ebib 
Nr 8/2007 (89), Selekcja zbiorów bibliotecznych. Artykuł
 poprzedni artykuł następny artykuł   

 


Anna Chadaj
Maria Garczyńska
Biblioteka Główna AGH

Organizacja selekcji zbiorów w Bibliotece Głównej i bibliotekach sieci Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie


1. WSTĘP

Tematyka gromadzenia i selekcjonowania zbiorów bibliotecznych przewija się przez całą historię działalności bibliotek[1]. Poświęcano im uwagę w publikacjach (ich wybór z ostatnich lat zamieszczono w końcowej części artykułu), a praktyczne działania w tym zakresie są przedmiotem uwagi wszystkich bibliotek, bez względu na ich rodzaj czy profil gromadzonych zbiorów. Trudno zgodzić się z twierdzeniem L. Bilińskiego, iż większe zrozumienie dla spraw selekcji, a może większa potrzeba czy konieczność jej przeprowadzania, istnieje w bibliotekach publicznych, szkolnych, mniejsze – w bibliotekach naukowych[2]. Autorkom niniejszego opracowania – pracownikom biblioteki naukowej o profilu technicznym[3], problem selekcji w bibliotekach tego rodzaju wydaje się szczególnie ważny z uwagi na szybką dezaktualizację treści publikacji i konieczność zapewnienia dostępu, zarówno pracownikom naukowym, jak i studentom, do aktualnych, wartościowych merytorycznie i kompletnych źródeł informacji. Nawet konieczność archiwizacji nie powinna stać na przeszkodzie tego typu działaniom. Nie bez znaczenia jest zgodność tematyki gromadzonych zbiorów z profilem kierunków kształcenia Uczelni, określona również wytycznymi IFLA/UNESCO: Adekwatność zbiorów do potrzeb społeczności lokalnej jest ważniejsza niż wielkość kolekcj[4].

Wieloaspektowość problemów selekcji zbiorów bibliotecznych omawia M. Jagielska[5], zwracając uwagę na tak ważne elementy jak: troska o odciążenie walących się magazynów bibliotek naukowych (a uniwersyteckich w szczególności), o zapobieżenie lekkomyślnej kasacji wartościowych, choć wyspecjalizowanych pozycji, troska o usprawnienie i rozszerzenie informacji o zbiorach zbędnych, zalegających w poszczególnych bibliotekach, wreszcie wysiłki, które winny skrócić drogę i czas użytkownika do poszukiwanego druku.

Wraz z pojawieniem się ogromnej ilości informacji dostępnych w Internecie, działania zmierzające do budowy kolekcji zbiorów, która byłaby wykorzystywana i zachęcałaby do korzystania ze zbiorów tradycyjnych, są niezmiernie trudne. Należy także wziąć pod uwagę fakt, że obok szybkiej dezaktualizacji treści zawartych w książkach o tematyce technicznej (prawo starzenia się informacji) istnieje wiele publikacji, które, z uwagi na ich wartość merytoryczną lub kulturową, winny być szczególnie chronione. Ponadto istnieją jeszcze ograniczenia „powierzchniowe” – zbyt mała przestrzeń magazynowa do przechowywania zbiorów nieprzydatnych dla czytelników. Selekcja materiałów bibliotecznych wymaga uwzględnienia wszystkich tych czynników jednocześnie i próby wypracowania takich działań, które zapewnią bibliotece szeroki odbiór czytelniczy, a jednocześnie nie pozwolą na zaprzepaszczenie dorobku myśli ludzkiej.

2. PRZEPISY PRAWNE ZWIĄZANE Z SELEKCJĄ ZBIORÓW

Akty prawne związane z uzupełnianiem i selekcjonowaniem zbiorów bibliotecznych można podzielić na ogólnie znane (ogłoszone w Dzienniku Ustaw czy Monitorze Polskim)[6] oraz takie, które stanowią wewnętrzne uregulowania obligujące do działań w tym zakresie biblioteki jednego typu[7], czy sieci bibliotek podległych jednemu organizatorowi, czy wręcz jedną bibliotekę. Przykładem takich uregulowań, na poziomie sieci bibliotek podległych jednemu organizatorowi, jest szereg zarządzeń Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej (AGH) oraz pism wewnętrznych dyrektora Biblioteki Głównej AGH (BG AGH). Poniżej omówiono jedynie aktualnie obowiązujące, bez odwoływania się do historii ich powstawania.

