ebib 
Nr 3/2009 (103), Architektura i wystrój wnętrz w bibliotekach. Sprawozdanie
 poprzedni artykuł następny artykuł   

 


Marta Sadowska-Hinc
Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej

TeamScan - jak stworzyć efektywny zespół do pracy nad projektem




W dniach 26-28 listopada 2008 r. w Bergen, w Norwegii, odbyła się trzecia konferencja z cyklu Practice-Based and Practicioner Research Conference on Learning and Instruction (http://www.earli-pbpr.org/). Jej tematem było tworzenie wiedzy oraz optymalne środowisko nauczania i uczenia się: Knowledge Creation and Optimal Teaching & Learning Environment: What Works?

Podczas konferencji przedstawiono TeamScan - ciekawe narzędzie, wspomagające stworzenie optymalnego, możliwie najbardziej efektywnego zespołu do pracy nad danym projektem bądź ocenę już istniejącego zespołu. Prezentację pt. How to compose a dream team: introduction of the online TeamScan poprowadziła współautorka projektu - Ann-Sophie De Pauw ze Szkoły Zarządzania Vlerick Leuven (Vlerick Leuven Gent Management School).

Stworzenie dobrze współpracującego zespołu, który nie tylko wymienia informacje, ale także współdziała i skutecznie realizuje założone cele projektu, jest bardzo trudne. Jak wykazują badania, zespoły często nie wykorzystują swoich potencjalnych możliwości, ponieważ zbyt mało uwagi poświęca się na dobranie członków grupy. Warto zwrócić większą uwagę na skład zespołu, ponieważ właściwie dobrana drużyna jest bardziej efektywna niż pojedyncze osoby, ze względu na różnorodność opinii, pomysłów, sugestii, a także wiedzę i doświadczenie wnoszone przez poszczególnych członków zespołu.

Fazy projektu

Realizację projektu można podzielić na pięć faz. Każda z faz wymaga nieco innych kompetencji członków zespołu, a więc skład drużyn pracujących nad poszczególnymi etapami projektu może się różnić. Dwa początkowe etapy pracy to fazy rozważań. Do pierwszej, bardzo twórczej fazy projektu warto zaprosić osoby kreatywne, pełne pomysłów i wizji, umiejące definiować i analizować problemy. Osoby krytyczne nie są na tym etapie konieczne. Faza druga obejmuje wybieranie, z przygotowanej wcześniej listy tematów, odpowiednich propozycji, rozpatrywanie ich wad i zalet, wyłuskiwanie możliwych do zrealizowania oraz wartościowych pomysłów. Na tym etapie pracy pożądane są osoby sceptyczne, posiadające umiejętność analizowania i oceniania faktów i liczb, umiejące przekonać innych do swoich racji. Faza trzecia to przejście od rozważań do działania. To planowanie, jak praktycznie zrealizować wybrane pomysły. Bierze się tu pod uwagę koszty, możliwości wykonania oraz potencjalnych klientów. Pomocne na tym etapie będą osoby, które umieją podejmować decyzje, oceniać i przekonywać innych. Czwarta faza to rozwój koncepcji. Zespół pisze konkretny plan działania, przydziela zadania i testuje pomysły. Grupa koncentruje się na rezultacie. To już etap działania. Niezastąpione w tej fazie będą osoby posiadające umiejętność planowania i organizacji, przekazywania i rozdzielania obowiązków. Przydatne będą też osoby otwarte na eksperymentowanie, posiadające zdolności pedagogiczne, w celu objaśniania zasad działania grupy oraz motywujące jej członków. Pomocne może okazać się także wsparcie ekspertów. Ostatnia, piąta faza to proces implementacji. Produkt został stworzony, zespół go ocenia, dostosowuje i poprawia. Pozostaje projekt wypromować i zastosować. Do tego etapu pasują więc osoby oceniające, rozumiejące cały projekt, znające zasady marketingu i preferencje klientów. Reasumując - ludzie sukcesu, którzy zapewnią powodzenie projektu i spowodują, że cel zostanie osiągnięty, produkt zastosowany.

