EBIB 
Nr 8/2003 (48), Standardy i oceny funkcjonowania bibliotek. Artykuł
 Poprzedni artykuł Następny artykuł   

 


Lidia Derfert-Wolf
Akademia Techniczno-Rolnicza w Bydgoszczy
Biblioteka Główna

Marek M. Górski
Politechnika Krakowska
Biblioteka Główna

Analiza funkcjonowania polskich bibliotek naukowych w Polsce
- program do gromadzenia i przetwarzania danych


Na konferencji pt. Badania porównawcze polskich bibliotek naukowych, zorganizowanej w 2001 r. przez Bibliotekę Główną Akademii Ekonomicznej w Krakowie, dokonano próby badań porównawczych polskich bibliotek naukowych, analizując rozmaite aspekty bieżącego ich funkcjonowania w oparciu o dane zebrane w sposób tradycyjny w specjalnie opracowanym formularzu ankiety. Celem konferencji było wypracowanie metodologii i kryteriów pomocnych do oceny (rankingu) polskich bibliotek naukowych. Podczas konferencji sformułowano wnioski, z których najważniejsze to: kontynuacja badań porównawczych, weryfikacja ankiety, opracowanie standardów funkcjonowania bibliotek naukowych. Natomiast bezpośrednio po konferencji zawiązał się Zespół ds. Standaryzacji[1], którego zadaniem jest opracowanie sposobu realizacji powyższych wniosków.

W pierwszej kolejności zespół podjął się opracowania nowej wersji ankiety służącej do badań porównawczych. Obecna jej wersja (z kwietnia 2003 r.) powstała na podstawie ankiety przygotowanej na krakowską konferencję oraz na podstawie kwestionariusza Analiza funkcjonowania biblioteki z uwzględnieniem wybranych wskaźników efektywności, opracowanego i wdrożonego w ramach projektu TEMPUS JEP[2]. Ankieta uwzględnia wszystkie elementy systemu bibliotecznego, jego otoczenia oraz procesy i usługi biblioteczne. Pogrupowano je w następujące działy:

  • pracownicy,
  • zbiory biblioteczne,
  • budżet,
  • infrastruktura,
  • udostępnianie zbiorów,
  • usługi informacyjne,
  • dydaktyka,
  • własne wydawnictwa, własne bazy danych,
  • współpraca bibliotek, organizacja imprez bibliotecznych, aktywność zawodowa pracowników.

Odpowiedzi na pytania tej części ankiety wymagają podania danych liczbowych (np. wielkość kolekcji, nabytki, ubytki itp.), wskaźników procentowych (np. procentowy udział wpływów do budżetu według określonych kategorii) bądź udzielenia jednej z odpowiedzi TAK/NIE (np. udostępnianie OPAC, elektroniczne zamawianie książek). Końcowa część ankiety dotyczy wybranych wskaźników efektywności:

  • wydatki biblioteki na 1 studenta/użytkownika,
  • wydatki na zakup materiałów bibliotecznych na 1 studenta/użytkownika,
  • wydatki na zakup książek na 1 studenta/użytkownika,
  • budżet biblioteki jako procent budżetu uczelni,
  • czas przysposobienia dokumentu,
  • zbiory opracowane komputerowo jako procent ogólnej liczby zbiorów,
  • procent opisów katalogowych pobieranych ze źródeł zewnętrznych.

Pozostałe wskaźniki, równie istotne dla zaprojektowania standardów oraz ocen funkcjonowania bibliotek, będą obliczane automatycznie na podstawie danych liczbowych z ankiet, według określonych wzorów. Oto najważniejsze z nich:

  • liczba pracowników biblioteki jako procent ogólnej liczby pracowników uczelni,
  • liczba zarejestrowanych użytkowników jako procent liczby potencjalnych użytkowników,
  • liczba vol. (jednostek obliczeniowych) na 1 studenta/użytkownika,
  • liczba vol. książek na 1 studenta/użytkownika,
  • liczba vol. (nabytki) na 1 studenta/użytkownika,
  • liczba studentów/użytkowników przypadająca na 1 pracownika biblioteki,
  • powierzchnia biblioteki przypadająca na 1 studenta/użytkownika,
  • liczba studentów/użytkowników na 1 miejsce w czytelniach,
  • liczba wypożyczeń na 1 zarejestrowanego czytelnika,
  • liczba wypożyczeń na 1 pracownika biblioteki,
  • stopień wykorzystania zbiorów,
  • liczba zrealizowanych zamówień na wypożyczenia międzybiblioteczne jako procent wszystkich zamówień.