Akty prawne regulujące działania zespołów, które zakresem działania obejmują m.in. selekcję zbiorów, to:

  • wprowadzony Zarządzeniem nr 2/2004 Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. St. Staszica w Krakowie z dnia 12 lutego 2004 r. Regulamin Komisji Inwentaryzacyjnej Zbiorów Bibliotecznych (KIZB), której celem działania jest czuwanie nad prawidłowością gospodarowania zbiorami bibliotecznymi; w odniesieniu do Biblioteki Głównej zadaniem KIZB jest m.in. podejmowanie decyzji w sprawie selekcji materiałów bibliotecznych oraz weryfikacja i zatwierdzanie dokumentacji będącej jej wynikiem. W odniesieniu do bibliotek sieci – opiniowanie wykazów selekcji (na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w którego zakresie obowiązków znajduje się kontrola inwentaryzacji realizowanej w bibliotekach sieci). W skład KIZB, powoływanej na okres kadencji zgodnej z kadencją władz Uczelni, wchodzą: kierownik Oddziału Gromadzenia Zbiorów (przewodniczący Komisji), dyrektor i jego zastępcy, kierownicy oddziałów bezpośrednio związanych z selekcjonowaniem zbiorów (Oddziału Udostępniania, Zbiorów Specjalnych, Magazynów, Opracowania Zbiorów) oraz kierownik sekcji zajmującej się działaniami na rzecz bibliotek sieci uczelnianej[8];
  • Pismo Okólne Rektora AGH nr 1/2000, na mocy którego powołano Wydziałowe Komisje Biblioteczne, ich zadaniem jest – w ramach ustalania kierunków rozwoju bibliotek – opiniowanie działań, dotyczących gospodarki zbiorami, przede wszystkim selekcji (zgodnie z zasadami opracowanymi przez Bibliotekę Główną);
  • Pismo Dyrektora Biblioteki Głównej z dnia 16 lipca 2003 r., na mocy którego powołano Komisję ds. Selekcji Zbiorów Biblioteki Głównej (w 2004 r. nastąpiła zmiana składu osobowego Komisji, spowodowana przejściem na emeryturę jej Przewodniczącej).

Wyłoniono też, początkowo w ramach Sekcji Administracyjnej, Stały Zespół ds. Inwentaryzacji, którego zadaniem jest prowadzenie ciągłej inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych.

Akty prawne regulujące sprawy inwentaryzacji, selekcji i ewidencji ubytków w zbiorach Biblioteki Głównej i bibliotek sieci zostały szczegółowo opisane w punkcie 4.

3. RODZAJE SELEKCJONOWANYCH ZBIORÓW

Głównym celem selekcji jest stworzenie optymalnych warunków do gromadzenia i udostępniania zbiorów w bibliotece przez eliminowanie pozycji nieprzydatnych lub występujących w nadmiernej liczbie egzemplarzy, w stosunku do aktualnych i przewidywanych potrzeb. Prowadzenie selekcji powinno mieć charakter ciągły, a jej rozmiary zależą od rodzaju biblioteki i jej zadań statutowych. […]. Selekcja zbiorów jest konieczna nawet w bibliotekach naukowych, bo archiwizują one pojedyncze egzemplarze każdego tytułu, a nie ich wieloegzemplarzowe zasoby. Selekcja jest jednocześnie przeglądem stanu posiadania biblioteki i ewentualnego kwalifikowania zniszczonych, a potrzebnych pozycji do konserwacji czy digitalizacji[9]. L. Biliński wyróżnia zbiory wycofywane z kolekcji z uwagi na wysoki stopień ich zniszczenia lub z uwagi na przestarzałą treść (zdezaktualizowane) oraz nie budzące zainteresowania środowiska działania biblioteki. W BG AGH zdefiniowano „ubytek” jako brak nieodnaleziony w czasie inwentaryzacji, powstały na skutek niezwrócenia materiałów przez czytelnika, powstały na skutek selekcji[10].

W poniższych rozważaniach przyjęto podział na:

  1. Zbiory zniszczone (zaczytane, uszkodzone), które nie mogą już być poddane naprawie z uwagi na wysoki stopień uszkodzenia. W zbiorach Biblioteki Głównej są to przede wszystkim skrypty uczelniane oraz podręczniki z tzw. Magazynu Wieloegzemplarzowego, gdzie przechowywane są zbiory w kilku, kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu egzemplarzach jednego tytułu. Zakup tych zbiorów jest rekomendowany przez osoby prowadzące zajęcia dydaktyczne ze studentami. Tego typu publikacje podlegają także specjalnej selekcji „na życzenie autora”. Została ona opisana w punkcie 4.
  2. Zbiory nieprzydatne w bibliotece (a więc zdezaktualizowane, nie wykorzystywane, a nie zaliczane do tzw. „klasyki” literatury technicznej, dublety, zbiory zdekompletowane). Najwięcej wątpliwości budzi selekcja zbiorów niewykorzystanych, a więc rzadko lub wcale nie udostępnianych. Powodem niewykorzystania może być: niezgodność z profilem gromadzonych zbiorów (spowodowana zmianą profilu tematyki studiów Uczelni), nieaktualność treści dokumentów, mało znany język dokumentu (np. duża liczba dawniej gromadzonej literatury w języku rosyjskim), zbyt duża liczba woluminów, nieadekwatna do potrzeb czytelników. M. Jagielska wskazuje jeszcze na pozycje o niskiej wartości naukowej i dydaktycznej[11]. Zdarza się wprawdzie zakupienie takich książek do zbiorów, jednak jest to zjawisko marginalne, przy obecnym problemie braku środków finansowych na zakup książek, a także ich bardzo wysokiej cenie (zwłaszcza książek zagranicznych). Publikacje tego rodzaju kupowane są do zbiorów BG AGH na podstawie konsultacji z pracownikami naukowymi Uczelni, a czasem wręcz na ich wyraźne żądanie (wskazanie).

Ważnym elementem rozważań związanych z selekcją zbiorów nieprzydatnych są wątpliwości jakie budzą decyzje o usunięciu pozycji, które kiedyś jeszcze mogą być przydatne, o które kiedyś, być może, zapyta czytelnik (lub wielu czytelników)[12]. Niezmiernie ważne przy dokonywaniu selekcji jest sprawdzenie, czy publikacje usuwane z księgozbioru są dostępne w innych bibliotekach kraju. Niestety, taka analiza dotyczy danego momentu i po latach może się okazać, że żadna biblioteka w Polsce nie przechowuje poszukiwanych dokumentów.

Nie mniej ważnym problemem jest istnienie w bibliotece niezbędnej powierzchni magazynowej. Mimo stałej rozbudowy i stosowania nowoczesnych metod gromadzenia (np. zwartego magazynowania), powierzchnie magazynowe bibliotek są wciąż ograniczone. Wydawać by się mogło, że w dobie źródeł elektronicznych wielkość powierzchni magazynowych nie będzie miała aż tak dużego znaczenia. Jednak jest inaczej. W BG AGH na 1 metr kwadratowy przypada 278,5 vol. Zatem szczególnie w sytuacji, gdy nie ma szans na pozyskanie dodatkowej powierzchni, selekcja jest niezbędna. Ważne tylko, aby była realizowana tak, by nie zaburzyć profilu zbiorów bibliotecznych oraz efektywności ich wykorzystania.

Niewątpliwie pewnym rozwiązaniem, przynajmniej w części, problemów o których jest mowa, zastosowanie nowych technik, mających na celu archiwizowanie zbiorów. Digitalizacja może złagodzić skutki wycofania z bibliotek części zbiorów, pod warunkiem utworzenia ich kopii oraz ich udostępnienia czytelnikom. Takie działania muszą oczywiście zostać ściśle zaplanowane, co związane jest szerzej z problematyką polityki gromadzenia, przechowywania i selekcjonowania zbiorów bibliotecznych. Problem odpowiedniego realizowania selekcji zbiorów jest przedmiotem zainteresowania także osób ze środowisk naukowych. Stanowisko w tej sprawie zajął m.in. prof. Ryszard Tadeusiewicz, który uważa, że: Trzeba być świadomym, że dzisiejsze kryteria i uwarunkowania za kilkanaście lub kilkadziesiąt lat mogą ulec przewartościowaniu. Trzeba także uwzględnić okoliczność, że treści książki oddanej na makulaturę nie da się już nigdy odtworzyć. Może więc warto zastanowić się, czy nie byłoby zasadne podjęcie pewnych działań zapobiegających bezpowrotnej utracie czegoś, co chociaż dziś niedocenione – jest jednak częścią intelektualnej spuścizny ludzkości?[13] Na Zgromadzeniu Ogólnym Członków Polskiej Akademii Umiejętności (PAU) prof. Tadeusiewicz zgłosił pomysł zachowania w formie cyfrowych kopii treści tych książek, które ze względu na ciasnotę magazynów muszą być usuwane z bibliotek. Inicjatywa ta nazwana roboczo „Schronisko dla bezdomnych książek” – zdaniem profesora – jest konieczna, jeśli pewnych dokumentów nie mamy utracić bezpowrotnie.