Efektywny zespół

Aby zespół współpracował prawidłowo, należy przemyśleć nie tylko skład drużyny (w szczególności kompetencje i komplementarność jej członków), ale także liczbę osób w zespole, cel projektu i procedury pracy nad nim. Należy starannie dobrać lidera, jak również zadbać o odpowiednią atmosferę w grupie i motywację jej członków.

Jak wspomniano wcześniej, pracę nad projektem można podzielić na kilka faz. Każda z nich wymaga nieco innych kompetencji. Na pewnych etapach projektu szczególnie potrzebne są osoby otwarte i kreatywne, w innych krytyczne i realistycznie oceniające sytuację. Na początku projektu szczególnie istotna jest pomysłowość, później umiejętność zaplanowania i zorganizowania pracy tak, by założony cel został osiągnięty. Wiadomo, że nie wszystkie osoby zaangażowane w projekt mają wszelkie kompetencje potrzebne do jego realizacji, ale nie jest to konieczne. Ważne jest, aby wiedza, umiejętności i cechy osobowe poszczególnych członków grupy wzajemnie się uzupełniały. Zapewni to lepszy rezultat projektu.

Warto ograniczać liczbę osób w zespole. Dobrze sprawdzają się zespoły trzy- bądź czteroosobowe. Liczba osób nie powinna przekroczyć sześciu. Z jednej strony, im więcej jest osób w zespole, tym większa różnorodność pomysłów, opinii i sugestii. Z drugiej strony, spada zaangażowanie i odpowiedzialność za projekt poszczególnych członków zespołu. Nikt nie czuje się osobiście odpowiedzialny za pracę zespołu, za jego sukces bądź porażkę. Poza tym trudniej jest zarządzać dużym zespołem, dojść do porozumienia i w założonym czasie zrealizować postawiony cel. Jeżeli projekt wymaga na danym etapie wielu dodatkowych opinii, można zaprosić do współpracy ekspertów lub klientów.

Członkowie zespołu pracującego nad projektem nie mogą czuć się zagubieni. Powinni mieć jasno, klarownie i precyzyjnie sformułowany cel pracy. Muszą znać swoją rolę w zespole i wiedzieć, jakie będą procedury pracy, znać plan postępowania i metody działania. Ważne jest również, aby zadania poszczególnych osób nie były sprzeczne, bo wtedy zespół nie osiągnie sukcesu.

Nie mniej istotny, jak skład zespołu, jest jego lider. Zespół może dobrze funkcjonować samodzielnie, ale jest to trudne. Warto wybrać jedną osobę, która będzie liderem grupy. Lider to niekoniecznie osoba na najwyższym stanowisku w pracy. Często nawet lepiej, jeżeli nim nie jest, gdyż może to stanowić pewną barierę dla niektórych członków zespołu. Odpowiedni lider prowadzi zespół, to znaczy przypomina o założonych celach, regułach, wstępnych ustaleniach, koordynuje zadania, organizuje pracę, wyjaśnia metody. Informuje członków zespołu o zmianach czy nowościach, nawet jeżeli nie są one bezpośrednio związane z ich zadaniami. Lider powinien mieć pewne umiejętności techniczne, by lepiej rozumieć projekt i drogę dojścia do celu. Taka osoba musi być komunikatywna, by prowadzić spotkania i dyskusje, parafrazować i podsumowywać wypowiedzi innych osób, ale też uważnie słuchać. Lider powinien zdawać sobie sprawę z wrażliwości poszczególnych członków grupy, dbać, by każdy z nich miał szansę wypowiedzi, zapewnić taką atmosferę, w której nikt nie obawia się wyrażenia swojej opinii. Kluczowym punktem dyskusji jest dochodzenie do konsensusu. Lider musi umieć doprowadzić do porozumienia w grupie, raczej unikać formalnych głosowań czy prostych kompromisów. Powinien dążyć do stworzenia środowiska wzajemnego zaufania i zaangażowania członków zespołu w projekt. To zaś wiąże się z uświadomieniem sobie wzajemnej odpowiedzialności za projekt, tzn. każdy z osobna jest odpowiedzialny względem drużyny, a drużyna odpowiada, jako grupa, za projekt. Ważne jest także przypominanie o wzajemnym szacunku. Dobry lider zna swoje słabe i mocne strony, a także kompetencje członków zespołu. Umie dzięki temu optymalnie rozdzielać zadania, dać szansę poszczególnym osobom. Lider musi zachować równowagę między zarządzaniem projektem, a współudziałem w projekcie. Z jednej strony nadzoruje projekt i monitoruje postępy w dojściu do założonego celu, z drugiej strony aktywnie włącza się w prace zespołu. Jest także pośrednikiem - utrzymuje relacje ze światem zewnętrznym, odpiera ewentualne ataki i przeciwności. Dobrze, jeśli lider nie jest zbyt optymistyczny, a raczej ma realistyczne podejście do projektu, nie zniechęcają go jednak przeciwności czy presja czasu, lecz koncentruje się na osiągnięciu założonego celu.