Obecna wersja kwestionariusza ankiety liczy 48 rozbudowanych pytań. Ponieważ zakładano, że badania będą dotyczyły analizy funkcjonowania biblioteki we wszystkich jej aspektach, pytań i wskaźników jest zdecydowanie więcej niż np. w formularzach GUS. Zdajemy sobie sprawę, że podanie niektórych danych, dotychczas niegromadzonych przez biblioteki, może sprawić pewne trudności. Jednocześnie staraliśmy się tak dobrać pytania, aby odpowiedzi wymagały danych łatwo dostępnych, łatwo wyliczalnych i w miarę jednolitych dla wszystkich bibliotek. Liczymy też na to, że zagadnienia pojawiające się w ankiecie doprowadzą do weryfikacji i ujednolicenia dotychczasowych analiz. Do danych najrzadziej pojawiających się w dotychczasowych statystykach bibliotecznych, a uwzględnionych w opisywanej ankiecie, należą przede wszystkim te, które wskazują na wykorzystanie źródeł elektronicznych, zdalne korzystanie z usług bibliotecznych, koszty zakupu źródeł elektronicznych, koszty komputeryzacji oraz ich udział w budżecie biblioteki. Takie dane pojawiają się w większości danych statystycznych bibliotek UE, więc ich podawania w najbliższej przyszłości nie unikniemy i powinniśmy się do tego dobrze przygotować.

Jest sprawą oczywistą, że można porównywać wyłącznie wskaźniki, a nie dane statystyczne. Poza tym w przyszłych badaniach należy zaprojektować odpowiednie wagi zmierzające do ujednolicenia wskaźników i uczynienia ich wartości porównywalnymi. W tym celu konieczne będzie uwzględnienie różnic w funkcjach (akademickie, publiczne, branżowe), strukturach organizacyjnych bibliotek naukowych, liczbach użytkowników. Problem struktur organizacyjnych dotyczył przede wszystkim uczelnianych bibliotek wydziałowych, które są podległe bibliotece głównej bądź wydziałom. Zdecydowano się na gromadzenie danych dotyczących wyłącznie bibliotek głównych. Kolejną kwestią wymagającą rozstrzygnięcia było ustalenie grupy użytkowników, w stosunku do której będą określane wybrane wskaźniki. Do tej pory nie mamy w Polsce wielkości określanej w innych krajach mianem "student obliczeniowy". Dla celów ankiety i dalszych badań postanowiono obliczać wymienione wyżej wskaźniki w odniesieniu do ogólnej liczby użytkowników (w przypadku bibliotek akademickich - łączna liczba studentów i pracowników uczelni) oraz dodatkowo - liczby studentów i liczby słuchaczy studiów dziennych. Opracowywanie formularza ankiety nie ograniczało się do formułowania pytań i wskaźników, ale również odpowiednich komentarzy w formie przypisów do wielu pytań. Jak bowiem wspomniano, jednym z głównych założeń było ujednolicenie podawania danych. Wyjaśnień wymagała przede wszystkim część dotycząca wydatków i budżetu, pracowników i wiele innych. Z pewnością pierwszy etap wypełniania ankiet przez biblioteki i pojawiające się dalsze wątpliwości spowoduje konieczność wyjaśnienia innych danych i podawania wzorów obliczeń wybranych wskaźników. Założono ponadto, że liczba i forma pytań będzie podlegać ciągłym modyfikacjom, zarówno ze względu na nowe usługi informacyjne, jak z uwagi na potrzeby badań nad wypracowaniem standardowych wartości wskaźników dla polskich bibliotek.

Kolejnym zadaniem, które Zespół ds. Standaryzacji postawił przed sobą, było przygotowanie programu komputerowego do zgromadzenia danych z bibliotek na podstawie wyżej opisanych ankiet oraz ich analizy. Dane te posłużą do dalszych badań, których celem będzie opracowanie metody oceny stanu bibliotek naukowych w Polsce oraz przygotowanie zestawu norm (standardów) dotyczących ich funkcjonowania. Wstępne założenia badań, problemy do dyskusji i propozycje norm prezentuje w niniejszym numerze EBIB Mirosław Górny.

