EBIB 
Nr 8/2003 (48), Standardy i oceny funkcjonowania bibliotek. Artykuł
 Poprzedni artykuł Następny artykuł   

 


Lidia Derfert-Wolf
Akademia Techniczno-Rolnicza w Bydgoszczy
Biblioteka Główna

Badania porównawcze bibliotek niemieckich - projekt BIX


Jak powstał projekt BIX?

W latach 1992-1996 Fundacja Bertelsmanna we współpracy z 18 bibliotekami publicznymi zaprojektowała i przetestowała zestaw narzędzi do pomiarów efektywności bibliotek w ramach projektu "Porównania międzybiblioteczne". Duży nacisk położono na gromadzenie danych i porównanie miar oraz wskaźników w celu usprawnienia zewnętrznych mechanizmów kontroli. Wskaźniki funkcjonowania zostały zdefiniowane w obrębie czterech kluczowych mierników: "Realizacja celów", "Ukierunkowanie na klienta", "Wydajność z ekonomicznego punktu widzenia" oraz "Rozwój personelu" i były testowane pod względem przydatności do kontrolowania i optymalizacji działalności biblioteki. Przetwarzanie danych i analizę porównawczą zlecono Institut für angewandte Sozialwissenschaft (infas). Metodę wyznaczenia wskaźników opisano poniżej.

Od 1997 r. wiele innych rad bibliotecznych wykorzystywało tę metodę i utworzyło grupy do badań porównawczych, włączając do nich ponad 80 bibliotek. Dzięki temu rady dbały nie tylko o właściwe gromadzenie danych do analiz, ale zapewniały również konsultacje ekspertów na etapach analizy danych i wdrożenia. W efekcie powstał wypróbowany zestaw narzędzi do pomiarów i oceny funkcjonowania bibliotek, który pomagał określić ich mocne i słabe strony, jak również inicjować działania naprawcze. Ponieważ zakładano szerokie rozpowszechnianie wyników analiz władzom lokalnym i politykom, postanowiono ograniczyć liczbę wskaźników do kilku najważniejszych, aby ich interpretacja stała się bardziej przejrzysta dla środowisk spoza bibliotek. W takiej sytuacji Fundacja Bertelsmanna podjęła kolejne przedsięwzięcie - "BIX - Der Bibliotheksindex".

Cel, zadania i partnerzy projektu BIX

BIX został zainicjowany w 1999 r. jako wieloletni narodowy projekt corocznych badań porównawczych bibliotek publicznych, których celem jest wszechstronna analiza i popularyzacja ich funkcjonowania oraz polepszenie komunikacji między bibliotekami, administracją lokalną i politykami. Do dzisiaj bierze w nim udział ok. 200 bibliotek publicznych o różnej wielkości. Partnerami w projekcie są Fundacja Bertelsmanna i Stowarzyszenie Bibliotek Niemieckich (DBV), które nadal współpracują z infas. Poza dalszym rozwojem wskaźników funkcjonowania, kolejnym zadaniem było opracowanie mechanizmów tworzenia rankingu bibliotek według określonej punktacji mierników i kategorii. Roczne rezultaty - ranking oraz kluczowe wskaźniki poszczególnych bibliotek - są prezentowane w formie drukowanej i elektronicznej (opis poniżej) w postaci "Der Bibliotheksindex" (zwanym dalej Index) i dają możliwość oceny funkcjonowania zarówno jednej biblioteki, jak i - poprzez porównanie - całego systemu bibliotek niemieckich[1], co stanowi próbę zastosowania techniki benchmarkingu. Obok narzędzi pomiarów dla bibliotek publicznych jest obecnie opracowywany w ramach BIX porównywalny zestaw dla bibliotek naukowych, uwzględniający ich specyficzne zadania. Ostatecznym celem jest rozbudowanie BIX jako platformy do benchmarkingu dla bibliotek publicznych i naukowych. Cały projekt będzie zakończony w czerwcu 2006 r.