W niniejszym opracowaniu pojawiają się również określenia: braki względne i bezwzględne. Warto przybliżyć więc ich znaczenie. Brak względny to stwierdzenie po raz pierwszy, że danej pozycji nie ma w zbiorach bibliotecznych; jej odnalezienie jest prawdopodobne – zatem, pozycja nie podlega odpisowi ze stanu majątkowego biblioteki. Brak bezwzględny natomiast to brak, który został stwierdzony podczas pierwszej inwentaryzacji i nieodnaleziony podczas następnych, egzemplarz zagubiony przez czytelnika lub powstały w wyniku selekcji. Taka publikacja podlega odpisowi ze stanu majątkowego biblioteki.

4. ORGANIZACJA SELEKCJI ZBIORÓW BG I BIBLIOTEK SIECI AGH

W 2004 r. opracowano wytyczne, związane ze sposobem przeprowadzania selekcji zbiorów w Bibliotece Głównej oraz w bibliotekach sieci uczelnianej AGH. Wytyczne te zostały opublikowane w formie dwóch zarządzeń Rektora (nr 3 i 4 z dnia 12 lutego 2004 r.) i otrzymały tytuły: (…) w sprawie inwentaryzacji (skontrum), selekcji i ewidencji ubytków w zbiorach Biblioteki Głównej AGH oraz (…) w sprawie ewidencji, inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych oraz prowadzenia dokumentacji finansowej w bibliotekach jednostek organizacyjnych AGH. Na podstawie tych zarządzeń realizowana jest selekcja zbiorów bibliotecznych całej Uczelni. W przypadku bibliotek wydziałowych Biblioteka Główna pełni jedynie rolę nadzoru merytorycznego, a selekcję realizują bibliotekarze tych jednostek lub specjalnie powołane komisje.

Wymienione wcześniej zarządzenia opierają się na Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z 20 listopada 1999 r., nr 93, poz. 1077, z późn, zm.) oraz Regulaminie korzystania z Biblioteki Głównej i sieci bibliotek Akademii Górniczo-Hutniczej. Dla osób przeprowadzających selekcję zbiorów najważniejszy jest załącznik, będący instrukcją postępowania z ubytkami w zbiorach BG AGH (zwaną dalej Instrukcją). Obok zasad związanych z prowadzeniem dokumentacji ubytków powstałych z różnych przyczyn (m.in. zbiory niezwrócone przez czytelników) punkt 4. Instrukcji zawiera informacje o zasadach selekcji materiałów. W punkcie tym stwierdzono, że decyzje w sprawach Selekcji podejmuje rektorska Komisja Inwentaryzacji Zbiorów Bibliotecznych (cele jej działania omówiono wyżej), na wniosek właściwego oddziału lub specjalnie powołanej Komisji ds. Selekcji Zbiorów Biblioteki Głównej. W dalszej kolejności Instrukcja opisuje tryb postępowania w przypadku wycofania książek zniszczonych, nieprzydatnych (także nieaktualnych) oraz wycofania pozycji „na życzenie autora”. Postępowanie z tymi rodzajami selekcji jest następujące:

  1. Zbiory zniszczone selekcjonowane są przez pracowników Oddziału Magazynów; sporządzają oni protokół w trzech egzemplarzach (Instrukcja podaje w załączniku wzór takiego protokołu), traktując trzeci egzemplarz jako dokumentację wewnątrzoddziałową. Jeśli zniszczone publikacje stanowią zbiory tzw. księgozbioru podstawowego (a więc są gromadzone w liczbie nieprzekraczającej kilku egzemplarzy) sporządzany jest kupon z informacją „wycofano-defekt”, który jest włączany do ciągu kartoteki kuponów (dla zbiorów zarejestrowanych w katalogu tradycyjnym). Dla zbiorów zarejestrowanych w katalogu komputerowym wycofanym pozycjom nadaje się odpowiedni status w rekordzie egzemplarza. Staje się to podstawą poprawnego wygenerowania inwentarza Biblioteki. Sporządzony protokół podlega weryfikacji i zatwierdzeniu przez KIZB, a następnie jest przekazywany Kwesturze Uczelni, celem odpisania wartości ubytków ze stanu majątkowego Biblioteki; dwa egzemplarze protokołu zostają zwrócone Bibliotece, jeden z nich przechowywany jest przez Zespół ds. Inwentaryzacji, drugi – w Oddziale Magazynów. Protokół jest podstawą do przeprowadzenia postępowania ubytkowego przez pracowników Oddziału Opracowania Zbiorów, gdzie przechowywane są inwentarze biblioteczne. Protokół jest także podstawą do usunięcia kart z katalogu tradycyjnego (zarówno alfabetycznego jak i rzeczowego) oraz wycofania kuponów, o których była mowa powyżej. Jeśli selekcjonowane są zbiory wieloegzemplarzowe, a więc nie obciążające konta majątkowego Biblioteki, postępowanie jest podobne, z jednym wyjątkiem: protokołu nie przekazuje się do Kwestury, z uwagi na nieobciążanie wartością zbiorów wieloegzemplarzowych konta majątkowego Biblioteki.
  2. Zbiory nieprzydatne – przygotowaniem i przeprowadzeniem tej selekcji zajmuje się wspomniana wyżej Komisja ds. Selekcji Zbiorów Biblioteki Głównej. Tryb postępowania został omówiony w punkcie dotyczącym praktyki działalności.
  3. Innym rodzajem selekcji zbiorów BG jest wycofanie publikacji „na życzenie autora” ze zbiorów wieloegzemplarzowych (takiej selekcji podlega wyłącznie ten typ zbiorów). Jest ona realizowana na podstawie pisemnego wniosku autora przedłożonego dyrektorowi Biblioteki Głównej. Zasady postępowania są takie, jak opisane w punkcie 2 w przypadku zbiorów wieloegzemplarzowych.

