśmy się takich wydawnictw także na polskim rynku. Są to katalogi składowe na CD-ROM wydane przez Polską Izbę Książki i redakcję "Megaronu".

Dziś już niemal każde wydawnictwo (tak naukowe, jak i popularne) posiada swój serwis w Internecie. Stale rośnie także liczba wydawnictw polskich mających swoje internetowe "witryny"[4]. Serwis taki obok informacji o wydawnictwie, katalogu oferowanych pozycji, promocjach, nowościach czy zapowiedziach wydawniczych, zawiera często oprogramowanie pozwalające na natychmiastowe zamówienie interesującej nas publikacji oraz bezpośredni kontakt z wydawcą poprzez pocztę elektroniczną. Wiele wydawnictw ma także własne listy dystrybucyjne, za pomocą których rozsyłane są zainteresowanym klientom informacje o nowych ofertach.

Wydawcy czasopism często prezentują na swoich stronach obok "deklaracji programowych" publikowanych tytułów - spisy zawartości poszczególnych numerów. Informacje takie bywają bezcenne w przypadku tytułów nowych, znanych jedynie z ulotek reklamowych. Innym udogodnieniem pozwalającym na podjęcie właściwych decyzji przy doborze czasopism jest stosowany przez wydawców promocyjny, bezpłatny dostęp do elektronicznej wersji publikacji. Informacje o tego typu promocjach pojawiają się często w prasie fachowej poświęconej mediom elektronicznym i informacji naukowej.

Coraz częściej wydawcy reklamują w ten sposób także wydawnictwa na CD-ROMach, udostępniając je użytkownikowi przez określony czas do testowania poprzez Internet. W ten sposób można się zapoznać z elektroniczną wersją Encyclopedia Britannica czy elektroniczną kopią Słownika języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego. Demonstracyjny dostęp do baz pozwala zapoznać się z ich treścią i zastanowić się nad celowością zakupu do własnej kolekcji. Sprawa jest szczególnie ważna, gdy mamy do dyspozycji kilka baz o podobnym temacie, zawartości, różniących się oprogramowaniem, a w konsekwencji np. metodami wyszukiwania.

W zależności od typu biblioteki i przyjętych metod postępowania, dział gromadzenia w mniejszym lub większym stopniu decyduje o zamawianych publikacjach, w wielu jednak przypadkach ogranicza się do realizacji dostarczonych zamówień (dezyderatów). Jeśli źródłem opisów zamawianych pozycji są bibliografie lub bazy wydawnictw o długoletniej tradycji, z reguły nie ma konieczności sprawdzania ich poprawności. Sprawdzenia wymaga jednak np. cena publikacji. W tym celu można wykorzystać dostępne poprzez Internet katalogi wydawców, dostawców czy księgarń, a w przypadku trudności z identyfikacją tytułu - także bazy bibliograficzne czy dostępne online katalogi dużych bibliotek[5].

W związku z tym, że stałą bolączką bibliotek są ograniczone środki na zakup potrzebnych wydawnictw, a pozyskiwanie drogich publikacji zagranicznych drogą wymiany jest w ostatnich latach coraz trudniejsze - bibliotekarz staje przed dylematem: którą pozycję wybrać do zamówienia? Dobrze jest w wtedy sprawdzić, co znajduje się w zbiorach innych bibliotek. Można to zrobić np. za pomocą katalogów centralnych[6].

Kolejnym źródłem informacji są listy dyskusyjne, które mogą się czasem okazać "ostatnią deską ratunku".

Nabywanie do zbiorów

Kiedy przeprowadzimy wyżej opisane zabiegi i ocenimy, że publikacja jest niezbęda w naszej bibliotece, możemy - korzystając z zamieszczonych w serwisach narzędzi - zamówić ją. Jeżeli stale współpracujemy z danym wydawnictwem czy dostawcą, możemy skorzystać z gotowego formularza zamówienia, w innym przypadku wygodniej jest wysłać list z omówieniem formy płatności.

