ebib 
Nr 8/2007 (89), Selekcja zbiorów bibliotecznych. Artykuł
 poprzedni artykuł następny artykuł   

 


Anna Bogłowska
Biblioteka Uniwersytecka w Toruniu

Selekcja retrospektywna zbiorów bibliotecznych




Przez kilka lat próbowałam forsować konieczność rozpoczęcia prac koncepcyjnych nad selekcją retrospektywną księgozbioru Biblioteki UMK – bez skutku. To, że wracam do tematu nie jest dowodem konserwatywnego myślenia. Artykuł wpisuje się w problematykę aktualną w piśmiennictwie bibliotekarskim: selekcja wpływów bieżąca i retrospektywna jest istotnym składnikiem zarządzania kolekcją, a więc i zarządzania biblioteką. Zarządzanie zbiorami nie jest synonimem rozwoju zbiorów, jest to natomiast „systematyczna kontrola planowania, układu, finansowania, oceny przydatności i wykorzystania w szerszym przedziale czasowym, tak by sprostać konkretnym oczekiwaniom środowiska”[1]. Z definicji tej wynika, że zadaniem bibliotek nie jest pomnażanie wszystkich zbiorów wszelkimi sposobami i niemal za wszelką cenę: o kształcie kolekcji decyduje również usuwanie zbiorów, które musi być skoordynowane z gromadzeniem. Pogląd głoszący, że należy mieć „wszystko” jest popularny zwłaszcza w dużych bibliotekach uniwersalnych, do niedawna „rozliczanych” z liczebności księgozbioru[2]. Selekcja, zwłaszcza retrospektywna, postrzegana jest jako czynność bardzo skomplikowana i w istocie niepotrzebna. Wielkie liczebnie zbiory dawały bibliotekarzom, a pewnie także i czytelnikom, złudne poczucie „siły” informacyjnej zbioru. Rosły powierzchnie magazynowe, zwiększały swą objętość katalogi biblioteczne, coraz dłużej trzeba było poszukiwać tej właściwej, trafiającej idealnie w potrzeby czytelnika, pozycji. Sytuacja ta pogłębia się przy rosnącej lawinowo produkcji źródeł informacji w postaci tradycyjnej i cyfrowej.

W nowszej literaturze zawodowej pojawiają się akcenty diagnozujące konieczność zmian w sposobie gromadzenia, ale nie jest to, jak sądzę, świadomość w bibliotekach powszechna. „Współcześnie gromadzenie dużej liczby nieużywanych materiałów jest źródłem zbędnych kosztów, do których należą głównie opłaty za zakup materiałów bibliotecznych, utrzymanie powierzchni magazynowych, opłaty za remonty, renowację zbiorów, koszty sprzętu magazynowego i pensje personelu bibliotecznego, opiekującego się zbiorami, a także nakłady na budowę lub dzierżawę nowych magazynów dla powiększających się zbiorów”[3]. Dopiero od kilku lat do świadomości bibliotekarzy polskich dotarła informacja, że przechowywanie książki kosztuje[4]. Niestety nadal za wielki sukces organizacyjny uważa się budowę nowych powierzchni magazynowych. W polemice na temat budowy nowego gmachu Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu podstawowym pytaniem było: czy na nieuchronnie powiększające się zbiory budować nowe gmachy – czy stosować selekcję już zgromadzonych kolekcji[5]. Według polemisty – książka niewypożyczona choć raz w ciągu 5 kolejnych lat powinna zostać usunięta. Zasady takie znane są i stosowane w bibliotekach zachodnich. W Polsce dotąd brak było narzędzi pomiaru – komputerowa rejestracja udostępnień umożliwi uzyskiwanie statystyk wypożyczeń danej pozycji. Technologiczne zacofanie było i będzie jeszcze długo sprzymierzeńcem postaw zachowawczych w sprawie selekcji zbiorów, choć w literaturze coraz więcej opinii potwierdzających jej niezbędność. „Zbyt duże kolekcje biblioteczne wymykają się spod kontroli i bibliotekarzy, i użytkowników”[6]. Pojawiają się publikacje ustalające metodologię prac nad selekcją, w tym retrospektywną, uznaną za istotny element lepszej organizacji zbiorów[7]. Powstają też teoretyczne próby włączenia bibliotek polskich w metodę zarządzania Just in time[8] i uczynienia z odpowiedniego doboru księgozbioru istotnego kryterium oceny jakości zarządzania (TQM)[9]. W praktyce jednak nadal pokutuje przeświadczenie bibliotekarzy, że lepiej mieć określoną pozycję we własnym zbiorze, bo może kiedyś komuś się przyda. Uniwersalne biblioteki naukowe muszą zmienić sposoby budowania kolekcji ze strategii posiadania na strategię dostępu. Wreszcie argumentem za prowadzeniem selekcji retrospektywnej jest wolny dostęp coraz intensywniej wprowadzany do organizacji księgozbioru oraz digitalizacja katalogów kartkowych. W pierwszym przypadku selekcja musi być prowadzona w trakcie tworzenie poszczególnych kolekcji. Zdarza się, że na półkach ustawia się wszystko, co wykazują katalogi w określonej dziedzinie, a to jest bardzo niewygodne dla czytelników. Zdigitalizowane katalogi wszystkich pozycji, które nie trafiły do baz komputerowych, bez selekcji, staną się bardzo zaśmiecone i będą zniechęcać długotrwałością poszukiwań. Czytelnicy mają prawo do szybkiego dotarcia do informacji i po to przecież tworzy się zarówno bazy katalogowe, jak i elektroniczne wersje opisów katalogowych.

