EBIB 
Nr 7/2003 (47), Społeczeństwo informacyjne - co i jak budujemy?. Artykuł
 Poprzedni artykuł Następny artykuł   

 


Hanna Lebioda
Politechnika Łódzka
Biblioteka Główna

Moduł zamawiania książek w bibliotecznym systemie komputerowym Horizon
Problemy i rozwiązania


Problemy wynikające z niedoskonałości komputerowych systemów bibliotecznych i komplikacje z nich wynikające są bolączką wielu bibliotek. Niektóre z nich można przewidzieć lub wykryć w testach. Przysparzają one kłopotów, ale nie stanowią zagrożenia. Inne jednak ujawniają się dopiero w pełnym ruchu systemu lub w przypadkach jego skrajnego obciążenia. Jak sobie z nimi radzić?

W 2001 roku Biblioteka Główna Politechniki Łódzkiej (BGPŁ), tak jak większość automatyzujących się bibliotek naukowych, jako ostatni wdrożyła moduł Closed Stack Access (CSA - zamówienia do magazynu). Do tego czasu wypożyczenia realizowano w sposób tradycyjny. Czytelnicy wyszukiwali potrzebne im pozycje w OPAC-u, sprawdzali status i lokalizację pozycji, notowali sygnatury książek oznaczonych statusem "na półce", a następnie w Oddziale Udostępniania oddawali wypełniony skrócony rewers. Efektem był prawdziwy wyścig odbywający się na trasie od komputerów do wypożyczalni i prawdziwy szturm na ladę. Ustawiający się w bardzo długich kolejkach do wypożyczalni czytelnicy nie wiedzieli, czy pozycje przez nich wybrane nie zostaną w międzyczasie wypożyczone. Dowiadywali się tego dopiero po dojściu do lady. Spopularyzowała się opinia: "kto pierwszy przy ladzie, ten lepszy". Ewidentna strata czasu i ogromny tłok powodowały uzasadnione niezadowolenie. Bardzo często zachodziła konieczność powtórnego przeszukania OPAC-u w celu znalezienia pokrewnej tematycznie pozycji, sprawdzenia jej statusu i powrotu do kolejki. W okresach szczytu wypożyczanie stawało się bardzo uciążliwe i czasochłonne.

Wychodząc naprzeciw żywotnym potrzebom czytelników, w Bibliotece Głównej Politechniki Łódzkiej w roku akademickim 2001/2002 zdecydowano się na uruchomienie modułu CSA z nadzieją, że w ten sposób zlikwiduje się ścisk w wypożyczalni i zmniejszy się udrękę oczekiwania. Początkowo użytkownicy uzyskali możliwość zamawiania książek z kolekcji posiadających lokalizację centralnej siedziby BG i status "na półce" (bez kolekcji udostępnianych w filiach) tylko z terminali znajdujących się na terenie Biblioteki Głównej. Do dyspozycji użytkowników zostało oddanych 15 stanowisk z modułem OPAC. Wszyscy bardzo szybko docenili korzyści płynące z zamawiania. Czytelnicy uzyskali możliwość zamówienia książki w dowolnej chwili, i gwarancję, że to co zamówili odbiorą w dogodnym dla siebie momencie i w efekcie tracili mniej czasu na odbiór zamówionych pozycji. Od strony czytelnika moduł zamawiania działał sprawnie, zamawiane pozycje były natychmiast blokowane przez system, w Oddziale Udostępniania drukowały się zamówienia, a zamówione pozycje można było odbierać w przeciągu trzech dni.