Atmosfera w zespole zależy w dużej mierze od lidera, który powinien uświadomić członkom zespołu, jak ważne są opinie poszczególnych osób, także te krytyczne. Wyjaśnić, czemu one służą, tak aby nie dochodziło do sytuacji, gdy jeden z członków grupy ma jakiś punkt widzenia, a inni, mimo że się z nim nie zgadzają, nie wyrażają swojego zdania. Spowodowane może to być nieśmiałością członków grupy, zbyt bliskimi relacjami pomiędzy osobami w grupie lub obawą, że ktoś poczuje się urażony krytyczną opinią. Dyskusji nie sprzyja brak wzajemnego zaufania w zespole i obawa, że wyrażając swój pogląd, osoba źle wypadnie na tle grupy. Czasami członkowie grupy są za mało krytyczni - wszyscy się ze wszystkimi zgadzają, a członkowie zespołu powinni słuchać siebie nawzajem i zadawać pytania. Dzięki dyskusji można bowiem szybciej osiągnąć cel, uniknąć wielu błędów, chociażby dzięki doświadczeniu z pracy nad poprzednimi projektami. W skrajnych przypadkach trzeba rozważyć wykluczenie osoby, która burzy atmosferę w grupie, ma negatywny wpływ na zespół.

Motywacja zależy od atmosfery w zespole, lidera i zadanego projektu. Ważne jest nastawienie poszczególnych członków zespołu do projektu, ich doświadczenie w pracy w grupie i chęć do współpracy. Istotne jest, by członkowie zespołu mogli się dokształcać. Dzięki temu powstaną nowe pomysły i zwiększy się entuzjazm do pracy. Aby ulepszyć pracę, można zaprosić klientów - potencjalnych odbiorców do współpracy w danej fazie projektu. Lider musi umieć doceniać, chwalić i nagradzać zespół, śledzić postępy czynione w zespole. Może zasugerować sporządzanie raportów z pracy nad poszczególnymi etapami projektu. Lider powinien stawiać i formułować coraz to nowe zadania, czasami wymieniać zadania pomiędzy członkami zespołu, aby tworzyć nowe wyzwania i by zespół nie popadł w rutynę. Różni liderzy mogą podjąć się kierowania poszczególnymi etapami procesu, co zwiększy motywację w poszczególnych grupach.

Zespoły nie powinny powstawać tylko w momencie kryzysu, gdyż wtedy będą kojarzone z negatywnymi zjawiskami.

Narzędzie TeamScan

Wiele czynników warunkuje efektywność działania zespołu. Wybór odpowiednich członków do poszczególnych etapów pracy nad projektem oraz sprawnego lidera nie jest prosty i wymaga wiele rozwagi. Zaprojektowano więc specjalne narzędzie - TeamScan, wspomagające stworzenie optymalnego zespołu bądź ocenę istniejącej drużyny. Przeznaczony jest on dla poszczególnych członków zespołu, liderów grupy i projektu oraz dla osób zarządzających. Praca z programem przebiega w trzech etapach. Najpierw użytkownik programu opisuje nowy zespół lub jest informowany, w jakiej fazie procesu znajduje się już funkcjonujący zespół. Następnie wypełniany jest kwestionariusz - test kompetencji i test satysfakcji z pracy zespołu. W ostatnim etapie użytkownik otrzymuje profil drużyny z poradami i wskazówkami. Uwagi skierowane są zarówno do grupy, jak i w stosunku do konkretnych członków zespołu.