Procedury i metodyka badań

Wskaźniki funkcjonowania bibliotek dla BIX zostały wybrane z różnych projektów - badań porównawczych. Następnie poddano je analizie statystycznej, przeprowadzonej przez infas oraz modyfikowano i dyskutowano w środowisku bibliotekarzy. W ten sposób powstał zestaw 4 głównych mierników, z których każdemu przyporządkowano 3-6 wskaźników funkcjonowania (łącznie 17). Poniżej przedstawiono wszystkie wskaźniki z krótkimi komentarzami. W nawiasach podano specjalne wagi, posiadające duże znaczenie przy tworzeniu list rankingowych.

  1. Realizacja celów (wskaźniki ilościowe) - wyposażenie biblioteki[2]
    1. Liczba vol. (z wyłączeniem zbiorów specjalnych) na mieszkańca (1,0);
    2. Powierzchnia użytkowa (w m2) na 1000 mieszkańców (0,5);
    3. Liczba zatrudnionych (etatów) w bibliotece na 1000 mieszkańców (1,0);
    4. Renewal rate - zbiory zinwentaryzowane w danym roku w stosunku do ogólnej liczby zbiorów; z wyłączeniem zbiorów specjalnych i gazet (1,5);
    5. Oferta korzystania z komputerów w godz. (liczba stanowisk komputerowych: OPAC, Internet, multimedia, CD-ROM x liczba godzin, w których biblioteka była faktycznie otwarta w ciągu roku) na 1 mieszkańca (0,5);
    6. Usługi internetowe (maksymalna wartość 7): witryna WWW, WWW-OPAC, funkcje interaktywne dostępne przez Internet, np.: sprawdzanie konta, zamawianie, tematyczne zbiory linków, wirtualna informacja, np. poprzez e-mail, zasoby elektroniczne, np. bazy danych, czasopisma elektroniczne, zdigitalizowane dokumenty, serwisy informacyjne na życzenie, np. newsletter (0,5).
  2. Ukierunkowanie na klienta (wskaźniki jakościowe) - kolekcja a zapotrzebowanie
    1. Liczba odwiedzin na mieszkańca (1,5);
    2. Liczba wypożyczeń (wraz z prolongatami) na mieszkańca (1,0);
    3. Turnover rate - "obieg zbiorów", przydatność kolekcji - liczba vol. wypożyczonych w ciągu roku w stosunku do liczby vol. kolekcji przeznaczonej do wypożyczeń (1,5);
    4. Godziny otwarcia - ogólna liczba godzin, w których biblioteka była czynna w tygodniu (1,0).
  3. Wydajność z ekonomicznego punktu widzenia - wydatki a usługi
    1. Środki budżetowe przeznaczone na zakup zbiorów w przeliczeniu na 1 wypożyczenie (-0,5);
    2. Liczba roboczogodzin na godzinę otwarcia - suma roboczogodzin w roku, uwzględniająca urlopy, zwolnienia itp. / liczba godzin, w których biblioteka była otwarta w ciągu roku (-0,5);
    3. Liczba odwiedzin na godzinę otwarcia - liczba odwiedzin w roku / liczba godzin, w których biblioteka była otwarta w ciągu roku (0,5);
    4. Wydatki (wyłączając koszty dzierżawy, podatki) w przeliczeniu na 1 wizytę w bibliotece (-0,5).
  4. Rozwój personelu
    1. Stopień absencji spowodowanej zwolnieniami - liczba roboczogodzin w roku pomniejszona o liczbę godzin zwolnień (0,2);
    2. Stopień dokształcania zawodowego - roboczogodziny przeznaczone na wewnętrzne i zewnętrzne szkolenia i wyjazdy służbowe w stosunku do ogólnej liczby roboczogodzin w roku wszystkich pracowników (0,2);
    3. Stopień fluktuacji kadr - liczba osób, które zmieniły pracę w ciągu roku w stosunku do ogólnej liczby zatrudnionych (-0,2).