Trochę gorzej wyglądała sprawa od strony pracowników. W pierwszym roku pracy z modułem zamawiania pojawiły się problemy z drukarką Myszką. Drukarka zacinała się lub powodowała zawieszenie się systemu. Niewydrukowane zamówienia można było odzyskać po restarcie systemu i skorzystaniu z polecenia, które dawał system - 'powtórz drukowanie', jeżeli wiadomo było, po którym numerze zadania lub o której godzinie nastąpiła awaria. Konieczność wyłączenia komputera i restartowania, często powodowała utratę serii zamówień składanych w czasie przerwy w pracy modułu zamawiania. Utracone zamówienia mogły być zrealizowane tylko w momencie zgłoszenia się czytelnika do Oddziału Udostępniania po odbiór zamówionych pozycji. Wtedy pracownicy Oddziału Udostępniania otwierając konto zgłaszającego się czytelnika, mogli ustalić, co zostało zamówione i szybko odszukać zamówione pozycje w magazynie. Takie sytuacje nie stwarzały problemu z punktu widzenia użytkownika, o ile nie zdarzały się w okresie nasilonej frekwencji, rozpoczęcia semestru lub nowego roku akademickiego. W momentach newralgicznych stawało się to stresujące zarówno dla użytkownika, jak i pracowników. Jedynym pocieszeniem był fakt, że zarezerwowane pozycje nie ginęły zupełnie, ale dawały się odtworzyć z konta czytelnika. Blokada pozycji działała prawidłowo. Tak pracowano do czerwca 2002 roku, próbując na różne sposoby wyjaśniać i rozwiązywać problem zacinania się drukarki i zawieszania systemu. Eksperymentowano z drukarką zapasową, która miała przejąć pracę drukarki głównej w momencie, gdy ta się zacięła lub zaszła konieczność wymiany rolki papieru. W ramach prób rozdzielono zamówienia kolekcji - KSBG (księgozbiór studencki) i KNBG (księgozbiór naukowy) na dwie drukarki, co miało je odciążyć i tym samym zmniejszyć prawdopodobieństwo blokowania się ich. Teoretycznie system dawał możliwość drukowania na kilku drukarkach z podziałem np. na kolekcje, ale zastosowanie tego rozwiązania w praktyce powodowało jeszcze więcej awarii. Powrócono więc szybko do drukowania obydwu kolekcji na jednej drukarce. Przeanalizowano po raz kolejny tablice Horizona. W tablicy "CSA_printer_queue", definiującej długość kolejki zamówień, zmieniano maksimum nowych wydruków z 10 na osiem, a następnie na sześć. Nie dało to jednak pożądanych efektów. Szukano innej drukarki, która drukowałaby na wąskim papierze i odcinała wydrukowane zamówienia. Znaleziono kilka, które spełniały wymagania sprzętowe, ale niestety nie posiadały gilotynki.

W lipcu i sierpniu 2002 roku Biblioteka Główna została zamknięta dla czytelników ze względu na przeprowadzkę. Do nowego budynku przeniesiono nie tylko zbiory Biblioteki Głównej, ale również większą część zbiorów filialnych (Biblioteki Budownictwa i Architektury, Chemii Spożywczej, Elektrotechniki), a ich opisy katalogowe przystosowano do przyszłych zamówień, to znaczy wszystkie rekordy filialnych egzemplarzy pozycji uzupełniono o pole "sygnatura-magazyn" i zmieniono lokalizację na Bibliotekę Główną. Uruchomiono również składanie zamówień z końcówek OPAC-u znajdujących się w bibliotekach filialnych. We wrześniu wszystko było gotowe na przyjęcie użytkowników. W pokoju katalogowym BGPŁ stało 18 końcówek OPAC-u, a we wszystkich filiach łącznie 16. Przy małym natężeniu "ruchu" wszystko pracowało bez zarzutu. Prawdziwy sprawdzian odbył się w październiku 2002 roku.Okazało się niestety, że zacięcia drukarki i zawieszenia systemu stały się bardzo częste, co powodowało utratę dużej liczby wydruków zamówień. Ujawnił się przy tym kolejny mankament modułu CSA - nie potrafił poradzić sobie z wszystkimi zamówieniami wpływającymi z filii i Biblioteki Głównej. Przy dużym obciążeniu zamówieniami część z nich zostawała po prostu pomijana. Praca w Oddziale Udostępniania w pierwszych dniach października stała się prawdziwym koszmarem. Czas oczekiwania na wydruk zamówień wydłużył się z kilku minut do dwóch dni - część zamówień złożonych jednego dnia drukarka drukowała dopiero następnego, gubiła kolejne kolejki zamówień, zacinała się. Można powiedzieć, że wykazywała zupełną "niewydolność" przy tak dużym spływie zamówień (ponad 2000 dziennie).

Wdrożenie modułu zamawiania w BGPŁ miało uprościć i przyspieszyć proces wypożyczania książek oraz ułatwić pracę pracownikom Oddziału Udostępniania. Okazało się, że najsłabszym ogniwem był system 'kolejkowania' zamówień. W momencie zmasowanego napływu dużej liczby zamówień system zawieszał się, co powodowało wydłużanie czasu oczekiwania na książkę lub wręcz całkowitą utratę wydruków zamówień. Istniał wyraźny konflikt na styku "Managera wydruku" i drukarki. Czytelnicy, czekający godzinami na odbiór zamówionych pozycji, zaczynali okazywać swoje niezadowolenie. Denerwowali się też ci, których zamówienia nie zostały wydrukowane i musieli czekać przy ladzie na podanie książek z magazynów, co w nowym gmachu zajmowało więcej czasu. Poprawę sytuacji uzyskano poprzez skierowanie do pomocy w Oddziale Udostępniania pracowników większości pozostałych oddziałów biblioteki. Było to jednak rozwiązanie doraźne.