Po tych wstępnych uwagach, które wydały mi się pomocne dla dalszych wywodów, czas przejść do realizacji celu artykułu: opisania kolejnych procedur umożliwiających stałe i konsekwentne prowadzenie selekcji zbiorów w Bibliotece Uniwersyteckiej w Toruniu. Mam na myśli selekcję wtórną lub retrospektywną. W stosunku do preselekcji i selekcji pierwotnej[10] nastręcza ona o wiele więcej problemów i wywołuje liczne kontrowersje. Dlatego też, dopóki starcza miejsca w magazynie, odsuwa się ją na potem. W Bibliotece UMK zmieniło się przeznaczenie niektórych pomieszczeń i bardzo skurczyła się wolna powierzchnia do magazynowania książek i czasopism. Zwolnić ją może dopiero nowa organizacja księgozbioru – wolny dostęp, ale to kwestia przyszłości. Sprawa selekcji wydaje się więc być pilna.

W celu podjęcia takich prac nieodzowne jest ustalenie etapów kolejnych posunięć organizacyjnych oraz dokładnych procedur. Składają się na nie:

  1. skodyfikowane zasady gromadzenia materiałów i selekcji oraz postępowania z drukami zbędnymi,
  2. zarządzenie wewnętrzne dyrektora biblioteki, ustalające szczegóły pracy przy selekcji retrospektywnej,
  3. umiejscowienie prac w strukturze oddziałów,
  4. powołanie zespołu do spraw selekcji retrospektywnej,
  5. sformułowanie zakresu obowiązków pracowników koordynujących selekcję oraz prowadzących prace techniczne.