Szczegółowa procedura obliczania wyników końcowych i tworzenia rankingu jest bardzo skomplikowana i z pewnością częściowo pozostaje własnością intelektualną infas. Warto jednak krótko przedstawić informacje dostępne w oficjalnych dokumentach BIX. Wskaźniki są obliczane na podstawie danych wyjściowych dostarczanych przez biblioteki. Wymagane dane zostały wybrane w taki sposób, aby można było na ich podstawie wyliczyć wiele wskaźników, łącząc dane na wiele sposobów, i zbadać różne aspekty funkcjonowania biblioteki. Wykorzystano przy tym bezpośredni związek między poszczególnymi wskaźnikami, aby zredukować wielką ilość danych statystycznych do kilku podstawowych parametrów. Dane dostarczane przez biblioteki łatwo zatem prześledzić z opisanych wyżej wskaźników. Jest to zestaw 18 parametrów[3], dotyczących działalności całej sieci bibliotek w danym mieście (biblioteka główna wraz z filiami), np. liczba odwiedzin, liczba wypożyczeń oraz liczba mieszkańców.

Dane z bibliotek trafiają do Index'u BIX, gdzie następuje ich przetworzenie. Celem Index'u jest m.in.: skupienie danych z bibliotek w jednym miejscu, statystyczna analiza zależności między różnego rodzaju danymi, wyznaczenie wartości wskaźników dla każdej z bibliotek z uwzględnieniem określonych wag, porównanie wszystkich uczestniczących bibliotek, zestawienia danych w formie rankingu, przedstawienie przykładowych rozwiązań dla "best practices" w bibliotekach. Obliczenia kolejnych danych - wartości wskaźników, punktacji dla potrzeb rankingu - dokonuje się według ustalonych zasad, z których podstawowymi są standaryzacja wskaźników, umożliwiająca porównania oraz nadanie wag wskaźnikom. Analizując wagi przypisane wskaźnikom, można stwierdzić, że mają one duży związek z jakością usług i nie zawsze wyższa waga jest związana z wysoką wartością wskaźnika, np. im większe wydatki / liczba roboczogodzin w przeliczeniu na usługę, tym niższa waga (nawet ujemna), im wyższe wskaźniki dotyczące usług, tym wyższa waga. Poza tym wysokie wagi przypisano relatywnie stabilnym wskaźnikom (np. w grupie "Ukierunkowanie na klienta"), niskie natomiast wskaźnikom zmiennym (np. "Rozwój personelu"). Wynika z tego wyraźnie przesłanie optymalizacji funkcjonowania bibliotek - podwyższanie jakości usług przy obniżaniu kosztów. Tylko biblioteki realizujące taki kierunek mają szansę uplasować się na wysokich miejscach w ogólnym rankingu.

Proces obliczeń dla Index'u można przedstawić w następujących etapach:

  • wyliczenie wartości poszczególnych wskaźników (np. liczba odwiedzin na mieszkańca) w powiązaniu z wagą przypisaną temu wskaźnikowi;
  • wyliczenie wartości każdego z 4 głównych mierników (np. Wydajność) na podstawie łącznej wartości wszystkich wskaźników z danej grupy, w powiązaniu z kategorią biblioteki (liczba mieszkańców);
  • tworzenie list rankingowych według 4 głównych mierników;
  • ustalenie pozycji w rankingu ogólnym osiągnięć danej biblioteki na podstawie sumy punktów przyznanych 4 miernikom (w skali 0-2000).

Ostatecznym rezultatem jest kilka list rankingowych w zależności od kategorii - wielkości biblioteki, która jest wyznaczana przez liczbę mieszkańców danego miasta. Przyjęto 5 kategorii: powyżej 100 tys., 50-100 tys., 30-50 tys., 15-30 tys., poniżej 15 tys. Każda lista prezentuje biblioteki według ogólnej punktacji i dodatkowo według pozycji w rankingu, biorąc pod uwagę miernik danej grupy, np. "Obsługę użytkowników".