Podobne zasady przeprowadzania selekcji stosowane są do zbiorów czasopiśmienniczych i obejmują roczniki i zeszyty czasopism. Wyjątek stanowi selekcja zbiorów czasopiśmienniczych, których fragmenty uległy uszkodzeniu. Zniszczone fragmenty (artykuły, zeszyty) zastępuje się kserokopią, nanosząc w katalogach oraz kartotece wpływów odpowiednie uwagi. Selekcję czasopism, z uwagi na szybką dezaktualizację ich treści, prowadzi się wyłącznie w odniesieniu do tytułów przeznaczonych do bieżącego wykorzystania (dzienniki, niektóre tygodniki). Czasopisma te są przechowywane przez trzy lata, a pracownicy przechowujących je oddziałów corocznie sporządzają wykazy zdezaktualizowanych roczników i przekazują je do Oddziału Czasopism, który na tej podstawie sporządza protokół selekcji (Instrukcja załącza wzór takiego protokołu). Wniosek o wycofanie ze zbiorów tytułów czasopism jako nieprzydatnych stawia Komisja ds. Selekcji Zbiorów. Sporządzony przez jej członków protokół, po akceptacji KIZB, stanowi podstawę do rozpoczęcia postępowania ubytkowego.

Selekcji podlegają także gromadzone w BG AGH zbiory specjalne. Obok typowej selekcji z powodu zniszczenia lub dezaktualizacji, gdzie tryb postępowania jest taki, jak opisano wyżej, przeprowadza się także okresową selekcję specyficznych materiałów, jakimi są katalogi firmowe. Zawarte w nich treści ulegają szybkiej dezaktualizacji i katalogi są zastępowane innymi, nowymi wydaniami. Starsze wydania są wycofywane ze zbiorów BG AGH, a ponieważ nie obciążają one swoją wartością konta majątkowego Biblioteki, postępowanie ubytkowe nie wymaga zatwierdzenia przez Kwesturę Uczelni. W specjalny sposób traktuje się również zbiory opisów patentowych i norm, z uwagi na fakt posiadania pełnej kolekcji tych zbiorów w BG AGH. W razie zniszczenia tych materiałów nie przeprowadza się postępowania ubytkowego, a jedynie czynione są starania o pozyskanie drugiego egzemplarza lub dobrej jakości kserokopii. Dotyczy to głównie polskich wydawnictw.

Wszystkie wydawnictwa, wycofane z BG AGH z przyczyn dezaktualizacji ich treści, są przekazywane bezpłatnie studentom. Zdarzają się również prośby ze strony pracowników dydaktycznych Uczelni o przekazanie takich materiałów, celem wykorzystania ich do ćwiczeń dydaktycznych.

Realizacja wymienionych powyżej zadań związanych z selekcją mieści się w zakresie prac Stałego Zespołu ds. Inwentaryzacji. Jego zadaniem jest ciągła inwentaryzacja zbiorów Biblioteki Głównej oraz, w zakresie selekcji, przygotowywanie propozycji publikacji zdezaktualizowanych, a także przechowywanie protokołów z różnego typu selekcji. Wspomniana już wcześniej Komisja ds. Selekcji Zbiorów Biblioteki Głównej, to komisja realizująca najwięcej zadań związanych z selekcją materiałów nieprzydatnych i zdezaktualizowanych. Jej zadaniem jest ocena przedstawianych propozycji selekcji materiałów bibliotecznych.