Ponieważ zmierzam do ustaleń dotyczących określonej biblioteki, należy przypomnieć, że powstała w 1945 r. Biblioteka Uniwersytecka w Toruniu pierwotny zrąb swego księgozbioru utworzyła z zasobów tzw. Składnicy księgozbiorów zabezpieczonych, w których przeważały książki z poniemieckich majątków, szkół, urzędów. Polonizacja księgozbioru dokonywała się dzięki darom polskich bibliotek, instytucji i planowym zakupom oraz – od 1947 roku – przyznanemu egzemplarzowi obowiązkowemu druków polskich[11]. Za realizację priorytetów gromadzenia prawie od początku odpowiadał kierownik oddziału Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów. Na tym stanowisku przez lata istnienia Biblioteki pracowali bibliotekarze o dużej wiedzy ogólnej, autorytecie wśród pozostałych bibliotekarzy, zdolnościach komunikowania się ze środowiskiem naukowym. Istotnym źródłem zdobywania zbiorów była wymiana wydawnictw oraz dary. Wspominam o tym celowo, co wyjaśni się w kontekście dalszych wywodów. W Bibliotece UMK obowiązuje stale zasada, że raz wprowadzonych pozycji nie wycofuje się. Jedynym odstępstwem od tej reguły było wyselekcjonowanie przed kilkoma laty wieloegzemplarzowych podręczników o zdezaktualizowanych treściach. Obszerne i do niedawna pustawe powierzchnie dodatkowych magazynów dawały złudne przeświadczenie, że nie ma potrzeby prowadzenia selekcji retrospektywnej zbiorów, a książki należy gromadzić w najszerszym przekroju tematycznym, bo może się komuś jakaś z pozoru mało istotna pozycja w odległej przyszłości przydać (just in case). Zwłaszcza że Biblioteka UMK jest największą biblioteką uniwersalną na obszarze Polski Północnej i nie ma z kim dzielić odpowiedzialności za dostarczanie użytkownikom niezbędnych źródeł informacji.

Selekcja retrospektywna jest zadaniem kontrowersyjnym i może napotykać opór. Niezbędne są zatem zaproponowane przez dyrektora Biblioteki, po uzgodnieniu z bibliotekami sieci UMK i zasięgnięciu konsultacji i porad u pracowników naukowych wydziałów, możliwie szczegółowe zapisy dotyczące:

  • dziedzin wiedzy, z których piśmiennictwo gromadzi Biblioteka Główna w sposób możliwie kompletny,
  • zakresów wiedzy, w których specjalizują się biblioteki wydziałów, gromadząc piśmiennictwo krajowe i zagraniczne,
  • tych dziedzin wiedzy i praktyki, z których piśmiennictwa nie będziemy gromadzić bieżąco (przekazywać innym bibliotekom) i prowadzić w tych zakresach intensywną i konsekwentną selekcję retrospektywną.

Nie jesteśmy w złej sytuacji: obok mamy Wojewódzką Bibliotekę Publiczną i Książnicę Kopernikańską – zasobną i z tradycjami naukową bibliotekę publiczną – wchłonęliśmy organizacyjnie Bibliotekę Medyczną Collegium Medicum UMK z siedzibą w Bydgoszczy, współpracujemy od dawna z innymi bibliotekami uczelni wyższych regionu. Uzgodnione z tymi partnerami rodzaje przekazywanych im publikacji muszą znaleźć się we wspomnianym dokumencie, poddane opinii Rady Bibliotecznej i przekazane jako informacja Senatowi Uczelni.

Ustalenie wspomnianych zasad gromadzenia i selekcji jest zadaniem bardzo trudnym. Jednak wobec lawinowo rosnącej liczby publikacji nie sposób gromadzić wszystkiego, mieć wszystko – znaczy nie mieć nic. Nie możemy nawet marzyć o komfortowej sytuacji bibliotek amerykańskich, które dzięki współpracy w skali kraju z włączeniem Biblioteki Kongresu, utworzyły reguły oceny „siły” poszczególnych księgozbiorów i planowania ich rozwoju. Powstały na ich podstawie obszerne dokumenty, powszechnie dostępne, tak więc każdy potencjalny użytkownik wie, jaki zakres zbiorów mają interesujące go książnice[12]. Problem jest opanowany również w bibliotekarstwie brytyjskim[13]. U nas zajęłoby to lata, więc tradycyjnie każda instytucja musi dochodzić sama do sformułowania zasad gromadzenia. Na szczęście są dobre przykłady: Toruń ma po sąsiedzku Bibliotekę Uniwersytecką w Poznaniu i wzór w postaci tam opracowanej i wdrożonej metodyki selekcji retrospektywnej zbiorów[14]. Czy udałoby się część ich doświadczeń przenieść do Biblioteki UMK?