Realizacja projektu

Wszystkie biblioteki publiczne w Niemczech mogą uczestniczyć w corocznym porównaniu, bez względu na ich wielkość. Stowarzyszenie Bibliotek Niemieckich (DBV) i Fundacja Bertelsmanna podpisały porozumienie o współpracy w celu wdrożenia projektu BIX, dalszego rozwoju metody pomiarów osiągnięć bibliotek oraz długoterminowej realizacji "Der Bibliotheksindex". Powołano komitet sterujący, składający się z praktyków-bibliotekarzy, przedstawicieli Fundacji Bertelsmanna i infas oraz przedstawicieli władz lokalnych. Komitet dba o dalszy rozwój wskaźników, służy poradami w kwestiach metodologicznych oraz konsultacjami ekspertów. Fundacja Bertelsmanna i infas są odpowiedzialne za koordynowanie projektem oraz gromadzenie, przetwarzanie i prezentację danych. Biblioteki uczestniczą w projekcie na podstawie indywidualnych umów podpisywanych do grudnia każdego roku. Roczny koszt udziału w projekcie wynosi dla jednej biblioteki 170 Euro (2003 r.). W ramach umowy biblioteki dostarczają do połowy lutego danego roku dane według formularza dostępnego na stronie internetowej. Dane dotyczą statystyki bibliotecznej (wymienione w części omawiającej wskaźniki) oraz ogólne informacje o bibliotece: adres, telefon, e-mail, system biblioteczny, liczba bibliotek w mieście według typów, inwestycje budowlane, liczba godzin otwarcia w tygodniu, działalność gospodarcza, budżet, wydatki, liczba aktywnych czytelników, odwiedziny witryny WWW, liczba komputerów z dostępem do Internetu (ogólna oraz dla użytkowników). W zamian biblioteka podlega badaniom porównawczym i jej osiągnięcia są prezentowane w Index'ie. W ramach projektu są organizowane szkolenia w zakresie interpretacji i wykorzystania danych oraz opracowania strategii rozwoju bibliotek. Na indywidualne życzenie i na koszt bibliotek (poza standardowym pakietem BIX) można przeprowadzić we współpracy z infas reprezentatywne badania określonej populacji użytkowników czy wykorzystania usług bibliotecznych, dostarczanych w uczestniczących miastach.

Prezentacja wyników

Rezultaty badań w ramach projektu BIX są corocznie publikowane w formie elektronicznej na stronie BIX http://www.bix-bibliotheksindex.de/index.php[4] i drukowanej w BIX-Magazine. Grupą, dla której będą przeznaczone roczne publikacje, są szczególnie politycy i władze lokalne, ale również bibliotekarze. Aktualność, czytelność i interesująca prezentacja wspomagają promocję i public relations bibliotek. Rezultaty w formie drukowanej są przedstawiane w formie pięciu tabel (według kategorii wielkości bibliotek). W każdej tabeli biblioteki uszeregowano według ogólnego rankingu. Ponadto w Index'ie są podane miejsca w rankingu w określonej grupie głównych mierników (np. według "Realizacji celów") oraz wartości każdego z 17 wskaźników funkcjonowania dla poszczególnych bibliotek. Dla lepszego zobrazowania osiągnięć wszystkich uczestniczących w projekcie bibliotek, podano dodatkowo średnią arytmetyczną wartości wszystkich wskaźników, wartość minimalną oraz maksymalną. Z przeglądu zestawień wynika, że dana biblioteka może osiągnąć najlepsze wyniki w efektywności kosztowej, a pomimo to w ogólnym rankingu znaleźć się na dalszym miejscu ze względu na słaby wynik w zakresie np. obsługi użytkowników. Przykładowe rezultaty przedstawiono w tab. 1.