Obok tych specjalnie powołanych zespołów w Instrukcji określono również zadania, jakie w zakresie selekcji zbiorów realizują poszczególne oddziały/sekcje Biblioteki Głównej. I tak do zadań Oddziału Opracowania Zbiorów należy: rejestrowanie protokołów w księgach ubytków, wprowadzenie informacji do inwentarza (tradycyjnego i komputerowego), wycofanie kart ubytkowanych pozycji z katalogów tradycyjnych, sporządzanie wykazu numerów inwentarzowych wycofanych publikacji i przekazywanie go do Oddziału Magazynów, celem wycofania przez magazynierów bibliotecznych kuponów, usunięcie rekordów egzemplarza z katalogu komputerowego. Oczywiście zadania te związane są z postępowaniem w przypadku braków bezwzględnych (po dwukrotnej kontroli). W przypadku braków względnych zadaniem pracowników Oddziału Opracowania Zbiorów jest nadanie odpowiednich statusów rekordom zagubionych książek lub właściwego oznaczenia na kartach katalogu tradycyjnego.

Oddział Czasopism przygotowuje propozycję selekcji czasopism bieżących, wprowadza odpowiednie zapisy w księdze ubytków, nanosi właściwe informacje w katalogu kartkowym i komputerowym. Podobne zadania w zakresie selekcji zbiorów realizuje Oddział Zbiorów Specjalnych.

Zadania Oddziału Magazynów zostały opisane wyżej. Zadaniem Oddziału Udostępniania Zbiorów jest „wyławianie” publikacji niezwróconych przez czytelników oraz sygnalizowanie niewykorzystania zbiorów, będące podstawą do wycofania pozycji ze względu na nieprzydatność.

Selekcja w zbiorach bibliotek sieci uczelnianej, opisana odrębnym Zarządzeniem, skupia się na podobnych zbiorach: zniszczonych i zaczytanych oraz nieprzydatnych. Zgodnie z Instrukcją towarzyszącą Zarządzeniu bibliotekarz ma obowiązek przeprowadzać okresową selekcję materiałów, o których mowa wyżej. Nie poddaje się selekcji zdekompletowanych roczników lub tytułów czasopism, które posiadają wartość merytoryczną. Selekcję przeprowadza Komisja Selekcyjna, jednorazowo powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej (Wydziału lub Katedry), której podlega biblioteka. W skład Komisji wchodzą pracownicy jednostki organizacyjnej oraz osoba prowadząca bibliotekę (nie może ona być przewodniczącą Komisji). Protokoły materiałów poddanych selekcji, po zaakceptowaniu przez Wydziałową Komisję Biblioteczną, są przekazywane do Biblioteki Głównej, odpowiedzialnej za kontrolę inwentaryzacji przeprowadzanej w bibliotekach sieci – Samodzielnej Sekcji ds. Bibliotek Sieci i Kontroli Zbiorów BG (SSBW). Kierownik SSBW stwierdza prawidłowość sporządzenia protokołu (lub protokołów), a w szczególnych przypadkach zwraca się do Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacji Zbiorów Bibliotecznych o powołanie zespołu opiniującego. Po dokonaniu wyboru interesujących dla BG pozycji protokół zostaje przekazany do Dyrektora BG celem akceptacji. W przypadku selekcji materiałów posiadających dużą wartość użytkową lub archiwalną Dyrektor BG może zlecić przesłanie wykazów selekcji innym bibliotekom w kraju lub nie wyrazić zgody na wycofanie konkretnych pozycji ze zbiorów. Zaakceptowany przez Dyrektora BG oraz KIZB protokół kierownik SSBW zwraca bibliotekarzowi sieci, zatrzymując jeden egzemplarz celem dokonania aktualizacji uczelnianego katalogu centralnego. Zatwierdzenie protokołu przez kwestora jest podstawą do wykreślenia pozycji z inwentarza i pomniejszenia stanu konta majątkowego biblioteki. Protokoły z selekcji zbiorów nie inwentaryzowanych nie wymagają akceptacji Dyrektora BG i kwestora – ich wartość nie obciąża konta majątkowego biblioteki.

5. PRAKTYKA DZIAŁALNOŚCI SELEKCYJNEJ

W praktyce działalność poszczególnych zespołów i oddziałów odbiega nieco od zapisów Instrukcji, także ze względu na zmieniającą się rzeczywistość. Komisja ds. Selekcji Zbiorów Biblioteki Głównej, obok prac związanych z wyławianiem i klasyfikowaniem zbiorów nieprzydatnych i nieaktualnych, zajmuje się również kontrolą zniszczonych publikacji, przeznaczonych do wycofania. Przedstawiciel Komisji każdorazowo przegląda zniszczone książki i czasopisma, aby uniknąć zarzutu niegospodarności.