Kolejny krok przed rozpoczęciem prac to ustalenie oddziału, który będzie koordynował organizacyjnie i technicznie selekcję retrospektywną. W naszych strukturach odpowiedzialny jest za to Oddział Skontrum, który w swoich zadaniach ma prace polegające na scalaniu sygnatur, usuwaniu zbędnych egzemplarzy, wycofywaniu wieloegzemplarzowych podręczników, itd. Wykonuje to równolegle, przy okazji prac związanych ze skontrum księgozbiorów UMK. Nie jest to jednak planowa i systematyczna selekcja retrospektywna. Należałoby etatową obsadę Oddziału powiększyć po to, by nie tylko koordynowała proces selekcji retrospektywnej, ale też uczestniczyła w wykonywaniu prac technicznych, będących wynikiem selekcji, m.in.: zmiany sygnatur, zapisy inwentarzowe, modyfikacja rekordów bibliograficznych w Horizon, wymiana kart katalogowych, sporządzanie protokołów ubytków.

Podstawową zasadą selekcji retrospektywnej jest jednak uczestniczenie w niej każdego oddziału biblioteki, a nawet każdego stanowiska pracy. Praktyka skłaniająca bibliotekarzy do zajmowania się tylko swoim zakresem obowiązków powinna ulec zmianie. Trzeba by też zmienić przeświadczenie pracowników niektórych oddziałów, że książka raz wprowadzona do zbiorów musi w kolekcji bibliotecznej pozostać. Gromadzenie oraz usuwanie zbiorów razem składają się na proces tworzenia kolekcji[15].

W teorii nowoczesnej organizacji bibliotek akademickich wskazuje się na zjawisko zacierania się sztywnych granic między zadaniami pracowników oddziałów: wszyscy współpracują w dziele tworzenia przyjaznej, zrozumiałej i odpowiedniej kolekcji bibliotecznej dającej szybki dostęp do pożądanej informacji. Pomysłodawcom przeniesienia na grunt polskiego bibliotekarstwa praktyki tworzenia stanowisk bibliotekarzy dziedzinowych zdawało się oczywiste, że pracownicy ci po kilku latach wprawiania się w nową rolę, przejmą merytoryczne decyzje dotyczące zasad gromadzenia zbiorów. W Bibliotece UMK proces formowania zakresu kompetencji bibliotekarzy dziedzinowych trwa ciągle. Nie ulega jednak wątpliwości, że do ich obowiązków powinno należeć prowadzenie selekcji retrospektywnej z autopsji, tak jak to bez rozgłosu, ale skutecznie dzieje się od kilku lat w Bibliotece Uniwersyteckiej w Poznaniu[16].

Następne ważne przedsięwzięcie organizacyjne w dziedzinie podstaw selekcji retrospektywnej to powołanie zespołu złożonego z kierowników oddziałów i sekcji działających w obszarze gromadzenia zbiorów, udostępniania i magazynów, opracowania formalnego i rzeczowego. Chodzi o to, by raz wykonaną czynność sprawdzania ofert, darów, rekordów bibliograficznych, pomyłek w opisach, braku sygnatur itp. wykorzystać do sporządzenia notatki zalecającej selekcję określonych tytułów. Bardzo ważne jest natychmiastowe wskazywanie pozycji do selekcji na etapie decyzji w sekcji gromadzenia: mamy w ofercie nowsze poszerzone wydanie, wskazujemy starsze do usunięcia, jest wiele egzemplarzy tego samego wydania, proponujemy ich usunięcie, itd. Informacje takie trafiają do kierowników oddziałów, ci zaś skierowują je do Oddziału Skontrum i Melioracji, który wykonuje kolejne czynności (oczywiście warunkiem sukcesu jest poszerzenie obsady etatowej): odszukanie w magazynie wskazanej pozycji i innych jej egzemplarzy odnalezionych w katalogach, propozycja całkowitego usunięcia lub pozostawienia w zbiorach jednego egzemplarza. Pisząc to opieram się na procedurach, które obowiązują w Bibliotece UAM, choć tam zadania te wypełnia się w bardziej przyjaznej strukturze organizacyjnej (istnieje wieloetatowy Oddział Kontroli Zasobu, w nim zaś Sekcja Melioracji i Sekcja Skontrum).