Dostęp do programu jest możliwy po wcześniejszym zarejestrowaniu się na Flanders DC (Flanders District of Creativity) (http://www.flandersdc.be/). Odnośnik kieruje do flamandzkiej organizacji rządowej wspierającej kreatywność w regionie. Rejestracja jest bezpłatna, wymaga podania podstawowych danych osobowych. Po zarejestrowaniu należy przejść na stronę w języku holenderskim (http://www.flandersdc.be/view/nl/25938585-Teamscan.html), na dole strony wpisać adres e-mail, a następnie kliknąć Naar de training. Program zostanie uruchomiony. Trzeba wybrać jedną z dwóch wersji językowych - holenderską bądź angielską. Obsługa programu jest intuicyjna, a interfejs bardzo przejrzysty i przystępny.

Na początku należy zdecydować, czy oceniany będzie istniejący zespół, czy tworzony nowy (zob. rys. 1.).




Rys. 1. TeamScan - strona startowa programu
Źródło: http://www.flandersdc.be/view/nl/25938585-Teamscan.html.


Ocena istniejącego zespołu następuje w kilku krokach:

  • podanie nazwy zespołu oraz wpisanie liczby osób w zespole,
  • podanie imion członków zespołu,
  • odpowiedzi na pytania, w celu ustalenia fazy pracy nad projektem,
  • zaakceptowanie wyniku - wybranej fazy pracy bądź zmiana fazy,
  • wypełnianie kwestionariusza na temat członków zespołu - wybór czterech mocnych stron i jednej słabej dla każdego z członków zespołu,
  • wizualizacja wyników wyboru dla poszczególnych członków zespołu i dla całej grupy,
  • dodatkowa ocena zespołu dzięki testowi satysfakcji (składającemu się z 20 pytań),
  • ocena na podstawie testu,
  • wysyłanie rezultatów zapisanych w pliku w formacie pdf,
  • zaproszenie innych osób do pracy z programem poprzez e-mail.

Stworzenie nowego zespołu również następuje w kilku krokach:

  • ustalenie fazy pracy nad projektem,
  • podanie nazwy zespołu, wpisanie liczby członków zespołu,
  • podanie imion członków zespołu,
  • wybranie kompetencji poszczególnych członków zespołu dla fazy procesu,
  • wyświetlenie wyników (kompetencje osób dla tej fazy, w skali wszystkich faz, krótki komentarz dla każdej z osób, kluczowe kompetencje dla tej fazy),
  • możliwość wypełnienia testu satysfakcji, podobnie jak w przypadku oceny istniejącej drużyny,
  • wysyłanie rezultatów zapisanych w pliku w formacie pdf,
  • zaproszenie innych osób do pracy z programem poprzez e-mail.

Program ma pewne niedociągnięcia, np. brak możliwości wycofania się na niektórych etapach pracy. Pojawiają się również trudności podczas przesyłania rezultatów pracy na adres e-mail. Wątpliwe jest też umieszczenie testu satysfakcji dla oceny drużyny, która dopiero powstaje. Niemniej jednak warto przetestować i zastosować program do oceny istniejącego zespołu bądź utworzenia nowego. Jest to program bezpłatny i z pewnością ułatwi zaplanowanie i stworzenie efektywnego zespołu.

Bibliografia

  1. DE PAUW, A.S. How to compose a dream team: introduction of the online Team Scan . 3rd Practice-Based and Practitioner Research Conference on Learning and Instruction. Bergen, Norway 26-28 November 2008. Referat wygłoszony w dniu 26.11.2008.
  2. WARMOES, V., DE PAUW, A. TeamScan - FlandrsDC Inspiring Creativity. Vlerick Leuven Gent Management School, 2008.

 Początek strony



TeamScan - jak stworzyć efektywny zespół do pracy nad projektem / Marta Sadowska-Hinc// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska - Nr 3/2009 (103) kwiecień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2010. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2010/103/a.php?sadowska_hinc. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187