Postępowanie ze zbiorami nieaktualnymi odbywa się w sposób następujący: po uzyskaniu informacji o prawdopodobieństwie utraty aktualności treści, przedstawiciele Komisji (najczęściej przewodnicząca) poszukują pracowników naukowych Uczelni, którym dana tematyka jest znana, i którzy zgodzą się zaopiniować przydatność merytoryczną materiałów. Osoba taka sporządza informację pisemną (lub informuje ustnie) o wartości naukowej wyselekcjonowanych publikacji i na tej podstawie, podczas zebrania Komisji, jej członkowie podejmują decyzje o wycofaniu pozycji ze zbiorów. W przypadku zbiorów nieprzydatnych (najczęściej dubletów publikacji lub zbiorów nieprzydatnych ze względu na tematykę nauczania w AGH) sporządza się listę i przesyła do kilku bibliotek, z prośbą o informację, czy zechcą one przejąć wymienione zbiory. Po uzyskaniu informacji (lub ich braku w określonym pismem okresie) zbiory takie podlegają wycofaniu z kolekcji BG. Wycofaniu z kolekcji podlegają również zbiory zagubione lub zniszczone w całości lub ich niesamoistnej treściowo części (np. istotnego merytorycznie dodatku w postaci programu, zestawu ćwiczeń, części opisowej do tabel, ilustracji lub wykresów), będącej często dodatkiem samoistnym wydawniczo.

Ważnym elementem czuwania nad prawidłowością realizacji działań selekcyjnych w bibliotekach sieci jest także pozyskiwanie do zbiorów BG pozycji szczególnie cennych, w związku z gromadzeniem narodowego zasobu bibliotecznego. Przy analizie protokołów publikacji wycofanych z bibliotek sieci zwraca się na to szczególną uwagę i w razie wystąpienia na liście tego typu opisów publikacje są przejmowane do zbiorów Biblioteki Głównej. Szczególne znaczenie ma w tym zakresie działalność specjalnej komórki – Samodzielnej Sekcji ds. Bibliotek Sieci i Kontroli Zbiorów BG.

6. PODSUMOWANIE

Omówione powyżej sposoby postępowania selekcyjnego z różnego typu zbiorami – zniszczonymi i nieprzydatnymi – nie są próbą opracowania wzorcowych zasad, które tego typu działaniom powinny towarzyszyć. Zamiarem autorek było przybliżenie trybu postępowania ze zbiorami w przypadku ich wycofywania ze zbiorów bibliotecznych. Tryb ten, po kilku latach doświadczeń wydaje się optymalny, choć oczywiście zmian, w sensie aktualizacji, wymagają przepisy prawne będące podstawą tego postępowania. Pamiętać także należy, że Biblioteka Główna AGH jest jedną z 55 bibliotek powołanych do gromadzenia narodowego zasobu bibliotecznego, co czyni jej działania odmiennymi od działań bibliotek nie zobligowanych do uczestniczenia w tworzeniu ogólnopolskiego zasobu szczególnie cennych zbiorów bibliotecznych.

Przypisy

[1] Kwestię dubletów i druków zbędnych w bibliotekach, z historycznego punktu widzenia, szczegółowo omawia JAGIELSKA, M. Gospodarka dubletami i drukami zbędnymi w bibliotekach uniwersyteckich w Polsce w kontekście przygotowywanej specjalizacji materiałów bibliotecznych w bibliotekach naukowych. Przegląd Biblioteczny 1986, z. 1-2, s. 152-165.

[2] BILIŃSKI, L. Selekcja materiałów bibliotecznych, przekazywanie druków zbędnych. Warszawa: Wydawnictwo SBP, 2007, s. 9.

[3] Biblioteki nie posiadającej prawa do otrzymywania egzemplarza obowiązkowego, który rodzi nieco inne problemy związane z gromadzeniem, przechowywaniem i selekcją materiałów bibliotecznych.

[4] BILIŃSKI, L. op. cit., s. 5.

[5] JAGIELSKA, M. op. cit., s. 151.

[6] Przepisy o ewidencji materiałów bibliotecznych oraz ich selekcji w publikacjach [2] i [5].

[7] Np. Pismo Dyrektora Generalnego PAN z dnia 12 marca 1965 w sprawie wymiany międzybibliotecznej druków zbędnych i dubletów – cyt. za BILIŃSKI, L. op. cit., s.23.