Internetowe katalogi wydawców zwykle nie pozwalają na bezpośrednie kopiowanie opisów[7] - zamieszczone w nich dane wystarczają jednak do identyfikacji publikacji (zwykle obok tytułu i autora podany jest ISBN lub ISSN, data publikacji, format oraz cena).

Ze względu na obowiązującą od 1994 r ustawę o zamówieniach publicznych większość bibliotek musi stawić czoło procedurom przetargowym. Pomocny tu będzie serwis Urzędu Zamówień Publicznych, który zawiera aktualne akty prawne dotyczące procedur przetargowych, biuletyny zamówień publicznych publikowane w dniu wydania wersji papierowej, bibliografię tematu, a także linki do innych stron związanych z przetargami.

Nie wszystkie potrzebne bibliotece książki trafiają do zbiorów drogą zakupów - wiele bibliotek, szczególnie dużych, uczelnianych, korzysta z wymiany międzybibliotecznej. Znakomitym usprawnieniem w codziennej pracy stała się w tym wypadku elektroniczna wymiana list książek poszukiwanych i list oferowanych dubletów. Tworzone są projekty interaktywnych baz zawierających informacje o publikacjach przeznaczonych do wymiany. Listy dyskusyjne poświęcone gromadzeniu pozwalają na poszukiwanie brakujących numerów czasopism, wydawnictw niedostępnych na rynku itp. Takich list jest kilka. Jedną z nich jest Acqnet-l, wraz z serwisem AcqWeb, z którym jest związana[8].

W wielu przypadkach pomocne mogą być listy dyskusyjne[9] adresowane do bibliotekarzy z bibliotek specjalnych, gdzie znaleźć można informacje, a często także oferty dotyczące zbiorów z zakresu sztuki, prawa czy medycyny. Niestety, bywają wyjątki i dlatego przed zapisaniem się na listę warto zapoznać się z warunkami, jakie stawia jej administrator. Wykorzystanie list do poszukiwania pozycji niedostępnych na rynku księgarskim opisali Douglas Duchin i Celia Wagner we fragmencie artykułu zamieszczonego w "Library Acquisitions"[10].

Dostawcy

Więcej uwagi wypada poświęcić serwisom firm, które zajmują się pośredniczeniem w zakupie książek i czasopism. Obok informacji o świadczonych usługach i metodach rozliczeń z klientem, serwisy te zawierają zwykle katalogi proponowanych wydawnictw. Katalogi takie wyposażone są za zwyczaj w bardzo sprawny system wyszukiwawczy, pozwalający także na elektroniczne zamawianie publikacji. Niekiedy możliwe jest zlecenie dostawcy monitorowania rynku wydawniczego pod kątem potrzeb biblioteki. Często posadowione na serwerze narzędzia pozwalają na dokonywanie takich poszukiwań przez samego klienta zgodnie z jego potrzebami. Firmy zajmujące się dostawą czasopism takie, jak: EBSCO, Lange & Springer czy SWETS, których oferta sięga wielu tysięcy tytułów, nie udostępniają swoich baz publicznie. Dostęp do informacji zawarowany jest dla stałych klientów (SWETS) lub klientów, którzy spełniają pewne warunki (EBSCO, Lange & Springer). Dostęp online do baz firm dostawczych jest nie tylko źródłem informacji, pozwala także w przypadku czasopism na bezpośrednie kontrolowanie realizacji prenumeraty, reklamowanie brakujących numerów, śledzenie na bieżąco informacji o zmianach tytułów, zmianie częstotliwości ukazywania się czasopism lub opóźnieniach w ich publikowaniu. Szczególnie cenne dla bibliotekarzy są informacje dotyczące terminów wydania czasopism nieregularnych.

Firmy pośredniczące w zakupach wydawnictw starają się maksymalnie uatrakcyjnić swoją ofertę, co znajduje odbicie także w ich internetowych serwisach. Znaleźć w nich można np. informacje o międzynarodowych projektach dotyczących bibliotek, o promocji wydawnictw elektronicznych, o wydarzeniach dotyczących środowiska bibliotekarskiego, a także liczne odsyłacze do innych, ciekawych dla bibliotekarzy stron. Dostawcy i wydawcy są także sponsorami list dyskusyjnych (np. SilverPlatter IFLA-l ).