Tak oto rozminęła się teoria zawarta w dokumentacji systemu i testy przeprowadzone na symulowanej statystycznej próbie użytkowników - z praktyką, przy pełnym obciążeniu systemu, do którego zaliczają się również przypadki skrajnego obciążenia. Zdając sobie sprawę z niedogodności, jakie wprowadziło wdrożenie modułu CSA, a jednocześnie doceniając wygodę, jaką prawidłowo działający program mógłby zapewnić użytkownikom i bibliotekarzom, dyrekcja biblioteki pod koniec października 2002 roku zdecydowała się zlecić opracowanie nowego programu. Miał on w pełni zastąpić moduł CSA, zabezpieczać przed utratą zamówień, skracać czas ich drukowania oraz pozwalać na bezpieczne zatrzymywanie drukowania, umożliwiając sprawną wymianę papieru w drukarce. Na przełomie listopada i grudnia 2002 roku taki program napisała informatyczka z Oddziału Systemów Informacyjnych, dr Olena Yevtushenko. Po udanych próbach trwających do stycznia 2003 roku nowy program zastąpił całkowicie moduł CSA (na przełomie semestru zimowego i letniego 2003 roku). Program napisany w Delphi 5 pobiera dane z tablic Horizona - (tablice request, item, bib, borrower, borrower_barcode) przez polecenia SQL. Program stworzony został do pracy z jedną drukarką.

Umożliwia on wyświetlanie wszystkich wymaganych informacji dotyczących zamówień tzn. kodu paskowego karty bibliotecznej czytelnika, numeru zamówienia, daty złożenia zamówienia, czasu złożenia zamówienia, imienia i nazwiska zamawiającego, tytułu książki, symbolu półki, sygnatury, kodu paskowego pozycji i uwag. Program uruchamiany jest w prosty sposób poprzez naciśnięcie przycisku Początek. Przycisk Pauza pozwala na zatrzymanie drukowania i bezpieczną wymianę rolek papieru (bez utraty wydruku wpływających zamówień). Przycisk Koniec wyłącza program. Program co 5 minut automatycznie pobiera z tablic Horizona dane o złożonych zamówieniach i dopisuje je do zestawienia prezentowanego na ekranie. Następnie je drukuje. Zachowany został format wydruków zamówień z Horizona, dodatkowym ulepszeniem jest drukowanie numeru zamówienia dwojako: w postaci cyfrowej i kodu paskowego. Umożliwia to odczytywanie numeru skanerem, co zabezpiecza przed błędnym wpisaniem numeru zamówienia przez magazyniera przyjmującego w systemie rezerwację książki.
Pozostał zatem tylko do rozwiązania problem odzyskania zamówień niewydrukowanych przez program "Druk zamówień". W tym celu stworzono drugi, działający niezależnie "Program kontrolny", oparty na tych samych tablicach Horizona co "Druk zamówień", gromadzący wszystkie zamówione pozycje mające status "na półce" i umożliwiający ich ponowne wydrukowanie.

W celu odzyskania niewydrukowanych (z różnych przyczyn, np. zacięcie się papieru w drukarce) zamówień należy ustawić datę, przycisnąć przycisk Początek, zaznaczyć odpowiednie pozycje i nacisnąć przycisk DRUK. Format drukowanych zamówień jest taki sam, jak zamówień drukowanych z programu "Druk zamówień". Tablice tego programu oczyszczają się automatycznie co cztery dni.

Od momentu wdrożenia nowych programów ustały awarie i drukarka nie zacina się, system nie zawiesza się, a wszystkie zamówienia drukowane są na bieżąco. W wypadku nieprzewidzianych awarii, takich jak np. dłuższy czas braku prądu, zacięcie się papieru w drukarce, zamówienia nie są tracone. Codzienne oczyszczanie drukarki z drobin papieru, również poprawiło jej sprawność. Wszystkie dane po zrestartowaniu komputera i uruchomieniu programu są odtwarzane i drukowane z programu kontrolnego. Obydwa programy działają sprawnie od stycznia 2003 roku. Horizonowy "Manager wydruku" nie jest przez nas wcale wykorzystywany.
Tym razem obydwa programy przeszły sprawdzian z wynikiem pozytywnym również w okresie nasilonej frekwencji, to znaczy na przełomie semestrów, ku zadowoleniu czytelników i bibliotekarzy.

 Początek strony



Moduł zamawiania książek w bibliotecznym systemie komputerowym Horizon / Hanna Lebioda// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 7/2003 (47) lipiec/sierpień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2003. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2003/47/lebioda.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187