[8] Jest to spełnienie postulatu – zawartego w wielu publikacjach – konieczności uczestniczenia lub wręcz prowadzenia ubytkowania zbiorów przez osoby zajmujące się jego gromadzeniem i przechowywaniem. J. Wojciechowski pisze o tym: Wobec tego słuszne jest powierzenie obu zadań [gromadzenia i usuwania zbiorów] tej samej agendzie gromadzenia (w mniejszych bibliotekach tej samej osobie) z konieczną konsultacją agend (pracowników) zajmujących się przechowywaniem i udostępnianiem. WOJCIECHOWSKI, J. Z problemów organizacji zasobów bibliotecznych. Przegląd Biblioteczny, 1998, nr 1, s. 8.

[9] BILIŃSKI, L. op. cit., s. 12-13.

[10] Zarządzenie nr 3/2004 Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. St. Staszica w Krakowie z dnia 12 lutego 2004 roku w sprawie inwentaryzacji (skontrum), selekcji i ewidencji ubytków w zbiorach Biblioteki Głównej AGH, Par. 2.

[11] JAGIELSKA, M. op. cit., s. 167.

[12] J. Dunin pisze o tym w sposób następujący: Naturalnie, i obecna książka starsza może znaleźć miejsce w każdej bibliotece, ale trzeba pamiętać, że jej funkcja ulega zmianie, coraz szybciej publikacje stają się dokumentami przeszłości. Są jednak ludzie poszukujący nie jakiejś lektury czy materiału na interesujący je w danej chwili temat, ale określonego tekstu, albo domagający się tylko niezbędnego im określonego wydania. Naturalnym miejscem studiowania dawnych publikacji są archiwizujące biblioteki naukowe… DUNIN, J. W sprawie aktualnych problemów gromadzenia bibliotecznego. Przegląd Biblioteczny, 1998, nr 1, s. 21.

[13] TADEUSIEWICZ, R. Schronisko dla bezdomnych książek. Forum Akademickie, 2007, nr 2, s. 59.

Bibliografia

  1. BANDURSKI, R. W sprawie gospodarki dubletami i drukami zbędnymi. Bibliotekarz 2000, nr 7-8, s. 28-31.
  2. BILIŃSKI, L. Selekcja materiałów bibliotecznych, przekazywanie druków zbędnych. Warszawa: Wydawnictwo SBP, 2007 (Propozycje, Materiały ; 69).
  3. BILIŃSKI, L. Selekcja zbiorów bibliotek publicznych warunkiem racjonalnego ich gromadzenia. Bibliotekarz, 1995, nr 1, s. 18-24.
  4. DUNIN, J. W sprawie aktualnych problemów gromadzenia bibliotecznego. Przegląd Biblioteczny, 1998, nr 1, s. 17-29.
  5. Ewidencja materiałów bibliotecznych : prawne regulacje. Warszawa : Wydawnictwo SBP, 1999. (Propozycje, Materiały ; 32).
  6. JAGIELSKA, M. Gospodarka dubletami i drukami zbędnymi w bibliotekach uniwersyteckich w Polsce w kontekście przygotowywanej specjalizacji materiałów bibliotecznych w bibliotekach naukowych. Przegląd Biblioteczny, 1986, z. 1-2, s. 149-177.
  7. TADEUSIEWICZ, R. Schronisko dla bezdomnych książek. Forum Akademickie, 2007, nr 2 s. 58-59.
  8. WARZĄCHOWSKA, B. Selekcja zbiorów i gospodarka drukami zbędnymi w BG UŚl. Bibliotekarz, 1999, nr 6, s. 9-12.
  9. WOJCIECHOWSKI, J. Z problemów organizacji zasobów bibliotecznych. Przegląd Biblioteczny, 1998, nr 1, s. 5-15.
  10. WOJTASIK, U. A. Zakup książek zagranicznych dla bibliotek akademickich. Bibliotekarz, 1998, nr 6, s. 5-7.
  11. Zarządzenie nr 3/2004 Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. St. Staszica w Krakowie z dnia 12 lutego 2004 roku w sprawie inwentaryzacji (skontrum), selekcji i ewidencji ubytków w zbiorach Biblioteki Głównej AGH.
  12. Zarządzenie nr 4/2004 Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. St. Staszica w Krakowie z dnia 12 lutego 2004 roku w sprawie ewidencji, inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych oraz dokumentacji finansowej w bibliotekach jednostek organizacyjnych AGH.
  13. ŻMIGRODZKI, Z. Obyś zbiory gromadził – dylematy czasu obecnego. Przegląd Biblioteczny, 1998, nr 1, s. 31-37.
 Początek strony



Organizacja selekcji zbiorów w Bibliotece Głównej i bibliotekach sieci Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie / Anna Chadaj, Maria Garczyńska // W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska - Nr 8/2007 (89) październik. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2010. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2010/89/a.php?chadaj_garczynska. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187