Koncepcję i podstawową wersję programu opracowano w Akademii Techniczno-Rolniczej w Bydgoszczy przy współudziale studentów Wydziału Telekomunikacji i Elektrotechniki[3]. Przyjęto następujące założenia:

  • biblioteki będą miały możliwość wypełniania, modyfikacji i wysyłania danych on-line,
  • wskaźniki efektywności, które nie występują w ankiecie, będą automatycznie obliczane na podstawie danych z ankiet i prezentowane po zatwierdzeniu ankiety,
  • Zespół ds. Standaryzacji będzie miał możliwość zestawienia danych zbiorczych z bibliotek naukowych z danego roku lub na przestrzeni kilku lat, opracowania wieloaspektowej analizy wybranych danych i wskaźników efektywności (badania porównawcze),
  • dyrektorzy bibliotek uzyskają dostęp do funkcji analizowania danych oraz wskaźników efektywności własnej biblioteki w danym roku lub w kilku latach.

Robocza wersja aplikacji internetowej, opracowanej za pomocą bezpłatnego narzędzia MySQL dla systemu operacyjnego Linux, składa się z następujących elementów:

  • publicznie dostępnej witryny internetowej,
  • bazy danych,
  • modułu dla administratora,
  • modułu dla bibliotekarzy do pobierania i przesyłania on-line ankiety (elektroniczna wersja wyżej opisanego kwestionariusza ankiety),
  • modułu do analizy danych i badań porównawczych.

Witryna WWW zawiera bezpośrednie połączenia do: informacji o projekcie (rys. 1), szeregu instrukcji (rys. 2), ankiet, wyników badań oraz przydatnych linków dotyczących tematyki standaryzacji, wskaźników efektywności i statystyki bibliotecznej. Instrukcje dotyczą sposobu rejestracji biblioteki oraz pracy z ankietami (wypełnianie, zatwierdzanie, analizowanie danych). Tu również pojawią się terminy składania ankiet za dany rok. Na stronie "Wyniki badań" będą publikowane zbiorcze analizy danych ze wszystkich bibliotek, przedstawione liczbowo i graficznie według różnych kryteriów.


Rys. 1. Robocza wersja witryny internetowej projektu Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce - strona główna.


Rys. 2. Robocza wersja witryny internetowej projektu Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce - instrukcje.

Baza danych została opracowana za pomocą narzędzia MySQL i służy do rejestrowania danych z ww. ankiet. Ze względu na to, że zakłada się ciągłą modyfikację kwestionariusza ankiety, baza została przygotowana w sposób dynamiczny, tzn. administrator może w każdej chwili zmienić, dodać, usunąć pola, które są odpowiednikami pytań z ankiety (rys. 3). Ponadto przyjęto, że dla danego typu biblioteki będzie wyświetlany odpowiedni formularz, np. ankieta dla bibliotek publicznych nie będzie zawierała pytań i wskaźników dotyczących studentów itp. W bazę danych są dodatkowo wbudowane wzory matematyczne, służące do automatycznego weryfikowania wypełnienia wszystkich pól w ankiecie oraz wzory do obliczania wybranych wskaźników efektywności. Częściowo zagwarantuje to poprawność wypełniania ankiet. Nie powinny więc pojawić się błędne odpowiedzi polegające na nieprawidłowym sumowaniu itp. Dalsze prace doprowadzą być może do wyeliminowania błędów mechanicznych i przypadkowego pojawiania się danych mało wiarygodnych, np. wydatki w przeliczeniu na użytkownika rzędu kilku tys. zł.


Rys. 3. Fragment kwestionariusza ankiety on-line - dział Zbiory biblioteczne.

Moduł dla administratora służy do: rejestracji bibliotek (rys. 4), rejestracji osób uprawnionych do przesyłania danych (dyrektorzy, pracownicy bibliotek) oraz osób uprawnionych do dokonywania zbiorczych analiz (Zespół ds. Standaryzacji). Administrator ma ponadto uprawnienia do dokonywania zmian we wszystkich ankietach w uzgodnieniu z dyrektorem biblioteki. Rejestracja biblioteki będzie polegała na przesłaniu do administratora formularza zawierającego następujące dane: nazwa, typ biblioteki (akademicka, rolnicza, publiczna, branżowa, PAN, PAU), charakter uczelni (państwowa, niepaństwowa), nazwisko, telefon, e-mail dyrektora oraz proponowany username.


Rys. 4. Moduł administratora - rejestracja danych ogólnych o bibliotece.