Stosunkowo nową ofertą jest pośredniczenie w organizowaniu dostępu do dokumentów elektronicznych. W tym przypadku dostawca przejmuje na siebie obowiązek uzgodnienia z właścicielem dokumentu wszelkich formalności związanych z dostępem do danych, a także udostępnia dokumenty (czasopisma, bazy) poprzez własny serwer.

Kontrola wpływu

Jedną z bardziej uciążliwych prac w gromadzeniu jest kontrola wpływu zamówionych dokumentów. Szczególnie pracochłonne jest czuwanie nad kompletnością zbioru czasopism.

W przypadku wydawnictw ukazujących się regularnie dużym ułatwieniem są biblioteczne systemy zintegrowane, które pozwalają na automatyczne reklamowanie braków. W przypadku wydawnictw nieregularnych czy opóźnionych, niezbędne jest źródło informacji, które pozwoli na wyjaśnienie pojawiających się wątpliwości i podjęcie decyzji o zasadności i zakresie reklamacji. Takie informacje, dotyczące czasopism zagranicznych, możemy znaleźć w dostępnych online serwisach dostawców, którzy zajmują się dostawą gwarantowaną[11] i na jej podstawie zamieszczają w swoich serwisach daty wydania (otrzymania) publikacji (np. SWETS, czy w mniejszym stopniu EBSCO). Innym źródłem tego typu informacji są dostępne poprzez Internet katalogi bibliotek, które udostępniają użytkownikom zdalnym informacje o bieżącym wpływie czasopism[12].

Systemy zintegrowane a sprawa gromadzenia

Ogromnym ułatwieniem dla pracowników działu gromadzenia mogłyby być systemy zintegrowane. Systemy takie pozwalają na stałe monitorowanie procedur zamawiania i wpływu dokumentów bibliotecznych. Upraszczają proces reklamacji - zmorę bibliotekarzy zajmujących się gromadzeniem czasopism. Jeśli przyjęto zasadę, że dokument biblioteczny katalogowany jest raz, a uproszczony opis powstaje w "gromadzeniu", czyli na pierwszym etapie drogi książki w bibliotece - nowe zamówienie sprawdzane jest tylko w JEDNYM katalogu. Znacznie prostsza staje się obsługa finansowa zakupów. Możliwe jest szybkie monitowanie wydawców, którzy np. nie przysyłają egzemplarza obowiązkowego. Możliwe jest monitorowanie wpływającego materiału pod kątem zgodności z profilem gromadzenia i sytuacja finansowa firmy. Możliwe jest... pod warunkiem, że w systemie zintegrowanym działa moduł gromadzenia.

Kilka uwag na koniec

Nie ma jednego, uniwersalnego zbioru stron, serwisów czy baz, które można wykorzystać w pracy działu gromadzenia, tak jak nie ma jednego wspólnego profilu gromadzenia. Z innych serwisów będzie korzystał pracownik gromadzenia biblioteki publicznej, z innych pracownik biblioteki naukowej, inne dane potrzebne są bibliotekarzowi uzupełniającemu zbiory biblioteki fachowej (np. medycznej), inne pracownikowi czuwającemu nad kompletnością wpływu egzemplarza obowiązkowego. Pracownicy gromadzenia na pewno spotkają w swych internetowych wędrówkach wiele stron, które mogą się przydać ich kolegom z innych działów - niezbędna jest więc współpraca. "Nawigowanie" po Internecie jest czasochłonne, nie marnujmy więc czasu, udowadniając sobie, jak to jest w zwyczaju, kto "wie lepiej". Twórzmy wirtualną bibliotekę we własnej bibliotece.