Ostateczne decyzje w sprawie selekcji retrospektywnej podejmować musi komisja ds. selekcji, (jednak nie powinna być personalnie tożsama z ewentualnie działającą już komisją ds. zakupów). W Poznaniu przewodniczy jej kierownik Oddziału Opracowania Rzeczowego jako, że Oddział skupia bibliotekarzy dziedzinowych, głównych sprawców selekcji retrospektywnej. Komisja, o której mowa, będzie musiała odwoływać się do opinii ekspertów, zarówno wybranych spośród pracowników biblioteki, jak i do pracowników naukowych. Włączenie w obszar decyzji pracowników naukowo-dydaktycznych wydaje się być niezbędne dla uwiarygodnienia działań bibliotekarzy.

Kolejny problem to zasięg chronologiczny selekcji retrospektywnej; w Poznaniu zasadniczo dotyczy ona wydawnictw po 1945 roku. Zważywszy na dzieje Biblioteki UMK oraz charakterystykę jej początkowych wpływów, proponowałabym jako cezurę chronologiczną przyjąć rok 1901. Wiek XIX może być brany pod uwagę w przypadku wieloegzemplarzowych, mniej wartościowych i popularnych wydawnictw.

Zanim przystąpi się do decyzji co do selekcji wskazanych tytułów, Komisja ds. Selekcji, wspólnie z dyrektorem biblioteki, musi wykonać kluczowe zadanie: opracować szczegółowe zasady, w oparciu o które odbywać się będzie selekcja zasobu. Od precyzji i jednoznaczności zaleceń spisanych w formie zarządzenia dyrektora zależy sukces mozolnej pracy wielu ludzi. Członkowie komisji, dobrani z różnych oddziałów (konieczny pracownik Oddziału Udostępniania!) muszą określić wszystkie wątpliwości i ustalić ich rozwiązanie jako zasady działania w przyszłości. Są to następujące kwestie:

  • czy pozostawiać po jednym egzemplarzu wydawnictw z dziedzin niegromadzonych przez bibliotekę stosownie do zaakceptowanych zasad gromadzenia,
  • czy usuwać wszystkie nadbitki z czasopism gromadzonych w bibliotece,
  • czy pozostawiać po jednym egzemplarzu kolejnych wydań tego samego tytułu, w przypadku literatury pięknej i wydawnictw ideologicznych,
  • czy ustalać egzemplarz archiwalny wyselekcjonowanych tytułów do udostępnienia wyłącznie na miejscu,
  • ile egzemplarzy wydawnictw związanych z regionem i uczelnią zostawiać w zbiorze,
  • co robić z mutacjami gazet,
  • jak traktować materiały informacyjne o krótkiej aktualności, jeśli zostały wprowadzone do zbioru w jednym egzemplarzu,
  • czy pozostawiać w zbiorze i w jakim zakresie specjalistyczne piśmiennictwo techniczne[17].

To z pewnością nie wszystkie problemy do rozstrzygnięcia w fazie wstępnej. Dopiero zespół bibliotekarzy z różnych oddziałów, z doświadczeniem zawodowym, jest dostatecznie kompetentny do ich ustalenia i powzięcia decyzji. Najpewniej także w trakcie prac będą wynikały nowe sprawy do rozstrzygnięcia i skonsultowania z pracownikami wydziałów.

Czas na podsumowanie. Uważam problem selekcji retrospektywnej za bardzo ważny i mający wpływ na bieżące decyzje dotyczące wpływających wydawnictw. Niepokoi mnie brak zrozumienia problemu i niechętny stosunek do „wyrzucania” czegokolwiek z zasobu bibliotecznego. Wiem, że na wymierne wyniki prac zespołów trzeba będzie poczekać. Kiedyś jednak trzeba zacząć. Dalsze zaniechanie w tej dziedzinie są moim zdaniem groźne.