  Biblioteka Miejska w Heidelbergu Biblioteka Miejska w Dreźnie Biblioteka Miejska w Munster Biblioteka Miejska w Getyndze Biblioteka Miejska we Freiburgu Średnia arytm. w grupie 23 bibliotek
Ogólna pozycja w rankingu 1 2 3 4 5  
Liczba mieszkańców 12 8689 47 2350 26 4603 12 0663 20 2455  
Liczba bibliotek w sieci 4 27 7 4 5 6,9
Realizacja celów - pozycja w rankingu 1 2 12 18 24  
Liczba vol. na mieszkańca 1,7 1,6 1,2 1,6 1,2 1,4
Liczba etatów na 1000 mieszkańców 0,4 0,4 0,3 0,2 0,2 0,2
Renewal rate (nabytki w stosunku do całej kolekcji) 13,2 8,6 8,3 7,3 8,2 7,2
Usługi internetowe (ilość) 4 5 3 2 0 2,9
Ukierunkowanie na klienta - pozycja w rankingu 2 3 1 4 5  
Liczba odwiedzin na mieszkańca 5,5 3,8 4,0 2,8 3,6 2,3
Liczba wypożyczeń na mieszkańca 8,7 9,5 6,9 7,8 6,0 5,0
III. Wydajność - pozycja w rankingu 11 7 5 4 4 1
Wydatki na zbiory na 1 wypożyczenie (w euro) 0,71 0,34 0,43 0,25 0,43 0,51
Liczba odwiedzin na godzinę otwarcia 112,3 47,5 93,6 88,8 139,1 69,4
Wydatki na 1 wizytę w bibliotece (w euro) 9,19 9,76 7,42 8,88 5,78 12,06
IV. Rozwój personelu - pozycja w rankingu 23 17 10 5 8  
Stopień dokształcania zawodowego 1,1 1,3 1,2 2,3 2,2 1,5
Stopień fluktuacji kadr 20,0 11,0 9,4 5,7 12,7 9,5

Tab. 1. Ranking i wybrane wskaźniki funkcjonowania w pięciu najlepszych (według ogólnego rankingu) bibliotekach w miastach powyżej 1000 tys. mieszkańców. Opracowanie własne na podstawie BIX-Magazine 2001.

Te same rezultaty są prezentowane na oficjalnej witrynie projektu. Forma elektroniczna daje jednak dużo więcej możliwości ich analizowania. Strona WWW http://www.bix-bibliotheksindex.de/index.php[5] zawiera informacje o projekcie (wykaz bibliotek, metodyka badań, często zadawane pytania, szkolenia, formularze, rejestracja), rezultaty (baza danych + komentarze), informacje o komitecie sterującym (zadania, skład, protokoły), aktualności, artykuły prasowe, kontakt. Osiągnięcia bibliotek (listy rankingowe, wskaźniki) są dostępne w katalogu "Ergebnisse". Po uruchomieniu bazy danych "Datenbank" każdy użytkownik ma możliwość wieloaspektowego przeglądania danych wszystkich bibliotek w dowolnych zestawieniach. Najpierw należy dokonać wyboru podstawowych warunków (rys. 1): land (wszystkie lub określony z listy wyboru), kategoria wielkości biblioteki według liczby mieszkańców (wszystkie lub określona z listy wyboru) oraz rok (koniecznie jeden z dostępnych).


Rys. 1. Formularz do analizowania danych z ok. 200 bibliotek.

Po wyborze warunków wyszukiwania otrzymujemy listę bibliotek (Bibliothek) uszeregowaną alfabetycznie (rys. 2). W kolejnych kolumnach są przedstawione:

  • skróty nazw landów (Land);
  • liczba mieszkańców (EW);
  • pozycja w rankingu ogólnym w danej kategorii bibliotek (GR);
  • pozycja w rankingu według "Realizacja celów" (AE);
  • pozycja w rankingu według "Ukierunkowanie na klienta" (KO);
  • pozycja w rankingu według "Wydajność z ekonomicznego punktu widzenia" (WI);
  • pozycja w rankingu według "Rozwój personelu" (MI).


Rys. 2. Lista wartości wskaźników funkcjonowania bibliotek w miastach powyżej 100 tys. mieszkańców uszeregowana według miast.