Mogłoby to być ostatnie zdanie tego artykuły, gdyby nie bolesna sprawa sprzętu - gromadzenie to zwykle "biblioteczny kopciuszek", korzystanie z serwisów wydawców, dostawców czy internetowych księgarń wymaga sprzętu najnowszej generacji. To właśnie w tych serwisach internetowi prowiderzy testują nowe sieciowe produkty. Jeśli chcemy, żeby dział gromadzenia korzystał z dobrodziejstw, jakie niosą nowe media, trzeba o tym pamiętać



Przzypisy

[1] Komórki zajmujące się gromadzeniem w różnych bibliotekach noszą różne nazwy, dla potrzeb tego artykułu określono je wspólnym terminem - dział gromadzenia.

[2] Tona Henderson: Weaving the Web: using the World Wide Web in Library acquisitions, "Library Acquisitions: Practice and Theory" Vol.20:1996, No 1, p. 167-174.

[3] Czasem także bazy informacyjne (bibliograficzne) posiadają podobne oprogramowanie a nawet odsyła do konkretnego dostawcy, jak to ma np. miejsce w przypadku bazy Ulrichs Plus i Blacwella

[4] Jest wiele stron grupujących internetowe adresy wydawców. Oto kilka przykładów:
wydawnictwa zagraniczne:
http://www.library.vanderbilt.edu/law/acqs/pubr.html
http://www.lights.com/publisher/
wydawnictwa polskie:
http://www.ksiazki.pl/serwis/katalog/index.html#wydawnictwa
http://eos.umcs.lublin.pl/~scibek/za_wyd.htm

[5] Informacje o dostępnych poprzez sieć bibliotekach zagranicznych znaleźć można np. poprzez serwis WEBCATS, czy stronę projektu Gabriel (biblioteki narodowe). Informacje o polskich bibliotekach można znaleźć np. poprzez Linki w serwisie EBIB, stronę WSP w Krakowie, lub stronę przygotowaną przez Marię A. Jankowską (Przewodnik Po Polskich Bibliotekach Uniwersyteckich i Naukowych). Wykaz stron zawierających adresy bibliotek znaleźć można także poprzez serwis Książki

[6] Dane dotyczące książek i czasopism możemy znaleźć w katalogu centralnym Biblioteki Narodowej . Dostępna on-line baza obejmuje dane dotyczące czasopism gromadzonych przez biblioteki polskie od roku 1992, baza książek - wydawnictwa, które wpłynęły do bibliotek od 1995. Informacje o wydawnictwach z lat wcześniejszych, które nie znalazły się jeszcze w bazach można uzyskać za pomocą poczty elektronicznej katalogu centralnego.

[7] Niektóre biblioteczne systemy zintegrowane posiadają moduły umożliwiające pobieranie danych bibliograficznych z katalogów wybranych wydawców lub dostawców.

[8] Strona AcqWeb jest dobrym źródłem do tworzenia własnego "podręcznego" serwisu przydatnego w codziennej pracy.

[9] Informacje o bibliotekarskich listach dyskusyjnych można znaleźć np. na stronach Washington Research Library Consortium .

[10] Douglas Duchin, Celia Wagner: Trials and Tribulations: Out of Print 101. "Library Acquisitions: Practice and Theory" Vol.20:1996, No 3, s.341-350

[11] Jest to typ dostawy, w którym wydawnictwa (zwykle czasopisma) wpływają na adres dostawcy, gdzie są gromadzone i w ustalonym czasie przesyłane do biblioteki. Dostawca przyjmuje na siebie obowiązek czuwania nad terminowością i kompletnością dostawy, w razie konieczności reklamując braki. Usługa taka nosi różne nazwy u różnych dostawców: serwis konsolidacyjny, JETS, FAST.

[12] Katalogiem, który można tu polecić jest np. OPAC New York Public Library .




Pierwotny adres: http://www.oss.wroc.pl/biuletyn/ebib02/filip.html
Adres w archiwum: ebib.oss.wroc.pl/arc/e002-02.html

 Początek strony



Nowe media w pracy działu gromadzenia / Anna Filipowicz// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Szymon Matuszewski - Nr 2/1999 (2) maj. - Czasopismo elektroniczne. - [Wrocław] : Zakład Narodowy im. Ossolińskich, 1999. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/1999/2/filipowicz.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187