Kolejny moduł jest przeznaczony do indywidualnej (w ramach pojedynczej biblioteki) pracy z ankietami. Największe uprawnienia ma dyrektor, który może wypełniać ankietę, modyfikować dane, przesyłać dane on-line do bazy i ostatecznie zatwierdzać. Po zatwierdzeniu ankiety przez dyrektora wskaźniki efektywności niewystępujące w kwestionariuszu ankiety zostaną automatycznie obliczone i wyświetlone. Poza tym dyrektor może nadać uprawnienia pracownikom biblioteki, którzy będą wypełniać fragmenty ankiety (np. część dotyczącą zbiorów czy udostępniania). W ramach pracy z ankietami będzie również istniała możliwość wieloaspektowego analizowania danych własnej biblioteki według różnych kryteriów, w poszczególnych latach lub w okresach wieloletnich. W przyszłości jest planowane porównywanie danych własnej biblioteki ze średnią arytmetyczną w odpowiedniej grupie bibliotek, np. akademickich o profilu rolniczym.

Ostatni moduł, najistotniejszy z punktu widzenia przyszłych badań, będzie służył wyłącznie Zespołowi ds. Standaryzacji do przeprowadzania zbiorczych analiz na podstawie danych i wskaźników efektywności z ankiet wszystkich bibliotek. Analizy będą dokonywane poprzez wstępny wybór typów bibliotek (np. wszystkie albo tylko politechniki, albo politechniki i akademie rolnicze itd.), konkretnego roku lub przedziału lat, typu wykresu oraz wyniku danych (średnia arytmetyczna, mediana, wartość maksymalna, wartość minimalna). Kolejny wybór będzie dotyczył kategorii danych czy wskaźników oraz ich kombinacji (poprzez połączenie operatorem AND lub OR). Tak opracowane dane będą publikowane corocznie na stronie internetowej w dziale "Wyniki badań".

Aplikacja internetowa została opracowana i wstępnie przetestowana w Bibliotece Głównej Akademii Techniczno-Rolniczej w Bydgoszczy. Ze względu na małą ilość danych nie można było dokonać testów w części "Analiza danych". W trakcie opracowywania tego materiału trwają prace nad przenoszeniem całej aplikacji do Biblioteki Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu, która będzie utrzymywała bazę, gromadziła dane z bibliotek oraz w ścisłej współpracy z Zespołem ds. Standaryzacji prowadziła dalsze prace rozwojowe, zmierzające do badań porównawczych i wypracowania krajowych standardów funkcjonowania bibliotek naukowych.

 

Przypisy

[1] Skład Zespołu ds. Standaryzacji: L. Derfert-Wolf (Akademia Techniczno-Rolnicza w Bydgoszczy), E. Dobrzyńska-Lankosz (Akademia Górniczo-Hutnicza w Krakowie), W. Dziadkiewicz (Uniwersytet Śląski w Katowicach), M. Górny (Uniwersytet Adama Mickiewicza w Poznaniu), E. Górska (Biblioteka Publiczna m.st. Warszawy), M. Górski (Politechnika Krakowska), A. Jazdon (Uniwersytet Adama Mickiewicza w Poznaniu), M. Kłossowska (Główna Biblioteka Pracy i Zabezpieczenia Społecznego w Warszawie), A. Sokołowska-Gogut (Akademia Ekonomiczna w Krakowie), T. Wildhardt (Akademia Pedagogiczna w Krakowie).

[2] Projekt Tempus JEP 13242-98: Development of Library Management as a Part of the University Total Quality Management, realizowany w latach 1998-2001 przez biblioteki: Politechniki Krakowskiej (koordynator projektu), Akademii Techniczno-Rolniczej w Bydgoszczy, Uniwersytetu Szczecińskiego, Politechniki Świetokrzyskiej w Kielcach, Delft University of Technology, University College London, Universidad de Cadiz, National Technical University of Athens.

[3] Dofinansowanie uzyskano ze środków Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu tzw. DWB na wniosek złożony przez Akademię Techniczno-Rolniczą w Bydgoszczy w imieniu wszystkich bibliotek współpracujących w Zespole ds. Standaryzacji.

 Początek strony



Analiza funkcjonowania polskich bibliotek naukowych w Polsce / Lidia Derfert-Wolf, Marek M. Górski// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 8/2003 (48) wrzesień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2003. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2003/48/wolf1.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187