Przypisy

[1] Cyt. za: WESTON, G. Pozbądź się tego! Zarządzanie zbiorami bibliotecznymi w latach dziewięćdziesiątych. In Rola i funkcje nowoczesnej biblioteki akademickiej. Materiały z konferencji zorganizowanej z okazji 50-lecia UMK 17-29 września 1995 r. Toruń : Wydawnictwo UMK, 1996, s. 167-177.

[2] Por. pytania ankiet Polityki i Wprost dotyczące rankingu szkół wyższych, w tym punkty charakteryzujące biblioteki uczelniane.

[3] WOJCIECHOWSKA, M. Zarządzanie zmianami w bibliotece. Warszawa : Wydawnictwo SBP, 2006, s. 218.

[4] JAZDON, A. Zdobądź i pozbądź się, czyli kilka uwag o problemach zarządzania zbiorami w Polsce. In Rola i funkcje nowoczesnej biblioteki akademickiej. Materiały z konferencji zorganizowanej z okazji 50-lecia UMK 17-29 września 1995 r. Toruń : Wydawnictwo UMK, 1996, s. 185. Autor ustalił, że roczny koszt utrzymania jednego woluminu wynosi średnio dla biblioteki naukowej polskiej 2,2 zł.

[5] Dyskusja prasowa nad sprawą budowy gmachu Biblioteki Głównej Uniwersytetu Wrocławskiego [on-line] 2001 [dostępny 27 września 2007]. Dostęp w World Wide Web: http://www.ii.uni.wroc.pl/~jma/dyskusja.phtml.

[6] KAMIŃSKA-WŁODARCZYK, R. Nieodzowność selekcji księgozbioru bibliotecznego. In Biuletyn Informacyjny [on-line]. 2001, nr 3 [dostęp 27 września 2007]. Dostępny w World Wide Web: http://biblioteka.awf.krakow.pl/.

[7] WARZĄCHOWSKA, B. Selekcja zbiorów i gospodarka drukami zbędnymi w BG UŚL. Bibliotekarz, 1999, nr 6, s. 9-12.

[8] WOJCIECHOWSKA, M., op. cit., s. 217-218.

[9] GŁOWACKA, E. Studium zastosowania kompleksowego zarządzania jakością (TQM) w bibliotekoznawstwie i informacji naukowej. Toruń : Wydawnictwo UMK, 2000. s. 154-160.

[10] SKARŻYŃSKI, B. Modele selekcji. Biblioteka, 1997, nr 11, s. 49-57.

[11] BARANOWSKI, H. Zbiory Biblioteki Uniwersyteckiej w Toruniu, ich rozwój i kierunki przyszłego kształtowania. In Studia o działalności i zbiorach Biblioteki Uniwersytetu Mikołaja Kopernika . Cz. 5. Toruń : Wydawnictwo UMK, 1990, s. 23-45.

[12] GRALA, E. Metodyka opracowania zasad gromadzenia zbiorów w bibliotekach Stanów Zjednoczonych. Przegląd Biblioteczny, 1996, z. 2/3, s. 143-157.

[13] WESTON, G., op. cit., s. 171-176.

[14] Zarządzenie wewnętrzne Dyrektora Biblioteki Uniwersyteckiej nr 5/2005 w sprawie powołania Zespołów problemowych na kadencje 2005/06–2006/0.

[15] WOJCIECHOWSKI, J. Z problemów organizacji zasobów bibliotecznych. Przegląd Biblioteczny, 1998, z. 1, s. 5.

[16] Zarządzenie wewnętrzne Dyrektora Biblioteki Uniwersyteckiej nr 10/2003 w sprawie zasad i trybu prowadzenia selekcji retrospektywnej z księgozbioru głównego.

[17] Por. WARZĄCHOWSKA, B., op. cit., s. 10.

 Początek strony



Selekcja retrospektywna zbiorów bibliotecznych / Anna Bogłowska // W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska - Nr 8/2007 (89) październik. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2010. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2010/89/a.php?boglowska. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187