Szeregowanie bibliotek można zmieniać dowolnie w zależności od ww. parametrów. Najciekawsze oczywiście z punktu widzenia badań porównawczych jest wyświeltanie listy według pozycji w rankingu ogólnym (rys. 3). Na przedstawionym ekranie widać, że dobra pozycja na liście (według rangi GR) nie oznacza wcale podobnej w zakresie któregoś z głównych mierników (np. "Wydajności" - WI).


Rys. 3. Lista wartości wskaźników funkcjonowania bibliotek w miastach powyżej 100 tys. mieszkańców uszeregowana według rankingu ogólnego (GR).

W prezentowanej wersji elektronicznej można dodatkowo (w odróżnieniu od drukowanej) dokonywać bardziej szczegółowych analiz przy niemal jednym kliknięciu myszką. Wybierając np. z listy bibliotek kilka lub wszystkie (zaznaczając kwadrat z lewej strony), można przyjrzeć się nie tylko wartościom głównych mierników, ale również wszystkich wskaźników (rys. 4). Podano również średnią arytmetyczną, wartość największą i najmniejszą w wybranej grupie.


Rys. 4. Dane szczegółowe z 5 bibliotek.

Kolejną możliwością jest przegląd wszystkich informacji z danego roku odnośnie konkretnej biblioteki. Na rys. 5 i 6 przedstawiono przykładowe dane dla Miejskiej Biblioteki w Heidelbergu.


Rys. 5. Dane szczegółowe dotyczące wybranej biblioteki.


Rys. 6. Dane szczegółowe dotyczące wybranej biblioteki - cd.

 

Przypisy

[1] BIX traktuje swoje prace jako uzupełnienie Deutsche Bibliothekstatistik (oficjalna statystyka bibliotek niemieckich). Aktualnie bada się możliwość wykorzystania tych danych dla potrzeb BIX.

[2] W 2002 roku wprowadzono wskaźniki oceny źródeł elektronicznych. W pierwszym etapie ustalono usługi elektroniczne (internetowe) w grupie "Realizacja celów". W drugim etapie do grupy "Ukierunkowanie na klienta" zostaną włączone wskaźniki wykorzystania usług elektronicznych.

[3] Formularze dla bibliotek "Kurzprofil" i "Erhebungsbogen" są dostępne pod adresem: Projektinfos - Erhebungsunterlagen. In Der Bibliotheksindex [on-line]. [dostęp 3 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://www.bix-bibliotheksindex.de/index.php?id=25.

[4] Der Bibliotheksindex [on-line]. [dostęp 3 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://www.bix-bibliotheksindex.de/index.php.

[5] Tamże.

 

Bibliografia

  1. BIX - the Library Index. In Bertelsmann Stiftung [on-line]. [dostęp 3 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://www.bertelsmann-stiftung.de/project.cfm?lan=en&nid=819&aid=2103.
  2. BIX - the Library Index: Current Status January 2001. In Bertelsmann Stiftung [on-line]. [dostęp 3 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://www.bertelsmann-stiftung.de/documents/Projekt_Info_Englisch_010112.pdf.
  3. BIX - wissenschaftliche Bibliotheken: Aktuellen Stand Februar. In Bertelsmann Stiftung [on-line]. [dostęp 3 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://www.bertelsmann-stiftung.de/documents/Projektinformationen.pdf.
  4. Output measurement in public libraries. In Bertelsmann Stiftung [on-line]. [dostęp 3 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://www.bertelsmann-stiftung.de/project.cfm?lan=en&nid=819&aid=2201.
  5. Projektinfos. In Der Bibliotheksindex [on-line]. [dostęp 3 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://www.bix-bibliotheksindex.de/index.php?id=2.
 Początek strony



Badania porównawcze bibliotek niemieckich - projekt BIX / Lidia Derfert-Wolf// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 8/2003 (48) wrzesień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2003. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2003/48/wolf2.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187